회사, 학교에서 사용하는 구글 워크스페이스 교육이 필요한 이유

 

Google Workspace는 협업을 위한 엔터프라이즈 서비스입니다. 서비스 목적이 기업용으로 만들어졌기 때문에 쉬운 UI, UX를 제공하지만 어렵습니다. 거기다가 혼자 사용하는 것이 아니고 팀원, 직원들과 사용하기 위해서는 정해진 방법으로 사용을 해야 합니다.

운전 면허증을 취득하고 출퇴근 운전을 20년 해도 전문적인 카레이싱에는 참여를 할 수 없습니다. 승부를 위한 카레이싱을 단순히 운전을 하는 거 이상으로 많은 기술을 이해하고 테크닉을 연습해야 합니다. 오랜기간 안정적인 환경에서 운전한 경험은 도움이 되지 못합니다.

구글 워크스페이스를 기업에서 협업환경에서 사용한 다는 것은 전문적인 교육을 받고 훈련을 통하여 업무나 학업의 성과가 향상될 수 있습니다. 디지털 시대에서 전문적인 교육없이 혼자서 사용하는 것은 넓은 도로에서 안정적인 속도로 출퇴근 운전하는 것과 유사합니다. 끝없는 경쟁사회, 성과를 올리기 위해서는 높은 속도와 퍼포먼스로 구글 워크스페이스를 사용할 수 있어야 합니다.

구글 워크스페이스 전문 교육 : https://www.cloudservicecody.com/education



[Update] 재택근무시대에 필요한 Google 캘린더 데스크톱 알림 연기(Snooze)

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/03/snooze-google-calendar-desktop.html

▶ Google Workspace 캘린더 매뉴얼 : https://goo.gl/MXe424

▶ Google Workspace 캘린더 업데이트

※ 조코디생각 : 이 기능은 재택근무시 이동이 불필요하기 때문에 기존 5분전, 10분전 알람이 필요가 없고 1분전에도 바로 회의룸에 입장할 수 있기 때문에 Snooze(연기) 기능을 사용

이제 알림 자체에서 직접 Google 캘린더 데스크톱 알림을 연기(Snooze)할 수 있습니다. 파워 사용자 요청으로 인해 회의에 불참하거나 늦게 나타날 가능성이 줄어듭니다. 기본적으로, 요약된 통지는 예약된 미팅 1분 전에 다시 나타납니다. 일정관리 설정에서 이 시간을 변경할 수 있습니다. 또한 회의가 끝날 때까지 원하는 횟수만큼 알림을 5분 동안 추가로 재 "스노우즐"할 수 있습니다.

몇 가지 주의할 점은 다음과 같습니다.

• 바탕 화면의 통지를 보려면 데스크탑 통지를 사용 가능으로 설정하고 탭에서 일정관리를 열어야 함
• Chrome 브라우저에서만 알림을 일시 중지 가능
• 데스크톱 알림이 활성화된 사용자는 몇 주 내에 아래 프로모션을 볼 수 있음

데스크톱 알림을 사용하도록 설정한 경우 이 기능은 기본적으로 켜져 있습니다. 알림을 일시 중지하는 옵션은 제거할 수 없지만 일시 중지 알림의 타이밍은 변경할 수 있습니다.

Availability

• Available to all Google Workspace customers, as well as G Suite Basic and Business customers

https://youtu.be/-VDt2j9Cv4o

[Update] 새로운 권장 DLP 규칙을 통해 중요한 데이터 보호

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/03/recommended-dlp-rules-protect-data.html

▶ Google Workspace 관리자 매뉴얼 : https://goo.gl/zsNdTX

▶ Google Workspace 관리자 업데이트

고객이 보안 제어를 보다 쉽게 구현할 수 있도록 회사에 맞게 맞춤화된 권장 내부정보 유출방지(DLP) 규칙을 제공하기 시작합니다. 이러한 권장 사항은 데이터 보호 통찰력 보고서 및 이미 구현한 규칙을 기반으로 하며, 관리 콘솔에 표시됩니다. 

DLP가 권장하는 각 규칙은 사용자에게 중요한 데이터 공유에 대해 경고하도록 미리 구성된 완전히 실현된 즉시 사용 가능한 규칙입니다. 규칙을 그대로 사용하거나 규칙을 편집하여 조직에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다. 규칙을 활성화하도록 선택한 경우에만 규칙이 적용됩니다. 

회사의 기밀 데이터를 보호하는 것은 매우 중요합니다. DLP 규칙을 사용하면 사용자가 공유할 수 있는 항목을 제어할 수 있으며 중요한 정보가 의도하지 않게 노출되는 것을 방지할 수 있습니다. 데이터 보호 통찰력 보고서는 해결해야 할 우선 순위 영역을 식별하는 데 도움이 되지만 규칙을 만들고 테스트하고 구현하는 데는 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 

조직의 특정 상황에 따라 완전히 실현되고 즉시 사용할 수 있는 규칙을 생성하여 제어 기능을 쉽게 추가하고 조직 내에서 중요한 정보를 보호할 수 있도록 지원하는 것을 목표로 합니다. 

DLP 규칙 성능 차트를 사용하면 규칙 성능을 이해하여 필요한 내용을 조정할 수 있으며, 클릭 한 번으로 가능한 조사 도구에 통합되어 추가 조사가 필요한 위치를 식별할 수 있습니다. 

[그림] 관리 콘솔 > 보안 > 데이터 보호에서 권장 규칙 참조 

데이터 보호 통찰력 보고서를 보려면 DLP 관리자 또는 전자 메일 초대를 받은 관리자여야 합니다. 

데이터 보호 통찰력 보고서를 사용하는 모든 조직에 대해 기본적으로 규칙 제안이 사용 가능하지만 규칙을 활성화하도록 선택하지 않으면 규칙이 시행되지 않습니다. 데이터 보호 통찰력 보고서가 꺼져 있는 경우 권장 규칙을 사용할 수 없습니다. 

Availability 

• Available to Google Workspace Enterprise Standard and Enterprise Plus customers. 
• Not available to Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Education Plus, and Nonprofits, as well as G Suite Basic and Business customers 

[Update] (Admin) 관리되지 않는 사용자 자동화 초대 API(Beta)

 내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/03/automate-unmanaged-users-onboarding-cloud-identity-api.html

▶ Google Workspace 관리자 매뉴얼 : https://goo.gl/zsNdTX

▶ Google Workspace 관리자 업데이트

Cloud Identity API에 User Invitation API를 추가합니다. 이 새 API를 사용하면 관리되지 않는 계정을 식별하고 관리할 수 있습니다. 

관리되지 않는 계정은 조직의 전자 메일 주소를 공유하는 소비자 Google 계정을 가진 사용자입니다. API를 사용하면 이러한 계정을 규모에 맞게 관리하고 초대장을 자동으로 전송하여 계정을 관리 상태로 전송할 수 있습니다. 관리 상태에 있습니다. 

사용자 초대 API는 처음에 공개 베타로 사용할 수 있으며, 이는 사용자가 특정 베타 프로그램에 등록하지 않고도 사용할 수 있습니다. API 사용 방법에 대한 자세한 내용은 설명서를 참조하십시오.

관리되지 않는 계정은 사용자가 도메인과 일치하는 전자 메일 주소를 사용하여 개인 Google 계정에 등록할 때 발생합니다. 이러한 계정은 일반적으로 사용자가 이전에 회사 또는 교육용 전자 메일 주소를 사용하여 개인 Google 계정에 등록했기 때문에 존재합니다. 

그런 다음 조직이 Google Workspace 또는 Cloud Identity에 등록하고 동일한 기본 이메일 주소로 관리 계정을 프로비저닝하려고 하면 충돌을 해결해야 합니다. 

이전에는 관리 콘솔을 통해서만 이러한 기존 계정을 관리할 수 있었습니다. 사용자 초대 API는 이러한 충돌의 해결을 자동화하고 이러한 충돌을 쉽게 관리할 수 있는 다른 옵션을 제공합니다.

▶ Setting up the User Invitation API : https://cloud.google.com/identity/docs/how-to/setup-user-invitations

Availability 

• Available to all Google Workspace customers, G Suite Basic and Business customers, and Cloud Identity customers 

[Update] Google 슬라이드의 향상된 발표자 도구 모음 개선

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/03/improved-presenter-toolbar-in-google-slides.html

▶ Google 프레젠테이션 매뉴얼 : https://goo.gl/27sgTU
▶ Google 프레젠테이션 업데이트

발표자와 발표 시청자에게 더 좋고 덜 방해가 되는 환경을 제공하기 위해 Google 슬라이드의 발표자 도구 모음을 업데이트하고 있습니다. 다음에 대한 옵션이 표시됩니다. 

• 이전 또는 다음 슬라이드 선택
• 선택기에서 슬라이드를 선택
• 스피커 노트 열기, 자동 재생, 캡션 기본 설정 등을 위한 옵션을 여는 3점 오버플로 메뉴. 

또한 콘텐츠의 방해나 산만함을 최소화하기 위해 발표자 표시줄의 트리거 영역 크기를 줄였습니다. 

Availability 

• Available to all Google Workspace customers, as well as G Suite Basic and Business customers 
• Available to users with personal Google Accounts 

https://youtu.be/IeLdOWkBsFM

[Update] 스마트폰에서 Google Meet 회의시 소음 없애기

내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2020/09/filter-out-disruptive-noise-in-google.html

▶ Google Meet 매뉴얼 : https://bit.ly/3eeGAmv
▶ Google Meet 업데이트

이제 Google Meet는 Android 및 iOS에서 백그라운드 소음을 지능적으로 필터링할 수 있습니다. 즉, Meet(만남)은 사용자의 음성을 전달하는 동안 자동으로 모바일 장치의 오디오 입력에서 산만한 소리를 제거합니다.

▶ Google Meet에서 주변 소음 제거 기능(Enterprise version)

Availability

• Available to G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education customers
• Not available to G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, and G Suite for Nonprofits customers
• Not currently available in some countries (currently including South Africa, the UAE, and surrounding locales). See our Help Center for more availability details.

https://youtu.be/KavgnbJJbLA

[Update] Google 캘린더에서 이벤트에 대한 대체 회의실을 자동으로 예약

 내용 : https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/02/let-google-calendar-automatically-book.html

▶ Google Workspace 캘린더 매뉴얼 : https://goo.gl/MXe424

▶ Google Workspace 캘린더 업데이트

회의실 예약시 예약이 거부되면 Google 캘린더에서 이벤트를 자동으로 대체할 유사한 룸을 찾을 수 있습니다.

과거에는 회의실이 일정관리 미팅을 거부했을 때 사용자는 마지막 순간까지 알아차리지 못해 사용자와 참석자가 회의실을 예약하지 못하는 경우가 있었습니다. 이것은 특히 회의실이 일부 날짜에 거부되었을 수 있지만 다른 날짜에 거부되었을 수 있는 정기 회의에서는 일반적입니다.

이 새 기능을 사용하면 비슷한 크기, 같은 건물에 있고 같은 장비를 갖춘 대체 룸을 자동으로 찾아서 예약하려고 하므로 사용자의 시간과 노력이 절약됩니다.

행사 주최자와 참석자는 새로 예약한 객실을 알리는 이메일을 받게 됩니다.

관리자: 이 기능은 기본적으로 켜져 있으며 관리 콘솔 > 건물 및 리소스 > 글로벌 룸 설정으로 이동하고 "자동 룸 교체" 선택을 취소하여 도메인 수준에서 비활성화할 수 있습니다.이 기능이 작동하려면 설정을 사용하도록 설정하고 관리자 콘솔에 구조화된 리소스를 추가해야 합니다. 잘못된 회의실 교체를 방지하기 위해 모든 장비가 올바르게 분류되었는지 확인하십시오.

Availability

• Available to Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, and Education Plus, as well as G Suite Basic, Business, and Nonprofits customers
• Not available to Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, as well as G Suite Basic customers