신입사원으로서 Google Drive를 처음 사용하는 분들을 위해, 핵심적인 사용 방법, 주의해야 할 사항, 그리고 효과적인 업무 활용 방법을 안내해 드리겠습니다.
Google Drive는 파일을 안전하게 저장하는 기능 외에도, 특정 사용자나 그룹과 콘텐츠를 공유하여 협업할 수 있는 방법을 제공하는 클라우드 서비스입니다.
I. Google Drive 주요 사용 방법 및 기능
1. 파일 업로드 및 생성
Google Drive를 사용하면 웹, 컴퓨터, 태블릿 또는 휴대기기 어디서든 파일, 폴더, 그리고 Google 문서 도구(문서, 스프레드시트, 프레젠테이션)를 저장하고 액세스할 수 있습니다.
- 웹으로 파일 업로드: Drive에서 새 폴더를 생성하거나 파일/폴더를 선택하여 업로드할 수 있으며, PC에 저장된 파일을 원하는 폴더에 끌어다 놓는 방식으로도 업로드할 수 있습니다.
- 데스크톱 동기화: 데스크톱 드라이브를 설치하면 PC의 파일과 Google Drive를 동기화하여 인터넷 연결 없이도 파일을 사용할 수 있습니다.
- 새 문서 생성: 드라이브에서 폴더 생성이나 파일 업로드 외에도 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등 다양한 종류의 Google 문서를 만들 수 있습니다.
2. 효율적인 파일 관리 기능
- 중요 문서함 (Starred): 자주 사용하는 문서나 폴더는 별표 표시하여 '중요 문서함'을 통해 빠르게 액세스할 수 있으며, 이로 인해 탐색 시간을 단축할 수 있습니다.
- 작업공간 (Workspaces): '내 드라이브'나 '공유 드라이브'에 있는 콘텐츠들을 가상의 공간에 모아 업무 편의성을 높일 수 있습니다. 새로운 프로젝트를 시작할 때 파일들을 복사하는 대신 기존 파일의 링크로 구성하면 원본 파일 복사 없이 쉽게 이용할 수 있어 정보 관리가 용이합니다. Google Drive는 사용 패턴을 파악하여 추천 작업공간을 제안해주기도 합니다.
- 파일 이동: 이동하려는 파일을 선택한 후 폴더 이동 아이콘을 클릭하여 원하는 폴더로 이동시킬 수 있습니다. 이때 하위 폴더를 생성한 후 이동하는 것도 가능합니다.
- 버전 관리: Google 문서 도구로 작성하지 않은 일반 문서(예: .docx 파일)의 이전 버전을 30일 동안 유지하여 관리할 수 있습니다.
3. 강력한 검색 기능
Google Drive의 검색창을 이용하면 세부적인 필터를 사용하여 원하는 콘텐츠를 신속하게 찾을 수 있습니다.
| 구분 | 설명 | [출처] |
|---|---|---|
| 유형 | 이미지, PDF, 구글 문서, 폴더 등 콘텐츠 종류 지정 | |
| 소유자 | 모든 사용자, 내가 소유한/소유하지 않은 항목, 특정 사용자 지정 | |
| 위치 | 내 드라이브, 공유 드라이브, 휴지통, 중요 문서함 등 폴더 지정 | |
| 항목 이름 | 파일 이름에서 일치하는 키워드를 검색 | |
| 다음 단어 포함 | 파일 본문 내용에 검색된 단어를 포함하여 검색 | |
| 후속 작업 | 나에게 할당된 댓글이나 제안 사항이 있는지 여부로 검색 |
II. Google Drive 사용 시 주의사항 (신입사원을 위한 중요 체크리스트)
1. 공유 권한 및 소유권 관리
Google Drive의 핵심 기능인 공유를 사용할 때는 권한 설정에 특히 주의해야 합니다.
- 권한 부여: 파일이나 폴더를 특정 사용자나 그룹에 공유할 때, 편집자 권한, 댓글 작성자 권한, 조회 권한 중에서 필요한 권한을 정확히 부여해야 합니다. 부여된 권한은 나중에 수정하거나 삭제할 수 있습니다.
- 문서 소유권: 회사에서 작성하는 문서는 개인의 것이 아니라 회사 것입니다. 담당자는 콘텐츠를 생성할 때 회사 콘텐츠 계정에 권한을 이전하거나, 처음부터 회사 계정에서 생성하고 담당자에게 권한을 부여하는 방식을 고민하여, 담당자가 바뀌어도 소유권 관리가 체계적으로 이루어지도록 해야 합니다.
- 만료일자 추가: 특정 사용자에게 공유할 때 공유 기한을 지정할 수 있으며, 지정된 날짜가 지나면 자동으로 권한이 해제됩니다 (도메인 사용자만 가능).
- 다운로드/인쇄 제한: 파일을 공유할 때, 뷰어 및 댓글 작성자가 허가 없이 다운로드, 인쇄, 복사를 하지 못하도록 제한할 수도 있습니다.
2. Gmail에서 파일 첨부 시 유의점
Gmail로 파일을 공유할 때 **'첨부'**와 **'링크 첨부(Drive 콘텐츠)'**의 차이점을 명확히 이해해야 합니다.
| 구분 | 설명 | 주의사항 | [출처] |
|---|---|---|---|
| 문서 첨부 | 실제 파일이 메일에 첨부되어 전송됩니다. | 다른 사람에게 전달하더라도 조회가 가능합니다. | |
| 링크 첨부 | 드라이브 콘텐츠의 링크와 권한만 전달받습니다. | 원본 문서 소유자가 부여한 권한에 따라 다른 계정(특히 개인 계정)에서는 문서가 열리지 않을 수 있습니다. |
III. Google Drive 활용 및 협업 방법
Google Drive는 클라우드 기반의 협업 환경에서 매우 중요한 역할을 합니다. 신입사원은 클라우드 서비스에 적합한 새로운 업무 방식을 숙지하는 것이 중요합니다.
1. 효과적인 협업 문화 정립
- 명확한 목표와 기대치: 협업을 요청할 때에는 정확한 요구사항과 **기대치(결과 수준)**를 상대방에게 명확히 알려주는 것이 중요합니다. 모호한 표현(“잘 해줘~”)은 피하고, 구체적인 업무 내용을 문서로 작성해야 합니다.
- 수평적인 관계: 협업은 상하 관계가 아닌, 각자가 맡은 업무를 수평적으로 함께 진행하는 관계입니다. 수직적인 지시에 의한 업무는 협업이 아닙니다.
- 동일 도구 사용: 효율적인 협업을 위해 팀이나 회사 내에서 같은 도구를 사용하도록 프로토콜을 조율해야 합니다. 여러 포맷(예: 아래아한글, 워드, Google 문서)을 혼용하면 변환에 시간을 소모하고 정보가 누락될 수 있습니다.
2. 협업을 위한 드라이브 환경 구축
- 공유 드라이브 구성: 회사나 조직에서는 개인 폴더 공유보다 많은 장점을 가진 공유 드라이브를 구축하여 콘텐츠를 공유해야 합니다. 업무 효율을 위해 하나의 드라이브보다는 업무별, 사용자 권한별로 분류하는 것이 좋습니다.
- 예시: 전체 공유용, 팀별 업무 내용, 프로젝트별 진행 내용, 보안 문서함 등.
- 공유 드라이브의 폴더 공유 (유연성 확보): 공유 드라이브 내의 특정 폴더를 외부 파트너나 다른 사람들과 공유할 수 있어 유연성이 높습니다. 다만, 공유 드라이브의 폴더 공유는 관리자만 할 수 있습니다.
3. 문서 협업 기능 활용
Google Drive에서 제공하는 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등의 도구들은 협업을 위한 다양한 기능을 지원합니다.
- 댓글 기능: 문서의 특정 위치를 "콕" 찍어서 의견을 작성하고 소통할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 이메일 양을 줄이고 정확한 소통이 가능합니다. 댓글에서 @을 이용하여 특정 상대방을 지정하고 알림을 보낼 수 있으며, 토론이 종료되면 완료 표시할 수 있습니다.
- 후속 작업 (Follow-up): 협업이 복잡해져 어떤 작업을 해야 할지 헷갈릴 때, Google은 후속 작업 팁을 제공하여 내가 해야 할 작업 리스트를 빠르게 확인하고 업무를 처리할 수 있도록 돕습니다.
- 개체 연결 기능: 스프레드시트의 차트나 데이터를 문서/슬라이드에 연결하여 삽입할 수 있습니다. 원본 데이터가 변경되면 자동으로 자료가 업데이트되므로, 기준 데이터의 정확성을 보장하고 데이터 관리에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
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