많은 기업과 대학교에서 G Suite를 도입하고 있지만, Gmail이나 Drive 정도 사용하는 수준으로 Google이 강조하는 협업환경에 도달하지 못합니다. 그 이유에 대해서 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
- G Suite 도입시 Gmail 이외에 불분명한 요구
- G Suite 전체 제품에 대한 기능 이해 부족
- 회사/대학교에서 서비스 이용의 전사적 약속 부재
- 현행업무의 디지털 전환 요인 미진행
- 전체적인 도입 및 이용에 대한 마스터플랜 부재
이야기하면 끝이 없겠지만 가장 큰 문제는 IT 부서중심의 시스템적 관점의 도입을 합니다. 이에따라 현업부서에서는 사용방법 및 프로세스 설명을 원하지만, IT 부서에서는 이런 능력을 가지지 못하는 문제입니다. 클라우드 서비스가 강력하고 서버실에 장비없이 클라우드에서 동작하는 장점이 있지만, 기존처럼 특정 업무처리에 표준 작업방식이라는 개념이 존재하지 않습니다. 설치형 업무 시스템의 경우에는 메뉴에서 새로운 리스트를 조회하고 자신에게 할당된 업무를 해당 화면에서 조회하고 처리해서 완료를 누르는 방식이었지만 G Suite에는 이런 개념이 없습니다. 또한, 업무중심의 시스템이 아닌 협업을 위한 시스템이다 보니 굳이 사용하지 않아도 업무에 크게 지장이 없습니다.
하지만, 대부분의 사무직 직원이 불필요한 업무에 많은 시간을 낭비하고 있는 상황에서 전사적으로 이런 불필요한 부분을 줄이려는 노력은 한 부서의 차원이 아닌 전사적으로 진행이 되어야 합니다. 그러기 위해서는 함께 사용하는 콘텐츠에 대한 약속이 있어야 합니다.
이런 문제로 IT 부서에서는 G Suite 도입 후에 Gmail 정도만 관리하고 나머지는 개인이 알아서 사용하는 형태입니다. Power User나 Early Adopter가 많은 조직에서는 어느정도 사용하고 협업에도 사용하지만, 클라우드 서비스에 익숙하지 않은 사람들이 많을 경우에는 대부분 사용을 포기하게 됩니다.
따라서, 처음부터 어떤 업무에 어떤 콘텐츠에 G Suite을 이용하여 업무를 개선할지 전사적으로 약속을 하고 추진 계획을 세워서 단계적으로 진행이 되어야 하고 이것은 구성원 전체가 동의하고 이해하는 회사 전사적으로 마스터플랜 수립이 필요합니다.
G Suite ISP(GSSP)는 사용자의 요구사항을 수집하여 전사에 G Suite을 도입하기에 적절한 범위와 일정을 수립하고 관리해야 하는 콘텐츠, 프로세스, LMS 등 전사적으로 이용할 수 있는 내용에 대한 마스터플랜을 수립합니다. 이에 전사적으로 이해하고 목표를 세워서 함께 추진하고 KPI 등 성과를 측정할 수 있는 도구도 설계를 합니다.
끝.
