회사나 학교에서 협업하는 것은 쉽지 않습니다. 우리는 20년동안 옆에 친구와 경쟁만을 강요받았지 함께 숙제를 하거나 과제를 제출하는 훈련을 받은 적이 없습니다. 그러다 보니 회사의 팀장이 되고 교사가 되더라도 협업을 하라고 말은 하지만 "어떻게" 하는지에 대해서는 알려줄 수 없죠. 우리도 협업 경험이 없기 때문입니다.
하지만 구글 문서는 가장 쉽게 협업에 대해서 경험을 할 수 있는 도구입니다.
문서를 공유하고 함께 작성하는 방법은 현실적으로 복잡하죠. 샘플 문서를 만들어서 작성자들에게 이메일로 배포하고 그 문서를 받아서 작성후에 다시 이메일로 발송하고 파일을 열어서 내용을 복사하고, 통합된 문서를 다시 발송하고 그 문서를 다시 수정하고, 수정한 부분을 다시 반영하고, 다시 통합된 문서를 발송하고....
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[디지털 트랜스포메이션] 여러 사람이 문서를 효율적으로 작성하는 방법
문서를 협업하면 내가 생각하지 못한 점을 다른 사람이 발견할 수 있고, 협업의 시너지로 문서를 빠르고 즐겁게(?) 만들 수 있습니다. 하지만, 협업문서가 많아지고 사람이 많아지면 협업하는 문서 관리도 쉽지 않습니다. 당연히 내가 기억해야 하는 부분을 기억하지 못할 수 도 있고, 내가 문서를 수정하더라도 다른 사람이 모를 수 있습니다. 이런 경우에 알림기능을 이용하여 공동작성자에게 메시지를 보낼 수 있습니다.
1. 공동작성자 전체에게 메시지 보내기
문서 공동작성자 전체에게 보내는 방법입니다. 중요내용이 변경되었거나 새로 문서를 작성할 때 전체 공지메시지로 보내면 효과적입니다.
2. 특정 사용자게 알림 보내기
협업시 가장 효과적인 사용자 지정방법입니다. 상사에게서 이런 지적 받을 때 가장 당혹스럽습니다. "문서가 전체적으로 마음에 안들어". Google 문서처럼 꼭 찝어서 이야기 해주면 좋을텐데 말이죠.
3. 이메일에 첨부하기
이메일에 첨부해서 전달할때에는 해당 문서에 수신자 권한이 없으면 자동으로 조회권한이 부여가 됩니다. 문서를 작성후에 관련자에게 전달할 때 사용하면 좋습니다.
4. 행아웃 챗을 이용한 공유
Slack과 같은 대화형 협업도구인 Google chat(
chat.google.com)을 이용하면 더 간단하고 빠르게 전달할 수 있습니다. 문서만 전달하는 목적이라면 지메일 보다는 챗이 효과적입니다.
다른 방법 아시는 분은 알려주세요. ^^
끝.
한국의 신문 문서를 참고하십시오.
