[Syncplicity] 이메일로 파일 잘못보내기 방지하기

살아오면서 누구나 한번 이상은 엉뚱한 사람에게 중요한 문서를 첨부해서 잘못 보낸 경험이 있을 것입니다. 등에서 땀이 줄줄 흐르고 앞으로 일어날 일에 대해서 밤잠을 못 잘 수도 있습니다. 만약에 그 문서가 회사 중요정보일수도 있고, 거래처 정보일수도 있습니다. 어떤 경우에는 회사 전체의 월급 명세서파일을 실수로 보낼 수도 있을 겁니다. 이런 사소한 행동때문에 중요 고객을 뺐길 수도 있고, 회사 전체가 곤란에 빠질 수도 있습니다.

이런 실수를 방지하기 위해서는 수신자를 꼼꼼히 확인해야 겠지만, 사람이 하는 일이라 실수를 원천적으로 방지할 수는 없을 겁니다. 최근에는 수신자 자동 완성기능의 부작용으로 메일을 잘못 보내는 경우가 종종 생깁니다.

Syncplicity에서 제공하는 기능중에 파일을 Share(공유) 할수 있는 기능이 있고, Share 할때 패스워드를 입력하는 기능이 있습니다. share한 링크는 메일로 보내고, 비밀번호는 문자나 아니면 전화를 해서 구두로 전달하면 됩니다. 당연히 잘못 보내더라도 링크의 비밀번호를 알지 못하면 그 메일의 첨부파일은 받을 수가 없습니다. 혹시라도 수신자도 잘못쓰고, 그 패스워드도 잘못된 수신자에게 갔을 경우에는 바로 share link를 삭제하면 메일 수신자라 할지라도 파일을 취득할 수 없습니다.

회사 중요부서의 작은 실수 하나가 회사를 위험에 빠뜨릴 수 있기 때문에 프로세스 적으로 외부로 나가는 문서에 대해서는 통제와 관리를 하는 환경이 중요합니다.

다음 동영상은 Syncplicity의 Share 기능을 설명합니다. 뒷부분에서 link 비밀번호를 입력하는 부분이 있으니 참고하세요.