하지만, 편리한 이메일에 가장 큰 단점이 있으니 이것은 바로 공개성입니다. 망사업자나 이메일 서비스 제공자, 해커, 국가 등 이메일내용을 볼려고 시도한다면 그리 어렵지 않게 이메일 내용을 확인할 수 있고, 흔적도 남기지 않습니다. 또한, 이메일 구조의 특성상 내용 뿐만 아니고 첨부파일가지 모두 볼 수가 있습니다. 그래서 인터넷 이메일은 누구나 볼 수 있는 엽서와 같습니다.
경쟁이 복잡해지면서 이메일에 첨부된 내용을 메일을 받는 수신자만 볼 수 있게 하는 요구가 생깁니다. 이럴 때 Syncplicity(www.Syncplicity.com) 의 Secure Shared File 기능을 이용하면 가능합니다.
메일을 작성하는 발신자는 수신자에게 보내려는 문서의 권한을 설정합니다. 권한의 종류는 다음과 같습니다.
- Location Access : 접근 가능한 국가 제한
- View: 기본권한, 조회가능
- Edit: 편집 및 다른이름 저장 가능
- Print: 출력 가능
- Copy: 문서의 내용을 복사하여 다른 문서에 붙여넣기 가능
- Watermark: 출력시 워터마크 포함, PDF 경우 모니터로 조회중에도 워터마크 표시됨 (사용자이름, IP 주소, “Protected file”)
- Allow screen capture: 화면 캡쳐 허용
- Allow offline access: 네트워크 연결 없이 오프라인으로 사용가능한 일자
- Allow browser viewing: 클라우드 스토리지 구성시 다운로드 전 웹뷰어로 문서 내용 확인 가능
권한이 부여된 문서의 링크를 메일에 첨부하여 발송하고 메일을 수신한 사용자는 해당 링크의 문서를 권한에 맞게 이용할 수가 있습니다. 보통 이런 방법이 아닌 메일에 첨부하는 방식으로 발송하게 되면 첨부된 문서의 행방은 보장할 수가 없게 되겠죠.
[문서 권한 부여시 수신자 메일]
[첨부된 링크 연결시 모습]
