업무 생산성 향상을 위한 스마트워크 교육

Google G Suite을 이용한 스마트워크 교육에서는 협업을 경험해보고, 업무에서 불필요한 시간을 확인하여 줄일 수 있는 방법에 대해서 실습을 통하여 업무에 바로 적용할 수 있습니다.

• 시간 : 4~6시간
• 방식 : 사이트 교육
• 대상 : 신입사원, 교직원, 교사/학생, 신규 프로젝트 멤버 등
• 내용 : Google G Suite 계정을 이용하여 PC, 스마트폰에서 구글문서, 캘린더, 행아웃을 이용한 이론 및 프로젝트 실습
• 기대효과
• 1. 실제로 업무에서 협업하는 방법을 경험 2. 자신의 업무 또는 팀 업무에서 불필요하게 낭비되는 부분을 확인하여 개선

• 3. G Suite 도구의 이해와 연습

[Update] 활동 대시보드 통한 추가된 공동 작업에 대한 인사이트 제공

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/collaboration-insights-activity-dash.html

구글문서, 쉬트, 슬라이드에서 새로운 2가지의 기능이 업데이트 되었습니다.

▶ Google 문서 매뉴얼 : https://goo.gl/LmsM5a
▶ Google 프레젠테이션 매뉴얼 : https://goo.gl/27sgTU
▶ Google 스프레드시트 매뉴얼 : https://goo.gl/41sHhC  

공유내역

문서는 나의 생각과 주장하는 내용을 글로 작성하여 다른 사람과 공유하기 위하여 작성합니다.  공유내역을 통하여 작성한 문서가 얼마나 다른사람과 공유가 되었는지 파악할 수 있습니다. 또한, 누구에게 액세스 권한을 부여 받았는지, 어떤 수준의 편집권한이 부여되었는지 확인할 수 있습니다.

댓글 동향(Trend)

댓글(Comment) 동향을 통하여 특정 문서의 댓글들과 댓글 수, 다양한 활동(의견, 제안, 응답)을 확인할 수 있습니다. 그래프는 문서 수명 기간 동안 새로운 주석 스레드, 회신 및 해결되지 않은 주석의 수를 표시합니다. 

이 두가지의 업데이트는 활동 대시보드에서 문서의 활용도에 대해서 확인할 수 있으며 사용자의 요구에 맞는 소비자 중심의 문서 생산 정책에 도움이 됩니다.

[Update] 구글 드라이브 파일 위치열기와 오프라인 사용 설정

내용 https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/drive-offiline-mode.html

▶ Google 드라이브 매뉴얼 : https://goo.gl/eYBX47
▶ Google 드라이브 매뉴얼(CSC-M04) 업데이트

이번에 업데이트된 구글 드라이브 우측 버튼에 디자인 변경과 2가지 기능이 추가되었습니다.  ▶ 구글의 Material Design과 제품 업그레이드

[그림] 구글 드라이브 우측 버튼 메뉴

파일 위치열기

구글 드라이브에 저장되는 파일이나 문서의 디렉토리나 폴더는 속성개념입니다. 가장 중요한 것은 문서의 클라우드 URL입니다. 물리적으로 위치에 저장되는 것이 아닌 속성으로 표시되다보니 기존에는 폴더위치가 그렇게 중요하지 않았습니다. 그러나 저장되는 파일이나 문서가 많아지면 폴더관리가 중요해지게되고 기존에는 위치 찾기가 쉽지 않았습니다. 이번에 업데이트된 파일 위치열기를 이용하면 해당 폴더로 바로 이동할 수 있어 파일 관리가 편리해졌습니다.

오프라인 사용 설정

우리나라에서는 무선 네트웍이 안되는 곳을 찾는 곳이 힘들정도로 통신망이 좋습니다. 그래도 비행기를 타거나 강원도 아침가리계곡에 갈 경우를 대비해서  오프라인에서 사용할 수 있도록 설정하는 기능도 확인해야겠습니다.

사용 세팅은 구글 드라이브에서 우측 상단의 톱니바퀴를 눌러서 세팅합니다.

회사 파일 서버를 클라우드에 만들기 – 1. 각종 서비스 비교

 이야기할 내용은 관리자의 영원한 고민 파일서버입니다. 10년전에 비해서 회사에서 관리하는 파일서버의 용량은 계속 증가를 하고 있고, 팀서버, 프로젝트 서버 등으로 불리우며 종류도 다양해지고 있습니다. 물론 업무 연관성도 높아졌고, 회사의 보안정책과 함께 회사의 파일서버는 회사의 핵심시스템 중에 하나가 되어가고 있으나, 시스템 특성상 실수를 허용하지 않는 백업 및 관리는 전적으로 전산실의 몫이 되곤 합니다.  특히 랜섬웨어 등과 같은 해킹에 대해서는 전산실도 대응하기는 어렵습니다.

파일서버로 관리를 하면 버젼관리나 권한관리가 쉽지 않지만 최근에 가장 큰 문제는 전사적으로 파일 시스템을 관리하기 때문에 같은 네트워크 영역이 아닌 외부에 있는 사용자의 경우에는 이용하기에 제약사항이 많다는 것입니다. 이런 제약으로 일부 부서나 팀, 프로젝트 팀은 어쩔 수 없이 Shadow IT 의 유혹에 빠지게 됩니다. 즉, 회사 모르게 내부 커뮤니케이션이나 협업을 위한 IT 시스템이고, 카톡이나 밴드 또는 드롭박스(Drop Box) 등이 될겁니다.

이런 Shadow IT는 회사의 큰 보안 취약점으로 작용할 수 있습니다. 그러기 때문에 회사는 외부와의 커뮤니케이션이나 협업을 위해서는 허가된 플랫폼이나 서비스를 제공해야 합니다. 최근 조사에 따르면 이런 비공식적인 IT에 대해서 8% 정도만이 회사에서 파악하고 있다고 하니 아무리 보안이 강한 회사라고 해도 회사 모르게 1, 2개 씩의 쉐도우 IT는 사용하고 있다고 해도 무방할 거 같습니다.

그럼 보통 사용하는 윈도우즈 파일시스템과 최근 많이 사용하는 클라우드 서비스를 비교해보도록 하겠습니다. 많이 사용하는 클라우드 서비스는 다음과 같습니다.

윈도우즈 파일 시스템 : 윈도우즈에게 기본적으로 제공하는 공유시스템. 리눅스 포
EFSS(Enterprise File Sync&Share) : 대용량 파일 씽크와 공유를 위한 서비스. 네이버클라우드(구 네이버 N드라이브), Drop-Box, Syncplicity, Box 등
ECM(Enterprise Content Management System) : 다양한 컨텐츠를 권한 및 프로세스(Workflow) 환경에서 관리하기 위한 시스템

윈도우즈 파일 공유기능은 현재 많이 사용하고 있고, ECM은 솔루션별로 많은 비용이 필요한 기간계 업무 시스템이라서 전산팀뿐만 아니라 전사적으로 전략적 결정이 필요한 시스템이라서,  EFSS 중심으로 살펴보겠습니다.

현재 EFSS 제품군에는 다양한 서비스들이 있습니다. → Magic Quadrant for Enterprise File Synchronization and Sharing 우리나라에서 많이 사용하는 Drop-Box, Syncplicity,  구글 드라이브 위주로 살펴보겠습니다.  (네이버클라우드의 경우에는 기업용으로 사용하기에는 특징이 차별화되지 않았고, 보안관점에서 HIPPA 규정을 준수하지 않기때문에 제외합니다.)

우선은 EFSS 기능의 핵심인 Sync기능과 Share 기능을 살펴보겠습니다.

Sync : PC/Smart기기의 파일을 서버와 공유하는 기능. 변경되는 파일의 경우 파일 변경(서비스에 따라 버젼으로 표시). 변경시 자동으로 공유된 디바이스 동기화
Share : 대용량 파일을 타인에게 전달하거나 폴더를 공유하여 전달

서비스마다 기능에 약간의 차이가 있고, 속도차이 및 용량차이가 있습니다.

 (서비스 비교 : http://llit.kr/220873624702) 서비스 정책은 수시로 변할 수 있습니다.

클라우드 서비스는 Open된 SaaS라고 생각한다면 제작한 업체에 따라 서비스 품질은 모두 다릅니다. 물론 회사나 환경에 따라 Enterprise가 좋은 것은 아닙니다. 단순하게 외부 사용자와 공유를 할때 복잡하고 거대한 시스템보다는 간단하고 편리한 시스템이 업무효율이 좋듯이 사용목적 및 기간, 위험도에 따라서 서비스를 선택하면 됩니다.

서울역이라고 불리는 역은 기차역과 지하철역 2개가 있습니다. 지하철역은 간편하고 원하는 곳 근처까지 빠르게 갈 수 있지만 인원수송이외에는 기능이 없고, 오랫기간 동안 사용하기에는 한계가 있습니다. 반면에 기차역 서울역은 오랫동안 사용할 수 있고, 다양한 기차가 다닐 수 있으면 장거리용으로 사용됩니다. 이처럼 용도에 맞게 필요한 서비스를 선택해야 합니다.

회사 파일 서버의 경우에는 현재 사용하는 윈도우즈 시스템에는 한계가 있고 그 한계를 클라우드 서비스를 이용해서 통제하기 위한 내용을 소개하기 위해서 다음시간부터는 구글 G-Suite(구글 앱스)의 드라이브와 구글 드라이브의 새로운 기능인 Team Drive를 이용한 구현방법에 대해서 살펴보겠습니다.

[펌] 2019 Google I/O (연례 개발자 컨퍼런스) 요약

• 출처 : https://ebadak.news/2019/05/08/2019-google-io/?fbclid=IwAR3i_f4uu2B8DqlEi7J1ir7uDtIZuPvGT889cU4-G48krfaW-R6BLU12L6c

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구글의 연례 개발자 컨퍼런스인 I/O가 국내 시각 5월 8일 새벽부터 개최되었습니다. 대장 선다 피차이를 시작으로 약 2시간 이어진 키노트에서는 Helpfulness, Privacy, Security 키워드가 끊임없이 강조되었습니다. 새로운 기술이나 프러덕의 수와 임팩트는 적었고, ‘이렇게까지 해야하나?’ 싶을 정도로 자세하게 개인정보를 컨트롤하는 다양한 방법들에 대해 다루었습니다.

이는 최근의 I/O 행사들과의 분위기와는 꽤나 달라보입니다. ‘AI First’ 또는 ‘모든 서비스의 AI화’라는 슬로건 하에 Google Duplex, Assistant, Home, Photos, Lens, Maps 등에 미친듯이 AI를 붙이고, 더 발전시키고, 매해 더 큰 임팩트를 보여주던 시절에 비해 말이죠.

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“Building a more helpful Google for everyone.”

대신, 구글이 이번 I/O에서 계속 강조한 슬로건입니다. 5번 넘게 보여준 것 같아요. 페이스북의 캠브릿지 애널리티카 사태 이후 그 어느 때보다도 이바닥 대표 주자들에게 책임을 요하는 현 시점에서, 구글은 실로 사용자들에게 헌신하고 사용자를 배려하는 모습을 보여주기로 작정한 것 같습니다. 물론 이는 구글 뿐만 아니라 최근 페이스북의 F8 행사 또는 애플의 Privacy를 강조한 광고를 통해서도 엿볼 수 있는 모습이지만, 개인적으로 이번 I/O는 CSR에 가깝게 느껴졌네요.

뭐, 분위기와 의도는 알지만 다소 아쉽기는 했습니다. 올해 발표했던 내용들의 적지 않은 부분들이 작년 I/O에서 발표된 후 이제야 출시가 된 것들이라든지, 이미 언론을 통해 공개가 되었던 내용들이어서 더 그런 것 같아요. AI 판을 다 정리해버리는 모습이나 스태디아 급의 게임체인저를 기대했었는데 말이죠. (그래도 온디바이스 머신러닝을 여기저기 다 붙이는 것은 꽤 압도적이었습니다.) 아마 GDC, Google Cloud Next에서 이미 대형 발표들을 했었기에 이번 I/O는 조금 더 사회에 기여하는 기조를 택한 것 같기도 하네요. 그나마 올해 I/O 발표 내용 중 흥미로웠던 부분들을 요약합니다.

• Search: 뉴스 검색 결과에 ‘Full Coverage’ 기능이 탑재됩니다. Google News 앱에 탑재되어 있는 기능으로 특정 주제 또는 사건에 대해 다양한 언론사의 기사를 시간의 흐름에 따라 확인해볼 수 있도록 합니다. 검색결과에 팟캐스트도 추가됩니다. 바로 듣기도 가능하고, 저장도 가능해지네요.
• Search x AR, Search x Lens: 여러 이미지 검색 케이스는 새롭지 않았는데, 특정 레스토랑의 메뉴판을 찍었을 때 가장 인기있는 메뉴를 하이라이트하고, 그 가게의 리뷰를 맵에서 땡겨오는 것은 꽤 유용해보였습니다.
• Google Duplex for Web: 작년에 히트쳤던, 사용자 대신 AI가 대신 전화걸어서 예약해주는 기능 Duplex입니다. 듀플렉스가 전화에서 웹 기반 예약으로도 확장합니다. 가령, 사용자 대신 렌터카 예약 사이트의 폼을 채워서 예약을 대신해준다는 것입니다. 폼은 어시스턴트가 알고 있는 정보를 바탕으로 자동으로 채워지고요. 유저 시나리오도 꽤 훌륭해보였는데, 비즈니스 입장에서 추가적으로 들여야하는 공수도 없더군요. 가장 기대에 근접했던, I/O급 서비스입니다.
• Google Assistant: 기능보다는 기술력에 초점을 둔 발표였습니다. Next Generation Assistant로 대부분의 것을 온디바이스에서 해결함과 동시에 처리속도는 10배 가량 향상 시켜버렸습니다. 여러 케이스를 연속해서 시연하는데, 다르긴 다르더군요. 이메일 작성하도록 시킬 때 ‘말하는 본문 내용 받아쓰기’와 ‘명령’을 구분하는 데모는 특히요. 이외에 더욱더 개인화된 퍼포먼스와 운전시 사용이 가능한 어시스턴트 모드가 공개되었습니다.
• Google Home (RIP): 구글 홈 브랜드가 통째로 네스트(Nest)로 통합됩니다. 네스트는 구글이 예전에 인수하였던 IoT/스마트홈 제조업체고, ‘Welcome to the helpful home.’을 슬로건으로 두고 있습니다. 이는 산발적으로 흩어져있는 스마트스피커와 IoT 기기들을 통합해서 더 심리스한 경험을 제공하기 위함이 아닐까 싶습니다. 따라서, Google Home Hub 등의 프러덕이 Nest Hub으로 변경되었는데, 이번에 공개된 10인치 디스플레이가 달린 Nest Hub Max는 가격이 $229…
• Pixel 3a, 3aXL: 저가형 픽셀입니다. 출고가는 $399로 일반 안드로이드 플래그십 모델의 절반 수준인데, 기존 픽셀과 유사한 퍼포먼스를 보여주는 듯합니다. 연보라 색상이 추가되었고, 안타깝지만 베젤은 여전하네요… 3.5mm 이어폰잭 있다는 자랑은 언제까지…
• Google Maps: 작년 I/O에서 발표하였던 AR 내비게이션 기능이 픽셀을 대상으로 출시됩니다.
• Android Q: 10번째 안드로이드이며, 다양한 Privacy & Security 설정이 추가되었습니다. 안드로이드는 현재 25억명의 액티브 유저를 확보하고 있다고 하네요.
• Chrome, Cloud, Play, YouTube, etc: 메인 키노트에선 다루어지지 않았습니다.

정리하고나니 대부분 helpfulness 관련 내용이 위주인데, 아무래도 privacy & security는 자잘한 기능들이 여기저기 다 붙고 임팩트도 크지 않아서 다루지 않았습니다.

사실 아시아권에서 digital wellbeing, privacy, security 등의 컨셉이 서구권에서처럼 중요한지에 대해서는 개인적으로 크게 동의하진 않습니다만, 이바닥의 기조가 워낙 세다보니 영향이 있으려나요.

관련 내용이 궁금하신 분들께서는 Google I/O 2019 공식 풀 영상 또는 TechCrunch의 Google I/O 2019 페이지를 통해 살펴보시길 권합니다.

• 작성 / 편집: 피맥가이

Google Cloud 투자 모멘텀

https://youtu.be/0tvbQQd6fyk

[Update] 캘린더에서 회의실, 시설에 대한 중복 예약 방지

내용 https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/04/avoid-double-booking-rooms-in-calendar.html

▶ Google 캘린더 매뉴얼 : https://goo.gl/MXe424
▶ Google G Suite 캘린더 매뉴얼(CSC-M05) 업데이트

캘린더에서 이밴트 등록시 회의실이나 자동차/프로젝트빔 처럼 예약이 필요한 장비 및 공간에 대한 예약시 사전에 등록이 되어 있다면 추가적인 예약을 방지하여 중복 예약을 방지할 수 있습니다. 회의실이나 공용자동차, 공용 장비 등에 사용할 수 있습니다.

다음과 같이 회사 공용 자동차(Car)에 대하여 예약을 진행합니다.

다른 사용자가 해당 자동차에 대해서 예약을 하려고 하면 동일 일자에 대해서는 예약이 되지 않습니다.

회의실 뿐만 아니고 자동차나 설비 등에 대해서 자원을 등록하고 예약을 하면 예약도 간편하고 장비의 이용도도 쉽게 한눈에 파악할 수 있습니다.

▶ 구글 캘린더를 이용한 회의실 관리방법