설치형 ECM 대신 클라우드로 문서관리시스템을 구현하기

회사의 중요한 자산은 문서(콘텐츠)입니다. 그러기 때문에 이런 지식의 보고 문서를 어떻게 잘 관리할 수 있느냐가 회사의 성패를 결정했던 때가 있었습니다. 많은 기업에서는 대규모 자료 문서를 효과적으로 관리하기 위해서 대규모 투자를 하여 ECM 을 구축하고 회사내 다양한 문서를 ECM에 저장하였습니다. 하지만, 현재 큰 비용을 지불하면서 사용하는 ECM 과연 효과가 있고 그만한 가치가 있을까요?

현재의 ECM은 다음과 같은 문제가 있습니다.

1. 많은 유지보수 비용 발생(라이선스+지속적인 업그레이드+스토리지+HW)

2. 디지털 트랜드 미충족(UI, 기능, 스마트폰 환경 미제공)

3. 현업 요구사항 반영을 위한 지속적인 투자 발생

4. 검색의 한계

5. AI 등 신기술 미반영

6. 밴더의 지속적인 업그레이드 미지원

7. 정형화된 기능

8. 전문가 그룹의 협소 및  기술수준의 발달이 어려움

9. 무분별한 데이타 저장으로 인한 중요하지 않은 데이타 보관

10. 지나친 커스터마이징에 따른 업그레이드 제한

보통 ECM 시스템이 지원해야 하는 항목은 다음과 같습니다. 1. 비지니스 솔루션과 연계 2. 비기능요소(속도, 글로벌, 성능 등) 3. 다양한 이용 4. 협업 5. 보안 6. 강력한 검색기능 7. 확장가능한 저장구조 8. 조직적 저장 기능(버전, 분류) 9. 디지털라이징 10. 기술지원

[출처] CIGNEX Datamatics

또한 ECM Open Source Alfresco에서 소개하는 ECM 기능은 다음과 같습니다. 출처 : https://argonet.co.kr
1. 콘텐츠 통합관리 기능
  가. 문서저장 : 조직에서 생산된 문서를 HTTP, FTP, WebDAV, CIFS(네트워크 드라이브), E-Mail 의 프로토콜을 통해 저장할 수 있는 기능을 제공한다.
  나. 버전관리 : 문서가 갱신되면 Major 버전 또는 Minor 버전으로 추가되어 관리되고, 버전이력 조회 및 이전 버전으로 되돌리기 기능을 제공한다.
  다. 메타데이터 관리 : 콘텐츠 모델을 정의하여 문서유형별로 메타데이터를 달리 정의하여 관리할 수 있다.
  라. Rule 관리 : 문서 유형이나 폴더에 따라 Rule 을 작성하여 특정한 Action이 동작될 수 있도록 하는 기능을 제공한다.

2. 뛰어난 협업기능
  가. Dashboard : 협업을 위한 단위기능은 사이트이다. 사이트별로 구성원 조회, 콘텐츠 검색, 활동내역 등을 One-stop으로 조회할 수 있는 Site Dashboard가 제공되고, 개인별로는 여러 Site를 통합하여 정보를 제공하는 Personal Dashboard를 제공한다.
  나. 체크인/체크아웃 : 하나의 문서를 여러 사람이 작업을 할 수 있도록 지원하는 체크인/체크아웃 기능을 제공한다.
  다. 캘린더 : 사이트별로 일정을 공유할 수 있는 캘린더 기능을 제공한다.
  라. 위키/블로그 : 사이트 내에서 지식을 공유할 수 있도록 위키와 블로그 기능을 제공한다.

3. 편리한 검색 기능
  가. 키워드 검색 : Alfresco는 오픈소스 검색엔진인 Apache Solr를 통합하여 키워드 검색기능을 제공한다. 메타데이터를 기반으로 한 키워드 검색 뿐만아니라, PDF/MS-Office/HTML 문서 등에서 자동으로 색인어를 추출하여 검색을 할 수 있는 기능을 제공한다.
  나. 브라우즈 검색 : 폴더별, 카테고리별 그리고 테그별로 콘텐츠를 브라우즈하여 검색할 수 있는 기능을 제공한다.
  다. 다양한 문서편집 지원
  라. 오프라인 편집 : 개인별 문서작성 환경에서 작성 또는 편집된 문서를 단일 또는 대량으로 업로드할 수 있는 기능을 제공한다.
  마. 온라인 편집 : 네트워크 드라이브, Share Point Protocol 을 통해 MS-Office 문서를 온라인 편집할 수 있는 기능을 제공한다.
  바. 웹 문서 편집 : Alfresco 자체적으로 제공하는 HTML 편집기를 활용한 문서 편집기능과 더불어, Google 드라이브의 편집기를 활욯한 문서편집 기능을 제공한다.

4. 워크플로우 관리 기능
  가. Simple Workflow : 폴더별로 Action이 동작하도록 하는 워크플로우이다. 예를 들어 문서를 작성을 완료하면 “결재중” 폴더로 자동으로 이동하게 할 수 있다.
  나. Advanced Workflow : 폴더와 무관하게 정의된 업무 프로세스에 따라 동작하도록 하는 워크플로우이다. 기업의 다양한 업무 프로세스를 Advanced Workflow 를 활용하여 지원할 수 있다.
  다. Process Designer : 워크플로우를 WYSIWYG 환경에서 설계할 수 있도록 지원하는 툴이다. 업무 담당자가 개발자 담당자와 업무협의를 위해 아주 유용한 도구이다.

좀 오래된 자료이긴 하여도 현재의 기술수준에서 본다면 비싼 비용을 들여서 설치형 ECM을 사용해야 하나 의문이 들 정도입니다. 국내에서 사용하는 ECM은 대부분 이런 벤더의 레포지토리(Repository)에 웹베이스의 애플리케이션을 이용하여 사용하기 때문에 Native한 ECM 엔진을 사용하는 것이 아니고 커스터마이징 된 기능을 사용합니다. 비싼 엔진의 10% 기능도 사용하지 못하고 있습니다 대부분 저장 기능만 사용한다고 해도 과언이 아닙니다.

이제는 클라우드에서 제공되는 기능을 소개하도록 하겠습니다. 한번 비교해보시기 바랍니다.
무제한 용량 제공, 분실위험 없는 클라우드 저장, 버전관리, 권한관리, 클라우드 환경 링크, 스마트폰/디바이스 이용, 다양한 API 제공, 기존 제품 마이그레이션, 분류/태그기능, 모니터링, 3rd Party 툴 제공 등 이미 ECM의 기능을 충족하고 다음과 같은 추가기능을 제공합니다.

1. Vault eDiscovery & archiving
2. Data Loss Prevention (DLP)
3. Data Regions
4. AppBridge migration
5. Identity managementg6. Security Center
7. Mobile device management
8. Team Drives & Drive File Stream
9. Advanced sharing controls

워크플로우 기능이나 기존 애플리케이션에 애드온 하는 기능은 3rd Party 툴이나 사용 환경에 맞게 API를 이용하여 직접 개발할 수 있습니다.

보안이 완벽하지 않은 회사 로컬 스토리지에 중요한 파일을 저장하는 것이 안전할까요? 투명한 클라우드에 파일을 저장하고 활용을 잘 하는 것이 오히려 요즘 트랜드에 맞는 시스템 사용방법이 아닐까요? CS환경에서 Web으로 전환했던 20년전과 같이 많은 제품 벤더에서는 이제는 설치형 제품보다는 클라우드 제품에 연구개발 및 투자를 진행하고 있습니다. 기술 트랜드의 변화와 함께 조만간 다양한 클라우드 제품이 등장할 것으로 생각이 됩니다. 문서관리시스템을 클라우드로 이용하더라도 보안, 비용 등에서 효율적인 결과를 얻을 수 있습니다.

혼란으로 인한 실수를 예방하기 위한 Google Drive 팀드라이브 테마 변경

클라우드 Drive는 다음과 같은 장점을 가지고 있습니다.
▶ 구글 드라이브와 팀드라이브 특징

1. 클라우드에 안전한 관리
2. 버전관리(1달간)
3. 다양한 검색 지원(제목, 본문, 작성자, 작성일자 등)
4. 다양한 포맷 지원하여 미리보기 지원
5. 스마트폰에서 이용
6. 별도의 SW 없이도 문서 작성기능
7. 클라우드에 저장하고 링크로 전달하고 권한으로 통제
8. 문서간에 링크연결 및 내용연결을 통하여 쉬운 현행(업데이트)화

또한 회사나 조직에서 공유폴더 대신에 사용하면 좋은 팀드라이브는 다음과 같은 장점이 있습니다.
1. 회사 자산으로 관리
2. 랜섬웨어 등에 대한 대비
3. stream 기능을 이용하여 대용량 문서 이용
4. 여러개의 팀 드라이브 이용하여 다양한 활용 가능

이런 장점이 있지만 또한 단점이 있습니다. 삭제가 잘 되지 않는다는 것입니다. 그러기 때문에 클라우드상의 팀드라이브 이용에는 꼭 확인이 필수입니다.

팀드라이브의 테마를 변경해서 이런 실수를 예방해야 합니다.

Google G Suite, Workspace 사용 Limit 정리(작성중)

Google Workspace, Google Workspace for Education 사용시 다양한 Limit가 있습니다. 확인하고 사용하세요.

Googel Meet

• Enterprise: 250
• Business : 
• Education/Basic: 100
• 일반 gmail 계정 : 100
• Live stream Meet meetings 10만명
• 회의당 소그룹 채팅방 100개
• 해당 회의 활성화(Active) 기간 : 365일
  --> https://cloudservicecody.blogspot.com/2021/05/update-google-meet.html

구글문서 작성

• 동시 조회자 : 200명
• 동시 편집자 : 50명

▶ 참고 : http://bit.ly/32OMS6b

구글문서 사이즈

가. 구글문서
1. 폰트사이즈나 페이지에 상관없이 1백만자
2. 변환시 사이즈 :  50 MB

나. 스프레드시트
1. 5백만 셀, 256컬럼
2. 원본 파일크기 : 20MB(4십만셀, 256컬럼)

다. 프레젠테이션
1. 구글 슬라이드 파일 100MB까지

라. sites
1. Up to 200,000 characters per page, and up to 1000 pages (max 10 million characters)

Classroom

가. G Suite for Education
1. 교사 최대 : 20명
2. 학생, 교사 최대 : 1,000명
3. 참여할 수 있는 Class : 1,000개
4. Class 생성 갯수 : 제한없음
5. 초대장 갯수 : 제한없음
6. 학생별 최대 보호자(guardian) 수 : 20명

나. 개인버전
2. 학생, 교사 최대 : 250명
3. 참여할 수 있는 Class : 최대 100개, 30개/하루
4. Class 생성 갯수 : 30개/하루
5. 초대장 갯수 : 100개/Class,하루
6. 학부모 초대 : 제공안함
참고 : https://support.google.com/edu/classroom/answer/7300976?hl=en

Jamboard

1. 동시 편집자 : 50명
참고 : https://support.google.com/jamboard/answer/9092774?hl=en
2. 최대 frame : 20개

Gmail

가. 메일 발송 제한
스팸머들의 스팸발송을 제한하기 위해 사용자 계정의 시간 기준으로 발송량을 제한합니다.

1. 하루에 2,000개 메시지 제한
2. 하루에 10,000개 자동 전달 제한
3. 메시지당 2, 000명 수신자
4. IMAP or POP3 수신자 99명
5. 외부수신자 하루기준 3,000명
6. 특정 사용자에게 메일 발송 하루 3,000 명

나. 메일 수신 제한
    분당 180건, 시간당 : 3600건, 하루 : 86,400건

다. Message size limits
    Gmail Migration API accepts messages of up to 34MB in total
    Attachments up to 25 MB
    Groups Migration API accepts messages of up to 16MB

라. 개인별 Alias 갯수 : 30개
마. 서명 : 서명에는 영문 기준 10,000자

바.  up to 1,000 delegates

참고 : Gmail Limits and Policies

Google Drive

1. 문서: 최대 102만 자. 텍스트 문서를 Google 문서 형식으로 변환하는 경우 최대 50MB
2. 스프레드시트: Google 스프레드시트로 만들어지거나 변환된 경우 최대 2백만 셀
3. 슬라이드 : Google 슬라이드로 변환할 수 있는 PPT의 크기는 최대 100MB.
4. 저장할 수 있는 파일 최대 크기 : 5TB 
5. 하위 폴더 : 최대 20개

공유 Drive

가. 단일 공유 드라이브 내에 포함 가능한 최대 항목 수

1. 한 공유 드라이브에는 최대 100,000개의 파일과 폴더를 포함할 수 있음
2. 힌 공유 드라이브에 파일을 한도보다 적게 포함하는 것이 좋습니다. 공유 드라이브에 파일이 너무 많으면 사용자가 콘텐츠를 구성하고 탐색하는 것이 어려울 수 있습니다. 
3. 참고: 조직에서 파일 수가 많은 공유 드라이브를 만들었고 Google에서 판단하기에 파일 수가 많긴 하지만 해당 공유 드라이브가 유용한 것으로 보는 경우 G Suite에서 100,000개 파일 및 폴더 한도를 늘릴 수 있습니다. 

나. 공유 드라이브 멤버십

1. 공유 드라이브에는 많은 개별 회원과 Google 그룹 회원이 포함될 수 있습니다. 
2. 회원으로 직접 추가할 수 있는 개인 및 그룹 한도: 600
3. 참고: 한도 계산 시 그룹과 개인 모두 각각 한 회원으로 간주됩니다.
4. 총 개인 한도(직접 회원 또는 Google 그룹 멤버십으로 인한 간접 회원): 50,000
5. 대규모 조직의 경우 이 한도에 도달하지 않도록 해야 합니다.
6. 공유 드라이브 멤버십은 개별 사용자 수준이 아닌 Google 그룹 수준으로 관리합니다.
7. 공유 드라이브는 일반 용도의 파일 저장공간이 아닌 특정 프로젝트별로 구성해야 합니다.

Groups

 가. 메일한도

유형	설명	한도
그룹당 총 수신자	그룹 메일 최대 수신자 수	시간당 6,200,000명
그룹당 총 외부 수신자	그룹 메일 최대 외부 수신자 수	일일 5,000명
도메인당 총 외부 수신자	도메인 내 모든 그룹의 최대 외부 수신자 수*	일일 10,000명
그룹당 총 내부 이메일	그룹당 Google 그룹스 서버에서 허용하는 최대 이메일 메시지 수**	5분당 300개
전체 메일 크기	모든 그룹 메일의 최대 전체 용량(GB)	시간당 2.4GB
발신자당 특정 그룹에 보낼 수 있는 총 메일	한 명의 발신자가 특정 그룹에 보낼 수 있는 최대 메일 수	시간당 1,800개

나. 그룹 초대 및 크기

일일 가입 한도	단일 사용자가 가입할 수 있는 일일 최대 그룹 수	30개/일
주당 그룹 생성	단일 사용자가 생성할 수 있는 주당 최대 그룹 수	5개/주
한 번에 외부 회원 추가	웹 인터페이스를 이용하여 한 번에 추가할 수 있는 최대 외부 회원 수	세션당 10명
그룹당 일일 외부 회원 추가	단일 그룹에 추가할 수 있는 일일 최대 외부 회원 수*	그룹당 일일 100명
그룹당 일일 외부 회원 초대	단일 그룹에 초대할 수 있는 일일 최대 외부 회원 수	그룹당 일일 500명

다. 회원

 

유형	설명	한도
직속 회원	사용자당 직속 회원이 될 수 있는 최대 그룹 수	2,000개
직속 및 비직속 회원	사용자당 직속 또는 비직속 회원이 될 수 있는 최대 그룹 수	5,000개

사이트 도구

페이지당 200,000문자, 10,000 images 사이트당, 1,000 pages (max 10 million characters).

캘린더

캘린더 공유 제한 : 750명
https://support.google.com/a/answer/2905486?hl=ko
이 외에도 몇가지 제약이 있지만 대부분 API 연동시 제약사항으로 수동 작업에 의한 제한은 없음

연락처(Contacts)

25,000개(또는 20MB, 사진은 포함되지 않음)까지 저장
전체 저장 공간 : 20MB
연락처별 저장 사이즈 : 128KB
입력란 당 '메모' 제외 1,024자(영문기준)
입력란 총 500개

도메인

계정에 최대 20개의 도메인 별칭

Google Photo

사진 : 200MB, 동영상 : 10G 이상 업로드 제한

256*256보다 작은 사진

연락처

공유 외부 연락처 갯수 20만개

저장한도 : 40M

구글 지도

레이어 10개

회사 토렌트에서 무엇을 다운받았는지 확인하는 방법

https://iknowwhatyoudownload.com/en/peer/

이곳에서 IP로 조사를 하면 어떤 토렌트를 다운받았는지 리스트가 나타납니다. 조심해야 겠습니다.

그런데 재미있는 것은 통계도 제공을 해주네요. 어떤 걸 많이 다운 받는지 참고할 수 있어서 좋습니다.

영상회의는 얼굴을 보면서 하는 회의가 아니라 발표자료를 함께 보고 이야기하기 위한 회의입니다.

최근에 외국 엔지니어들과의 회의는 대부분 행아웃 미트로 진행이 됩니다. 만나서 회의하는 정도의 만족도가 있다보니 만나기 위해서 왔다갔다 하는 비용, 시간 등을 절약할 수 있어서 만족도가 높습니다. 또한 마이크와 카메라만 있으면 쉽게 회의할 수 있어서 노트북과 이어폰 있으면 되기 때문에 추가적인 비용도 없습니다.

하지만, 이렇게도 좋은 Hangout을 싫어하는 분들도 많습니다. 특히 여성분들한테 많이 나타나는데 얼굴을 공개하기 싫다는 것이지요. 

[동영상] https://youtu.be/E4UT0E8xzd4

하지만 영상회의는 얼굴을 보면서 하는 회의가 아닌 발표자가 발표자료를 공유해서 함께 이야기를 하기위해서 하는 것입니다. 그러기 때문에 불필요한 잡음을 줄이기 위해서 마이크를 사용하지 않을 경우에는 마이크로 끄고 카메라도 끕니다. 이야기를 해야 할 경우에만 마이크를 켜서 말을 합니다.

회의의 본질을 생각한다면 오히려 이런 방법이 효과적이라 생각합니다.

Conference Call에 대한 재미있는 영상을 소개합니다.

[동영상] https://www.youtube.com/watch?v=kNz82r5nyUw

Google Classroom 그룹으로 학생초대시 오류 해결 방법

Google 그룹스는 많은 사용자를 그룹으로 만들어서 Google의 다양한 서비스(이메일, 드라이브, 문서, 캘린더, 포토, 사이트도구, Classroom 등)에 권한을 부여할 수 있습니다. 예를 들어서 특정 학과나 팀을 그룹스에서 그룹(team@company.com)으로 묶은 후에 공유 드라이브를 만들고 해당 그룹에 권한을 준다면 개인별로 권한을 부여할 필요 없이 자동으로 한꺼번에 등록할 수 있습니다. 물론 개인의 상태가 변경되면 관리자는 그룹의 멤버를 조정해 주는 업무는 추가가 되겠죠. 그룹정보가 현행화 되지 않으면 소용이 없을 겁니다.

▶ Google 그룹스 매뉴얼(공개용) : https://goo.gl/Rd9KxW
▶ 구글 Classroom 사용설명서 (교사 및 관리자용) - (링크) Google Classroom Tutorials

▶ Classroom 사용방법 데모(교사용) : https://goo.gl/49GpfU

그룹스는 학교에서 유용하게 사용할 수 있습니다. 학생이 50명이면 Classroom의 과목마다 50명을 일일이 초대하는 방법이 아닌 사전에 그룹스에서 한번만 추가하면 Classroom의 과목에 해당 그룹스만을 입력할 수 있습니다. 하지만 그룹스를 만들고 바로 등록을 하면 다음과 같은 오류가 나타납니다.

이 오류의 이유는 그룹스 세팅중 멤버간의 액세스 권한의 부족으로 나타나는 현상입니다.

액세스 권한을 그룹의 모든회원과 모든 조직회원을 추가해줍니다.

속성 변경후 동일한 오류가 발생한다면 잠시 후에 다시 시도하거나 세팅을 다시 적용하면 됩니다. 바로 적용이 안되는 현상이 있습니다.

학교에서는 학기 초기에 G Suite 관리자가 학생을 그룹스로 묶은 후에 선생님들에게 해당 정보를 공유하면 편리하게 이용할 수 있습니다. 이 정보도 선생님 그룹에게 권한을 주면 편리합니다.

[Update] 마우스 오른쪽 버튼 클릭 메뉴 옵션으로 Gmail에서 손쉽게 작업을 수행하세요

지메일(Gmail) 메일 리스트의 마우스 오른쪽 버튼에 옵션메뉴가 추가되었습니다. 기존 옵션메뉴랑 비교하면 차이가 많습니다.

변경된 내용은 다음과 같습니다.

메일 내용을 확인하지 않고도 간편하게 메일을 분류 및 작업할 수 있습니다.

메뉴	설명	비고
탭으로 이동	카테고리 탭으로 이동	메일을 탭으로 이동하여 AI 교육을 시키면 향후에는 해당 탭으로 메일이 수신됨
답장/전체답장/전달	각각의 방법으로 회신
보관처리	메일 리스트에서 감추기. 숨기기와 동일	누군가 답장하면 메일이 받은편지함에 다시 표시
삭제	메일 삭제	휴지통 이동
읽지 않은 상태로 표시	안 읽은 상태로 변경	다시 메일 확인 필요시
다시 알림 설정	알림을 설정하여 환기시킴	업무를 해야 하는 시간 알림
이동/라벨적용	선택한 카테고리로 이동 또는 복사
숨기기	메일 리스트에서 감추기. 보관처리와 동일	누군가 답장해도 메일이 받은편지함에 표시되지 않음. 다시 찾으려면 대화를 검색하면 됨.
‘송신자’님이 보낸 메일 찾기	송신자의 메일 추가로 찾기
새 창으로 열기	새로운 창에서 보기

이런 기능은 생산성 향상관점에서 보면 기능이 추가된 이유를 이해할 수 있습니다.

▶ 지메일 공개용 매뉴얼 : https://goo.gl/jCNzKR