소규모 그룹 생산성향상 위한 스마트워크 워크샵

스마트워크 교육을 진행하면서 느끼는 것이 하루 7시간 교육 시간이 충분하지 않다는 것입니다. 클라우드개념, 스마트워크 의미, 협업실습, 클라우드 문서작성, 소통방법, 유용한 협업 도구 학습 등 많은 내용을 배우고 실습하지만 추가적으로 업무에 잘 사용하실까 걱정이 됩니다. 또한, 수업에 참여하신 분들은 스마트워크에 대해서 이해를 하는데 교육을 안 받으신 분들과 협업이 잘 될지도 걱정입니다.

이번에 지인분의 요청으로 소규모 코치팀의 교육 및 세팅을 진행하고 있습니다. 코치팀은 사회적으로 지위와 경력이 많으신 분들로 기존의 경험을 후배들 및 많은 사람과 공유하고 싶어하는 요구가 있습니다. 하지만 코치팀도 현재 업무가 있고 진행하시는 일들이 많아서 많은 시간을 할당할 수는 없습니다. 그래서 G Suite 도구들을 이용하여 효율적으로 업무할 수 있는 방법 및 개념에 대해서 지속적으로 설명해 드리고 필요할 때에는 프로젝트 회의에도 참여합니다. 현재 코치팀에 지원하는 내용은 다음과 같습니다.

• 클라우드 이용의 기초지식 교육
• 스마트워크의 개념 설명
• 구글문서 작성 및 협업방법 설명
• 문서 작성 및 이용방법 가이드
• 캘린더를 이용한 이벤트 관리 및 행아웃 진행
• 문서 공유 및 협업 위한 공유드라이브 제공
• Youtube 채널 만들고 동영상 제작 가이드
• 질의응답 및 자료제공

현재는 코치분들의 경험을 전달할 수 있고 향후 코치활동을 위한 세일즈 디지털 마케팅 코치(가칭) 서적 제작을 위하여 협업을 진행중입니다.

회사에서 높은 직위와 많은 경험이 있는 분들이지만 오히려 IT 기술이 부족하고 좋은 스마트폰을 가지고 있지만 사용을 잘 못하는 공통점이 있습니다. 기초부터 알려드리고 Google Classroom을 이용하여 지속적으로 숙제 및 과제를 전달해서 실습하도록 독려하고 있습니다.

우리는 협업에 대해서 지금까지 학교에서 배워본 적이 없습니다. 언제나 경쟁을 강요했고 친구와 또는 동료와의 협업에는 관심이 없었습니다. 하지만 디지털세상에서는 협업을 해야만 살아남을 수 있습니다. 또한, 클라우드에는 사용하기 좋은 서비스들이 많이 있기 때문에 관심과 연습을 통하면 전문적인 조직이 아니더라도 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.

설문지 알림 애드온이 이제 G Suite Marketplace 이용가능

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/09/forms-notifications-addon-gsm.html

▶ Google Drive apps와 편집툴 애드온(Add-on)들이 Chrome Web Store에서 G Suite Marketplace로 이동

▶ Google G Suite 설문지 매뉴얼 : https://goo.gl/2YstL2
▶ Google G Suite 설문지 매뉴얼(CSC-M10) 업데이트

설문지 알림 애드온(Form Notification add-on)이 이제 G Suite Marketplace에서 이용할 수 있습니다. 새로운 설문지 응답을 받으면 이메일로 알림을 받을 수 있는 기능입니다. 또는 설문을 작성한 사용자에게도 응답을 자동으로 보낼 수 있습니다.

애드온 설치하기

설문지에 알림 설정하기

설문지별로 알림을 설정할 수 있습니다. 설정은 2가지(새로운 설문응답 안내, 응답자에게 메일 보내기)입니다.

동작확인

설문지에 새로운 응답이 기록되면 해당 메일로 알림이 발송됩니다. 단, 발송시간은 실시간은 아닙니다.

 ▶ Quickstart: Add-on for Google Forms

Google Drive apps와 편집툴 애드온(Add-on)들이 Chrome Web Store에서 G Suite Marketplace로 이동

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/08/apps-addons-gsm-migration.html

기존에 Chrome Web Store에서 제공하던 편집줕과 Drive Apps 들이 G Suite Marketplace로 이동합니다.

기존에 설치되어 있는 Add-ons를 계속 사용할 수 있지만, 삭제하면 다시 설치할 수 없습니다. 또한, 기존에 설치되어 있는 Add-on에서 만든  문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 또는 설문지에서 작성한 템플릿은 새롭게 G Suite Marketplace에서 설치하는 사용자는 사용할 수 없습니다.

G Suite Marketplace에 대하여

G Suite Marketplace는 기본 Google Cloud 앱에 다양한 기능을 더하는 광범위한 엔터프라이즈 앱을 제공합니다. Marketplace 앱을 사용하면 다음과 같은 여러 가지 방법으로 G Suite 환경을 개선할 수 있습니다.

• Marketplace CRM 앱은 CRM 정보를 다양한 앱으로 통합할 수 있습니다. 예를 들어 고객 정보가 포함된 이메일 또는 캘린더에 있는 회의 장소를 게재할 수 있습니다.
• 프로젝트 관리 앱은 작업의 자동화에 도움이 됩니다. 예를 들어 Google 설문지를 대화형 워크플로로 전환하거나 Gmail을 통해 작업을 자동 생성할 수 있습니다.
• 관리 도구는 사용자 일괄 프로비저닝, 강화된 비밀번호 보호 정책, 맞춤 보안 보고서 등의 기능을 통해 도메인 관리를 간편하게 합니다.

계정이 있는 누구나 Marketplace를 사용할 수 있습니다. G Suite 관리자는 사용자를 위해 앱을 설치할 수 있고 사용자가 직접 설치할 수 있는 앱을 승인할 수 있습니다. 설치된 앱은 앱 런처 앱를 통해 사용 가능합니다.

개발관점에서의 Google의 G Suite 소개

G Suite은 Google에서 제공하는 유료 협업 도구이다. 과거에는 Google Apps로 App들의 모음이라는 네이밍 대신에 Solution 개념의 G Suite으로 Rename을 했으며, 개인이 사용하는 개인계정인 gmail.com과 다르게 도메인으로 계정(id@company.com)을 발급하고 사용하며 클라우드사에 콘텐츠를 저장, 관리하기 때문에 PC나 Laptop외에 다양한 디바이스에서 쉽게 이용할 수 있는 장점이 있다. 요금제에 따라 다르지만 30GB 이상을 클라우드에서 사용할 수 있고, Google에서 제공하는 자체 저작이 가능한 구글문서는 용량이 무제한이기 때문에 다양한 정보 및 내용을 작성할 수 있다.

G Suite은 Package 개념으로 Basic, Business, Enterprise에 따라 제공되는 용량과 사용할 수 있는 App 서비스가 차별화 된다. 자세한 내용은 다음 사이트에서 확인할 수 있다. https://gsuite.google.co.kr 하지만, 여기에서 언급되는 내용은 개인 버전인 gmail.com에서도 확인이 가능한 내용들이다.


G Suite에서 제공하는 서비스는 Gmail, Calendar, Drive, Hangout, Docs, Keep 등 다양한 제품을 제공하고 있다. G Suite는 아래와 같이 일하는 관점에서 분류하면 업무에 따라 다양한 관점에서 이용할 수 있다.

[그림] G Suite work, Reimagined

출처 : Youtube https://www.youtube.com/watch?v=kkp0aNGlynw

G Suite을 조금더 시스템 관점에서 분류해보면 다음과 같이 포지션닝할 수도 있다.

구분	역할	비고
Gmail	Message Service	사람-->기계, 기계-->기계
Drive	비정형 데이터 Repository	각종 문서, 멀티미디어 파일
Forms	입력폼	설문지
Slide	Information Formal Display	반응형, 협업지원
Calendar	Event 관리 및 알림	스케쥴 관리
SpreadSheet	정형 데이터 Repository	Query 및 저장기능
App Script, App Maker	개발도구 및 환경	Serverless
Admin Console	모니터링 환경	App Engine 호출 건수
Cloud Search	통합 검색 엔진	문서, 이메일, 사람  통합검색
Sites, Blogger	콘텐츠 유통 플랫폼	홈페이지, 반응형 웹
Google+	Social Media	일반사용자는 사용못함

분류표를 보면 회사나 조직에서 필요로 하는 대부분의 시스템을 포함한다는 느낌을 받는다. 회사의 대표적인 Portal 시스템을 G Suite으로만 구성한다면 다음과 같이 간단하게 구성할 수 있다.

뒤에서 설명할 OAuth2.0과 간단한 프로그램 소스만으로도 필요한 개인별 데이타를 가져올 수 있고, 기존 시스템 화면에 쉽게 정보를 보여줄 수 있다. 기존의 구축형으로 구성한다면 각각을 모두 개발해야 하지만 G Suite 플랫폼상에서 구현시에는 필요한 데이타를 가져와서 표시만 하면 가능하다. 또한, 콘텐츠의 종류에 따라서 저장하는 방법을 차별화하고 각각의 서비스를 효율적으로 이용한다면 AI나 대량의 데이터도 쉽게 관리할 있다. 예를 들어,사진은 Photo, 동영상 멀티미디어는 Drive, 일정이나 event는 Calendar 등을 이용하는 방식이다. 콘텐츠를 서비스에 맞게 관리하면 Google에서 제공하는 다양한 부가서비스를 이용할 수 있고, 자체 서비스들이 지속적으로 발전하기 때문에 기능도 계속 업그레이드 할 수 있다. 물론 Cloud에 저장되기 때문에 대용량은 기본으로 지원한다. Google은 AI 기능을 G Suite 서비스에 계속 적용을 하고 있기 때문에 얼굴인식이나 다양한 머신러닝에 의한 검색을 지원한다.

Youtube 공개 범위 설정 세팅방법

https://youtu.be/HRMEo-8u7Q4

Youtube 등록시 공유범위를 꼭 확인하세요

공개 : 누구나 볼 수 있고, 검색 할 수 있음

미등록 : 링크가 있는 사람만 조회 가능, 검색 안됨

비공개 : 나만 확인할 수 있음. 검색 안됨

예약 : 특정 시간에 공개로 변경됨

기능	미등록	비공개	공개
URL 공유 가능	예	아니요	예
채널 섹션에 추가 가능	예	아니요	예
검색, 관련 동영상, 맞춤 동영상에 표시	아니요	아니요	예
채널에 게시	아니요	아니요	예
구독자 피드에 표시	아니요	아니요	예
댓글 작성 가능	예	아니요	예

[Update] Gmail 스마트 편지쓰기와 스펠링, 문법 수정기능

출처 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2019/08/improved-as-you-type-spelling-and-grammar.html

Gmail에 다양한 AI 기능이 추가되면서 문법 및 자동 완성기능들이 제공됩니다.

스마트 작성기능(Smart Compose) 

• 세팅 :   설정  > 기본 설정 > 스마트 편지쓰기

• 적용 : tab 키 

문법, 스펠링 체크

현재 실시간 스펠링 체크(as-you-type autocorrection)는 일반계정의 영문만 제공, 문법 체크는 G Suite만 제공합니다.

Python을 이용한 Google Calendar Event 추가

Google App 중에 Gmail 다음으로 누구나 사용하고 활용도가 높은 App은 Calendar입니다.
Google Calendar도 Cloud Id 에 소유가 되며, 다음과 같은 Concept으로 공유 및 사용할 수 있습니다.

[그림] 소유자와 캘린더, 이벤트 Concept

이벤트에는 이벤트의 기본 복사본이 포함 된 캘린더 인 단일 주최자가 있습니다. 이벤트에는 여러 참석자가있을 수도 있습니다. 참석자는 일반적으로 초대 된 사용자의 기본 일정입니다.  다음 다이어그램은 캘린더, 이벤트 및 기타 관련 요소 간의 개념적 관계를 보여줍니다.

[그림] Calendar와 Event와의 다이어그램

Google Calendar API를 이용하면 쉽게 Calendar에 Event를 추가할 수 있습니다.

▶ Google API Client : https://github.com/googleapis/google-api-python-client

해당코드

Python 코드는 다음과 같이 간단하게 사용할 수 있습니다.

from __future__ import print_function
from apiclient.discovery import build
from httplib2 import Http
from oauth2client import file, client, tools

SCOPES = 'https://www.googleapis.com/auth/calendar'
store = file.Storage('storage.json')
creds = store.get()
if not creds or creds.invalid:
    flow = client.flow_from_clientsecrets('client_secret.json', SCOPES)
    creds = tools.run_flow(flow, store)
CAL = build('calendar', 'v3', http=creds.authorize(Http()))

TIMEZONE = 'America/Los_Angeles'
EVENT = {
    'start':  {'dateTime': '2017-07-01T19:00:00', 'timeZone': TIMEZONE},
    'end':    {'dateTime': '2017-07-01T22:00:00', 'timeZone': TIMEZONE},
    'recurrence': ['RRULE:FREQ=MONTHLY;INTERVAL=2;UNTIL=20171231']
}
EVENT_ID = YOUR_EVENT_ID_STR_HERE
e = GCAL.events().patch(calendarId='primary', eventId=EVENT_ID,
        sendNotifications=True, body=EVENT).execute()

print('''\
*** %r event (ID: %s) modified:
    Start: %s
    End:   %s
    Recurring (rule): %s
''' % (e['summary'].encode('utf-8'), e['id'], e['start']['dateTime'],
        e['end']['dateTime'], e['recurrence'][0]))

API Explorer

코드나 OAuth2.0 없이 간단하게 테스트할 수 있도록 Google에서는 API Explorer를 제공합니다.
Event Insert : https://developers.google.com/calendar/v3/reference/events/insert

Google G Suite my Data 이용방법

Google G Suite Document, Calendar, Gmail 등의 데이터는 다양한 방법으로 이용할 수 있습니다.