각각 MS의 word, excel, powerpoint와 기능이 유사하고 설문지는 설문응답에 사용하는 도구입니다. 최근에는 학교 교실에서는 시험 볼때도 사용합니다
구글 문서는 다음과 같은 특징이 있어서 클라우드환경에서 사용하기 좋은 문서도구입니다.
1. 별도의 SW 설치 불필요. 라이선스
개인버전(id@gmail.com)을 포함하여 모두 공짜로 사용할 수 있고, 크롬브라우저에서 별도의 SW 설치없이 바로 사용할 수 있습니다.
2. 스마트폰, PC에서 함께 이용
최근에 생산되는 문서는 대부분 스마트폰에서 소비되는데 복잡하고 조판형태로 만들어야 할까요? 5, 6인치 스마트폰에서 최적의 문서를 유통하는 것이 가장 효율적입니다. 만든 문서는 PC 및 스마트폰에서 동일하게 조회가 됩니다.
3. 각종 멀티미디어 포함이 쉬움
그림, 움직이는 그림(gif), 동영상, Youtube 등 다양한 멀티미디어 콘텐츠를 쉽게 삽이할 수 있습니다.
4. 권한으로 사용자, 그룹 관리
문서를 만든사람이 소유권한을 갖고 조회가 필요한 사람에게 권한을 부여해서 유통(전달)합니다. 유통을 취소하려면 권한만 회수하면 바로 볼 수 없는 상태로 전환됩니다.
5. 출력 및 다운로드 제어 등의 보안기능
개인적인 출력이나 다른 문서로의 다운로드도 제어를 해서 안전한 관리가 가능합니다. 회사에서는 다운로드하는 내역도 모두 확인이 가능하면 문서내의 특정 정보에 대해서도 바로 탐지할 수 있는 DLP 기능도 제공합니다. 무서울 정도로 통제를 할 수 있습니다.
6. 댓글을 통한 문서 의견 교환이 용이
특정 부분에 대한 궁금증이나 의견이 있다면 해당 부분에 의견을 바로 게시할 수 있고, 특정인을 지목해서 해당 부분에 대한 답변을 요구할 수 있습니다. 사원때 부장님이 전반적으로 문서가 마음에 들지 않는다고 할 때가 제일 힘들었어요. ㅠㅠ 꼭 찝어서 이야기해 주었으면 참 좋았을텐데요.
7. 협업을 통한 문서 공동 생성 및 수정
인간이 AI와 경쟁해서 이기기 위해서는 인간끼리 협업해야 합니다. 지금까지 문서를 협업하는 것은 내가 작성하고 이메일로 전달해서 다시 회신받는 방법밖에 없었지만 하나의 문서에서 50명이 함께 문서를 작성할 수 있고, 작성하는 내용을 바로 실시간으로 확인도 할 수 있습니다.
8. 페이지 링크 등 다양한 링크 방법 제공
파일 링크가 이닌 특정 페이지에 대한 링크가 가능합니다. 구글 프리젠테이션 13페이지로 바로 갈 수 있는 링크 정말 신나지 않을까요? 단축 URL을 만들어서 카톡으로 보내면 받는 사람이 즐겁습니다. 링크를 클릭하면 바로 열리거든요.
9. 다양한 AI 기능의 제공 및 업데이트(음성인식, 자동 그래프, 자리배치, 스펠링 등)
알파고가 바둑만 잘 하는 것이 아니고 동생 베타고는 구글 문서에서 다양한 AI 기능을 제공합니다. 음성을 인식해서 대신 글을 작성하고 숫자를 보면 필요한 그래프를 자동으로 그리고 응답한 내용에 대해서 자동으로 분석해 주고 프리젠테이션 그림을 이쁘게 배치도 해줍니다.
10. 클라우드에 저장 이용
개인 PC보다 클라우드가 더 안전합니다. 쉽게 비유하면 개인 금고보다 은행 금고가 더 안전한 것과 동일합니다.
11. App Script와의 연계를 통한 생산성 향상 및 자동화 지원
Javascript와 비슷한 Google App Script로 다양한 프로그램이 가능합니다. 문서를 자동으로 만들고 스프레드시트에 데이타를 넣고 참조할 수도 있습니다.
12. 다양한 클라우드 서비스와 연동
Google에서 제공하는 다양한 서비스와 연동을 하면 화상회의를 하면서 문서를 함께 조회할 수도 있고, 구글 사이트 도구로 웹페이지를 만들어서 만든 구글 문서를 등록해서 인터넷에 공개할 수도 있습니다. 문서가 수정되면 자동으로 내용이 변경됩니다.
13. 사용자 중심의 인터페이스
Material Design 적용 및 사용하기 좋은 기능 및 인터페이스가 사용자의 요구에 맞게 계속 업데이트 되고 있습니다. 또한, 스마트폰도 사용환경이 계속 진화하고 있습니다. 또한, HWP이나 MS Word는 너무 많은 기능때문에 오히려 초보자가 사용하기 어렵습니다. 그 많은 기능 모두 사용하는 기능 있을까요? 핵심적인 기능만 제공해서 오히려 사용을 쉽게 하는 것도 요즘에 추세입니다.
14. 다양한 Add-on 제품 사용
문서, 프리젠테이션에서 사용하면 좋은 기능을 개발업체에서 Add-on 기능으로 제공합니다. 사용하다가 이런 기능 있으면 좋겠다 싶은 내용을 찾아보세요. 대부분 앱 스토어에서 찾을 수 있습니다.
15. 다양한 디바이스에서 사용가능
이제는 컴퓨터의 범위가 다양해지고 있습니다. 폴더폰이 나오고 스마트폰에 모니터를 연결하면 컴퓨터가 됩니다. 다양한 디바이스에서 사용할 수 있는 환경을 제공합니다.
16. 인터넷 환경에서 사용하기 편리
우리는 하루의 대부분의 시간을 인터넷 환경에서 사용합니다. 업무를 수행하고 Youtube를 시청하고 인터넷 브라우저에서 정보를 습득합니다. 인터넷 환경에서 가장 사용하기 편리한 구조로 되어 있습니다. 물론 네트웍이 안되면 작동을 안하지만 우리나라에서 인터넷이 안되는 곳은 내린천 아침가리골 정도...
17. 문서 작성 생산성 높음
구글 문서를 왜 사용하냐고 물어보면 한마디로 말합니다. 더 빨리 문서를 만들 수 있고, 수정할 수 있습니다. 고객이 문서가 필요하면 바로 링크를 보낼 수도 있습니다. 언제 어디서나 말이죠.
18. 자동화된 버전관리
혼자 문서를 작성할 때도 버번관리가 어렵습니다. 여러명이서 협업으로 문서를 작성한다면 하루만 작업해도 수십가지의 버전이 나옵니다. 최종, 진짜, 정말 진짜, 최종보고 진짜. 이런 버전 붙이지 않아도 한달까지는 언제든지 같은 문서에서 버전내용을 확인할 수 있습니다.
19. 회사, 학교 템플릿 공동 사용
공동으로 사용하는 학교나 회사의 템플릿을 등록하고 쉽게 사용하세요. 전화해서 템플릿이 어디에 있는지 물어보지 않아도 되고 작성했더니 옛날 템플릿이라는 슬픈 소식을 듣지 않아도 됩니다.
20. 사용환경의 통일로 SW 버전이 동일
동일한 SW에서도 문서가 열리지 않거나 이상하게 작동되지 않습니다. 전세계 15억명의 사람들이 같은 SW를 동일하게 사용하고 있습니다.
당연히 설문에 사용될 수 있습니다. 설문지 만들고 출력해서 배포하고 안 보내주면 연락하고 틀렸다고 하면 다시 만들고 수거해서 밤새 엑셀에 체크하고 통계 패키지 돌리고 정말로 눈물이 날 정도로 힘들죠. 하지만 정말로 간단하게 작업할 수 있습니다. 또한 간단한 통계도 모두 정리해주고 그래프도 그려줍니다.
2. 질문, 자료 받기
질문도 받을 수 있고 자료도 제출받을 수 있습니다. 보험하시는 분이라면 진단서, 영수증 이런거 보내주세요. 하면 모두 카톡으로 보내옵니다. 나중에 정리가 안됩니다. 체계적으로 정리할 수 있습니다.
빵집 입구에 중고 크롬북 하나 테이블에 묶어 놓고 고객들에게 이메일과 핸드폰 번호 입력하는 설문지 하나 만들어주세요. 크롬북 하루 종일 밧데리 없이 동작하고 고객들이 설문지 입력해서 이메일, 핸드폰 번호 얻으면 다양한 마케팅 활동 할 수 있습니다. 교육생들 참석도 이런 방식으로 할 수 있겠죠. 이제는 종이에 작성하지 않아도 됩니다 .종이에 작성하면 또 정리해야 하잖아요. 교육 끝나면 부서별 참석자 통계 바로 보고하면 됩니다.
이렇게 설문지 응답이 있을 때 바로 확인하는 가장 좋은 방법은 당연히 지메일입니다. 지메일이라고 쓰고 메세지라고 읽어야 합니다. 지메일은 스마트폰에서 바로 확인할 수 있어서 편리하고 정확합니다. 메세지가 안 가는 경우도 없고 정확하게 해당자에게 전달이 되고 삭제되지도 않습니다.
응답자의 내용을 확인하는 방법은 응답지가 작성되는스프레드시트에서 도구>알림 기능을 이용할 수 있고 App Script를 이용하여 원하는 형태로 메시지를 만들어서 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 동영상을 참고하세요
G Suite 설문지에서 파일을 업로드 할 수 있는 기능이 업데이트 되었습니다. 이를 잘 활용하면 여러 사람들에게서 자료를 취합해야 할 때 매우 유용하게 사용할 수 있습니다. 메일로 자료를 취합하는 경우 제출자와 미제출자를 파악하는데 많은 시간과 노력이 필요한 반면 G Suite 설문지는 실시간으로 응답 확인 및 집계가 가능하고 바로 스프레드시트로 리스트를 생성할 수 있기 때문에 관리가 매우 용이합니다.
아래와 같이 설문 문항의 형식을 설정하는 메뉴에서 ‘파일 업로드’를 선택하면 해당 문항에서는 파일을 업로드 할 수 있게 됩니다.
업로드 가능한 파일의 수는 최대 10개까지이며 최대 파일 크기는 무려 10GB까지 지원하므로 대용량 파일도 간단히 제출할 수 있습니다.
아래와 같이 업로드할 수 있는 파일의 형식도 제한할 수 있습니다.
※ 설문지 파일 업로드는 회사 도메인 사용자만 사용 가능하므로 외부 사용자에게는 사용할 수 없습니다.
설문 대상자가 응답한 내용은 실시간으로 확인 가능하며 ‘스프레드시트에서 응답 보기’를 클릭하면 자동으로 응답 내용에 대한 시트를 생성합니다.
사용자가 첨부한 파일은 시트의 주소를 클릭하여 열거나 내 드라이브에서 저장된 파일을 선택하여 열람할 수 있습니다.
