[Syncplicity] 사진찍어서 회의록 공유하기

요즘에는 회의때 화이트보드에서 작성했던 내용을 수첩에 적지 않고 대부분이 사진을 찍어 관리합니다. 그 사진을 팀원들과 공유해야 한다면 한다면 Syncplicity를 이용하여 간단하게 메일로 공유할 수 있습니다.

우선, Syncplicity Mobile 앱을 실행합니다. 추가에서 사진을 선택하고 사진을 촬영합니다. 그 그다음에는 찍은 사진을 이메일로 Share하기를 선택한 후 팀메일이나 특정인의 이메일을 입력하면 쉽게 보낼 수 있습니다. 물론, 수신자가 다운을 받았는지도 확인할 수가 있습니다.

다음 동영상에서 확인해보세요

[Syncplicity] 송년회 파티 후에 중요 파일을 삭제한다면....

12월 중순에는 술자리가 많아집니다. 그런데 업무는 그대로이고 정신차려서 일해야 되는 집중도는 계속 떨어지죠. 혹시나 급한 업무때문에 술이 취해서 일하다가 파일을 삭제해 버린 경우가 있으신가요? 다음날 숙취에 일어났는데 2016년 계획안이 없어지는 황당한 사태를 Syncplicity는 예방해줍니다. Cloud 저장공간에 버젼별로 삭제한 파일을 별도로 볼 수 있게 해줍니다. 물론 자신의 중요 폴더를 Sync해야겠죠.

[Syncplicity] 스마트폰이나 패드를 이용한 프리젠테이션

Syncplicity Mobile 기능중에 장점은 스마트폰이나 스마트패드를 이용하여 자신의 PC에 있는 자료를 이동중에도 볼수가 있다는 점입니다. 최근에 프리젠테이션 기능은 많은 Mobile App에서 제공하고 있지만, Syncplicity는 본인의 PC에 있는 내용을 별도의 조작없이 바로 조회할 수 있습니다.

출장이나 발표회때 노트북을 가지고 가지 않아도 될 거 같습니다.

[Syncplicity] PDF문서에 고객 사인 받기

Syncplicity의 Mobile App은 서명기능이 있습니다. 예를 들어서 고객에게 계약서 서명을 못 받았다거나, 아니면 외부에 있는 사장님한테 급하게 서명 받아야 할때 사용하면 좋겠네요. 물론 사장님도 Syncplicity Moible App을 사용하고 계셔야겠죠. 짧은 동영상으로 확인해보세요

[Syncplicity] 이메일로 파일 잘못보내기 방지하기

살아오면서 누구나 한번 이상은 엉뚱한 사람에게 중요한 문서를 첨부해서 잘못 보낸 경험이 있을 것입니다. 등에서 땀이 줄줄 흐르고 앞으로 일어날 일에 대해서 밤잠을 못 잘 수도 있습니다. 만약에 그 문서가 회사 중요정보일수도 있고, 거래처 정보일수도 있습니다. 어떤 경우에는 회사 전체의 월급 명세서파일을 실수로 보낼 수도 있을 겁니다. 이런 사소한 행동때문에 중요 고객을 뺐길 수도 있고, 회사 전체가 곤란에 빠질 수도 있습니다.

이런 실수를 방지하기 위해서는 수신자를 꼼꼼히 확인해야 겠지만, 사람이 하는 일이라 실수를 원천적으로 방지할 수는 없을 겁니다. 최근에는 수신자 자동 완성기능의 부작용으로 메일을 잘못 보내는 경우가 종종 생깁니다.

Syncplicity에서 제공하는 기능중에 파일을 Share(공유) 할수 있는 기능이 있고, Share 할때 패스워드를 입력하는 기능이 있습니다. share한 링크는 메일로 보내고, 비밀번호는 문자나 아니면 전화를 해서 구두로 전달하면 됩니다. 당연히 잘못 보내더라도 링크의 비밀번호를 알지 못하면 그 메일의 첨부파일은 받을 수가 없습니다. 혹시라도 수신자도 잘못쓰고, 그 패스워드도 잘못된 수신자에게 갔을 경우에는 바로 share link를 삭제하면 메일 수신자라 할지라도 파일을 취득할 수 없습니다.

회사 중요부서의 작은 실수 하나가 회사를 위험에 빠뜨릴 수 있기 때문에 프로세스 적으로 외부로 나가는 문서에 대해서는 통제와 관리를 하는 환경이 중요합니다.

다음 동영상은 Syncplicity의 Share 기능을 설명합니다. 뒷부분에서 link 비밀번호를 입력하는 부분이 있으니 참고하세요.

Syncplicity를 이용해서 휴가지에서 파일 확인하기

외국은 크리스마스 휴가가 길죠. 아마 다음주 정도면 모두 휴가를 갈거 같습니다. 그런데 휴가갔는데 급하게 PC의 파일을 찾아야할 일이 생기면 난감합니다. 이럴때 File Sync 기능을 이용하면 네트웍이 되는 어떤 디바이스(PC, 스마트폰, 패드 등)에 상관없이 본인의 파일을 조회할 수가 있습니다. 또한, 파일을 등록하면 사무실에 있는 PC에도 파일이 동기화되어 저장됩니다.

간단한 동영상으로 확인해보세요