모대학 면접공지 전산오류로 발생한 응시자 미참석으로 본 업무개선방향

최근에 모대학 면접공시시 전산오류에 따라서 일부 수험생이 인성면접에 참석을 못한 사건이 있었습니다. 학교에서는 규정을 준수했다고 하나 전산적인 오류문제가 있었고, 과거의 업무형태를 고집해서 발생한 사건으로 판단이 되어 아쉬움이 남습니다.

학교에서 발생한 문제이지만, 기업에서도 유사한 형태로 자료 및 문서관리를 하고 있고, 특히 시스템 연계나 마이그레이션시 방대한 문서에 대해서 이런 오류는 많이 발생하고 있습니다.

클라우드 환경으로 넘어가는 과도기적인 시간이고 과거 업무프로세스 변경에 대해서 같이 고민하는 시기가 다가왔다고 생각합니다.

PC에 저장되어 있는 쓰레기 정보들은 업무의 효율을 떨어뜨립니다.

내 PC에 파일이 많다고 업무나 학습에 도움이 되지 않습니다. 오히려 검색 및 관리를 어렵게 하고 복잡하게 해서 필요한 정보나 자료를 찾기 어렵게 합니다. 또한, 백업이나 보관도 점점 어려워집니다.

필요한 정보만 잘 관리하고 필요할때 검색해서 사용할 수 있는 환경을 만드는 정보 다이어트도 현대인에게 꼭 필요합니다. 필요할때는 구글에서 검색하면 정보는 모두 찾을 수 있지요.

PC에 있는 정보를 정리해서 구글 드라이브에 올리고 자료가 생기면 일단 구글 드라이브에서 검색해서 유사한 자료가 있는지 확인하고 자료를 올려보세요. 중복되는 자료, 동일한 자료들 확인이 빨라지고 내가 무슨 자료가 있는지도 확인할 수 있습니다.

"언젠가 필요하겠지~"라는 생각으로 저장하는 파일은 도움이 되지 않고 업무효율을 떨어뜨린다는 것을 명심해야합니다.

자료 : 베리타스 '데이터 적체 현황 보고서'

회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 – 3. 파일서버를 위한 G-Suite의 기능(1/2)

작년말에 우리가 많이 알고 있던 구글앱스(Google Apps)가 G-Suite으로 브랜드명을 변경했습니다. 서비스 초기부터 구글앱스라는 브랜드를 사용했었는데 이제는 더이상 단순히 App의 모음이기 보다는 솔루션으로의 포지션을 위한 작업이었습니다. 이를 증명하듯이 최근에 구글에서는 많은 Enterprise용 기능들을 제공하고 있고, 이 기능들은 구글의 장점은 검색과 대용량 지원, AI와 결합하면서 기존 솔루션들이 상상하지 못하던 막강한 파워를 내고 있습니다. 그리고 Mobile Only라는 최근 구글 정책과 함께 스마트폰에서 사용하기 적합한 형태로 진화하고 있습니다.

우리가 무료계정으로 이용할 수 있는 개인이 활용해도 좋은 기능에 대해서 잠깐 소개하고 지나가겠습니다. 이 기능만 잘 이용하더라도 개인 정보관리가 체계적으로 할 수가 있습니다.

1.  지메일 사용하기 : 회사 메일을 POP3로 가져와서 사용하면 아카이빙이 되어서 과거 메이 찾기도 편하고 바이러스 및 랜섬웨어 등에서도 안전할 수 있습니다. 특히 스마트폰과 함께 사용하면 스마트환경에서 이용할 수 있습니다. 메일은 삭제하는게 아닙니다~ 아카이빙(Archiving)하세요.


2.  구글포토 : 최근에 아이들 태어나서 찍은 사진을 모아두던 외장하드가 고장나서 복구를 하지 못했고, 비록 백업 외장하드가 있었지만 이제 백업을 포기했습니다. 15년 사진을 관리하다 보니 백업도 점점 어려워지고, 사진용량도 점점 많아져서 이제는 개인이 하는 범위는 아니라고 판단이 되었네요. 그래서 구글 포토에서만 관리하기로 했습니다. 디카로 찍은 사진만 올리면 스마트폰에서 찍은 사진은 자동 동기화되기 때문에 그리 어렵지 않습니다. 가족 카톡방을 만들어서 매일 아침 4년전 오늘, 7년전 오늘, 1년전 오늘 사진 링크를 올리면서 대화를 하고 있습니다. 여행 갔다온 사진은 자동으로 영화도 만들고 기타 사진으로 만들어서 같이 공유하니 가족끼리도 이야기가 늘었습니다. 사물인식 및 얼굴인식을 하기 때문에 재미있게 사용할 수 있습니다


3. 구글 연락처 : 명함을 받으면 명함 인식 프로그램을 이용해서 문자인식을 하고 구글 연락처에 저장하면 정리가 한방에 끝. 컨택내용을 구글 연착처 메모에 잘 정리해 놓으면 텍스토리(textory.io)와 같은 앱을 설치하면 상대방 전화 콜에 대해서 세부내용을 확인할 수 있습니다. 또한, 구글 맵을 이용하면 근처에서 상대방 위치 확인도 할 수가 있습니다.


4. 구글 캘린더 : 개인 일정 등록과 함께 팀, 회사 중요 일정을 함께 등록하면 일정 확인이 쉽고, 스마트폰과 함께 이용하면 알람과 떠나야 하는 시간도 알려줍니다. 아침마다 약 먹을때 확인도 쉽습니다.


5. 구글 드라이브 : 각종 종이서류 모두 스캔해서 저장해두면 책상도 깨끗해지고 찾기도 좋죠. PC와 싱크하면 출장갈때도 스마트폰 하나도 모든 문서 확인이 가능합니다.


6. 구글 지도 : 친구들과 좋아하는 맛집을 지도에 표시해 보세요. 홍대나 강남에 갈때도 쉽게 맛집 찾을 수 있습니다. 타임라인을 이용하면 3년전에 내가 어디에 있었는지도 확인할 수 있습니다. 좀 무서운 기능이죠~ ^^


7. 행아웃 : 파트너와 협의 할 내용은 구글 행아웃으로 얼굴도 보고 문서도 함께 보면서 회의하면 왔다갔다 할 필요 없이 금방 끝납니다.


8. 구글 사이트 : 친구나 가족과 공유할 내용은 사이트로 공유하세요. 공유도 쉽고 스마트폰에서 확인도 쉽습니다.


9. 구글 문서 : 출력을 하지 않을 문서면 워드 프로세스로 작성하는 것보다 오히려 구글 문서로 작성하는게 공유 및 협업에 장점이 많습니다. 친구들과 함께 떠나는 여행일정은 구글 문서로 만들어서 공유하고 협업해서 만들면 금방 만들고 여행가서도 확인이 빠릅니다. 회사에서 회의록 작성할 때도  좋습니다.

이정도 사용하시면 스마트폰 하나면 모든 개인정보를 관리할 수 있습니다.  개인적으로 구글 서비스를 이용하는 이유 1. Android 폰에 최적화 2. 서비스의 영속성 3. 심플한 UI  4. 강력한 검색기능 5. 개인~기업까지 사용할 수 있는 기능 6. 강력한 인증 정도라고 소개를 하겠습니다. 기회가 되면 다른 클라우드 서비스 장점에 대해서도 이야기 하겠습니다.

자 그럼 개인이 사용하는게 좋은 건 알겠는데 G-Suite을 기업에서 사용하면 어떤 점이 좋은지 알아보겠습니다

1.  무제한 용량 : 스토리지는 비싸면서도 다루기 어려운 존재입니다. 데이타 성격도 중요하지만 데이타 량도 크기때문에 한번 이용하면 바꾸기도 쉽지 않습니다. 증설이나 백업 모두 어렵고 관리해야 할 항목도 많습니다. 이럴때는 클라우드 스토리지 사용도 고려해볼만 합니다.


2. 권한관리 : 개인 및 그룹에 대한 권한을 세부적으로 관리할 수 있습니다. G-Suite은 로그인 한 PC에 궈난을 주는 방식이 아닌 파일단위로 권한을 주는 컨셉이기 때문에 미세하게 권한관리를 할 수 있습니다.


3. 플랫폼 : 제공하는 기능이 플랫폼형태로 제공되기 때문에 다른 기능들을 함께 사용할 수 있고, API 연동도 가능하며 서비스가 변경되더라도 큰 정책은 변하지 않습니다. 기능위주로 구현된 클라우드 서비스는 변경시 많은 제약이 따릅니다. 마치 회사 시스템 변경작업이라고 생각하면 됩니다.


4. 아카이브 : 기업에서 메일이나 데이타 아카이브를 하기 위해서는 큰 비용이 들고 5년 이상 사용하기 위해서는 많은 도전이 따릅니다. 많은 사용자의 많은 이메일을 오랫동안 관리하고 필요할 때 원하는 메일을 찾는 것은 말처럼 쉽지 않습니다.


5. Audit : 고객을 만나면 가장 많이 질문을 받는 내용은 유출 문제입니다. 폐쇄된 환경이 아닌 누구나 접속가능한 공간이기 때문에 이런 걱정을 한다고 생각하고 구글을 포함한 클라우드 회사에서도 이점을 가장 중요하게 생각하는 부분입니다. 그러기 때문에 유출 및 관리를 위해서 audit 기능이 강력해서 어떤 사람이 어떤 자료를 어떻게 이용했는지 정보를 제공합니다. 조만간 AI가 유출의 패턴을 학습해서 탐지하지 않을까 생각이 됩니다.


6. 이메일 트랙킹 : 이메일을 쓰지 않고 비지니스는 할 수 없습니다. 이메일 담당자가 가장 곤혹스러워 하는 부분은 이메일이 어디갔는지 찾아내라고 전산 담당자에게 요청하는 것이겠죠. 구글의 고도화된 메일기능은 추적관리가 가능합니다.


7. MDM : 스마트폰 사용이 많아지면서 스마트폰의 관리 요청이 많지만 완벽하게 통제할 수 있는 MDM 솔루션은 많지 않고 위험이 많습니다. 구글은 Android 제조사로 상용제품에 떨어지지 않는 MDM 기능을 제공합니다.


8. 검색기능 : 다른 서비스가 따라가지 못하는 기능입니다. 데이타가 많아도 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 구글의 모든 서비에서 말이죠.


9. DLP : 탐지 조건에 맞는 이메일은 유출통제를 할 수가 있습니다. 주민번호나 카드번호 기ㅌ 규칙을 가지고 있는 정보는 가능합니다. e-Discovery 기능과 함께 사용하면 모든 유출내용에 대한 증거를 확보할 수 있습니다.


10. 웹스토어 : 구글 크롬브라우져 기반의 다양한 3rd party 앱들을 제공합니다. 이런 기능 있으면 좋겠다 하는 앱들은 모두 있습니다.  단점은 한글화가 많이 안되어 있고, 우리가 사용하는 프로세스와 약간은 다릅니다. 특히, 게시판과 결재시스템입니다. https://chrome.google.com/webstore/ 에서 회사에 필요한 기능이 있는지 한번 찾아보세요. 틀림없이 찾을 수 있을겁니다. 그것도 무료나 약간의 비용만 지불하면 가능하겠죠.

파일서버를 위한 G-Suite 기능에 대한 세부내용은 다음 시간에 살펴보겠습니다. 깜짝 놀랄만한 기능이 많습니다. 기대해 주세요.

G-Suite을 이용한 Smart한 직장인되기

회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 – 1. 각종 서비스 비교

 이야기할 내용은 관리자의 영원한 고민 파일서버입니다. 10년전에 비해서 회사에서 관리하는 파일서버의 용량은 계속 증가를 하고 있고, 팀서버, 프로젝트 서버 등으로 불리우며 종류도 다양해지고 있습니다. 물론 업무 연관성도 높아졌고, 회사의 보안정책과 함께 회사의 파일서버는 회사의 핵심시스템 중에 하나가 되어가고 있으나, 시스템 특성상 실수를 허용하지 않는 백업 및 관리는 전적으로 전산실의 몫이 되곤 합니다.  특히 랜섬웨어 등과 같은 해킹에 대해서는 전산실도 대응하기는 어렵습니다.

파일서버로 관리를 하면 버젼관리나 권한관리가 쉽지 않지만 최근에 가장 큰 문제는 전사적으로 파일 시스템을 관리하기 때문에 같은 네트워크 영역이 아닌 외부에 있는 사용자의 경우에는 이용하기에 제약사항이 많다는 것입니다. 이런 제약으로 일부 부서나 팀, 프로젝트 팀은 어쩔 수 없이 Shadow IT 의 유혹에 빠지게 됩니다. 즉, 회사 모르게 내부 커뮤니케이션이나 협업을 위한 IT 시스템이고, 카톡이나 밴드 또는 드롭박스(Drop Box) 등이 될겁니다.

이런 Shadow IT는 회사의 큰 보안 취약점으로 작용할 수 있습니다. 그러기 때문에 회사는 외부와의 커뮤니케이션이나 협업을 위해서는 허가된 플랫폼이나 서비스를 제공해야 합니다. 최근 조사에 따르면 이런 비공식적인 IT에 대해서 8% 정도만이 회사에서 파악하고 있다고 하니 아무리 보안이 강한 회사라고 해도 회사 모르게 1, 2개 씩의 쉐도우 IT는 사용하고 있다고 해도 무방할 거 같습니다.

그럼 보통 사용하는 윈도우즈 파일시스템과 최근 많이 사용하는 클라우드 서비스를 비교해보도록 하겠습니다. 많이 사용하는 클라우드 서비스는 다음과 같습니다.

1. 윈도우즈 파일 시스템 : 윈도우즈에게 기본적으로 제공하는 공유시스템. 리눅스 포
2. EFSS(Enterprise File Sync&Share) : 대용량 파일 씽크와 공유를 위한 서비스. 네이버클라우드(구 네이버 N드라이브), Drop-Box, Syncplicity, Box 등
3. ECM(Enterprise Content Management System) : 다양한 컨텐츠를 권한 및 프로세스(Workflow) 환경에서 관리하기 위한 시스템

윈도우즈 파일 공유기능은 현재 많이 사용하고 있고, ECM은 솔루션별로 많은 비용이 필요한 기간계 업무 시스템이라서 전산팀뿐만 아니라 전사적으로 전략적 결정이 필요한 시스템이라서,  EFSS 중심으로 살펴보겠습니다.

현재 EFSS 제품군에는 다양한 서비스들이 있습니다. → Magic Quadrant for Enterprise File Synchronization and Sharing 우리나라에서 많이 사용하는 Drop-Box, Syncplicity,  구글 드라이브 위주로 살펴보겠습니다.  (네이버클라우드의 경우에는 기업용으로 사용하기에는 특징이 차별화되지 않았고, 보안관점에서 HIPPA 규정을 준수하지 않기때문에 제외합니다.)

우선은 EFSS 기능의 핵심인 Sync기능과 Share 기능을 살펴보겠습니다.

1. Sync : PC/Smart기기의 파일을 서버와 공유하는 기능. 변경되는 파일의 경우 파일 변경(서비스에 따라 버젼으로 표시). 변경시 자동으로 공유된 디바이스 동기화
2. Share : 대용량 파일을 타인에게 전달하거나 폴더를 공유하여 전달

서비스마다 기능에 약간의 차이가 있고, 속도차이 및 용량차이가 있습니다.

 (서비스 비교 : http://llit.kr/220873624702) 서비스 정책은 수시로 변할 수 있습니다.

클라우드 서비스는 Open된 SaaS라고 생각한다면 제작한 업체에 따라 서비스 품질은 모두 다릅니다. 물론 회사나 환경에 따라 Enterprise가 좋은 것은 아닙니다. 단순하게 외부 사용자와 공유를 할때 복잡하고 거대한 시스템보다는 간단하고 편리한 시스템이 업무효율이 좋듯이 사용목적 및 기간, 위험도에 따라서 서비스를 선택하면 됩니다.

서울역이라고 불리는 역은 기차역과 지하철역 2개가 있습니다. 지하철역은 간편하고 원하는 곳 근처까지 빠르게 갈 수 있지만 인원수송이외에는 기능이 없고, 오랫기간 동안 사용하기에는 한계가 있습니다. 반면에 기차역 서울역은 오랫동안 사용할 수 있고, 다양한 기차가 다닐 수 있으면 장거리용으로 사용됩니다. 이처럼 용도에 맞게 필요한 서비스를 선택해야 합니다.

회사 파일 서버의 경우에는 현재 사용하는 윈도우즈 시스템에는 한계가 있고 그 한계를 클라우드 서비스를 이용해서 통제하기 위한 내용을 소개하기 위해서 다음시간부터는 구글 G-Suite(구글 앱스)의 드라이브와 구글 드라이브의 새로운 기능인 Team Drive를 이용한 구현방법에 대해서 살펴보겠습니다.

[뉴스] 학생 '전산오류로 피해' VS 서울대 '해당 학생과 무관'

서울대 사범대학 체육교육과에 지원한 학생들이 입시면접의 일정이 변경되는 과정에서 공지가 제대로 되지 않아 피해를 봤다고 주장하고 있다.

하지만 학교 측은 일정 변경 과정에서 발생한 문제는 해당 학생들과 무관하다며 구제할 방법이 없다고 밝혔다.

12일 서울대에 따르면, 사범대학 체육교육과에 지원한 수험생 10여명이 "학교 측의 실수로 면접 일정 공지가 제대로 이뤄지지 않아 면접 기회를 상실했다"고 주장하고 있다.

서울대 사범대학은 지난 6일 오후 홈페이지에 '정시모집 교직적성·인성면접 수험생 유의사항 및 장소 안내'라는 글을 게시했다.

게시글에는 면접날짜(10일)만 포함돼 있었고, 구체적인 면접시간과 대기 장소 등은 별도의 첨부파일에 담겨있었다.

하지만 9일 오후 5시쯤 해당 게시글이 수정됐다. 학교 측이 사회교육과와 역사교육과 수험생의 대기장소를 바꾸면서 기존 게시글을 삭제하고 새로운 공지사항을 올린 것이다.

문제는 서울대 입학처 홈페이지에 게시된 링크를 통해 사범대학 홈페이지에 접속한 이들에게는 기존 글만 보이게 된 것이다.

게시글에는 '첨부파일의 수험생 면접대기실 입실시간은 반드시 확인하여 주시기 바랍니다'고 돼 있지만, 해당 게시글에는 첨부파일이 없었다.

학교 측은 이런 전산 오류를 인정했지만, 체육교육과에 지원한 학생들과는 전혀 상관없는 문제라는 입장이다.

서울대 입학본부 관계자는 "학생들 면접 대기실 변경은 사회교육과와 역사교육과에 지원한 학생들에게만 해당하는 내용"이라며 "체육교육학과에 지원한 학생들에게는 해당 사항이 없다"고 설명했다.

그러면서 "또 문제의 게시글에는 반드시 확인하라고 했던 '첨부파일'이 없었기 때문에 다소 혼선이 있더라도 전화 문의나 사범대학 홈페이지를 재접속해 확인할 수 있었던 사안"이라며 "안타깝지만 면접을 보지 않은 학생들을 구제할 방법이 없다"고 밝혔다.

규정상 인성면접을 보지 않으면 사범대학에 입학할 수 없다.

2017학년도 체육교육과 정시모집에 지원한 학생은 220명이다. 이 중 학교 측의 실수로 면접을 보지 못했다는 학생들을 포함해 면접에 응하지 않은 학생은 모두 29명이었다.

아래한글과 MS 오피스 문서를 사용하는 이유?

개인적으로 20년전 아래한글의 기능을 100% 완벽하게 사용했습니다. 모든 단축키를 외우고 있었고, 반복되는 작업은 매크로기능을 이용하고, 스타일을 이용해서 모든 문단을 통제했습니다. 남들이 하루 걸리는 편집작업도 1, 2시간이면 거의 전문가 수준으로 멋있게 문서작업을 했고, 흔하게 보지 못하는 레이져 프린터로 출력읗 하면 주위의 모든 사람들은 감탄을 하면서 출력물을 구경했습니다. 그때 작업의 퀄러티는 누가 책처럼 멋있게 편집을 해서 보기 좋게 편집을 하는지가 가장 중요했습니다. 여백을 얼마를 하고 글자 크기, 글자 폰트를 어떻게 하느냐에 따라서 보고서가 전문가처럼 보여지고, 보고서의 내용을 더욱 빛나게 할 수 있었습니다.

이때는 이렇게 작업을 해서 모든 문서를 출력을 했습니다. 학교에 리포트 제출할 때도 출력을 했고, 관공서나 기관에 제출할때도 출력을 해서 우편을 보냈고, 자료를 달라는 친구에게도 전자파일 대신 문서를 출력해서 또는 복사해서 문서로 전달했습니다. 그러기 때문에 좀더 멋있는 출력물을 만들기 위해서는 경쟁적으로 아래한글의 조판기능을 더 열심히 사용했습니다. 

20년이 지난 지금. 고객이 요구하거나 눈이 나쁜 분들을 위해서 말고는 출력하지 않습니다. 당연히 종이로 자료를 받으면 반사적으로 '전자파일은 없나요?' 라고 물어보는 습관이 생겼습니다. 세미나에서 종이문서를 받으면 예전에는 모두 잘 챙겨서 가져왔지만, 지금은 가져오지 않습니다. 집에 보관하기도 어렵지만, 검색이나 버젼관리가 되지 않아서 불편하고, 그래도 종이파일로 받으면 복사기겸 스캐너로 모두 스캔해서 PDF로 보관합니다. 그래서 책상 책꽂이에는 종이 프린트물은 거의 없어졌고, 필요하면 대부분 구글 드라이브에서 저장되어 있는 PDF 문서를 확인합니다.

 vs 

아래한글이나 오피스 워드는 출력하기 위한 용도로 작성하는 워드 프로세스입니다. 글자 크기를 미세하게 조정하고 줄간격, 자간 등 편집하기 위해 만들어진 소프트웨어입니다. 하지만, 이런 워드 프로세스는 단점이 있으니 인터넷 환경에서 조회하기에는 불편하고 경우에 따라서는 조회가 안되는 경우도 있습니다. 우리가 인터넷이나 스마트폰에서 신문 기사나 블로그, 컨텐츠를 조회할 때 글자 크기나 자간 폰트 등은 별로 신경을 쓰지 않습니다. 그보다는 종류에 상관없이 링크를 클릭하면 해당 내용을 조회할 수 있는지 여부가 더욱 중요해졌죠. 디바이스 크기에 상관없이 해당 내용을 편하게 조회할 수 있어야 하고 그림이나 동영상도 쉽게 볼 수 있어야 합니다. 문서를 보는데 버젼이 맞는 SW 설치도 필요없고, 특히 라이선스를 구입하라고 하면 난감합니다.

이제는 출력을 위한 목적이 아니라면 문서작성에 대한 제한에서 벗어나면 삶이 편리해집니다. 문서작성의 본질은 정보를 전달하는데 있습니다. 나 자신도 포함될 수 있고, 편집을 하는 기술보다는 전달하려고 하는 내용이 중요할 겁니다. 또한, 어떤 종속된 소프트웨어를 사용하는 것은 큰 문제가 될 수 있습니다. 10년후, 20년후에 내가 작성했던 일기나 문서, 나의 논문을 내가 사용하는 컴퓨터에서 조회하지 못하게 된다면 화가 나겠죠.

출력을 하는 것은 디지털에 역행하는 것입니다. 필요할 때 사용가능한 디바이스로 원하는 내용을 확인해야 디지털 세상으로 진입할 수 있습니다.