회사 파일서버를 클라우드에 만들기

1. 각종 서비스 비교 2. 파일 서버 구성시 고려사항 3. 파일서버를 위한 G-Suite의 기능(1/2) 3. 파일서버를 위한 G-Suite의 기능(2/2) 4. 파일 등록하기 5. 파일 관리 정책 6. 구글 드라이브 이용하기 7. 구글 팀 드라이브 이용하기 8. 전문적인 관리를 위한 3rd party AODocs 이용하기

회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 - 8. 전문적인 관리를 위한 3rd party AODocs 이용하기

지난 시간에는 구글의 Enterprise 새 서비스인 Team Drive를 이용하여 파일서버를 구현하는 방법에 대해서 알아봤습니다. 대부분의 기업이나 단체는 Team Drive 정도면 대부분 활용하는데 문제가 없습니다. 구글은 자체적으로 1. 검색기능, 2. 대용량 지원, 3. 스마트폰이용, 4. 엄격한 보안, 5. 체계적인 권한관리, 6. Audit 기능, 7. 최신 트랜드 반영, 8. 다양한 포매시 지원, 9. 안전한 데이타 관리, 10. 버젼관리 등을 제공하기 때문에 기존에 On-Premise 방식의 솔루션에 비해서 우수한 특징을 가지고 있습니다.

[그림] Oracle ECM Suite

구글은 정책상 최소한 기본이 되는 기능에만 집중을 합니다. 그러기 때문에 다른 클라우드 서비스와는 다르게 End User(사용자)의 기능을 커스터마이징하여 맞춤형 서비스나 분야별 서비스를 제공하고 있지 않는 특징이 있습니다. 그러기 때문에 3rd party 서비스들이 구글 드라이브나 구글 지메일 기반하에서 기능중심으로 개발을 하고 하단의 인프라부분은 구글 정책하에서 구글의 서비스를 그대로 사용할 수 있는 장점을 가지는 것이죠.
이런 점에서 구글 팀 드라이브가 사용제품인 ECM, EDMS, CMS에 비해서 부족한 점은 다음과 같습니다.
1. 사용자의 폴더 등록
2. 다양한 권한의 세부폴더 권한
3. 다양한 관리 기능. 속성관리, 워크플로, Views
반대로 이런 특징을 3rd party 제품인 AODocs(https://www.aodocs.com/)는 가지고 있습니다.  AODocs의 구글 드라이브와의 위치를 비교하면 다음과 같습니다.

문서관리의 일부분까지 구글 Team Drive가 제공하고 있고, 그 밖의 기능은 AODocs가 구글 드라이브 기반하에서 응용시스템으로 제공하고 있습니다.

세부적으로 AODocs는 다음과 같은 기능을 가지고 있습니다.

추가적으로 기존의 비정형 레포지토리인 Documentum, Sharepoint, Lotus Notes, Open Text 등의 데이타를 마이그레이션 할 수 있는 기능도 제공하고 있기 때문에 회사에서 구축형으로 사용하던 경우에도 비용이나 활용성 측면에서 고려해 볼 수 있습니다. 

특히, 보안문서 등의 경우에는 Secure Folder 기능을 제공해서 안전하게 관리할 수 있는 특징이 있습니다. 구글 Audit 기능이외에도 AODocs에서 Audit 기능을 별도로 세부적인 뷰를 제공하고 있습니다. 

구글 G-Suite 이외의 별도의 비용이 발생하나 고가의 Documentum이나 sharepoint 등의 라이선스값에 비하면 저렴하고 국내 제품에 비교하더라고 서버보안, 스마트폰 보안에서 좋고 활용성이 높습니다.

단, 도입하기 어려운 가장 큰 이유는 경영진을 비롯하여 클라우드에 대한 두려움이고 변화관리만 잘 한다면 타 회사보다 앞선 IT 기술을 제공할 수 있으리라 생각합니다.

여기까지 회사 파일서버를 클라우드에서 만드는 방법에 대해서 살펴보았습니다. 모든 회사가 클라우드를 사용한다고 활용성이나 생산성이 좋아지지 않습니다. 회사 사정과 사용자의 IT 수준을 고려하여 적절한 환경을 제공하는 것이 중요하고, 비용적인 측면이나 클라우드를 도입했을 경우에 생산성 향상도 함께 고려해볼만 합니다. 하지만, 전체적인 트랜드는 클라우드 환경이니 항상 클라우드로 전환할 수 있는 준비는 기술적인 측면이나 변화관리적인 측면에서 필요하리라 생각합니다.

다음에는 이메일 아카이빙에 대해서 클라우드로 구현하는 방법에 대해서 살펴보겠습니다.

구글 G Suite(구글 앱스) 도입 전략

최근 구글의 G Suite을 분석해보면 기업에서 사용하는 솔루션보다 기능이나 성능면에서도 좋고 클라우드 환경에 최적화 되어 있기 때문에 이제는 "기업에서 사용하지 않을 이유가 없다"라고 생각합니다. 또한, 기업의 고질적인 고민인 보안문제도 해결할 수 있는 최상의 솔루션입니다.

하지만, 이렇게 좋기만 한 G Suite 도입해도 지메일만 사용하는 기업이 많고, 다른 많은 기능을 아쉽게도 업무에 사용하지 못하고 있습니다. 광고 카피문구처럼 '참 좋은데.. 말은 할 수 없고..' 이런 심정입니다. 이유는 가장 간과하기 쉬운 "변화관리"에 대해서 소홀히 했기 때문입니다. 한 사람이 잘 쓰고, 아무리 좋은 서비스가 있다해도 조직 전체에서 사용하지 못하면 클라우드 서비스는 소용이 없습니다. 단계별 도입전략을 세우고 이용하는 전략이 중요합니다.

회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 - 6. 구글 드라이브 이용하기

지난 시간에서는 로컬 파일서버와 클라우드의 차이점에 대해서 살펴보고 클라우드 서비스를 이용했을 때의 장점에 대해서 알아봤습니다. 이번부터는 실제로 클라우드 서비스를 이용하여 구축하는 방법과 구축 방식에 따른 장단점을 살펴보겠습니다.

문서 공유(Share)를 위해서는 Box, drop box, One drive, Syncplicity 등 다양하게 있고, 대부분의 기본 기능은 비슷하기 때문에 자기 손에 익숙하거나 기존에 사용하던 서비스를 사용해도 됩니다. 여기서는 Google Drive를 기준으로 설명하겠습니다.

Google Drive는 개인 계정인 지메일 계정이 있으면 사용할 수 있습니다. 기업용 버젼도 있지만 비교를 위해서 15GB가 제공되는 개인계정을 중심으로 설명하고 다음 회에서는 유료버젼인 Business 버젼으로도 설명하겠습니다. 지메일에 가입한 후에 로그인한 후에 구글 드라이브(drive.google.com) 으로 접속하면 다음과 같이 나타납니다.

크롬브라우져를 이용하면 파일 드래그 기능을 제공하기 때문에 간편하게 PC에 있는 파일을 클릭&드래그 방식으로 등록할 수 있습니다.

1. 우선 팀이나 회사, 단체에서 공유하기 위해서 '공유자료'  폴더를  하나 생성합니다.


2. 공유를 위해서 '공유자료' 폴더 우측마우스로 공유를 선택합니다.
3. 


4. 공유하려는 사용자를 등록합니다.
   


5. 공유하려는 파일을 등록합니다.

이렇게 공유된 파일은 해당 공유자의 구글 드라이브의 공유문서함에서 확인할 수 있습니다.  공유된 폴더를 내 드라이브에서 이용하기 위해서 '내 드라이브에 추가'를 선택하여 내드라이브에서 이용할 수 있습니다.



이렇게 공유된 '공유자료'폴더는 클라우드상에서 권한이 있는 사용자간에 파일을 등록하여 공유하고 구글의 강력한 검색기능을 이용하여 이용할 수 있습니다. 또한, 버젼관리도 자동으로 관리할 수 있습니다.

물론 이 파일은 스마트폰에서도 동일하게 보여지고, 스마트폰의 기능을 이용하여 문서를 조회할 수 있고, 음악이나 동영상파일은 바로 재생이 됩니다.

클라우드에 등록된 파일은 스마트폰이나 PC에서 장소에 관계없이 시간에 상관없이 사용할 수 있고, 관리자가 해당 사용자의 권한을 제거하면 그 순간부터 바로 사용을 할 수가 없는 장점이 있습니다.

하지만, 이렇게 개인버젼을 사용했을 때에는 몇가지 단점이 있습니다. 이 내용은 다음 시간에 살펴보고 해결방법을 찾아보겠습니다.

회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 - 5. 파일 관리 정책

등록할 파일도 수집을 해서 한군데 모았고, 등록방법도 확인을 했으면 이제는 클라우드에 파일을 등록하면 됩니다. 그런데 윈도우즈 파일공유와 다르게 클라우드에는 소유권이라는 개념이 필요합니다. 하나의 파일은 한명만 소유할 수 있고, 공유방법도 특정인에게 지정을 해야 합니다.

일단은 특정 관리인보다는 관리자 권한의 계정, admin, supervisior, ECMAdmin 처럼 계정 이름만으로도 확인할 수 있고, 담당자가 변경되더라도 계정을 상속할 수 있는 계정으로 등록을 합니다. 이렇게 등록이 된 파일은 모두 관리자만 사용할 수 있는 private로 설정이 되고, 필요한 사람, 그룹에 해당 파일/폴더를 공유합니다.

과거 ECM solution 이나 Repository는 권한이 7개 정도로 복잡하지만, 구글앱스에서는 보기, 댓글, 쓰기 정도로 간단합니다. 이거면 가능할까 싶지만 사용해보면 이거 이상의 권한이 필요가 없습니다.



또한 클라우드의 장점은 클라우드 저장공간에 컨텐츠가 있기 때문에 필요한 경우에는 링크를 바로 삭제하거나 변경할 수 있고, 이런 변경정책은 바로 반영이 됩니다. 옵션으로 다운로드나 인쇄, 복사중지도 가능하고 허가되지 않은 사용자가 권한추가되는 것도 방지할 수 있습니다.

클라우드에 파일 저장이 고민이신분은 G-Suite의 기능을 다시 읽어보시기 바랍니다. 클라우드 서비스는 클라우드라는 단점을 극복하기 위하여 Audit 기능이 강합니다. 쉽게 이야기하면 회사 사람들이 뭐하는지 어떻게 공유하는지 모두 알 수 있습니다. On-Premise 방식이었다면 수많은 보안 솔루션을 도입하고 아카이빙, DLP 등을 적용해야 가능하지만 클라우드는 모니터링화면에서 모두 가능합니다. Mobile 사용에 대한 대비로는 MDM 적용도 고려해볼만 합니다.

다음시간에는 실제로 클라우드 서비스를 적용해서 업무를 변경하는 내용에 대해서 이야기 해보겠습니다.

[기사] 클라우드 매니지드 서비스 리더는 어디?…韓 베스핀글로벌 등재

클라우드 매니지드 서비스처럼 클라우드 서비스에도 클라우드 매니지드 서비스(CSMS)가 필요합니다.

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-가트너 매직쿼드런트 ‘퍼블릭 클라우드 인프라 매니지드 서비스 프로바이더(MSP)’ 발표

[디지털데일리 백지영기자] 최근 급성장하고 있는 클라우드 매니지드 서비스 프로바이더(MSP) 부문에서 액센추어, 클라우드리치 등이 두각을 나타내고 있는 것으로 평가됐다. 또 국내 기업 가운데선 베스핀글로벌이 선전하고 있는 것으로 나타났다.

최근 가트너가 발표한 ‘2017 퍼블릭 클라우드 인프라스트럭처 매니지드 서비스 프로바이더’ 부문 매직 쿼드런트에 따르면, 현재 약 20여개의 기업들이 주요 플레이어로 꼽혔다. 매직쿼드런트는 가트너가 ‘실행능력(Ability to execute)’와 ‘비전 완성도(Completeness of vision)’ 두가지 항목으로 해당 분야의 기업을 평가하는 보고서다.

클라우드 MSP는 다양한 퍼블릭 클라우드 환경으로의 이전 및 운영, 관리부터 컨설팅 및 다양한 부가 서비스를 제공해주는 사업이다. 가트너는 오는 2018년까지 전세계 퍼블릭 클라우드 서비스의 약 75% 정도가 MSP를 통해 이전 및 운영될 것으로 예측하고 올해 이 분야를 신설했다.

최근 많은 기업들이 기존 인하우스(레거시) 컴퓨팅 환경에서 퍼블릭 클라우드 서비스로 옮겨가고  있지만 기업 내 클라우드 전문가 부족, 이행 경험 부족 등을 해결하기 위한 MSP의 수요는 점차 늘어날 것으로 예상된다.

이번 보고서에선 액센추어, 랙스페이스를 비롯해 클라우드리치, 데이터파이프, 세컨드워치(2nd Watch)와 같은 기업이 ‘선두기업(Leaders)’에 이름을 올렸다. 특히 국내 기업 가운데선 유일하게 베스핀글로벌이 ‘니치플레이어(Niche Players)’에 선정됐다. 니치플레이어에는 베스핀글로벌 외에도 위프로, 인포시스와. 캡제미니 등과 같은 유명 IT서비스 및 컨설팅 업체가 포함됐다. 새로운 분야이다 보니 낯선 기업명도 눈에 띤다.

베스핀글로벌의 경우 현재 아마존웹서비스(AWS), MS 애저 등의 퍼블릭 클라우드 환경을 관리, 운영할 수 있는 매니지드 서비스 역량을 보유하고 있다. 또 이를 모니터링하고 비용을 계산할 수 있는 포털 형태의 플랫폼(CMP) 보유, 클라우드 아키텍처 설계, 마이그레이션 및 데브옵스 역량 측면에서 높은 점수를 받은 것으로 알려졌다. 특히 국내 기업들의 중국 진출을 도울 수 있도록 현지 운영인력을 통해 서비스를 제공한다는 점도 강점으로 꼽혔다.

이한주 베스핀글로벌 대표는 “시작부터 글로벌 시장을 겨냥했고 우리의 모든 프로세스, 개발, 서비스 레벨은 글로벌 수준에 맞춰져 있다”며 “그 결과, 우리는 빠른 성장과 시장 진입을 이루었고 최근 1년 사이 중국, 한국 등에서 120여개의 엔터프라이즈 고객을 유치했다”고 말했다.

그는 이어 “이번 가트너 매직쿼드런트에서 동아시아 기업으로 유일하게 선정된 것은 아시아의 시장성과 베스핀글로벌의 실력을 인정해 준 것”이라며 “앞으로도 지속적인 서비스 개발 및 퀄리티 개선을 통해 글로벌 최고 수준의 MSP로 자리매김하겠다”고 강조했다.

비정형 엔터프라이즈 시스템의 공통적인 취약점 통합검색 - Google Cloudsearch

엔터프라이즈 시스템 특히 비정형 데이타를 관리하는 시스템의 아킬레스건은 통합검색입니다. 정형데이타는 서버 사이즈를 높히고 CPU나 메모리를 보강하면 상당부분 해결이 되고, 최악의 경우(?) 쿼리문과 인덱스를 조정해서 해결할 수 있으나 비정형데이타(문서, 이메일, 게시판 등)은 뚜렷한 방법이 없습니다. 그래서 문서관리시스템이나 이메일시스템의 3rd party로 도입된 검색엔진 서버는 주기적으로 튜닝을 해야하고 데이타 증가에 따라서 검색속도가 현격히 떨어지는 문제가 발생하게 됩니다.

이것은 검색엔진의 아키텍쳐 문제로 일정량의 데이타까지는 검색이 잘 되지만 한계치 이상이 되면 검색속도가 늦어지게 되고 지속적인 튜닝작업을 해야합니다. 인덱싱 시간도 데이타량에 따라서 상당히 소요가 됩니다.

이번에 구글 G-Suite에서 제공하는 서비스인 클라우드서치는 강력한 검색성능으로 다양한 비정형데이타에 대한 정확하고 빠른 검색을 제공하고 있습니다. cloudsearch.google.com

클라우드 성격상 활용이 보관보다 중요하고, 장소에 상관없이 정보를 검색하는 것이 유리한 기업이라면 도입을 검토해 보는 것이 필요하리라 생각합니다. 구글의 클라우드 서치에는 대용량도 지원하지만 AI 기술이 포함되어 다양한 검색편의 및 빠른 결과를 가져올 수 있습니다.