구글앱스(G Suite) Enterprise 기능

구글앱스(G Suite)을 이메일 정도로만 생각하면 오산입니다. 구글앱스의 Enterprise 기능은 이미 설치형 솔루션보다 성능이나 가격면에서 뛰어납니다. 이번에 추가된 File Stream을 이용하면 Cloud Enterprise Contents Management(CECM) 을 구현할 수 있습니다.

미래강연q - 세상을 바꾸는 위대한 질문을 하라

집단의 성과의 지표 집단적 지능의 중요한 요인과 IT 적용방안

사이언스지 연구사례중에서

집단의 성과를 높여줄 거라고 기대하는 결속력이나 동기부여, 만족감과 같은 요소는 통계적으로 분석해보면 중요하지 않은 결과를 나타냅니다. 그럼 가장 중요한 요인은 무엇일까요? 책에서는 다음과 다음을 제시합니다.

1. 대화 과정에서 발언기회의 형평성
몇사람이 대화를 독점하는 집단보다 자유롭게 발언기회를 얻는 집단이 높게 나타납니다.
2. 상호 간의 사회적 신호를 읽어 내는 능력
상호간의 느낌이나 감정을 읽어 낼 수 있는 능력이 우수할 수록 높은 성과를 냅니다.

연구자들은 소시오매트릭 배지(sociometric badge)를 이용하여 구성원들의 행동패턴을 조사하고 저장된 빅데이타를 바탕으로 높은 성과를 기록한 집단들의 일반적인 특성은 다음과 같다고 밝히고 있습니다.
1. 조직의 풍부한 아이디어 : 몇명이 오랫동안의 노력보다 다수의 사람이 짧은 시간의 기여를 하는 것이 효과적
2. 집중적인 상호 작용 : 좋아요, 맞아요 등으로 서로가 감정적으로 접촉
3. 아이디어의 다양성 : 누구나 참여하고 아이디어 제시할 수 있는 환경

아이디어 흐름의 패턴이 집단의 성과와 관련해서 가장 중요하다고 합니다. 쉽게 이야기 해서 아무리 뛰어난 개인이 있어도 다수의 집단지성이 더 높은 성과를 낼 수 있다고 빅데이타 분석 결과는 제시합니다.. 개별 구성원들이 가지고 있는 지능과 집단이 가지고 있는 지능은 다르고 집단의 문제해결능력은 개인들 간의 관계에서부터 나오고 아이디어 흐름의 패턴은 다른 요인들 모두를 합친 것만큼 중요하다.

과거 원시사회에서는 문제를 해결하기 위해서 원시인들은 밤에 모닥불 주위에 모여서 서로의 신호를 읽으며 동등하게 아이디어를 교환했습니다. 물론 추장이나 권력이 있는 사람이 많은 이야기를 하고 제시하겠지만, 모닥불이라는 환경은 원형으로 누구나 동등하게 이야기를 할 수 있는 환경입니다.

그렇다면 이러한 환경을 IT에 적용해서 생산성을 높힐 수 있는 방법은 무언인가요? 기존의 획일적인 업무방식과 상하 수직적인 조직에서는 이러한 아이디어가 나올 수 있는 평등한 관계를 만들기 어려울 것입니다. 오히려 IT 기기를 이용했을때 누구나 평등하고 동일한 목소리를 가질 수 있고, 조직에 속한 사람들이 용기를 내서 아이디어를 이야기 하겠죠.

구글앱스를 통하면 조직에서 다양한 의견을 쉽게 소통할 수 있고 서로의 의견에 대해서 쉽게 상호작용이 가능합니다. 또한, 가지고 다니는 스마트폰을 이용하여 다양한 아이디어를 바로 생산할 수 있는 장점을 가지고 있습니다.

출처 : 빅데이타와 사회물리학 - 창조적인 사람들은 어떻게 행동하는가? "MIT 미디어램 펜틀런드 교수" 성과를 내는 조직의 비밀

치대 교수가 구글 교육법 저서 낸 까닭은?

박정철 교수 연구진(단국치대)이 구글 클래스룸을 이용한 혁신적 교수법 노하우를 모아 책으로 펴냈다.  
단국치대 측은 박 교수 연구진이 최근 ‘구글 클래스룸 실무 레시피’(프리렉)를 출판했다고 밝혔다. 지난해 7월 펴낸 ‘교실의 미래를 구글하다 구글 클래스룸’(프리렉)에 이어 두 번째 관련 저서다.
현재 국내 유일의 구글 공인 교육 트레이너이며, 구글 에듀케이터 그룹 사우스 코리아 (Google educator group South Korea)의 리더를 맡고 있는 박정철 교수는 구글이 제공하는 200가지 이상의 플랫폼을 십분 활용해 플립 러닝, 가상 현실, 증강 현실, 행아웃 라이브 서저리 등을 수업에 도입, 학생들의 뜨거운 반응을 얻고 있다.
4차 산업혁명에 의해 사회 전 분야가 급진적인 변화를 앞두고 있는 상황에서 치의학 분야 역시 이러한 변화를 피할 수 없으며, 시대의 요구에 맞는 인재 양성을 위해서는 치의학 교육 역시 변해야한다는 지적의 목소리가 높아지고 있다. 
특히 최근 치과대학 평가 기준에 다양한 교습법을 사용하고 있는지가 중요한 요소로 언급됨에 따라 이 분야에 관심이 쏠리고 있는 실정이다.

#“교육 통한 치의학 분야 해법 찾아”
최근 미국에서는 의과대학의 강의식 수업을 전면 폐지하고 플립 러닝과 같은 액티브 러닝, 프로젝트 베이스드 러닝(project based learning) 등의 형식이 전격적으로 도입되고 있으며,  특히 하버드 의과대학과 같은 경우 모든 학년의 수업을 문제 중심 학습(problem based learning, PBL)으로 진행하고 있어 국내에도 조만간 이런 변화가 닥칠 것으로 전문가들은 예상하고 있다. 
최근 ‘치주 레시피’(예낭 I&C)를 출판한 뒤 이를 기반으로 해 국내 최초로 플립 러닝 연수회를 선보이는 등 다양한 교육 혁신을 선도하고 있는 박정철 교수는 “교육을 통해 치의학의 많은 분야에서 해법을 찾을 수 있을 것”이라고 강조했다. 
특히 박 교수는 “최근 스마트 교육에 대한 치과대학들의 관심이 많아지면서 전국 치과대학은 물론이고 의과대학들과 카이스트와 같은 특수 대학에 가서 혁신적 교수법 강의를 하고 있지만 전달에 많은 한계가 있어 이러한 책을 쓰게 됐다”고 밝혔다.
그는 최근에는 치과 영역에서의 교육 혁명은 물론 일반 교육 분야에서의 혁신을 위해서도 다양한 연구 활동을 진행하고 있다. 
특히 매년 구글 캠퍼스에서 ‘구글 에듀 페스티벌’을 개최함으로써 국내의 많은 교육자들에게 최신 지견을 소개하는 동시에 구글 공인 교육자 자격(Google Certified Educator) 취득을 돕는 부트 캠프도 개최해 호응을 얻고 있다. 

구글 앱스를 통한 회의문화 개선방법

예전에 모 대기업에서 회의시 비용을 팀에게 부과해서 회의를 줄이려는 노력을 한 적이 있습니다. 불필요한 회의는 오히려 조직의 생산성을 떨어뜨리고 직원의 사기를 저하시킵니다.

클라우드 시대에서 회의를 모여서 한다는 생각도 바꿔야하겠습니다. 국가간 중요한 FTA 회의도 화상으로 회의하는 시대인데 말이죠.

새로운 협업기능 - 문서 댓글쓰기와 의견 제안하기

문서를 처음부터 끝까지 혼자서 작성하다면 협업이 필요없습니다. 하지만, 요즘같은 초스피드 시대에 혼자서 문서를 작성하면 경쟁에서 뒤쳐지게 되죠. 또한, 다양한 의견이 문서에 포함이 되지 않기 때문에 기업에서 문서를 혼자서 작성하는데에는 한계가 있습니다. 생산적이고 만족스러운 문서작성을 위해서는 협업이 필수적입니다.

하지만, 많은 사람이 하나의 문서를 같이 작성하는 데에는 기술적인 문제점들이 많이 발생을 하죠. 분실, 버젼 충돌, 의견 미일치, 커뮤니케이션... 쉽게 프로젝트 팀을 구성해서 문서를 작성한다고 생각을 하면 이해가 쉬울 거 같습니다. 사람이 많을 수록 커뮤니케이션 관계도 복잡해지고 횟수도 많아져서 생각만큼 문서작성이 빠르게 진행되지 않습니다. 그런 이유로 협업에는 도구가 필요하고 커뮤니케이션 기반하에서 문서를 함께 작성해야 합니다.

구글의 댓글 기능은 이런 어려움을 쉽게 해결할 수 있는 도구 방법입니다. "몇 페이지 몇 째줄"이라고 표현하지 않더라도 해당 글에 표시를 하고 의견을 달면 문서 수정 권한이 있는 누구나 해당 내용을 문서에서 확인 할 수 있습니다. 

이번에 새로 추가된 기능은 협업기능시 직접 수정하지 않고, 제안을 통해서 문서의 문서 수정할 수 있는 권한이 있는 사용자가 수정할 수 있는 기능입니다.  문서 수정 제안을 받은 소유자는 일괄 승인, 거절, 그리고 수정제안없이 보기 등의 기능을 추가하였습니다.

특정 사용자에게 할당하고자 할 경우에는 '+'와 사용자 (클라우드) 아이디를 추가하여 특정인에게 할당할 수 있습니다.

이런 기능을 어디에 사용하면 좋을까요? 가족과 함께 여행갈때 가족과 함께 여행계획서를 만들어도 좋고, 불금을 위한 파티 계획을 친구들과 같이 세워도 좋습니다. 스터디 모임에서 발표시에 의견을 수렴할 때도 좋고, 회사에서 회의록을 작성할 때에도 사용할 수 있습니다. 학교 프로젝트나 회사의 팀 프로젝트는 더할나위없이 좋은 협업기회가 될 것입니다. 문서 생산성 향상의 경험을 직접 해보세요. 퇴근시간이 빨라지고, 굳이 회사에 없더라도 어디서나 협업이 가능해집니다.

새로운 협업기능 - 문서 버젼 등록

구글을 한마디로 뭔지 이야기 하라고 하면 주저없이 협업도구(Collaboration Tool)라고 말합니다.  보다 쉽게 표현하자면 협동이라는 이해하기 쉬운 단어도 있습니다. 지금까지 우리의 학교교육은 협동보다는 경쟁을 중요시 했고 , 이런 환경에서 공부를 한 분이라면 협업이라는 환경이 낮설기만 합니다. 하지만, 가정이나, 회사에서는 내가 아닌 우리를 위해서 협업을 해야 하고 협업을 하면 성과가 올라갑니다. 

구글문서가 아래한글보다는 문서편집 기능이 부족합니다. 아래한글을 오래 사용하시고 잘 사용하시는 분 입장에서는 구글문서에 어떻게 글을 작성하나 싶기도 합니다. 하지만, 스마트폰에서 이용하고 협업을 해서 문서를 같이 만들거나 서로의 의견을 같이 공유해야 한다고 하면 혼자서 작성해야 하는 아래한글보다는 적은 시간으로 원하는 문서를 만들 수 있습니다.  출력하지 않고 노트북이나 스마트폰에서 조회만 할거면 굳이 아래한글로 작성을 해야 할까요?

여럿이서 제안서를 작성할때 버젼관리는 제안서작성보다 더 힘든경우가 있습니다. 사람의 수가 늘어나면 버젼관리만 하는 담당자가 있어야 하죠. 버젼도 v.01, v.02, v1.0 등으로 붙여야 하고 한명이 실수하면 공유폴더의 버젼은 꼬여서 몇시간 작업했던 내용이 없어질 수도 있고, PC파일이 최신본인지 공유폴더가 최신본인지 착각을 하게됩니다. 이번에 구글의 버젼 등록기능은 기존의 수정된 내용을 볼 수 있는 '버젼기록보기'를 좀더 개선했습니다. 아래 그림과 같이 여러명이 작업할 경우에는 하루에도 여러차례 내용이 수정되고 복잡해 집니다.

새로운 기능은 파일>버젼기록>현재 버젼 이름 지정 메뉴에서 버젼이름을 이해하기 쉬운 이름으로 작성할 수 있습니다. 다른 사용자나 나중에 본인도 이해하기 쉬운 버젼명을 보고 작성내용을 확인할 수 있습니다.

이렇게 공유된 문서는 수정 권한이 있다면 다음과 같이 버젼을 확인할 수 있습니다. v1.0, v2.0 보다는 이해하기 쉽습니다.

문서는 현대사회에서 자신의 생각을 다른 사람에게 전달하는 가장 효율적인 메체입니다. 많은 사람의 혼동을 줄이고 함께 문서를 보면서 함께 일을 한다는 것은 정말 매력적인 일입니다. 그것도 모두가 가지고 있는 스마트폰으로 할 수 있다면 더욱도 재미있는 환경이 되겠죠.  오늘 한번 구글문서를 작성하고 자신의 환경에서 이용할 수 있는 협업을 생각하면 좋겠습니다.

Quiz) 문서 초안 작성할때 다음과 같은 버젼닝을 많이 사용합니다.

v0.1, v0.2 v0.3 ... v0.9

그럼 v0.9 다음에 v1.0이 맞는 표현일까요? v0.10 이 맞는 표현일까요? 구글 문서 사용해서 이제는 이런 혼란도 줄어들었지만 예전에는 이걸 가지고도 많이 이야기 했던 기억이 납니다.