AI 활용위한 구글 워크스페이스 도입 절차와 방법

 제공된 자료에 근거하여 회사에서 Google Workspace(구글 워크스페이스, 이전 명칭 G Suite)를 도입하기 위한 방법과 절차를 단계별로 자세히 안내해 드리겠습니다.

Google Workspace의 성공적인 도입을 위해서는 체계적인 변화 관리가 필수적이며, 클라우드 서비스에 맞춰 회사의 업무 프로세스를 조정하는 것이 중요합니다. 변화 관리를 제대로 수행하지 않은 기업은 투자 회수율이 35%에 그치지만, 우수한 변화 관리를 시행한 기업은 143%의 회수율을 보였다는 자료가 있습니다.

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1. Google Workspace 도입을 위한 사전 준비 및 계약

1.1. 서비스 버전 선택 및 계약 방법

Google Workspace는 클라우드 컴퓨팅 생산성 및 협업 서비스 도구입니다. 회사의 특성과 예산, 목적에 따라 적절한 버전을 선택해야 합니다.

• 주요 버전: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise 버전 등이 있으며, 각 버전별로 제공 용량, 기능, 가격에 차이가 있습니다.
• 계약 방법:
  1. Google 사이트에서 직접 계약 (빠른 계약 및 관리가 장점).
  2. 리셀러를 통한 계약 (기술 지원 및 관련 정보 문의 도움 가능). 가격이 동일하므로 리셀러를 통한 가입을 추천합니다.
• 평가판 이용: 간편하게 14일 무료 평가판을 신청하여 테스트할 수 있습니다. 평가판은 가입 후 변경이 가능하며, 업무에 사용할 경우 바로 결제를 진행하는 것이 좋습니다.

1.2. 도메인 확보

Google Workspace에 가입하려면 개인 계정(@gmail.com)이 아닌 도메인 계정(@company.com)을 사용해야 합니다.

• 도메인 구입: 도메인이 없을 경우, 가비아, 후이즈, 카페24 등에서 도메인을 구입하여 등록해야 합니다.
• 도메인 계정의 장점: 유료 워크스페이스 계정을 사용하면 원하는 도메인 사용, 다양한 추가 기능 이용, 협업에 적합한 환경, 추가 스토리지 사용, 관리자의 다양한 통제 기능 (사용자 관리, 문서 소유권, 보안, 유출 등), 구글 지원 서비스, 마이그레이션 지원 등 여러 이점을 얻을 수 있습니다.

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2. Google Workspace 기술적 설정 절차

Google Workspace 가입 및 도메인 확인이 완료된 후, 관리자 콘솔(Admin Console)에서 시스템 설정을 진행해야 합니다.

2.1. 가입 및 초기 계정 등록

1. 가입 및 도메인 입력: Google Workspace 가입 페이지에서 회사 이름과 직원 수를 입력하고, 구입한 도메인 이름을 입력합니다.
2. 관리자 계정 등록: 관리자 계정을 먼저 등록합니다. 이 계정은 일반 사용 용도가 아닌 관리 용도로만 사용하는 것이 안전합니다 (예: admin 계정). 관리자 계정의 비밀번호를 안전하게 관리하는 것이 중요합니다.
3. 도메인 소유권 확인 및 MX 레코드 추가: 도메인 호스트 웹사이트에 로그인하여 도메인 소유권을 확인하고 MX 레코드를 추가하여 회사의 이메일이 Google Gmail로 수신되도록 설정합니다. 리셀러를 통해 가입한 경우 안내를 받을 수 있습니다.

2.2. 도입 후 관리자 설정 (세부 세팅)

도메인 세팅이 끝나고 이메일 수신이 정상적으로 확인되면 다음의 관리자 세팅을 진행합니다.

1. 사용자 등록: 직원별 사용자 계정을 추가합니다.
2. OU(조직 단위) 구성: 조직 구조에 따라 OU를 구성합니다.
3. Groups 세팅: 그룹스를 설정합니다. 그룹스를 이용하면 다수의 사용자에게 한꺼번에 권한을 부여하거나 초대할 수 있습니다.
4. 기타 관련 세팅 및 보안 강화: 보안 관련 관리자 세팅이 필요합니다. 전문 지식 없이 잘못 세팅하면 문제가 발생할 수 있으니 주의해야 합니다.

도입 후 고려해야 할 주요 정책 (고급 단계):

• 이메일 사용 정책: 라우팅, 알리어스, 서브 도메인, DKIM, SPF 등
• 공유 드라이브 사용 정책: 공유 드라이브를 하나가 아닌 목적과 권한에 따라 여러 개로 분류하여 사용하는 것이 좋습니다. 공유 드라이브를 OU에 매핑하여 정책 및 설정을 세부적으로 구성할 수 있습니다.
• 사용자 관리 정책: 입사 및 퇴사 시 계정 관리 (퇴사 시 회사 계정 반납 및 미사용 처리 필요).
• 모바일 기기 관리 정책: 고급 Endpoint 관리 등을 설정하여 강력한 모바일 암호 요구, 앱 관리, 원격 장치 삭제 등을 통해 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다.
• 협업 정책 및 교육 계획 수립.
• Gemini AI 도입: 기업에서 Gemini를 사용하는 경우 AI 변화 관리와 함께 체계적으로 도입해야 합니다.

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3. 체계적인 서비스 도입 및 활용 (변화 관리 및 교육)

Google Workspace 도입 시 가장 많이 하는 실수는 라이선스만 구입하고 바로 사용하는 것입니다. 준비되지 않은 상태에서의 사용은 혼란을 가중시키고 생산성 향상에 어려움을 줄 수 있습니다.

3.1. 단계적 접근 및 변화 관리 타임라인

G Suite 도입 직후 모든 서비스를 한 번에 이용하기보다는 직원들 간 협의된 커뮤니케이션 방법을 만들고 약속하면서 서비스를 점차적으로 확장해 나가는 것을 추천합니다.

Google이 제시하는 변화 관리 시간표는 기본적으로 4개월을 제시하며, 단계별로 교육을 통해 변화 관리를 진행합니다.

1. Plan (계획): 30일. 달력 커넥터 필요 여부 확인, 계획 수립.
2. Core IT (핵심 IT): 30일. 그룹스, 사용자 및 외부 연락처 프로비저닝, 기존 플랫폼에서의 달력 비활성화.
3. Early Adopters (얼리어답터): 30-60일. 얼리어답터만 관리하는 자원(리소스) 프로비저닝, 기존 플랫폼에서 사용자 제거.
4. Global Go Live (전사 적용): 30일. 나머지 리소스 프로비저닝.
5. Post Go Live (사후 관리): Google 앱에서 완전히 관리.

3.2. 업무 방식의 전환

협업의 첫 단계는 함께 사용하는 Drive에 파일을 업로드하고 업무 방식을 클라우드로 전환하는 것입니다.

• 문서 작업: 특별한 목적이 아니라면 Google 문서(Docs, Sheets, Slides 등)를 사용하여 브라우저에서 모든 문서 작업 및 업무를 수행하는 것을 추천합니다. 브라우저가 곧 업무 환경이 되기 때문입니다.
• Drive 활용: Drive File Stream(DFS)을 이용하여 로컬 파일을 클라우드로 자동 동기화하는 방법을 과도기적으로 사용할 수 있으나, 궁극적으로는 Chrome 브라우저에서 사용하는 것이 가장 안전하고 정확합니다.
• 협업 중심 전환: Google Workspace는 메시지(Gmail, Meet/Chat), 콘텐츠(Drive, Docs, Sites), 이벤트(Calendar)를 중심으로 협업을 진행하도록 설계되어 있습니다. 업무 특성이나 상황에 따라 협업 방법을 다르게 진행해야 합니다.

3.3. 직원 교육 및 역량 강화

전 직원의 디지털 역량 차이를 해소하고 원하는 서비스와 프로세스를 도입하기 위해서는 지속적인 교육과 변화 관리 지원이 필요합니다.

• 교육 목표 (Udemy 과정 기준):
  • 초급: Google Workspace의 기본적인 개념과 사용법 이해.
  • 중급: 협업과 스마트워크를 수행하는 디지털 리더로서의 활용.
  • 고급: 디지털 전환을 위한 관리자, 기획자, 개척자 양성 (관리자 도입/배포 절차, 정책 수립, 마이그레이션 준비 등 포함).
• 제공되는 교육 프로그램 예시:
  • 월간 신입사원 교육: Google Meet를 이용한 원격 수업 (온라인 6H, 콘텐츠 10H, 시험 2H, 2주 과정).
  • Google Workspace 온라인 과정: 스마트워크 교육 (콘텐츠 학습, 퀴즈, 실습, 원격 교육 포함 3주 과정).
  • Udemy Google Workspace 교육과정: 초급 과정은 Google 서비스 소개, 기본 개념, 회사 도입 방법 등을 다룹니다.

3.4. 도입 후 시스템 세팅 고려 사항 (관리자)

도입 후에는 아래와 같은 관리자 기능을 통해 시스템을 체계적으로 관리할 수 있습니다.

관리 기능 영역	주요 활동
디렉토리/사용자 관리	사용자 추가/수정, OU 관리, 그룹 관리.
기기 관리	휴대기기(Android, iOS) 및 Chrome 기기 관리, 보안 설정, 모바일 동기화, 엔드포인트 확인 설정.
앱 관리	Google Workspace 핵심 서비스 및 추가 Google 서비스 사용/사용 중지 관리, Google Workspace Marketplace 앱 (타사/내부 앱) 설치 허용 여부 제어.
보안 및 제어	중앙집중식 보안 및 설정 관리, 2단계 인증 설정, 보안 센터 활용.
업데이트 관리	새로운 기능 출시 시기 결정 (빠른 출시 트랙 또는 계획 출시 트랙 선택).
협업 환경 구성	캘린더 리소스(회의실 등) 할당, 공유 드라이브를 OU에 매핑하여 세부적인 공유 정책 및 데이터 영역 제어.