회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 - 8. 전문적인 관리를 위한 3rd party AODocs 이용하기

지난 시간에는 구글의 Enterprise 새 서비스인 Team Drive를 이용하여 파일서버를 구현하는 방법에 대해서 알아봤습니다. 대부분의 기업이나 단체는 Team Drive 정도면 대부분 활용하는데 문제가 없습니다. 구글은 자체적으로 1. 검색기능, 2. 대용량 지원, 3. 스마트폰이용, 4. 엄격한 보안, 5. 체계적인 권한관리, 6. Audit 기능, 7. 최신 트랜드 반영, 8. 다양한 포매시 지원, 9. 안전한 데이타 관리, 10. 버젼관리 등을 제공하기 때문에 기존에 On-Premise 방식의 솔루션에 비해서 우수한 특징을 가지고 있습니다.

[그림] Oracle ECM Suite

구글은 정책상 최소한 기본이 되는 기능에만 집중을 합니다. 그러기 때문에 다른 클라우드 서비스와는 다르게 End User(사용자)의 기능을 커스터마이징하여 맞춤형 서비스나 분야별 서비스를 제공하고 있지 않는 특징이 있습니다. 그러기 때문에 3rd party 서비스들이 구글 드라이브나 구글 지메일 기반하에서 기능중심으로 개발을 하고 하단의 인프라부분은 구글 정책하에서 구글의 서비스를 그대로 사용할 수 있는 장점을 가지는 것이죠.
이런 점에서 구글 팀 드라이브가 사용제품인 ECM, EDMS, CMS에 비해서 부족한 점은 다음과 같습니다.
1. 사용자의 폴더 등록
2. 다양한 권한의 세부폴더 권한
3. 다양한 관리 기능. 속성관리, 워크플로, Views
반대로 이런 특징을 3rd party 제품인 AODocs(https://www.aodocs.com/)는 가지고 있습니다.  AODocs의 구글 드라이브와의 위치를 비교하면 다음과 같습니다.

문서관리의 일부분까지 구글 Team Drive가 제공하고 있고, 그 밖의 기능은 AODocs가 구글 드라이브 기반하에서 응용시스템으로 제공하고 있습니다.

세부적으로 AODocs는 다음과 같은 기능을 가지고 있습니다.

추가적으로 기존의 비정형 레포지토리인 Documentum, Sharepoint, Lotus Notes, Open Text 등의 데이타를 마이그레이션 할 수 있는 기능도 제공하고 있기 때문에 회사에서 구축형으로 사용하던 경우에도 비용이나 활용성 측면에서 고려해 볼 수 있습니다. 

특히, 보안문서 등의 경우에는 Secure Folder 기능을 제공해서 안전하게 관리할 수 있는 특징이 있습니다. 구글 Audit 기능이외에도 AODocs에서 Audit 기능을 별도로 세부적인 뷰를 제공하고 있습니다. 

구글 G-Suite 이외의 별도의 비용이 발생하나 고가의 Documentum이나 sharepoint 등의 라이선스값에 비하면 저렴하고 국내 제품에 비교하더라고 서버보안, 스마트폰 보안에서 좋고 활용성이 높습니다.

단, 도입하기 어려운 가장 큰 이유는 경영진을 비롯하여 클라우드에 대한 두려움이고 변화관리만 잘 한다면 타 회사보다 앞선 IT 기술을 제공할 수 있으리라 생각합니다.

여기까지 회사 파일서버를 클라우드에서 만드는 방법에 대해서 살펴보았습니다. 모든 회사가 클라우드를 사용한다고 활용성이나 생산성이 좋아지지 않습니다. 회사 사정과 사용자의 IT 수준을 고려하여 적절한 환경을 제공하는 것이 중요하고, 비용적인 측면이나 클라우드를 도입했을 경우에 생산성 향상도 함께 고려해볼만 합니다. 하지만, 전체적인 트랜드는 클라우드 환경이니 항상 클라우드로 전환할 수 있는 준비는 기술적인 측면이나 변화관리적인 측면에서 필요하리라 생각합니다.

다음에는 이메일 아카이빙에 대해서 클라우드로 구현하는 방법에 대해서 살펴보겠습니다.