재택근무전 필수 체크사항

 

처음하는 재택근무, 원격근무. 준비없는 시작은 실패로 가는 지름길입니다.

[Update] Gmail의 Google Chat에서 부재중 상태로 설정

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2020/10/set-your-status-as-away-in-google-chat.html

▶ Google Chat 매뉴얼 : https://bit.ly/2JYo5EK

▶ Google Chat 매뉴얼(CSC-M18) 업데이트

이제 Gmail의 Chat에서 자신을 "자리비움"으로 설정할 수 있습니다.위치를 다른 곳으로 설정하면, 당신은 당신이 활동적일 때조차도 다른 사람들에게 오프라인으로 보여질 것이고, 당신이 당신의 일에 끊임없이 집중할 수 있습니다. 

클래식 행아웃에서 여전히 채팅을 사용하는 도메인의 경우, "마지막 활성 상태일 때 표시" 설정을 사용 불가능으로 설정하면 채팅에서 부재중으로 표시된다. 이 기능은 웹과 Gmail iOS 앱에서 Gmail로 확장되었습니다. Android의 Gmail 앱으로 확장될 예정입니다.

사용버전

• Available to Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education, Enterprise for Education, and Nonprofits customers
• Not available to Essentials customers

https://youtu.be/24FbwdQblnw

https://youtu.be/24FbwdQblnw

[Update] 11월 16일부터 Google Chat의 채팅방의 기본 쓰레딩방식이 아닌 형태로 제공됩니다.

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2020/11/rooms-in-google-chat-to-be-unthreaded.html

▶ Google Chat 매뉴얼 : https://bit.ly/2JYo5EK

▶ Google Chat 매뉴얼(CSC-M18) 업데이트

2020년 11월 16일부터 Google Chat에서 새로 만들어진 채팅방(Room)들은 디폴트로 스레딩되지 않게 됩니다. 지금은 쓰레드 방식으로 대화를 작성해야 하지만, 쓰레드 없이 더 간단한 유형의 대화를 도입하여 토론에서 더 큰 유연성을 제공합니다.

이달 말 변경으로 새로운 채팅방을 만들 때 쓰레딩을 켜지 않으면 대화가 스레드를 사용하지 않습니다. (처음 채팅방을 만든 후에는 쓰레드방식을 사용할지 않할지 변경할 수 없습니다.)

또한 쓰레드방식의 채팅방과 달리 쓰레드가 없는 채팅방에서는 기록을 설정하거나 해제할 수 있습니다. 채팅방의 기록 세팅은 변경을 할 수 있는 조직안에서 생성된 채팅방의 기본 기록 설정을 결정하는 것은 관리자 화면에서 가능합니다.

기존에 만들어진 채팅방의 설정은 변경되지 않습니다.

사용방법

• 관리자: 이 기능은 기본으로 제공됨. 관리자는 언쓰레드 채팅방의 기록을 세팅 가능
• 사용자: 언쓰레드 채팅방은 기본세팅. 채팅방을 만든 이후에 쓰레드 방식을 선택가능

제공버전

• Available to Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education, Enterprise for Education, and Nonprofits customers,

Review and update your Google Vault search queries that use Google Chat before November 16, 2020.

 Dear Google Workspace Administrator,

On November 16, 2020, unthreaded rooms will start becoming the new default room type in Google Chat. Currently, messages in rooms are grouped into conversations, also known as threads. In the new unthreaded rooms, messages aren’t grouped. This means that Vault will handle messages in unthreaded rooms differently from threaded rooms. Google Vault will apply search terms to individual messages. This includes how messages are searched as described in “What’s changing?” below.

Room history will be set to ON by default which will retain chat messages for users in your organization. However, users will have the option to turn history OFF unless you uncheck the Allow users to change their history setting. Update saved queries in Vault that use Chat room search terms to ensure those searches return the results you expect.

Google Chat and Vault updates will begin rolling out over several weeks after November 16, 2020.

What’s changing?

Your users may see the following changes to chat rooms, chat histories, and vault after November 16:

• Creating new Chat rooms. When your users create a new Chat room, conversations will be unthreaded unless they turn ON threaded replies.
• Chat room history. A new Set room history on or off setting is available in the Google Admin console.
  • This setting allows you to decide the default history setting for rooms within your organization.
  • Your users will have the option to turn chat history ON or OFF. This differs from the current threaded rooms history setting, which can’t be turned OFF. This capability can be restricted by setting the Allow users to change their history to OFF. Unthreaded rooms will still respect individual user-level history settings.
• Vault search and export. Search terms are applied to individual messages in unthreaded rooms.
  • For example, when you preview and export unthreaded messages in your search results, all messages in the room sent 12 hours before and 12 hours after the matched messages are returned to provide context.
  • Currently in threaded rooms, Vault returns the entire conversation for a matched message.
• Vault retention. A custom retention rule must be set to all rooms in order to apply to threaded or unthreaded rooms. Applying a custom retention rule to an organization unit will not apply to rooms.
• Vault holds. Unlike threaded rooms, unthreaded messages are held even if a user on hold doesn’t send a message to the room. All messages in an unthreaded room are held when at least one member is on hold.

What do I need to do?

Choose from the following options that best meets the needs for your organization:

• No action is required to activate unthreaded rooms. Unthreaded rooms will be the new default when creating a new room.
• If your organization has saved queries in Vault that are being used as search terms in Chat rooms, evaluate if you need to update the queries. See more examples of these changes.
• If you want to retain messages in unthreaded rooms by default, turn ON room history.
  Note: Your users will still be able to turn off history for unthreaded rooms, unless the Allow users to change their history setting is unchecked.

We’re here to help

To help your organization manage this transition, refer to this help center article for more information and examples of Chat search behavior. If you have questions or need assistance, please contact Google Workspace support (formerly known as G Suite support). When you call or submit your support case, reference issue number 169012803.

Thanks for choosing Google Workspace.

— The Google Workspace Team

2020년 11월 16일, 쓰레드방식을 적용하지 않는 채팅방은 구글 채팅에서 새로운 기본 채팅방 타입이 될 것이다. 현재, 채팅방에 있는 메시지들은 대화로 그룹화되어 있으며, 쓰레드라고도 한다. 쓰레드방식이 적용되지 않는 채팅방에서는 메시지가 그룹화되지 않는다. 이는 볼트가 나사산 룸과 다르게 읽지 않은 룸에서 메시지를 처리한다는 것을 의미한다. 구글볼트는 개별 메시지에 검색어를 적용한다. 여기에는 아래 "무엇이 변화하고 있는가?"에 설명된 대로 메시지가 검색되는 방법이 포함된다.

채팅방 기록은 기본적으로 켜짐으로 설정되며, 조직 내 사용자에 대한 대화 메시지를 보관한다. 그러나 사용자의 기록 설정 변경을 허용하지 않는 한 사용자는 기록을 해제할 수 있다. 채팅방 검색어를 사용하는 Vault에서 저장된 쿼리를 업데이트하여 해당 검색이 예상 결과를 반환하는지 확인하십시오.

Google Chat과 Vault 업데이트는 2020년 11월 16일 이후 몇 주 동안 실행될 것이다.

변경사항

사용자는 11월 16일 이후 채팅방, 채팅 기록 및 볼트에 대해 다음과 같은 변경사항을 볼 수 있다.

새 채팅방을 만드는 중. 사용자가 새 채팅 룸을 만들 때 스레드된 응답을 켜지 않는 한 대화는 읽혀지지 않는다.

채팅방 내역. 새로운 회의실 기록 켜기 또는 끄기 설정은 Google 관리자 콘솔에서 사용할 수 있다.

이 설정을 사용하여 조직 내 회의실의 기본 기록 설정을 결정할 수 있다.

사용자에게는 채팅 기록을 켜거나 끌 수 있는 옵션이 있다. 이 설정은 현재 쓰레드방식의 채팅방 기록 설정과 다르며, 이 설정은 끌 수 없다. 이 기능은 사용자가 기록을 OFF로 변경할 수 있도록 허용함으로써 제한할 수 있다. 스레드되지 않은 룸은 여전히 개별 사용자 수준 기록 설정을 존중한다.

Vault 검색 및 내보내기 검색어는 읽지 않은 룸의 개별 메시지에 적용된다.

예를 들어, 검색 결과에서 읽지 않은 메시지를 미리 보고 내보낼 때, 일치하는 메시지 12시간 전과 12시간 후에 보낸 룸의 모든 메시지는 컨텍스트를 제공하기 위해 반환된다.

현재 스레드 룸에 있는 Vault는 일치하는 메시지에 대한 전체 대화를 반환한다.

Vault Retention. 쓰레드 또는 쓰레드방식이 아닌 채팅방에 적용하려면 모든 룸에 사용자 정의 보존 규칙을 설정해야 한다. 조직 단위에 사용자 정의 보존 규칙을 적용하는 것은 룸에는 적용되지 않는다.

Vault Hold. 쓰레드방식의 채팅방과 달리, 보류 중인 사용자가 채팅방에 메시지를 보내지 않더라도 읽지 않은 메시지가 보관된다. 읽지 않은 룸의 모든 메시지는 적어도 한 명의 구성원이 보류 중일 때 보관된다.

조치방법

조직의 요구 사항에 가장 적합한 다음 옵션 중에서 선택하십시오.

스레딩되지 않은 채팅방을 활성화하기 위해 어떠한 조치도 필요하지 않다. 새 룸을 작성할 때 스레드되지 않은 룸이 새로운 기본값이 된다.

조직이 대화방에서 검색어로 사용되는 쿼리를 Vault에 저장한 경우 쿼리를 업데이트해야 하는지 여부를 평가하십시오. 이러한 변경사항의 자세한 예를 참조하십시오.

기본적으로 읽지 않은 채팅방에 메시지를 보관하려면 채팅방 기록을 켜십시오.

참고: 사용자가 기록 설정을 변경할 수 있도록 허용을 선택하지 않은 경우 사용자는 읽지 않은 룸에 대한 기록을 끌 수 있다.

[Update] Smart 삽입기능을 사용하여 Google Sheet의 데이터 입력 자동화

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2020/10/smart-fill-google-sheets-automate-data-entry.html

▶ Google 스프레드시트 매뉴얼 : https://goo.gl/41sHhC 
▶ Google 스프레드시트 매뉴얼(CSC-M07) 업데이트

우리는 데이터 입력을 지능적으로 자동 완성하기 위해 컬럼 사이의 패턴을 감지하고 학습하는 Google Sheet용 Smart 삽입을 제공합니다. 예를 들어, 전체 이름의 열이 있는 경우 이름을 가진 열과 성을 가진 열로 분할할 수 있습니다. 열에 이름을 입력하기 시작하면 시트는 자동으로 패턴을 찾습니다. Sheet가 패턴을 탐지하면 해당 공식이 생성되고 나머지 열은 자동으로 완성됩니다. 

Smart 삽입기능을 이용하면 실수를 줄이고 더 빠르게 쓰도록 도와줍니다. 우리는 또한 시트의 데이터를 준비하고 분석하기 위해 유사한 지능을 사용하는 시트 스마트 Cleanup을 최근에 출시했습니다. 데이터 준비 및 분석을 자동화하는 데 도움이 되는 새로운 지능형 기능을 추가함으로써 모든 사용자가 데이터의 힘을 활용하고 데이터 지원 결정을 신속하게 내릴 수 있도록 권한을 부여할 수 있습니다.

Availability 

• Smartfill is available to Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education, Enterprise for Education, and Nonprofits customers, and users with personal Google Accounts 
• Smartfill integration with people directory is only available to Enterprise Plus customers. 

https://youtu.be/3BVBxPB_fyQ

문서뷰어를 사용하면 재택근무시 문서유출 방지와 빠르게 문서를 조회할 수 있습니다. Synap 소개

 

회사 생산성을 올릴 수 있는 다양한 클라우드 서비스를 소개하고 있습니다. Synap은 네이버 메일 문서 뷰어 및 공공 기관의 문서를 조회할 때 제공하는 제품입니다. Google Workspace Drive에서 기본으로 제공하는 HWP 뷰어가 변환이 잘 안되는 문제가 있는데 무료로 아래아한글 문서(HWP)를 브라우저 웹상에서 원본형태로 조회할 수 있습니다.

브라우저로 문서를 조회할 때는 다음과 같은 장점이 있습니다.

1. 문서 다운로드를 하지 않아 불필요한 유출문제 해결

2. 빠른 문서 뷰어로 시간 절약(다운로드 후 해당 애플리케이션 구동)

3. 관련 뷰어나 프로그램 라이선스 불필요

재택근무가 일상화되면 회사의 KMS, 그룹웨어, EDMS, ECM 등 다양한 시스템에 뷰어로 사용하면 PC나 스마트폰에서 쉽게 회사의 문서를 조회하면서도 보안문제도 해결할 수 있습니다.

https://youtu.be/IAdcpPpq8xs



1. SynapSoft 콜라보 - HWP 문서 뷰어 Synap 소개 및 특징설명 https://youtu.be/pJaCzCoRJyM

2. Google Workspace(G Suite, 구글앱스)에서 Synap 쓸때와 안쓸때 아래한글 문서 조회 비교 https://youtu.be/XGj3i42R0ig

3. 회사 시스템에서 문서 뷰어 Synap 사용하여 다운로드 통한 문서유출방지 및 빠른 문서조회 환경 만들기 https://youtu.be/IAdcpPpq8xs