G Suite을 도입한 회사/대학교는 왜 활성화가 어렵나?

G Suite은 Core 서비스 19개, 그리고 부가적으로 60여개의 제품을 함께 사용할 수 있는 솔루션입니다. 계약을 하면 바로 이 모든 서비스를 사용할 수 있기 때문에 사용자입장에서는 좋을 수도 있지만 오히려 너무 많은 서비스 때문에 어떤 제품을 먼저 사용해야 하는지 행복한(?) 고민에 빠지게 됩니다.

또한, G Suite은 AI 기능 추가 및 UI 개선작업 등 수많은 제품의 업데이트가 지속적으로 진행이 되기 때문에 어느날 사용하려고 하면 변경된 기능때문에 당황하는 경우도 발생을 합니다. 물론 GSuite Update 블로그를 꾸준히 확인하는 사용자이면 이해를 하지만 그렇지 않으면 변경된 UI와 새로운 기능때문에 이해를 하지 못하는 경우가 다 반사입니다.

스타트업 회사의 경우에는 소통도 빠르고 구성원도 상대저으로 연령대가 디지털에 익숙한 세대라서 금방 원하는 제품을 자기들의 환경에 적용해서 사용합니다. Google 캘린더를 마치 협업포탈처럼 사용하기도 하고 Google Plus를 멋있는 멀티미디어 게시판으로도 사용합니다. 또한, PC에 저장되어 있는 모든 자료를 클라우드에 저장해서 장소와 사용하는 디바이스에 상관없이 이용하기도 합니다. 하지만, 사람이 많아지고 연령대가 다양해지면 이런 환상적인 협업이나 이용이 어렵습니다.

대부분의 회사나 대학교에서 활성화가 안되는 이유는 크게 4가지로 생각이됩니다.

1. 지식부족

  오라클을 도입하면 자격증도 따고 관련 교육도 받고 적극적인 대처를 하는데 대부분 회사에서 현재 업무의 부담으로 추가적인 지식 습득에 제약이 있고, 대학교 같은 경우에는 비용이 없기 때문에 오히려 관심이 부족합니다. 도입이후에 담당자는 Cousera의 Administrator Fundamental 과정 정도는 이수를 해야합니다.

2. 콘텐츠 부족

  G Suite은 문서를 저장하고 공유할 수 있으며 필요한 문서도 근사하게 만들 수 있는 저장소 기능이 있습니다. 저장소 용량은 무제한인데 콘텐츠가 없으면 사용을 하지 않겠죠. 모두가 이해할 수 있는 콘텐츠에 담당자를 지정해서 지속적으로 관리해야 합니다. 사용자, 직원 입장에서는 거기에 가면 내가 필요한 자료가 있다라고 신뢰를 하면 사용이 활성화됩니다.

3. 설치형 제품으로의 인식

  돈을 내고 설치형 제품으로 구입하던 습관이 남아있다 보니 클라우드 서비스들이 지속적으로 업데이트되고 추가된다는 생각이 부족합니다. 또한, 설치형 제품의 경우에는 특정 목적을 위해서 사용하지만, G Suite은 플랫폼 개념으로 한가지 일을 할 수 있는 방법이 수십가지가 존재합니다. 방법을 선택하는 것은 개인의 선호도와 환경에 따라 결정할 수 있습니다. 설치형 제품하고는 개념이 다릅니다.

4. 디지털 전환에 대한 노력 부족

  개인입장에서는 디지털을 적극적으로 사용하는데 일단 회사나 학교에 출근하면 그때부턴는 아날로그 인간이 됩니다. 업무를 디지털로 전환하며 불필요한 시간을 줄여서 퇴근시간을 지키고 나의 본연의 업무에 집중할 수 있습니다. G Suite은 대표적인 디지털 전환을 위한 서비스입니다.

 G Suite을 잘 활용한다는 것은 모두가 콘텐츠이 성격을 이해하고 적절한 G Suite 제품을 선택하고 함께 이용하는 것입니다. 우리나라는 너무나 게시판을 사랑해서 모든 자료와 문서를 게시판 형태로 이용하는 것에 익숙합니다. 게시판은 디지털이 아닙니다. 각각에 어울리는 제품을 선택해서 함께 규칙을 만들고 공유해서 사용하면 장점을 쉽게 이해할 수 있습니다.

빠르고 쉬운 길이 있는데 지금까지 관행대로 일을 하고 있지는 않은가요? 변화의 언덕만 넘으면 좋은 세상이 있는데 변화의 언덕을 두려워하나요? 회사에서 디지털 업무환경은 회사의 경쟁력 향상에도 도움이 되지만, 개인에게도 일하는 즐거움을 선물할 수 있습니다.

G Suite ISP를 통한 안정적이고 성공적인 G Suite을 도입하세요

많은 기업과 대학교에서 G Suite를 도입하고 있지만, Gmail이나 Drive 정도 사용하는 수준으로 Google이 강조하는 협업환경에 도달하지 못합니다. 그 이유에 대해서 다음과 같이 정리할 수 있습니다.

• G Suite 도입시 Gmail 이외에 불분명한 요구
• G Suite 전체 제품에 대한 기능 이해 부족
• 회사/대학교에서 서비스 이용의 전사적 약속 부재
• 현행업무의 디지털 전환 요인 미진행
• 전체적인 도입 및 이용에 대한 마스터플랜 부재

이야기하면 끝이 없겠지만 가장 큰 문제는 IT 부서중심의 시스템적 관점의 도입을 합니다. 이에따라 현업부서에서는 사용방법 및 프로세스 설명을 원하지만, IT 부서에서는 이런 능력을 가지지 못하는 문제입니다. 클라우드 서비스가 강력하고 서버실에 장비없이 클라우드에서 동작하는 장점이 있지만, 기존처럼 특정 업무처리에 표준 작업방식이라는 개념이 존재하지 않습니다. 설치형 업무 시스템의 경우에는 메뉴에서 새로운 리스트를 조회하고 자신에게 할당된 업무를 해당 화면에서 조회하고 처리해서 완료를 누르는 방식이었지만 G Suite에는 이런 개념이 없습니다. 또한, 업무중심의 시스템이 아닌 협업을 위한 시스템이다 보니 굳이 사용하지 않아도 업무에 크게 지장이 없습니다.

하지만, 대부분의 사무직 직원이 불필요한 업무에 많은 시간을 낭비하고 있는 상황에서 전사적으로 이런 불필요한 부분을 줄이려는 노력은 한 부서의 차원이 아닌 전사적으로 진행이 되어야 합니다. 그러기 위해서는 함께 사용하는 콘텐츠에 대한 약속이 있어야 합니다.

이런 문제로 IT 부서에서는 G Suite 도입 후에 Gmail 정도만 관리하고 나머지는 개인이 알아서 사용하는 형태입니다. Power User나 Early Adopter가 많은 조직에서는 어느정도 사용하고 협업에도 사용하지만, 클라우드 서비스에 익숙하지 않은 사람들이 많을 경우에는 대부분 사용을 포기하게 됩니다.

따라서, 처음부터 어떤 업무에 어떤 콘텐츠에 G Suite을 이용하여 업무를 개선할지 전사적으로 약속을 하고 추진 계획을 세워서 단계적으로 진행이 되어야 하고 이것은 구성원 전체가 동의하고 이해하는 회사 전사적으로 마스터플랜 수립이 필요합니다.

G Suite ISP(GSSP)는 사용자의 요구사항을 수집하여 전사에 G Suite을 도입하기에 적절한 범위와 일정을 수립하고 관리해야 하는 콘텐츠, 프로세스, LMS 등 전사적으로 이용할 수 있는 내용에 대한 마스터플랜을 수립합니다. 이에 전사적으로 이해하고 목표를 세워서 함께 추진하고 KPI 등 성과를 측정할 수 있는 도구도 설계를 합니다.


끝.

4만5천명 기업 Neilsen (닐슨) G Suite Business 도입 성공 사례

우리나라 뿐만 아니라 해외에서도 4만명 이상의 직원이 있는 대기업이 전사적으로 Public Cloud  Service (Google G Suite Business)을 이용하는 것은  드문 케이스 중에 하나입니다.

지난 Google Cloud Next 18 컨퍼런스에서 발표한 성공 사례중에 하나로 닐슨 기업이 소개되었습니다.

닐슨은 애널리틱 컨설팅을 제공하는 세계적인 통합 정보분석 기업니다. 본사는 미국에 있고, 100개국 이상의 나라에 약 4만5천명의 직원을 두고 있는 글로벌 컴퍼니입니다.

이 기업은 G Suite 서비스로 이전한 이후에 구글 행아웃 Meet로 (화상회의 시스템) 한달에 50만번 이상의 화상 회의를 하였다고 합니다. 원격지의 동료들과 행아웃 Meet를  잉용하여 아이디어 공유하고 토론하고 공동작업을 쉽게 할 수 있었다고 합니다. 이로인하여 회의를 위해서 출장 빈도수가 줄어 들었고 여행 경비도 상당부분 절감할 수 있었다고 합니다.



HR부서는 App Maker를 사용하여 신규 채용을 위한 사용자 설문 조사 앱을 개발하여 사용하고, 또한 HR팀에서는 데이터 분석을 위해서 Google Data Studio를 활용하여 보고서를 만들고 있다고 합니다.



닐슨은 인트라넷을 위해서  Google  사이트 도구를 채택하였다고 합니다. 즉, 유지 관리가 쉬운 구글 사이트를 원했고, 직원들에게 닐슨에 대한 정보 액세스 하는 방법에 대한 새로운 디지털 경험을 제공하고자 하였다고 합니다.

출처 : SBCTech.net
자세한 성공 스토리는 - https://www.nojitter.com/post/240173756/nielsen-pins-realtime-collaboration-on-google-cloud 참고

클라우드 서비스는 오픈 후에도 변화관리가 지속적으로 필요합니다.

최근에 많은 기업들이 사용하는 클라우드 서비스는 On-premise 방식의 SW직접 회사내에 시스템에 도입해서 설치한 후에 사용하는 방식에 비교해서 장점이 많습니다.

On-Premise 방식보다 좋은 점은 다음과 같습니다. 1. 신속성/적시성, 2. 적은비용, 3. 최신 트랜드 반영,  4. 사전 테스트, 5. 외부환경 적은 영향 그리고 6. SLA 보장 입니다.

오늘 여기서 이야기할 내용은 클라우드 서비스의 가장 좋은 이유이기도 한 신속성/적시성입니다. On-premise 방식의 경우에는 기획에서 배포까지 빠르게 추진을 해도 6개월이 걸립니다. 여기에 데이타 마이그레이션 및 교육 등 환경변화까지 고려한다면 그 기간은 상당한 기간이 걸립니다. 기간이 많이 필요하다는 것은 최근과 같은 초스피드사회에서 경쟁회사가 새로운 서비스나 시스템을 시작했을 경우에는 차이가 더 벌어질 수가 있습니다. 반면에 클라우드 서비스의 경우에는 우를 결정하면 내일부터 바로 서비스를 사용할 수가 있어서 속도적인 측면에서 신속함을 느낄 수가 있습니다.

이러한 이유로 필요할 때 필요한 양만큼만 사용하는 클라우드 컴퓨팅처럼 클라우드 서비스를 사용하는 경향이 있습니다. 하지만 클라우드 서비스를 조직에 적용시 특정 기능만 이용할 경우에는 사용하는 목적이나 이유가 명확해서 변화에 쉽게 적용할 수 있지만, 최근에 사용하는 플랫폼의 경우에는 다목적성이 있기 때문에 업무에 다양하게 적용할 수 있고, 하나의 제품군에 여러 SW 들이 들어있는 Enterprise급의 서비스일 경우에는 쉽게 적용하기가 어렵습니다.

어려운 이유로 구글 G-Suite(구글 앱스)나 오피스 365 들의 서비스를 도입하더라도 특정 기능만을 사용하거나 이메일위주로만 사용하게 되고, 전체적인 서비스 관리에 대한 마인드가 부족해서 효과적으로 사용하는 것도 힘들지만 잘 사용하지 못하는 경우가 대부분입니다.

클라우드 서비스도 SW이기 때문에 제품 라이프사이클에 따른 다양한 변화가 있지만, 이 변화를 잘 파악하지 않으면 기업에서 사용하는 것이 오히려 안 좋은 경우도 많은 경우가 있습니다.

클라우드 서비스에 대해서 관리하고 조직별로 사용방법 및 레퍼런스 모델에 맞춰서 서비스를 재구성하고 서비스의 변경에 따른 교육 및 내부 변화관리를 통해서 On-premise 방식의 SW 사용보다 효과적인 사용이 필요합니다.

성공적인 시스템 사용을 위한 클라우드 서비스 변화관리

클라우드 서비스를 회사에 적용하는 것은 아주 간단합니다. 사용료를 지불하면 그 때부터 바로 사용할 수 있습니다. 솔루션 완성도도 높고 많은 사용자가 사용해도 지장이 없으며 높은 보안도 제공합니다. 또한 다양한 클라우드 디바이스를 지원하기 때문에 회사가 아닌 곳에서 스마트폰과 같은 다른 디바이스에서도 업무를 볼 수 있는 장점이 있습니다.

하지만, 대부분의 회사에서 간과하고 있는 사실은 클라우드 서비스가 사실은 복잡한 시스템이라는 겁니다. 그리고 한두 사람이 사용하는 것이 아닌 회사 전체가 사용해서 목적을 달성해야 한다는 것이지요. 이러한 이유때문에 시스템 전환은 계획하에 전개가 되어야 합니다.

일부 사용자가 아닌 회사 전체를 대상으로한 클라우드 서비스의 경우에는 좀더 체계적인 전환계획이 필요합니다. 특히, 회사 인원이 많을 경우에는 사람마다 이해도도 다르고 업무도 다르기때문에 전체를 대상으로한 변화관리보다는 목적에 맞는 대상을 선별해서 계층별로 변화관리 전략이 중요합니다.

아래 그림에서처럼 전체 인원을 핵심 IT, 얼리어답터, 전체 즉 3개 파트로 나눠서 변환을 진행해야 합니다. 핵심 IT 부서는 전환에 따른 문제점을 파악하고 대응방안을 수립하는 역할을 하게되며, 얼리어답터는 부서에서 클라우드 서비스에 관심이 있는 직원을 대상으로 진행하며  얼리어답터는 교육후에 해당 팀으로 돌아가서 다른 직원에게 전파 교육 및 클라우드 서비스 전문가 역할을 수행합니다.

많은 직원이 근문하는 회사에 IT 시스템을 도입하는 것은 항상 큰 도전입니다. 우리 주위에는 많은 비용을 투자한 IT 시스템이 실패한 사례를 많이 볼 수 있듯이 사용이 편리한 클라우드도 체계적인 변화관리를 도입해야 회사 전체가 원하는 기능을 사용하고 목적에 도달할 수 있습니다.

구글의 변화관리 summary

Innovation and agile management ofchange in business is essential to stayahead of competitors

We live in a business world that isincreasingly competitive, complex and fastpaced. To be successful, organisationsmust strive to be innovative and efficient.This means having a workforce that isflexible, mobile and able to collaborate.Companies must attract and retain talent.Agility – anticipating and addressing forcesaffecting business – is key.The importance of innovation cannot beunderestimated. Successful companiesknow that in order to thrive they mustcontinually reshape their business andkeep performing as the company grows.Products, services and interactions withcustomers and clients are all ripe fortransformation and improvement.Technology is frequently at the heart ofbusiness evolution. Organisations moveto Google Apps to help them in theirquest for innovation and agility. If changeis managed well, making the transition toGoogle Apps can bring myriad benefits foran organisation. Switching the technologyplatform that a company uses is a clearsignal to employees that the organisationis forward thinking, and looking totransform and modernise. But change isoften challenging. The importanceof a well-managed transition is paramount.In short, the more organisations investin structuring change management, thebetter the results.Some organisations expect that they canachieve benefits without properly investingin the process of change managementor effectively guiding their employeesthrough the journey. But change is notsimply about, in this case, introducing newtechnology and then standing back – it isalso about changing people’s behaviour.Change management is still seen bymany people in organisations as “fluffy”or optional. But we know that whenorganisations cut corners, things go awry.For this research report, we surveyed300 respondents across 11 countries insenior leadership roles, evenly split amongfive sectors and by company size (seegraphic on page 6). Leaders were asked todefine their company culture when it cameto change – “embracive”, “co-operative”,“reluctant” or “resistant” – and they werealso asked to determine how effective theythought their recent change managementprogrammes had been – “excellent andsophisticated”, “adequate but simple”,or “poor or none”.

우리가 살고 있는 비지니스 환경은 경쟁이 심화되고 매우 복잡하며 변화의 속도도 아주 빨라지고 있습니다. 이런 비지니스 환경에서 살아남기 위해서는 혁신적이며 효율적이어야 합니다. 이것은 유연하며, 이동가능하면 협어이 할 수 있는 업무능력을 가지고 있어야 한다는 것을 의미합니다. 회사들은 재능을 유지하거나 보유해아 합니다. 그중 비지니스에 영향을 주는 것을 예측하거나 다뤄야 하는 민첩성이 가장 중요한 업무능력일 겁니다.

혁신의 중요성은 과소평가할 수는 없습니다. 성공한 기업들은 살아남기 위해서는 지속적으로 비지니스를 새로운 형태로 변화하고 성장시에도 지속적으로 이어나가야 한다는 것을 알고 있습니다. 제품들, 서비스들 그리고 고객들과 클라이언트들의 상호작용들은 전환과 개선에 준비가 되어 있습니다.
기술은 비지니스 혁명의 항상 중심에 있습니다. 조직들은 혁신과 민첩함을 추가하기 위하여 Google Apps로 이동합니다. 만약에 변화가 잘 관리되어 진다면 Google Apps로의 전환은 조직에게 많은 이득을 줄 것입니다. 회사가 사용하는 기술 플랫폼을 전환하는 것은 직원들에게 회사가 전환과 현대화에 의지가 있다는 것을 명쾌하게 알려줄 것입니다.  하지만 변화는 항상 도전을 받습니다. 잘 관리되어 전환을 하는 것은 아주 중요합니다. 간단하게 말해서 변화관리에 더 많은 투자를 할 때 기업은 더 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.

어떤 회사는 변화관리나 직원들을 효과적으로 가이드하는 프로세스에 적절하게 투자하지 않고 효과를 기대하지만, 변화는 간단하지 않고 사람들 행동도 변화를 해야 합니다.
변화관리는 사실 많은 기업에서 귀찮거나 선택사항이라고 생각합니다. 그러나 이렇게 변화관리없이 진행한 일들은 엉망진창이 된다는 것을 우리는 알고 있습니다.

11개 국가의 300개 기업에 대해서 조사한 연구결과에서는 변화관리를 통하여 135%의 ROI를 얻었습니다.

Google Apps 도입시 추가로 변화해야 하는 항목

Google Apps 도입시 대부분 이메일이나 문서관리 솔루션에 대한 변화에만 집중을 합니다. 그래서 사용자 Profile, 데이타 마이그레이션에만 집중을 하고 이로 인해서 생각보다 낮은 효과에 당황을 하게 되곤합니다.

기존 On Premise 방식의 SI에서는 사용자의 요구사항에 맞는 솔루션을 선정하고 이를 커스터마이징하여 사용환경에 맞추지만, 클라우드 서비스에서는 반대로 서비스에 회사의 정책과 프로세스를 맞추어야 합니다.

 

즉, 기존에 사용하던 가이드(정책)과 프로세스를 클라우드 서비스에 맞게 수정을 하고 변경을 해야 하는 것입니다.

Google Apps나 다른 클라우드 서비스도 일정의 도구입니다. 도구를 바꾸면 일하는 속도는 빨라지겠지만 환경이 이를 따라가지 못한다면 오히려 보안이나 협업에 더 큰 문제가 발생할 수 있습니다.

1. Policy changes

- 클라우드 서비스는 많은 기능을 보유 그리고 계속 변화(진화)
- 어떤 기능을 어떻게 사용할지 결정. 예) Mobile phone 사용여부
2. Process changes
- 내부 프로세스 변경
- 외부 메일주소(sales@yourdomain.com), 결제, 대량메일 등

Google Apps 변화관리의 가치와 필요성

Google Apps 변화관리는 투자비용의 빠른 회수를 가능하게 해줍니다. 또한, 내부 구성원의 반대를 줄여서 안정적으로 시스템이 회사내에서 사용될 수 있도록 지원하고 있습니다.

클라우드 솔루션이 On Premise보다 비용이나 기간이 짧기 때문에 변화관리에 소홀할 수 있지만, 기업의 생산성 측면에서 변화관리는 반드시 진행되어야 하고 사후에도 관리가 되어야 합니다.