- Audit*
회사의 데이타나 자료가 어떻게 활용되는지 또는 사용되는지 감시하는 것은 자료관리의 가장 중요한 부분입니다. 클라우드에 보관하더라도 감시만 잘 된다면 오히려 회사 저장소에 있는 문서보다 보안 유지가 잘 될 수 있습니다.
감시하는 항목에는해당 도메인의 사용자의 조회, 생성, 미리보기, 출력, 수정, 삭제, 다운로드, 공유의 작업내역입니다. 구글 문서와 외부에서 작성된 문서(PDF, DOC, PPT, HWP 등) 모든 컨텐츠에 해당이 됩니다.
검색시 제공하는 필터로는 Event name, Item name, Item id, Team Drive Id, User name, Owner, Data and time range 로 조합을 하면 어떠한 것도 찾을 수 있을 정도로 강력합니다. 그리고 중요하거나 민감한 문서에 대해서는 관리자 이메일로 즉시 알람을 받을 수 있습니다. 관련 필터를 생성하고 이메일 alerts을 설정해두면 해당 필터에 해당되면 확인이 가능한거죠. 예를 들어서 문서 다운로드나 특정문서 조회를 설정하거나, 요주의 인물에 대한 action을 확인할 수도 있을 겁니다.
향후에는 구글의 AI가 인식을 해서 특정 의도를 파악하지 않을까도 싶습니다. 유출의 정황이 있으면 바로 계정을 차단시켜 버리고, MDM으로 모바일 폰의 데이타도 삭제를 시켜버리는 거죠.
검색결과에 대해서는 csv 파일로 다운받을 수 있어 추가적인 데이타 분석이 가능하고 약간의 작업을 하면 기간별로 어떤 문서들이 많이 조회되었는지도 확인할 수가 있습니다. 만약에 이런 기능이 웹스토어에 있을지도 모르겠습니다. 비슷한 고민이 있는 사람들이 있으면 말이죠.
2. 계정별 사용량
직원별로 사용량에 대한 통계를 추출해서 업무량을 파악하는 방법입니다. 계정별로 이메일량, 공개파일, 공유파일 등의 양을 파악할 수 있고, 업무 조정시에 참고할 수 있을 듯합니다. 말로는 일이 많다고 하는데 정말 일을 많이 하는 건지 아니면 많은 척 하는 건지 파악하기 쉽습니다.
3. 파일 외부 공개 내역
사용자가 많을 경우에는 내부에서만 공유해야 하는 파일인데 외부로 오픈되어 있는 경우나 저작권이나 불필요한 공유를 찾아내는 것이 중요합니다.
4. ediscovery
구글의 Vault는 그 어떤 상용으로 판매하는 제품보다 우수하고 강력합니다. 문서 및 이메일 모두 검색할 수 있으며 구글이 제공하는 포맷들의 내용도 검색할 수 있습니다. 한 회사에서 문서내의 특정 표현을 모두 파악하고 싶다고 했을때 가능할까요? 하지만 중요한 시점에서는 이런 작업을 해야할지도 모릅니다.
회사 내부에 저장되어 있는 문서들의 정보를 빠르게 검색할때는 ediscovery 기능을 사용해서 확인할 수 있습니다. 단, 검색은 가능하지만 내용확인은 임의로 할 수는 없습니다.
전반적으로 구글의 문서 관리기능은 다양한 항목에 대해서 기본적인 정보를 충실하게 제공하고 있습니다. 만약에 회사에서 ECM이나 문서관리시스템을 운영한다면 필요한 데이타는 모두 개발항목으로 추가의 커스터마이징이 필요할 겁니다. 하지만, 구글앱스에서는 많은 종류의 데이타를 제공해주고, 이 데이타의 사용은 전적으로 고객에게 맡기기 때문에 별도의 작업 없이도 다양한 분석이 가능합니다.
개인적으로는 추가적으로 어떤 검색어를 많이 검색했는지 통계등도 제공해주면 조직내 컨텐츠 관리에 도움이 될 거 같습니다. 예를 들어서 지금 시즌에는 연말정산 이라는 단어가 많이 검색될 것으로 생각이 되고, 회사 차원에서 이런 사용자 니즈만 파악하더라도 필요한 컨텐츠를 모아서 제공해준다면 조직 전체의 시간을 많이 절약할 수 있으리라 생각합니다. 공유는 Team Drive나 구글의 사이트를 이용해서 쉽게 등록하면 되겠죠.
Adroid를 구글이 만들기 때문에 MDM에 대해서는 다음에 한번 정리해서 알려드리겠습니다.
* 사용하는 요금제에 따라서 제공 안하는 경우도 있음
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