코로나19의 지역감염이 심해지면서 정부를 사회적거리두기 1.5단계로 조정했습니다. 1.5단계로 조정이 되면서 기관, 부서별로 재택근무 확대권고가 내려집니다. 즉, 다시 재택근무가 시작됩니다.
올해 3월에도 계획에도 없던 재택근무가 시작되면서 많은 사람들의 멘탈붕괴가 왔었습니다. 일하는 직원 입장에서도 일이 급한데 회사에서 근무 못하니 답답하고, 부서나 회사를 책임지는 관리자도 실적 걱정때문에 고민이 많았습니다.
태어나서 처음해보는 재택근무 어떻게하면 잘할 수 있을지 살펴보겠습니다. 가장 중요한 3가지를 먼저 준비하고 재택근무에 들어간다면 실수와 비효율을 줄일 수 있습니다.
1. 디지털 클라우드 도구
같은 공간인 사무실에서 일할때는 PC만 있어도 일하는데 불편함이 없습니다. 파일을 주고 받을때는 이메일이나 USB를 사용하고, 필요하면 바로 사람들을 소집해서 회의실에서 회의를 합니다. 제안서 작성을 해야 한다면 네트워크 드라이브를 연결하여 한 공간에 자료를 모으고 함께 작성하면 업무에 불편함이 없습니다. 하지만 재택근무를 하면서 각자가 선호하는 서비스를 사용한다면 협업도 안되고 정보유출의 문제가 발생합니다. A는 드롭박스에 저장하고 B는 이메일로만 유통하고 C는 구글 드라이브를 사용한다면 정리가 안되겠죠.
소통방법도 정리가 안되면 누구는 전화하고 누구는 카톡하고 누구는 이메일 보내고, 팀장은 계속 화상회의 하자고 하고 난리가 납니다. 그렇다고 커뮤니케이션이 잘되지 않고 짜증만 나겠죠. 소통도 어떠한 내용은 어떻게 하는 방법을 정의해야 합니다.
그러기 위해서는 디지털 크라우드 도구를 선정하고 모두가 학습한 이후에 업무에 사용해야 합니다. 클라우드 서비스는 종류가 많기 때문에 모두의 역량과 목적에 따라서 선택해서 결정하면 됩니다. 직원들 디지털 역량이 부족한데 어려운 서비스를 사용하면 혼란과 불평, 불만이 높아집니다. 또한, 목적에 맞게 정확한 서비스 선택이 우선되어야 합니다. Notion이 요즘에 핫한 메모서비스인데 내가 좋아한다고 팀원들에게 강요해서 협업이 잘 안되면 어렵습니다. Notion에도 협업기능이 있지만 협업기능이 더 좋은 서비스는 세상에 널려있죠.
2. 업무방법 정의
회사에 입사하면 업무방법을 배우고 업무를 하듯이 재택근무를 시작하려면 새롭게 업무방법을 정의하고 시작해야 합니다. 기존에 하던 업무방법과는 성격이 달라서 적용하기 어렵습니다. 많은 사람들이 이 부분을 간과하고 현재 방법 그대로 사용하니 비효율적이 됩니다.
서로 모이지 못하니 회의도 팀장이 회의하자 라고 이야기 하는 것이 아니고 일정을 미리 계획하고 사람들을 초대(Invite)해야 할 수 있습니다. 지금 회의하자고 모이라고 하면 누구는 산책하고 있을 수 있고, 누구는 아이때문에 청소를 하고 있을 수 있습니다. 또한, 어제 밤에 늦게까지 일한 직원은 자고 있을 수도 있겠죠.
원격으로 근무를 하면 우리가 생각하지 못한 부분들이 생기고 그 부분들을 하나씩 정리하면서 업무방법을 정의하고 수행해야 합니다.
또한, 회사, 업무별로 프로세스가 다르고 많이 사용하는 도구가 다릅니다. 디지안 회사는 소통을 많이 할 것이고 이럴때는 Slack처럼 채팅기반의 협업도구를 사용하면 좋습니다. 결재를 많이 하는 회사라면 Docswave, 프로젝트관리가 중요한 회사는 트렐로와 같은 일정관리 도구를 추가로 사용하면 좋습니다. 물론, 우리 회사 업무 프로세스가 아닌 해당 도구에서 제공하는 프로세스를 사용하는 것이 중요합니다.
3. 모니터링 및 평가제도
회사에서 근무하다 보면 일처리는 잘 못하는 근면성실해서 진급하는 사람들이 있습니다. 밤에 늦게까지 퇴근하지 않고 일하고 팀장 근처에서 잘 서포트하는 직원들이 있습니다. 원격근무에서는 이러한 방법이 불가능하고 오로지 알한 결과로 평가를 받게 됩니다. 또한, 같은 공간에 모이지 못하게 되면서 다른 직원이 무슨 일을 하는지 어떤 어려움이 있는지도 확인하기 어렵습니다. 그래서 모두가 확인할 수 있는 모니터링 시스템이 있어야 하고 어려움에 있는 직원을 도우면 그것도 나의 평가에 반영이 되어야 합니다. 이런 문화나 시스템이 없다면 다른 사람을 돕지 않고 오로지 나의 일만 하게되고 회사는 점점 각자의 실적만 챙기는 건조한 회가가 되어 갈 것입니다.
또한, 과거에 팀장이 일방적으로 평가하는 체계에서 모두를 평가하는 체계로 변경을 해야 합니다. 원격에 있더라도 다른 사람의 일을 도와서 팀, 회사 성과를 좋게 한다면 도와준 사람에게도 평가가 반영이 되어야 겠지요. 평가는 정형화된 형태보다는 비정기, 비형식적으로 자유롭게 평가할 수 있는 형태면 정확한 평가에 도움이 됩니다.
"요즘 저 사람 어때?
AI가 불쑥 나엑 채팅으로 이렇게 물어보는 날도 오겠죠.
시대가 바뀌고 있습니다. 과거에 회사는 이래야해 라고 생각하던 형태들이 무너지고 있습니다. 누구나 이제는 재택근무방법으로 바뀔 거라고 생각을 할겁니다. 기술의 발전과 감염병의 일반화로 일반화된 근무형태가 될 것입니다. 이제 피하기 보다는 적극적으로 대처해서 미래를 먼저 준비해야 합니다.
