새로운 협업기능 - 문서 댓글쓰기와 의견 제안하기

문서를 처음부터 끝까지 혼자서 작성하다면 협업이 필요없습니다. 하지만, 요즘같은 초스피드 시대에 혼자서 문서를 작성하면 경쟁에서 뒤쳐지게 되죠. 또한, 다양한 의견이 문서에 포함이 되지 않기 때문에 기업에서 문서를 혼자서 작성하는데에는 한계가 있습니다. 생산적이고 만족스러운 문서작성을 위해서는 협업이 필수적입니다.

하지만, 많은 사람이 하나의 문서를 같이 작성하는 데에는 기술적인 문제점들이 많이 발생을 하죠. 분실, 버젼 충돌, 의견 미일치, 커뮤니케이션... 쉽게 프로젝트 팀을 구성해서 문서를 작성한다고 생각을 하면 이해가 쉬울 거 같습니다. 사람이 많을 수록 커뮤니케이션 관계도 복잡해지고 횟수도 많아져서 생각만큼 문서작성이 빠르게 진행되지 않습니다. 그런 이유로 협업에는 도구가 필요하고 커뮤니케이션 기반하에서 문서를 함께 작성해야 합니다.

구글의 댓글 기능은 이런 어려움을 쉽게 해결할 수 있는 도구 방법입니다. "몇 페이지 몇 째줄"이라고 표현하지 않더라도 해당 글에 표시를 하고 의견을 달면 문서 수정 권한이 있는 누구나 해당 내용을 문서에서 확인 할 수 있습니다. 

이번에 새로 추가된 기능은 협업기능시 직접 수정하지 않고, 제안을 통해서 문서의 문서 수정할 수 있는 권한이 있는 사용자가 수정할 수 있는 기능입니다.  문서 수정 제안을 받은 소유자는 일괄 승인, 거절, 그리고 수정제안없이 보기 등의 기능을 추가하였습니다.

특정 사용자에게 할당하고자 할 경우에는 '+'와 사용자 (클라우드) 아이디를 추가하여 특정인에게 할당할 수 있습니다.

이런 기능을 어디에 사용하면 좋을까요? 가족과 함께 여행갈때 가족과 함께 여행계획서를 만들어도 좋고, 불금을 위한 파티 계획을 친구들과 같이 세워도 좋습니다. 스터디 모임에서 발표시에 의견을 수렴할 때도 좋고, 회사에서 회의록을 작성할 때에도 사용할 수 있습니다. 학교 프로젝트나 회사의 팀 프로젝트는 더할나위없이 좋은 협업기회가 될 것입니다. 문서 생산성 향상의 경험을 직접 해보세요. 퇴근시간이 빨라지고, 굳이 회사에 없더라도 어디서나 협업이 가능해집니다.

새로운 협업기능 - 문서 버젼 등록

구글을 한마디로 뭔지 이야기 하라고 하면 주저없이 협업도구(Collaboration Tool)라고 말합니다.  보다 쉽게 표현하자면 협동이라는 이해하기 쉬운 단어도 있습니다. 지금까지 우리의 학교교육은 협동보다는 경쟁을 중요시 했고 , 이런 환경에서 공부를 한 분이라면 협업이라는 환경이 낮설기만 합니다. 하지만, 가정이나, 회사에서는 내가 아닌 우리를 위해서 협업을 해야 하고 협업을 하면 성과가 올라갑니다. 

구글문서가 아래한글보다는 문서편집 기능이 부족합니다. 아래한글을 오래 사용하시고 잘 사용하시는 분 입장에서는 구글문서에 어떻게 글을 작성하나 싶기도 합니다. 하지만, 스마트폰에서 이용하고 협업을 해서 문서를 같이 만들거나 서로의 의견을 같이 공유해야 한다고 하면 혼자서 작성해야 하는 아래한글보다는 적은 시간으로 원하는 문서를 만들 수 있습니다.  출력하지 않고 노트북이나 스마트폰에서 조회만 할거면 굳이 아래한글로 작성을 해야 할까요?

여럿이서 제안서를 작성할때 버젼관리는 제안서작성보다 더 힘든경우가 있습니다. 사람의 수가 늘어나면 버젼관리만 하는 담당자가 있어야 하죠. 버젼도 v.01, v.02, v1.0 등으로 붙여야 하고 한명이 실수하면 공유폴더의 버젼은 꼬여서 몇시간 작업했던 내용이 없어질 수도 있고, PC파일이 최신본인지 공유폴더가 최신본인지 착각을 하게됩니다. 이번에 구글의 버젼 등록기능은 기존의 수정된 내용을 볼 수 있는 '버젼기록보기'를 좀더 개선했습니다. 아래 그림과 같이 여러명이 작업할 경우에는 하루에도 여러차례 내용이 수정되고 복잡해 집니다.

새로운 기능은 파일>버젼기록>현재 버젼 이름 지정 메뉴에서 버젼이름을 이해하기 쉬운 이름으로 작성할 수 있습니다. 다른 사용자나 나중에 본인도 이해하기 쉬운 버젼명을 보고 작성내용을 확인할 수 있습니다.

이렇게 공유된 문서는 수정 권한이 있다면 다음과 같이 버젼을 확인할 수 있습니다. v1.0, v2.0 보다는 이해하기 쉽습니다.

문서는 현대사회에서 자신의 생각을 다른 사람에게 전달하는 가장 효율적인 메체입니다. 많은 사람의 혼동을 줄이고 함께 문서를 보면서 함께 일을 한다는 것은 정말 매력적인 일입니다. 그것도 모두가 가지고 있는 스마트폰으로 할 수 있다면 더욱도 재미있는 환경이 되겠죠.  오늘 한번 구글문서를 작성하고 자신의 환경에서 이용할 수 있는 협업을 생각하면 좋겠습니다.

Quiz) 문서 초안 작성할때 다음과 같은 버젼닝을 많이 사용합니다.

v0.1, v0.2 v0.3 ... v0.9

그럼 v0.9 다음에 v1.0이 맞는 표현일까요? v0.10 이 맞는 표현일까요? 구글 문서 사용해서 이제는 이런 혼란도 줄어들었지만 예전에는 이걸 가지고도 많이 이야기 했던 기억이 납니다.