[Update][Beta] 지메일에서 동적 이메일을 이용한 문서 코멘트 기능

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/03/dynamic-email-in-gmail-beta.html

▶ Gmail 매뉴얼 :  https://goo.gl/jCNzKR

구글 지메일의 동적 이메일기능은 이메일에서 다양한 업무나 태스크를 수행할 수 있도록 돕고 있습니다. 즉, 협업 메시지나 문서 자체에 포함시켜보다 부분적으로 액션이 필요한 부분만을 포함시켜 실용적으로 만들고 최신 정보로 업데이트 할 수 있습니다.

이메일을 통하여 문서에서 최신 주석 스레드를 보거나 양식 작성 또는 메시지 자체에서 직접 주석에 대한 답장과 같은 최신 정보를 볼 수 있습니다.

동적 이메일은 메일 중간에 번개표가 있습니다.

시작방법 

G Suite 관리자는 관리자 console(admin.google.com)에서 동적이메일 사용을 활성화합니다.

사용자도 지메일 설정창에서 활성화합니다.

[Update] 구글 문서, 쉬트, 슬라이드에서 오피스 문서 수정하기

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/office-editing.html

▶ Google 문서 매뉴얼 : https://goo.gl/LmsM5a
▶ Google 프레젠테이션 매뉴얼 : https://goo.gl/27sgTU
▶ Google 스프레드시트 매뉴얼 : https://goo.gl/41sHhC  

구글문서, 쉬트, 슬라이드에서 바로 MS Office 문서를 수정할 수 있습니다. 기존에는 오피스문서를 구글문서로 변환하여 작업한 후에 다시 오피스문서로 변환하는 불편함이 있었습니다. 내용 뿐만 아니라 코멘트에 대해서도 공동작업이 가능하기 때문에 여러명이 함께 작업할 때도 좋습니다.

다음과 같이 사용을 추천드립니다.
1. 제안서 공동작업
2. 복잡한 Excel 파일 공동작성
3. 기존 양식을 이용한 작업
4. 회사 공용 드라이브의 파일 사용
기타 등등

다음 오피스 파일을 지원합니다.

• Word files: .doc, .docx, .dot 
• Excel files: .xls, .xlsx, .xlsm (macro enabled Excel files), .xlt 
• Powerpoint files: .ppt, .pptx, .pps, .pot 

단, 2007보다 오래된 파일을 저장할 때에는 새로운 현재 파일 형식으로 저장됩니다.

[Update] Google Hangout Meet의 실시간 캡션기능

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/live-captions-in-meet.html

▶ Google G Suite 행아웃 매뉴얼 : https://goo.gl/j46nQK
▶ Google G Suite 행아웃 매뉴얼(CSC-M11) 업데이트

행아웃 미트(Meet)의 캡션기능을 이용하면 듣는데 어려움이 있거나 외국어 청취가 어려운 분들에게 발표자의 음성내용이 자동으로 캡션으로 제공됩니다.

https://youtu.be/F9o9aWgpSd0

[Update] 구글 사이트 도구 캐러셀 이미지 이용하기

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/05/create-img-carousel-sites.html

▶ Google 사이트 도구 매뉴얼 : https://goo.gl/zi8UYr
▶ Google 사이트 도구 매뉴얼(CSC-M09) 업데이트

캐러셀(carousel) 디자인은 슬라이드, 로테이트 등 다양한 이름으로 불리웁니다. 슬라이드 형태로 이미지가 순환되어 한 화면에서 이동하지 않고 여러개의 이미지를 제공할 수 있습니다.  일반적으로 광고나 판매하는 e커머셜 사이트에서 많이 사용하고 있습니다.

또한, 스마트폰과 같이 제한된 화면에서 별도의 동작없이 이미지를 보여주기 편리해서 SNS 등에서도 제공하는 방법입니다.

[그림] 페이스북 캐러셀 제공 화면

캘러셀 이미지는 새로 추가된 우측 메뉴를 통해서 입력할 수 있습니다.

[그림] 캐러셀 이미지 추가하기

화면에서는 이미지가 자동으로 순환되며 보여지며, 사용자가 선택해서 조회할 수도 있습니다. 스마트폰에서도 동일하게 조회됩니다. 스마트폰에서 보다 좋은 이미지를 제공하기 위해서는 스마트퐅 크기때문에 정사각형 이미지를 이용하는 것을 추천합니다. 

업무 생산성 향상을 위한 스마트워크 교육

Google G Suite을 이용한 스마트워크 교육에서는 협업을 경험해보고, 업무에서 불필요한 시간을 확인하여 줄일 수 있는 방법에 대해서 실습을 통하여 업무에 바로 적용할 수 있습니다.

• 시간 : 4~6시간
• 방식 : 사이트 교육
• 대상 : 신입사원, 교직원, 교사/학생, 신규 프로젝트 멤버 등
• 내용 : Google G Suite 계정을 이용하여 PC, 스마트폰에서 구글문서, 캘린더, 행아웃을 이용한 이론 및 프로젝트 실습
• 기대효과
• 1. 실제로 업무에서 협업하는 방법을 경험 2. 자신의 업무 또는 팀 업무에서 불필요하게 낭비되는 부분을 확인하여 개선

• 3. G Suite 도구의 이해와 연습

[Update] 활동 대시보드 통한 추가된 공동 작업에 대한 인사이트 제공

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/collaboration-insights-activity-dash.html

구글문서, 쉬트, 슬라이드에서 새로운 2가지의 기능이 업데이트 되었습니다.

▶ Google 문서 매뉴얼 : https://goo.gl/LmsM5a
▶ Google 프레젠테이션 매뉴얼 : https://goo.gl/27sgTU
▶ Google 스프레드시트 매뉴얼 : https://goo.gl/41sHhC  

공유내역

문서는 나의 생각과 주장하는 내용을 글로 작성하여 다른 사람과 공유하기 위하여 작성합니다.  공유내역을 통하여 작성한 문서가 얼마나 다른사람과 공유가 되었는지 파악할 수 있습니다. 또한, 누구에게 액세스 권한을 부여 받았는지, 어떤 수준의 편집권한이 부여되었는지 확인할 수 있습니다.

댓글 동향(Trend)

댓글(Comment) 동향을 통하여 특정 문서의 댓글들과 댓글 수, 다양한 활동(의견, 제안, 응답)을 확인할 수 있습니다. 그래프는 문서 수명 기간 동안 새로운 주석 스레드, 회신 및 해결되지 않은 주석의 수를 표시합니다. 

이 두가지의 업데이트는 활동 대시보드에서 문서의 활용도에 대해서 확인할 수 있으며 사용자의 요구에 맞는 소비자 중심의 문서 생산 정책에 도움이 됩니다.

[Update] 구글 드라이브 파일 위치열기와 오프라인 사용 설정

내용 https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/drive-offiline-mode.html

▶ Google 드라이브 매뉴얼 : https://goo.gl/eYBX47
▶ Google 드라이브 매뉴얼(CSC-M04) 업데이트

이번에 업데이트된 구글 드라이브 우측 버튼에 디자인 변경과 2가지 기능이 추가되었습니다.  ▶ 구글의 Material Design과 제품 업그레이드

[그림] 구글 드라이브 우측 버튼 메뉴

파일 위치열기

구글 드라이브에 저장되는 파일이나 문서의 디렉토리나 폴더는 속성개념입니다. 가장 중요한 것은 문서의 클라우드 URL입니다. 물리적으로 위치에 저장되는 것이 아닌 속성으로 표시되다보니 기존에는 폴더위치가 그렇게 중요하지 않았습니다. 그러나 저장되는 파일이나 문서가 많아지면 폴더관리가 중요해지게되고 기존에는 위치 찾기가 쉽지 않았습니다. 이번에 업데이트된 파일 위치열기를 이용하면 해당 폴더로 바로 이동할 수 있어 파일 관리가 편리해졌습니다.

오프라인 사용 설정

우리나라에서는 무선 네트웍이 안되는 곳을 찾는 곳이 힘들정도로 통신망이 좋습니다. 그래도 비행기를 타거나 강원도 아침가리계곡에 갈 경우를 대비해서  오프라인에서 사용할 수 있도록 설정하는 기능도 확인해야겠습니다.

사용 세팅은 구글 드라이브에서 우측 상단의 톱니바퀴를 눌러서 세팅합니다.