하지만 구글 문서는 가장 쉽게 협업에 대해서 경험을 할 수 있는 도구입니다.
문서를 공유하고 함께 작성하는 방법은 현실적으로 복잡하죠. 샘플 문서를 만들어서 작성자들에게 이메일로 배포하고 그 문서를 받아서 작성후에 다시 이메일로 발송하고 파일을 열어서 내용을 복사하고, 통합된 문서를 다시 발송하고 그 문서를 다시 수정하고, 수정한 부분을 다시 반영하고, 다시 통합된 문서를 발송하고....
▶ [디지털 트랜스포메이션] 여러 사람이 문서를 효율적으로 작성하는 방법
문서를 협업하면 내가 생각하지 못한 점을 다른 사람이 발견할 수 있고, 협업의 시너지로 문서를 빠르고 즐겁게(?) 만들 수 있습니다. 하지만, 협업문서가 많아지고 사람이 많아지면 협업하는 문서 관리도 쉽지 않습니다. 당연히 내가 기억해야 하는 부분을 기억하지 못할 수 도 있고, 내가 문서를 수정하더라도 다른 사람이 모를 수 있습니다. 이런 경우에 알림기능을 이용하여 공동작성자에게 메시지를 보낼 수 있습니다.
1. 공동작성자 전체에게 메시지 보내기
문서 공동작성자 전체에게 보내는 방법입니다. 중요내용이 변경되었거나 새로 문서를 작성할 때 전체 공지메시지로 보내면 효과적입니다.
2. 특정 사용자게 알림 보내기
협업시 가장 효과적인 사용자 지정방법입니다. 상사에게서 이런 지적 받을 때 가장 당혹스럽습니다. "문서가 전체적으로 마음에 안들어". Google 문서처럼 꼭 찝어서 이야기 해주면 좋을텐데 말이죠.
3. 이메일에 첨부하기
이메일에 첨부해서 전달할때에는 해당 문서에 수신자 권한이 없으면 자동으로 조회권한이 부여가 됩니다. 문서를 작성후에 관련자에게 전달할 때 사용하면 좋습니다.
4. 행아웃 챗을 이용한 공유
Slack과 같은 대화형 협업도구인 Google chat(chat.google.com)을 이용하면 더 간단하고 빠르게 전달할 수 있습니다. 문서만 전달하는 목적이라면 지메일 보다는 챗이 효과적입니다.
다른 방법 아시는 분은 알려주세요. ^^
끝.
