회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 – 3. 파일서버를 위한 G-Suite의 기능(2/2)

1. Audit*

회사의 데이타나 자료가 어떻게 활용되는지 또는 사용되는지 감시하는 것은 자료관리의 가장 중요한 부분입니다. 클라우드에 보관하더라도 감시만 잘 된다면 오히려 회사 저장소에 있는 문서보다 보안 유지가 잘 될 수 있습니다.

감시하는 항목에는해당 도메인의 사용자의 조회, 생성, 미리보기, 출력, 수정, 삭제, 다운로드, 공유의 작업내역입니다.  구글 문서와 외부에서 작성된 문서(PDF, DOC, PPT, HWP 등) 모든 컨텐츠에 해당이 됩니다.

검색시 제공하는 필터로는 Event name, Item name, Item id, Team Drive Id, User name, Owner, Data and time range 로 조합을 하면 어떠한 것도 찾을 수 있을 정도로 강력합니다. 그리고 중요하거나 민감한 문서에 대해서는 관리자 이메일로 즉시 알람을 받을 수 있습니다. 관련 필터를 생성하고 이메일 alerts을 설정해두면 해당 필터에 해당되면 확인이 가능한거죠. 예를 들어서 문서 다운로드나 특정문서 조회를 설정하거나, 요주의 인물에 대한 action을 확인할 수도 있을 겁니다.

향후에는 구글의 AI가 인식을 해서 특정 의도를 파악하지 않을까도 싶습니다. 유출의 정황이 있으면 바로 계정을 차단시켜 버리고, MDM으로 모바일 폰의 데이타도 삭제를 시켜버리는 거죠.

검색결과에 대해서는 csv 파일로 다운받을 수 있어 추가적인 데이타 분석이 가능하고 약간의 작업을 하면 기간별로 어떤 문서들이 많이 조회되었는지도 확인할 수가 있습니다. 만약에 이런 기능이 웹스토어에 있을지도 모르겠습니다. 비슷한 고민이 있는 사람들이 있으면 말이죠.

2. 계정별 사용량

직원별로 사용량에 대한 통계를 추출해서 업무량을 파악하는 방법입니다.  계정별로 이메일량, 공개파일, 공유파일 등의 양을 파악할 수 있고, 업무 조정시에 참고할 수 있을 듯합니다. 말로는 일이 많다고 하는데 정말 일을 많이 하는 건지 아니면 많은 척 하는 건지 파악하기 쉽습니다.

3. 파일 외부 공개 내역

사용자가 많을 경우에는 내부에서만 공유해야 하는 파일인데 외부로 오픈되어 있는 경우나 저작권이나 불필요한 공유를 찾아내는 것이 중요합니다.

4. ediscovery

구글의 Vault는 그 어떤 상용으로 판매하는 제품보다 우수하고 강력합니다. 문서 및 이메일 모두 검색할 수 있으며 구글이 제공하는 포맷들의 내용도 검색할 수 있습니다. 한 회사에서 문서내의 특정 표현을 모두 파악하고 싶다고 했을때 가능할까요? 하지만 중요한 시점에서는 이런 작업을 해야할지도 모릅니다.

회사 내부에 저장되어 있는 문서들의 정보를 빠르게 검색할때는 ediscovery 기능을 사용해서 확인할 수 있습니다. 단, 검색은 가능하지만 내용확인은 임의로 할 수는 없습니다.

전반적으로 구글의 문서 관리기능은 다양한 항목에 대해서 기본적인 정보를 충실하게 제공하고 있습니다. 만약에 회사에서 ECM이나 문서관리시스템을 운영한다면 필요한 데이타는 모두 개발항목으로 추가의 커스터마이징이 필요할 겁니다. 하지만, 구글앱스에서는 많은 종류의 데이타를 제공해주고, 이 데이타의 사용은 전적으로 고객에게 맡기기 때문에 별도의 작업 없이도 다양한 분석이 가능합니다.

개인적으로는 추가적으로 어떤 검색어를 많이 검색했는지 통계등도 제공해주면 조직내 컨텐츠 관리에 도움이 될 거 같습니다. 예를 들어서 지금 시즌에는 연말정산 이라는 단어가 많이 검색될 것으로 생각이 되고, 회사 차원에서 이런 사용자 니즈만 파악하더라도 필요한 컨텐츠를 모아서 제공해준다면 조직 전체의 시간을 많이 절약할 수 있으리라 생각합니다. 공유는 Team Drive나 구글의 사이트를 이용해서 쉽게 등록하면 되겠죠.

Adroid를 구글이 만들기 때문에 MDM에 대해서는 다음에 한번 정리해서 알려드리겠습니다.

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* 사용하는 요금제에 따라서 제공 안하는 경우도 있음

구글 서비스 생활에 얼마나 활용하세요? 직접 체크해보세요

회사에 적용 가능한 g-suite

대학교에 적용 가능한 g-suite 서비스

모대학 면접공지 전산오류로 발생한 응시자 미참석으로 본 업무개선방향

최근에 모대학 면접공시시 전산오류에 따라서 일부 수험생이 인성면접에 참석을 못한 사건이 있었습니다. 학교에서는 규정을 준수했다고 하나 전산적인 오류문제가 있었고, 과거의 업무형태를 고집해서 발생한 사건으로 판단이 되어 아쉬움이 남습니다.

학교에서 발생한 문제이지만, 기업에서도 유사한 형태로 자료 및 문서관리를 하고 있고, 특히 시스템 연계나 마이그레이션시 방대한 문서에 대해서 이런 오류는 많이 발생하고 있습니다.

클라우드 환경으로 넘어가는 과도기적인 시간이고 과거 업무프로세스 변경에 대해서 같이 고민하는 시기가 다가왔다고 생각합니다.

PC에 저장되어 있는 쓰레기 정보들은 업무의 효율을 떨어뜨립니다.

내 PC에 파일이 많다고 업무나 학습에 도움이 되지 않습니다. 오히려 검색 및 관리를 어렵게 하고 복잡하게 해서 필요한 정보나 자료를 찾기 어렵게 합니다. 또한, 백업이나 보관도 점점 어려워집니다.

필요한 정보만 잘 관리하고 필요할때 검색해서 사용할 수 있는 환경을 만드는 정보 다이어트도 현대인에게 꼭 필요합니다. 필요할때는 구글에서 검색하면 정보는 모두 찾을 수 있지요.

PC에 있는 정보를 정리해서 구글 드라이브에 올리고 자료가 생기면 일단 구글 드라이브에서 검색해서 유사한 자료가 있는지 확인하고 자료를 올려보세요. 중복되는 자료, 동일한 자료들 확인이 빨라지고 내가 무슨 자료가 있는지도 확인할 수 있습니다.

"언젠가 필요하겠지~"라는 생각으로 저장하는 파일은 도움이 되지 않고 업무효율을 떨어뜨린다는 것을 명심해야합니다.

자료 : 베리타스 '데이터 적체 현황 보고서'

회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 – 3. 파일서버를 위한 G-Suite의 기능(1/2)

작년말에 우리가 많이 알고 있던 구글앱스(Google Apps)가 G-Suite으로 브랜드명을 변경했습니다. 서비스 초기부터 구글앱스라는 브랜드를 사용했었는데 이제는 더이상 단순히 App의 모음이기 보다는 솔루션으로의 포지션을 위한 작업이었습니다. 이를 증명하듯이 최근에 구글에서는 많은 Enterprise용 기능들을 제공하고 있고, 이 기능들은 구글의 장점은 검색과 대용량 지원, AI와 결합하면서 기존 솔루션들이 상상하지 못하던 막강한 파워를 내고 있습니다. 그리고 Mobile Only라는 최근 구글 정책과 함께 스마트폰에서 사용하기 적합한 형태로 진화하고 있습니다.

우리가 무료계정으로 이용할 수 있는 개인이 활용해도 좋은 기능에 대해서 잠깐 소개하고 지나가겠습니다. 이 기능만 잘 이용하더라도 개인 정보관리가 체계적으로 할 수가 있습니다.

1.  지메일 사용하기 : 회사 메일을 POP3로 가져와서 사용하면 아카이빙이 되어서 과거 메이 찾기도 편하고 바이러스 및 랜섬웨어 등에서도 안전할 수 있습니다. 특히 스마트폰과 함께 사용하면 스마트환경에서 이용할 수 있습니다. 메일은 삭제하는게 아닙니다~ 아카이빙(Archiving)하세요.


2.  구글포토 : 최근에 아이들 태어나서 찍은 사진을 모아두던 외장하드가 고장나서 복구를 하지 못했고, 비록 백업 외장하드가 있었지만 이제 백업을 포기했습니다. 15년 사진을 관리하다 보니 백업도 점점 어려워지고, 사진용량도 점점 많아져서 이제는 개인이 하는 범위는 아니라고 판단이 되었네요. 그래서 구글 포토에서만 관리하기로 했습니다. 디카로 찍은 사진만 올리면 스마트폰에서 찍은 사진은 자동 동기화되기 때문에 그리 어렵지 않습니다. 가족 카톡방을 만들어서 매일 아침 4년전 오늘, 7년전 오늘, 1년전 오늘 사진 링크를 올리면서 대화를 하고 있습니다. 여행 갔다온 사진은 자동으로 영화도 만들고 기타 사진으로 만들어서 같이 공유하니 가족끼리도 이야기가 늘었습니다. 사물인식 및 얼굴인식을 하기 때문에 재미있게 사용할 수 있습니다


3. 구글 연락처 : 명함을 받으면 명함 인식 프로그램을 이용해서 문자인식을 하고 구글 연락처에 저장하면 정리가 한방에 끝. 컨택내용을 구글 연착처 메모에 잘 정리해 놓으면 텍스토리(textory.io)와 같은 앱을 설치하면 상대방 전화 콜에 대해서 세부내용을 확인할 수 있습니다. 또한, 구글 맵을 이용하면 근처에서 상대방 위치 확인도 할 수가 있습니다.


4. 구글 캘린더 : 개인 일정 등록과 함께 팀, 회사 중요 일정을 함께 등록하면 일정 확인이 쉽고, 스마트폰과 함께 이용하면 알람과 떠나야 하는 시간도 알려줍니다. 아침마다 약 먹을때 확인도 쉽습니다.


5. 구글 드라이브 : 각종 종이서류 모두 스캔해서 저장해두면 책상도 깨끗해지고 찾기도 좋죠. PC와 싱크하면 출장갈때도 스마트폰 하나도 모든 문서 확인이 가능합니다.


6. 구글 지도 : 친구들과 좋아하는 맛집을 지도에 표시해 보세요. 홍대나 강남에 갈때도 쉽게 맛집 찾을 수 있습니다. 타임라인을 이용하면 3년전에 내가 어디에 있었는지도 확인할 수 있습니다. 좀 무서운 기능이죠~ ^^


7. 행아웃 : 파트너와 협의 할 내용은 구글 행아웃으로 얼굴도 보고 문서도 함께 보면서 회의하면 왔다갔다 할 필요 없이 금방 끝납니다.


8. 구글 사이트 : 친구나 가족과 공유할 내용은 사이트로 공유하세요. 공유도 쉽고 스마트폰에서 확인도 쉽습니다.


9. 구글 문서 : 출력을 하지 않을 문서면 워드 프로세스로 작성하는 것보다 오히려 구글 문서로 작성하는게 공유 및 협업에 장점이 많습니다. 친구들과 함께 떠나는 여행일정은 구글 문서로 만들어서 공유하고 협업해서 만들면 금방 만들고 여행가서도 확인이 빠릅니다. 회사에서 회의록 작성할 때도  좋습니다.

이정도 사용하시면 스마트폰 하나면 모든 개인정보를 관리할 수 있습니다.  개인적으로 구글 서비스를 이용하는 이유 1. Android 폰에 최적화 2. 서비스의 영속성 3. 심플한 UI  4. 강력한 검색기능 5. 개인~기업까지 사용할 수 있는 기능 6. 강력한 인증 정도라고 소개를 하겠습니다. 기회가 되면 다른 클라우드 서비스 장점에 대해서도 이야기 하겠습니다.

자 그럼 개인이 사용하는게 좋은 건 알겠는데 G-Suite을 기업에서 사용하면 어떤 점이 좋은지 알아보겠습니다

1.  무제한 용량 : 스토리지는 비싸면서도 다루기 어려운 존재입니다. 데이타 성격도 중요하지만 데이타 량도 크기때문에 한번 이용하면 바꾸기도 쉽지 않습니다. 증설이나 백업 모두 어렵고 관리해야 할 항목도 많습니다. 이럴때는 클라우드 스토리지 사용도 고려해볼만 합니다.


2. 권한관리 : 개인 및 그룹에 대한 권한을 세부적으로 관리할 수 있습니다. G-Suite은 로그인 한 PC에 궈난을 주는 방식이 아닌 파일단위로 권한을 주는 컨셉이기 때문에 미세하게 권한관리를 할 수 있습니다.


3. 플랫폼 : 제공하는 기능이 플랫폼형태로 제공되기 때문에 다른 기능들을 함께 사용할 수 있고, API 연동도 가능하며 서비스가 변경되더라도 큰 정책은 변하지 않습니다. 기능위주로 구현된 클라우드 서비스는 변경시 많은 제약이 따릅니다. 마치 회사 시스템 변경작업이라고 생각하면 됩니다.


4. 아카이브 : 기업에서 메일이나 데이타 아카이브를 하기 위해서는 큰 비용이 들고 5년 이상 사용하기 위해서는 많은 도전이 따릅니다. 많은 사용자의 많은 이메일을 오랫동안 관리하고 필요할 때 원하는 메일을 찾는 것은 말처럼 쉽지 않습니다.


5. Audit : 고객을 만나면 가장 많이 질문을 받는 내용은 유출 문제입니다. 폐쇄된 환경이 아닌 누구나 접속가능한 공간이기 때문에 이런 걱정을 한다고 생각하고 구글을 포함한 클라우드 회사에서도 이점을 가장 중요하게 생각하는 부분입니다. 그러기 때문에 유출 및 관리를 위해서 audit 기능이 강력해서 어떤 사람이 어떤 자료를 어떻게 이용했는지 정보를 제공합니다. 조만간 AI가 유출의 패턴을 학습해서 탐지하지 않을까 생각이 됩니다.


6. 이메일 트랙킹 : 이메일을 쓰지 않고 비지니스는 할 수 없습니다. 이메일 담당자가 가장 곤혹스러워 하는 부분은 이메일이 어디갔는지 찾아내라고 전산 담당자에게 요청하는 것이겠죠. 구글의 고도화된 메일기능은 추적관리가 가능합니다.


7. MDM : 스마트폰 사용이 많아지면서 스마트폰의 관리 요청이 많지만 완벽하게 통제할 수 있는 MDM 솔루션은 많지 않고 위험이 많습니다. 구글은 Android 제조사로 상용제품에 떨어지지 않는 MDM 기능을 제공합니다.


8. 검색기능 : 다른 서비스가 따라가지 못하는 기능입니다. 데이타가 많아도 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 구글의 모든 서비에서 말이죠.


9. DLP : 탐지 조건에 맞는 이메일은 유출통제를 할 수가 있습니다. 주민번호나 카드번호 기ㅌ 규칙을 가지고 있는 정보는 가능합니다. e-Discovery 기능과 함께 사용하면 모든 유출내용에 대한 증거를 확보할 수 있습니다.


10. 웹스토어 : 구글 크롬브라우져 기반의 다양한 3rd party 앱들을 제공합니다. 이런 기능 있으면 좋겠다 하는 앱들은 모두 있습니다.  단점은 한글화가 많이 안되어 있고, 우리가 사용하는 프로세스와 약간은 다릅니다. 특히, 게시판과 결재시스템입니다. https://chrome.google.com/webstore/ 에서 회사에 필요한 기능이 있는지 한번 찾아보세요. 틀림없이 찾을 수 있을겁니다. 그것도 무료나 약간의 비용만 지불하면 가능하겠죠.

파일서버를 위한 G-Suite 기능에 대한 세부내용은 다음 시간에 살펴보겠습니다. 깜짝 놀랄만한 기능이 많습니다. 기대해 주세요.