구글 클라우드서치 PDF파일 광학 문자 인식(OCR) 지원으로 이미지를 통합검색 지원

 구글 클라우드서치 PDF파일 광학 문자 인식(OCR) 지원으로 이미지를 통합검색을 지원합니다. 회사에 쌓여있는 수많은 출력 종이를 스캔장비를 이용하여 PDF로 변환하고 이를 구글 드라이브에 저장하면 많은 양의 문서를 구글의 강력한 검색엔진을 이용하여 회사만의 나만의 검색환경을 제공합니다.

▶ Google 기타 서비스 매뉴얼 : https://goo.gl/ncR6jV
▶ Google 기타 서비스 업데이트

구글 클라우드서치 PDF파일 광학 문자 인식(OCR) 지원으로 이미지를 통합검색 지원

Cloud Search는 다음과 같은 이미지가 포함된 PDF에 대해 OCR(광학적 문자 인식) 기반 텍스트 추출을 지원합니다.

[caption id="attachment_3118" align="alignnone" width="300"] 구글 클라우드서치 PDF파일 광학 문자 인식OCR 지원으로 이미지를 통합검색 지원[/caption]

• 물리적 계약 문서
• 주석 또는 레이블을 포함하는 엔지니어링 문서
• 물리적 고객 송장 등

이렇게 하면 스캔한 문서와 같은 텍스트가 포함된 이미지가 포함된 PDF를 사용자가 쉽게 검색할 수 있으며 이러한 PDF의 검색 가능성을 높일 수 있습니다.
많은 중요한 비즈니스 문서는 물리적 형식이거나 해당 물리적 문서의 스캔 버전으로 제공됩니다. OCR 지원을 통해 관리자는 이제 클라우드 검색을 위해 이러한 문서를 쉽게 색인화할 수 있으므로 사용자는 스캔한 관련 문서를 신속하게 찾을 수 있습니다.
또한 이 기능을 사용하면 클라우드 검색에서 문서를 색인화하기 전에 이미지가 포함된 PDF에서 텍스트를 오프라인으로 추출할 필요가 없습니다.

관리자 작업내용

이 기능은 기본적으로 켜져 있습니다.참고: PDF는 비동기 색인 모드를 사용하여 실행되어야 하며 이미지만 포함해야 합니다.

Availability

• Available to Google Workspace Enterprise Plus and Google Cloud Search customers
• Not available to Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Education Fundamentals, Education Plus, Frontline, and Nonprofits, as well as G Suite Basic and Business customers

구글 클라우드서치 PDF파일 광학 문자 인식(OCR) 지원으로 이미지를 통합검색 지원

Enhance Cloud Search results for PDFs containing images with Optical Character Recognition support

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/05/optical-character-recognition-support-for-pdfs-cloud-search.html

클라우드 서치(Cloud Search)

요즘에는 일반 PC의 하드드라이브 용량도 1TB정도입니다. 영화나 동영상 등 큰 파일을 저장하는 경우가 많지만, 용량이 크다보니 자료나 문서를 삭제하지 않고 계속 쌓아두기만 하는 경향이 많습니다. 문서나 자료를 많이 저장하는 것은 문제가 없지만, 필요할 때 필요한 정보를 찾는데 점점 어려워집니다.

윈도우즈의 검색 기능은 시간도 많이 걸리지만 내가 찾고 싶은 자료를 제대로 찾지 못합니다. 또한, 커뮤니케이션도 다양해지기 때문에 각각 검색하는 것도 쉽지 않습니다.

Google은 검색회사로 출발을 했습니다. 검색하고 싶은 내용을 빠르면서도 정확하게 잘 검색해줍니다. 이렇게 좋은 검색기능을 나의 정보나 문서를 위하여 사용할 수 있을까요? 이것이 바로 Cloud Search 입니다. 나를 위한 검색엔진입니다.

Vault의 Gmail 내보내기에는 새 CSV 메타데이터 파일이 포함

 ▶ Google Workspace 관리자 매뉴얼 : https://goo.gl/zsNdTX

▶ Google Workspace 관리자 업데이트

Google Vault에서 Gmail 엑스포트를 생성하면 현재 수신하는 XML 파일 외에 내보내기 메타데이터의 CSV 형식 파일이 새로 생성됩니다. 이렇게 하면 추출 처리 및 검토가 쉬워지고 법적 비용이 절감될 수 있습니다. 이러한 변경으로 타사 애플리케이션과의 상호 운용성이 향상되었습니다.

Availability

Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, available as an add-on to Frontline, available to domain-verified Enterprise Essentials, GSuite Business.

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/05/gmail-exports-in-vault-now-include-new.html

[Update] 구글 문서 텍스트 앞뒤에 이미지가 포함된 문서 만들기

 구글 문서 텍스트 앞뒤에 이미지가 포함된 문서 만들기 할 때 편집방법의 개션을 통하여 다양한 스타일의 문서 작성이 쉬워졌습니다.

▶ Google 문서 매뉴얼 : https://goo.gl/LmsM5a
▶ Google 문서 매뉴얼(CSC-M06) 업데이트

얻데이트 내용

Google 문서의 텍스트 앞이나 뒤에 이미지를 배치할 수 있습니다. 또한 이 서식은 Microsoft Word에서 문서를 가져오거나 내보낼 때 유지됩니다. 이 기능은 사용하는 응용프로그램에 관계없이 문서를 보다 효율적으로 사용자 정의하고 자신 있게 공유할 수 있도록 도와줍니다. 이미지를 직접 클릭할 때 이미지 옵션 사이드바와 이미지 도구 모음 내에서 텍스트 위 또는 아래에 이미지를 배치하기 위한 새 옵션이 나타납니다.

[caption id="attachment_3090" align="aligncenter" width="300"] 구글 문서에서 텍스트 위 아래에 이미지가 포함된 문서 만들기[/caption]

구글 문서 텍스트 앞뒤에 이미지가 포함된 문서 만들기 할 때는 다양한 이미지를 텍스트 뒤에 위치해서 비주얼한 문서를 쉽게 만들 수 있습니다.

Availability

• Available to Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, and Enterprise Plus, as well as G Suite Basic, Business, Education, Enterprise for Education, and Nonprofits customers
• Available to users with personal Google Accounts

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/05/images-above-or-behind-text-in-google-docs.html

구글 문서

Google 문서를 이용하면 다양한 디바이스에서 클라우드의 문서를 새로 만들고 수정하고 협업해서 작성할  수 있습니다. 사용권한에 따라서 동료, 팀원들과 함께 작성할 수 있고, 수정 및 조회기능을 제공할 수 있습니다. 회의록, 보고서, 공동 프로젝트 제안서 등 다양한 문서를 작성할 수 있고, 모든 변경사항은 자동으로 저장됩니다.

대체가능성

Microsoft사의 워드나 Adobe사의 PDF 문서를 변환하여 작성할 수 있고, Google 문서로 작성한 내용을 다시 Word나 PDF로 저장할 수 있습니다. 아래한글(HWP)은 저장 포맷을 공개하지 않아서 제한적으로 조회만 제공됩니다. 

편집작업지원

이미지, 표, 그림, 링크, 차트, 북마크, 목차 등 다양한 기능을 문서에 추가할 수 있습니다. 문서 공유기능을 통하여 다른 사람과 공동 작성을 할 수 있고, 실시간으로 다른 사람이 작업하는 내용을 확인할 수 있습니다. AI의 음성인식기능을 이용하면 문서 초안을 말로 빠르게 입력하고 작성할 수 있습니다.

[Update] Google 슬라이드의 "마스터" 보기가 "테마 만들기 도구"로 이름 변경

 ▶ Google 프레젠테이션 매뉴얼 : https://goo.gl/27sgTU

▶ Google 프레젠테이션 업데이트

Google 슬라이드의 "마스터" 보기를 "테마 만들기 도구"로 바꿉니다. 이러한 변경으로 인해 사용자가 현재 테마에 맞게 글꼴, 색상 및 레이아웃 사용자 정의를 신속하게 사용자 지정하여 프리젠테이션 내내 일관된 환경을 유지할 수 있도록 하는 이점이 더 잘 전달됩니다.

최종 사용자: 보기 > 테마 작성기로 이동하여 Google 슬라이드의 테마 작성기에 액세스할 수 있습니다. .

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/05/theme-builder-for-google-slides.html

[Update] 일반적으로 사용할 수 있는 회사 소유 장치로 데스크톱용 Google 드라이브 제한

 ▶ Google Workspace 관리자 매뉴얼 : https://goo.gl/zsNdTX

▶ Google Workspace 관리자 업데이트

이제 데스크톱용 Google Drive를 회사 소유 장치로 제한할 수 있습니다. 이 기능은 이전에 베타 버전으로 제공되었습니다.
데스크탑용 드라이브(이전의 드라이브 파일 스트림)는 사용자가 Windows 및 Mac 장치의 드라이브 데이터에 쉽고 효율적으로 액세스할 수 있는 방법입니다. 이 론칭은 Google 엔드포인트 관리와 더욱 완벽하게 통합되며, 관리자가 회사 소유 기기만 사용하도록 제한할 수 있습니다. 이를 통해 관리자는 사용자가 온라인 또는 오프라인에 관계없이 필요한 파일에 안전하고 효율적으로 액세스할 수 있도록 보장하는 동시에 기기에서 회사 데이터를 보호할 수 있습니다.

• 관리자: 이 기능은 기본적으로 해제됩니다. 조직 또는 특정 OU에 대해 이 기능을 설정하려면 관리 콘솔 > 앱 > Google Workspace > Drive and Docs > 특징 및 애플리케이션으로 이동하십시오. Google 엔드포인트 관리에서 데스크탑용 드라이브 사용에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말 센터를 방문하십시오.
• 최종 사용자: 관리자가 구성하지 않는 한 최종 사용자가 영향을 미치지 않습니다. 관리자가 계정에 대한 사용을 제한할 때 개인(회사 소유가 아닌) 기기에 이미 데스크톱용 드라이브가 있는 경우, 다시 시작한 후 기기에 대한 액세스가 손실되거나 데스크톱용 드라이브가 먼저 장치의 규정 준수 여부를 확인합니다(최대 3시간).

[embed]https://youtu.be/ujKHR2aYYGw[/embed]

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/05/restrict-google-drive-for-desktop-to.html

2021년 Google IO 소개된 스마트 캔버스 Contents의 미래

 2021년 Google IO에서도 많은 신기술이 소개되었습니다. 그중 Google Workspace의 스마트캔버스(Smart Canvas)에 대한 의견입니다. Notion에서 제공하는 올인원 개념인 협업도구 워크플레이스입니다. Notion은 처음에는 에버노트를 대체하는 매모서비스로 접근을 했는데, Notion 페이스북 한국 사용자 모임에서 사용자의 경험을 보니 매모에 한정하지 않고 다양한 업무를 하고 있는 것을 발견했습니다. 업무 프로세스, 일정관리, 프로젝트관리 거기다가 홈페이지도 만들어서 사용하고 있습니다. 기존의 메모앱 애버노트 사용자를 흡수하고 구글 문서나 MS 오피스문서 사용자까지 흡수해서 거대한 팬덤을 형성했습니다.

저처럼 고정관념이 있는 사람 입장에서는 "문서는 이렇게 생기고 다른 사람에게 전달할 수 있는 단위가 있어야 해" 라는 생각때문에 Notion은 단순히 메모를 작성하는 앱이었고, 어느정도 사용해보고는 구글 워크스페이가 더 좋네 라는 생각으로 이것은 업무에 사용하기에는 커뮤니케이션이 힘들어 라는 생각으로 더 이상 사용하지 않게되었습니다. 하지만 2021 구글 IO에서는 바로 Notion의 올인원 개념이 스마트 캔버스라는 이름으로 추가가 되었습니다.

생각해보면 우리가 늘 사용하던 Google 문서에는 다음과 같은 문제점이 있었다고 생각합니다.

• 문서 작성의 목적이 출력이나 전달의 목적
• 문서를 여러개로 분리하기 어려움
• 글자와 링크 중심이라 다양한 협업의 형태 지원 불가
• 업무의 변화를 쉽게 적용하기 어려움
• 문서 작성시 항상 새롭게 시작

Notion이 나오기 전에는 이런 불편함에 대해서 전혀 신경을 쓰지 않았었고, 클라우드에서 저장되고 다른 사람과 쉽게 협업할 수 있다는 점에 MS보다 좋다라는 생각만 했었습니다. 하지만 코로나를 겪으면서 재택근무나 원격근무를 하기 시작하고 예전보다 더 많은 영상회의를 하면서 문서라는 개념보다는 콘텐츠라는 개념이 업무에 더 많이 적용이 되고, 빠른 업무 변화로 이제는 정적인 문서보다는 다른 사람과 더 빠르고 더 다양한 협업의 형태가 필요하다는 것을 느끼고 있습니다.

Google Smart Canvas를 통해서 협업의 속도는 더 빨라질 것이고 콘텐츠의 개념도 변화할 것입니다. 예를 들어서 프로젝트 기획서를 아래아 한글로 만드는 것과 구글 문서의 스마트 캔버스를 이용하는 것을 생각한다면 생산성의 차이는 몇십배에 달할 것으로 생각이 되네요. 기업 입장에서 더 많은 시간을 소통하기 위해서 투자를 하는 것은 경쟁력 약화의 결과로 나타날 것입니다.

언제 어디서나 원하는 사람과 빠르게 의견을 교환하고 현황을 파악하면서 콘텐츠를 공유하는 것은 매력적인 일이며, 콘텐츠의 재사용을 통하여 나의 소중한 시간을 절약하는 것은 새로운 업무의 디지털 전환입니다.

[embed]https://youtu.be/SDBbFETGiA4[/embed]

 

구글 문서 장점과 공동 작성자에게 변경내용 알리기

 구글 문서는 다수의 사람이 문서를 함께 협업하기에 적당한 도구입니다. 구글 문서는 다음과 같은 장점이 있습니다.

• 하나의 문서에서 여러명이 공동 작성
• 별도의 프로그램 설치없이 사용
• 클라우드에 안전하게 보관
• 버전기록 확인(1달)
• 댓글 달기
• 다양한 편집 기능
• 편리한 링크 달기
• 목차 구성
• 다른 포맷으로 변환 저장
• 음성입력
• 다양한 도구 추가(부가기능)
• 앱스 스크립트를 이용한 자동화 구현
• 간편한 웹에 공유기능

등등 MS word와는 다른 클라우드에서 이용하기에 좋은 장점이 많습니다.

다수가 작성을 하다보면 문서의 중요변경내용을 알려야 하는 경우가 발생합니다. 예를 들어서 내용이 업데이트 되었거나 문서를 다 작성했을때 다른 사람들한테 검토를 요청할 때 등입니다. 이때 방법은 여러가지가 있으니 자신한테 맞는 방법을 찾아보세요

1. 공동작업자에게 이메일 보내기

이메일로 알리는 것은 가장 간단하면서 효과적입니다.

이메일을 받은 사람은 해당 문서의 링크를 눌러서 바로 수정할 수 있습니다

2. 행아웃 Chat으로 알리기

행아웃에는 Classic, Meet, Chat 3가지가 있고, Classic은 2020년 경에 없어질 것입니다. 자세한 내용 Classic이 아닌 Chat(chat.google.com)을 이용하면 문서를 공유할 수 있습니다. Chat은 현재는 G Suite 계정에서만 사용할 수 있습니다. @gmail.com 은 사용못함

3. 이메일로 전달방법

당연한 이야기이겠지만 공유가 된 사람이나 같은 조직에 있는 사람에게 가장 간단한 알림방법은 이메일로 알리는 것입니다

추가로 방법을 아시는 분은 알려주세요