회사에서 구글 워크스페이스를 사용해야 하는 3가지 이유
코로나19는 우리에게 팬데믹의 공포와 함께 디지털 전환이라는 숙제를 남겼다. 사무실이라는 공간에서 OA 도구에 익숙해 있던 직장인들이 모두 각자의 환경으로 떨어져 재택근무를 하면서 업무는 진행이 어려웠고, 조직내 커뮤니케이션은 작동하지 않았다. 환경으로 인하여 회의 및 공유가 어려워서 더 많은 시간을 커뮤니케이션에 낭비했으며, 그래도 원하는 결과를 얻기 어려웠다.
OA 도구와 다르게 구글의 워크스페이스는 협업을 위하여 처음부터 설계되었다. 클라우드라는 인터넷 공간에 문서를 저장하고 원하는 사람이 쉽게 작성을 할 수 있고, 심지어 여러명이 함께 같은 문서를 동시에 작성할 수 있다. 기존에 문서 작업이라면 내가 작성을 다하고 나서야 이메일이나 회사내 네트워크 드라이브에 작성한 파일을 올려놓은 후에 옆에 동료가 문서를 열고 문서를 작성할 수 있다. 함께 문서를 보면서 작성하지 못하니 내용은 일치하지 않고 변경되 내용을 확인하기 위하여 또 많은 시간이 소요되었다. 변경한 내용을 다음 사람에게 알려주지 않으면 엉뚱하게 작성한 내용을 다시 처음부터 살펴봐야 하는 불편도 발생했다
구글의 워크스페이스는 협업을 위한 서비스이고, 클라우드에 저장이 되어 누구나 쉽게 접근할 수 있다. 팬데믹과 같은 재택근무에 쉽게 브라우저 만으로 콘텐츠에 접근할 수 있고, 머리속의 내용을 작성할 수 있다. 문서의 내용을 다른 직원과 쉽게 공유할 수 있고, 상대방이 수정하는 모습을 실시간으로 확인하면서 내 문서도 수정이 가능하다. 영상으로 문서를 함께 보면서 서로의 의견을 교환할 수 있고, 이 내용은 버전기록으로 다른 사람이 확인할 수 있다.
디지털 환경에서 구글 워크스페이스를 쓰지 않는 것은 100년전 나의 힘이 기계보다 쎄니 나는 망치로 터널을 뚫게 다고 하는 존헨리 노동자 같고, 결과는 누구나 예상하듯이 기계의 승리가 될 것이다. AI의 발전으로 사람이 하는 것보다 문서작성, 검색, 인식, 콘텐츠 제작 등 모든 분야에서 생산성의 차이를 만들고 있다. 이제는 회사에서 구글 워크스페이스를 사용하지 않는 것은 시대에 맞지 않는 착각이다.
협업환경
사무실에서 혼자서 아래아한글이나 MS의 오피스를 이용하여 문서를 작성하고, 그 것을 출력하여 다른 사람들에게 전달하고 회의하는 것은 우리에게 아주 익숙한 업무방법이다. 보통은 혼자를 문서를 오랫동안 만들고, 문서가 다 만들어진다음에 다른 사람의 의견을 받아서 다시 수정 작업을 하고, 이후에 완성이 된다. 혼자서 문서를 만들게 되니 원하는 결과를 만들기도 어렵고, 시간도 많이 걸리고, 의견 취합도 복잡해진다. 다양한 문서, 콘텐츠, 일정 등을 관련자가 함께 작성하면서 의견을 나누고 내가 부족한 부분을 다른 사람이 매꿔주고 협업한다면 시간도 단축이 되고 콘텐츠의 내용도 좋은 결과를 만들 수 있다. 우리는 오랫동안 혼자서 다른 사람과 경쟁하듯이 업무를 했기 때문에 협업이라는 업무가 낯설지만, 디지털 시대에는 협업을 해서 문서를 빠르게 만들고 빠르게 유통해야 한다.
클라우드 공간의 이용
클라우드 공간은 내 노트북이나 회사 서버보다 안전하고 언제 어디서나 쉽게 이용할 수 있으며, 검색엔진을 이용하여 내가 원하는 문서를 쉽게 검색하여 이용할 수 있다. 업로드한 파일은 보통 3중 4중으로 백업되어 관리되기 때문에 분실이나 훼손의 위험이 없으며, 클라우드 ID로 안전하게 관리된다. 클라우드 공간을 이용하면 여러가지 디바이스를 이용하여 쉽게 접근할 수도 있고, 원하는 자료에 권한만 있다면 내 문서에 입력할 수도 있다. 클라우드는 거대한 저장소로 다양한 문서를 쉽게 보관하고, 랜섬웨어와 같은 바이러스에도 안전하게 관리될 수 있다. 외근시 스마트패드로 내 자료를 찾고 보고서를 쉽게 작성할 수 있다면 고객이 원하는 시간에 원하는 보고서를 전달할 수 있다. 다시 사무실에 들어오지 않고도 말이다.
다양한 AI 이용
딥마인드사의 알파고의 충격은 시간이 지나면서 사람들의 뇌리에서 사라졌지만, 이제는 알파고보다 수백, 수천배 강력한 AI들이 이미 우리 생활에 침투해있다. 글을 읽고 원하는 내용을 사람보다 더 잘 작성할 수도 있고, 많은 데이터에서 인사이트를 이용하여 고급 사이언티스트처럼 패턴을 찾아낼 수도 있으며, 피곤하면 찾기 어려운 이상한 패턴도 AI는 쉽게 찾아낸다. AI는 이제 업무환경에도 접근하고 있으며, 조만간 AI 지시를 받고 업무를 하는 날도 머지 않았다. 예전이면 퇴근하고 팀장에 대한 험담을 하면서 스트레스를 풀 수 있지만, AI에 대해서 스트레스를 풀 수 있는 방법을 찾는 것은 쉽지 않을 것이다.
디지털의 발전으로 서서히 다가오면 디지털 전환이 코로나19로 우리 모두에게 빠르게 다가왔다. 아직도 MS 엑셀이 가장 좋은 업무도구라고 생각하고 보고서를 작성할 때는 출력이 멋있는 아래아한글을 사용하지만, 이제는 디지털 세상이고, 디지털을 사용하지 않고 업무를 하는 것은 100년전 존 헨리와 별로 다른 것이 없는 거 같다. 구글의 워크스페이스는 새로운 디지털 패러다임으로 전환하기 위하여 필요한 도구이고, 사용이 불편하고 업무방식이 맞지 않다고 미루기에는 디지털기술의 발전속도가 너무 급격하다. 어느 순간에 사무실에 AI 신입사원이 입사하고 나보다 더 많이 그리고 정확하게 업무를 수행한다면 그 때는 후회하고 다시 되돌리기에는 너무 늦지 않을까.
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