새로운 협업기능 - 문서 댓글쓰기와 의견 제안하기

문서를 처음부터 끝까지 혼자서 작성하다면 협업이 필요없습니다. 하지만, 요즘같은 초스피드 시대에 혼자서 문서를 작성하면 경쟁에서 뒤쳐지게 되죠. 또한, 다양한 의견이 문서에 포함이 되지 않기 때문에 기업에서 문서를 혼자서 작성하는데에는 한계가 있습니다. 생산적이고 만족스러운 문서작성을 위해서는 협업이 필수적입니다.

하지만, 많은 사람이 하나의 문서를 같이 작성하는 데에는 기술적인 문제점들이 많이 발생을 하죠. 분실, 버젼 충돌, 의견 미일치, 커뮤니케이션... 쉽게 프로젝트 팀을 구성해서 문서를 작성한다고 생각을 하면 이해가 쉬울 거 같습니다. 사람이 많을 수록 커뮤니케이션 관계도 복잡해지고 횟수도 많아져서 생각만큼 문서작성이 빠르게 진행되지 않습니다. 그런 이유로 협업에는 도구가 필요하고 커뮤니케이션 기반하에서 문서를 함께 작성해야 합니다.

구글의 댓글 기능은 이런 어려움을 쉽게 해결할 수 있는 도구 방법입니다. "몇 페이지 몇 째줄"이라고 표현하지 않더라도 해당 글에 표시를 하고 의견을 달면 문서 수정 권한이 있는 누구나 해당 내용을 문서에서 확인 할 수 있습니다. 

이번에 새로 추가된 기능은 협업기능시 직접 수정하지 않고, 제안을 통해서 문서의 문서 수정할 수 있는 권한이 있는 사용자가 수정할 수 있는 기능입니다.  문서 수정 제안을 받은 소유자는 일괄 승인, 거절, 그리고 수정제안없이 보기 등의 기능을 추가하였습니다.

특정 사용자에게 할당하고자 할 경우에는 '+'와 사용자 (클라우드) 아이디를 추가하여 특정인에게 할당할 수 있습니다.

이런 기능을 어디에 사용하면 좋을까요? 가족과 함께 여행갈때 가족과 함께 여행계획서를 만들어도 좋고, 불금을 위한 파티 계획을 친구들과 같이 세워도 좋습니다. 스터디 모임에서 발표시에 의견을 수렴할 때도 좋고, 회사에서 회의록을 작성할 때에도 사용할 수 있습니다. 학교 프로젝트나 회사의 팀 프로젝트는 더할나위없이 좋은 협업기회가 될 것입니다. 문서 생산성 향상의 경험을 직접 해보세요. 퇴근시간이 빨라지고, 굳이 회사에 없더라도 어디서나 협업이 가능해집니다.

새로운 협업기능 - 문서 버젼 등록

구글을 한마디로 뭔지 이야기 하라고 하면 주저없이 협업도구(Collaboration Tool)라고 말합니다.  보다 쉽게 표현하자면 협동이라는 이해하기 쉬운 단어도 있습니다. 지금까지 우리의 학교교육은 협동보다는 경쟁을 중요시 했고 , 이런 환경에서 공부를 한 분이라면 협업이라는 환경이 낮설기만 합니다. 하지만, 가정이나, 회사에서는 내가 아닌 우리를 위해서 협업을 해야 하고 협업을 하면 성과가 올라갑니다. 

구글문서가 아래한글보다는 문서편집 기능이 부족합니다. 아래한글을 오래 사용하시고 잘 사용하시는 분 입장에서는 구글문서에 어떻게 글을 작성하나 싶기도 합니다. 하지만, 스마트폰에서 이용하고 협업을 해서 문서를 같이 만들거나 서로의 의견을 같이 공유해야 한다고 하면 혼자서 작성해야 하는 아래한글보다는 적은 시간으로 원하는 문서를 만들 수 있습니다.  출력하지 않고 노트북이나 스마트폰에서 조회만 할거면 굳이 아래한글로 작성을 해야 할까요?

여럿이서 제안서를 작성할때 버젼관리는 제안서작성보다 더 힘든경우가 있습니다. 사람의 수가 늘어나면 버젼관리만 하는 담당자가 있어야 하죠. 버젼도 v.01, v.02, v1.0 등으로 붙여야 하고 한명이 실수하면 공유폴더의 버젼은 꼬여서 몇시간 작업했던 내용이 없어질 수도 있고, PC파일이 최신본인지 공유폴더가 최신본인지 착각을 하게됩니다. 이번에 구글의 버젼 등록기능은 기존의 수정된 내용을 볼 수 있는 '버젼기록보기'를 좀더 개선했습니다. 아래 그림과 같이 여러명이 작업할 경우에는 하루에도 여러차례 내용이 수정되고 복잡해 집니다.

새로운 기능은 파일>버젼기록>현재 버젼 이름 지정 메뉴에서 버젼이름을 이해하기 쉬운 이름으로 작성할 수 있습니다. 다른 사용자나 나중에 본인도 이해하기 쉬운 버젼명을 보고 작성내용을 확인할 수 있습니다.

이렇게 공유된 문서는 수정 권한이 있다면 다음과 같이 버젼을 확인할 수 있습니다. v1.0, v2.0 보다는 이해하기 쉽습니다.

문서는 현대사회에서 자신의 생각을 다른 사람에게 전달하는 가장 효율적인 메체입니다. 많은 사람의 혼동을 줄이고 함께 문서를 보면서 함께 일을 한다는 것은 정말 매력적인 일입니다. 그것도 모두가 가지고 있는 스마트폰으로 할 수 있다면 더욱도 재미있는 환경이 되겠죠.  오늘 한번 구글문서를 작성하고 자신의 환경에서 이용할 수 있는 협업을 생각하면 좋겠습니다.

Quiz) 문서 초안 작성할때 다음과 같은 버젼닝을 많이 사용합니다.

v0.1, v0.2 v0.3 ... v0.9

그럼 v0.9 다음에 v1.0이 맞는 표현일까요? v0.10 이 맞는 표현일까요? 구글 문서 사용해서 이제는 이런 혼란도 줄어들었지만 예전에는 이걸 가지고도 많이 이야기 했던 기억이 납니다.

새로운 구글 백업 및 동기화 프로그램

이번에 구글에서 백업 및 동기화 프로그램을 발표했습니다. 기존에 프로그램은 동기화를 위한 제품이었는데 백업기능도 추가가 되었습니다. 최근에 랜섬웨어나 바이러스가 고도화되고 있어 데이타의 안전한 관리 및 보관이 점점 중요해지고 있고, 개인 파일도 이제는 수동으로 관리하기에 한계에 도달했기에 개인에게도 이런 자동화도구가 필요합니다. 작은 기업이나 조직에서도 문서를 중앙화해서 관리하고 백업하면 보다 안전하게 자신의 데이타를 관리할 수 있습니다.

https://www.google.com/drive/download/
쉽게 설명하면 이전에 Google 드라이브용으로 제공 되었던 Google 드라이브 동기화 프로그램에 컴퓨터 백업 기능이 통합된 버전입니다. 즉, Google 드라이브 동기화 + PC 백업 + USB/SD + 사진 백업 기능 제공합니다. 특히 사진은 구글 포토를 이용할 경우에는 고화질로 변화되어 저장되기 때문에 원본을 유지할 수 없는 반면에 백업기능을 이용하면 원본형태로 저장이 되기 때문에 나중에 재이용 할 수 있습니다. (전문 사진가가 아니면 구글 포토에서 고화질로 변환해서 저장 보관하는 것을 추천드립니다.)

 Windows나 맥에서 모두 이용할 수 있습니다.

원하는 폴더 및 드라이브를 선택합니다.

동기화시에는 오른쪽에 구글 구름모양이 활성화되어 업데이트 상태를 보여줍니다.

Google classroom을 이용한 Flipped Learning 도입을 위한 1day 워크샵 소개

구글 classroom을 이용한 one day workshop 코스를 소개해드립니다. 다음과 같은 과정으로 진행이 됩니다.구글의 Classroom은 전세계 5천만명이 사용하고 있는 학습 보조 서비스입니다. 최근에 학습에 많이 이용되는 Flipped Learning(꺼꾸로 교육)을 적용하여 학업에 많은 도움이 되고 있고, 성공사례도 보고되고 있습니다. 특히대하교 및 교육기관에서는 무료로 사용할 수 있어서 비용 측면에서도 저렴합니다.

하루과정의 워크샵을 통하여 Flipped Learning의 이해부터 classroom 운영관리, 그리고 교수자들이 오프라인 수업을 온라인과 접목할 수 있는 방법에 대해서 교육합니다.

구글 앱스서비스 도입을 위한 계획

글 앱스(G Suite)을 도입이후에 기업에서 하는 가장 큰 고민은 이제 어떻게 조직에서 사용하는냐는 것입니다. 아래와 같이 서비스의 필요성과 시급성에 대하여 구글 서비스를 분석하여 일정과 변화관리 계획을 세우고 도입하여 사용한다면 생산성향상의 큰 효과를 볼 수 있습니다.

기업의 클라우드 환경에서의 데이타 관리 전략은 달라야 합니다.

회사내부에 설치형으로 사용하던 데이타는 백업솔루션을 이용하여 파일형태로 보관되지만 클라우드에서는 데이타 아카이브 형태로 관리가 됩니다. 클라우드에서는 새로운 데이타 관리방법에 대해서 고민해야 합니다.

클라우드서비스코디에서는 다음과 같은 비지니스를 제공해드립니다.