G Suite ISP를 통한 안정적이고 성공적인 G Suite을 도입하세요

많은 기업과 대학교에서 G Suite를 도입하고 있지만, Gmail이나 Drive 정도 사용하는 수준으로 Google이 강조하는 협업환경에 도달하지 못합니다. 그 이유에 대해서 다음과 같이 정리할 수 있습니다.

• G Suite 도입시 Gmail 이외에 불분명한 요구
• G Suite 전체 제품에 대한 기능 이해 부족
• 회사/대학교에서 서비스 이용의 전사적 약속 부재
• 현행업무의 디지털 전환 요인 미진행
• 전체적인 도입 및 이용에 대한 마스터플랜 부재

이야기하면 끝이 없겠지만 가장 큰 문제는 IT 부서중심의 시스템적 관점의 도입을 합니다. 이에따라 현업부서에서는 사용방법 및 프로세스 설명을 원하지만, IT 부서에서는 이런 능력을 가지지 못하는 문제입니다. 클라우드 서비스가 강력하고 서버실에 장비없이 클라우드에서 동작하는 장점이 있지만, 기존처럼 특정 업무처리에 표준 작업방식이라는 개념이 존재하지 않습니다. 설치형 업무 시스템의 경우에는 메뉴에서 새로운 리스트를 조회하고 자신에게 할당된 업무를 해당 화면에서 조회하고 처리해서 완료를 누르는 방식이었지만 G Suite에는 이런 개념이 없습니다. 또한, 업무중심의 시스템이 아닌 협업을 위한 시스템이다 보니 굳이 사용하지 않아도 업무에 크게 지장이 없습니다.

하지만, 대부분의 사무직 직원이 불필요한 업무에 많은 시간을 낭비하고 있는 상황에서 전사적으로 이런 불필요한 부분을 줄이려는 노력은 한 부서의 차원이 아닌 전사적으로 진행이 되어야 합니다. 그러기 위해서는 함께 사용하는 콘텐츠에 대한 약속이 있어야 합니다.

이런 문제로 IT 부서에서는 G Suite 도입 후에 Gmail 정도만 관리하고 나머지는 개인이 알아서 사용하는 형태입니다. Power User나 Early Adopter가 많은 조직에서는 어느정도 사용하고 협업에도 사용하지만, 클라우드 서비스에 익숙하지 않은 사람들이 많을 경우에는 대부분 사용을 포기하게 됩니다.

따라서, 처음부터 어떤 업무에 어떤 콘텐츠에 G Suite을 이용하여 업무를 개선할지 전사적으로 약속을 하고 추진 계획을 세워서 단계적으로 진행이 되어야 하고 이것은 구성원 전체가 동의하고 이해하는 회사 전사적으로 마스터플랜 수립이 필요합니다.

G Suite ISP(GSSP)는 사용자의 요구사항을 수집하여 전사에 G Suite을 도입하기에 적절한 범위와 일정을 수립하고 관리해야 하는 콘텐츠, 프로세스, LMS 등 전사적으로 이용할 수 있는 내용에 대한 마스터플랜을 수립합니다. 이에 전사적으로 이해하고 목표를 세워서 함께 추진하고 KPI 등 성과를 측정할 수 있는 도구도 설계를 합니다.


끝.

4만5천명 기업 Neilsen (닐슨) G Suite Business 도입 성공 사례

우리나라 뿐만 아니라 해외에서도 4만명 이상의 직원이 있는 대기업이 전사적으로 Public Cloud  Service (Google G Suite Business)을 이용하는 것은  드문 케이스 중에 하나입니다.

지난 Google Cloud Next 18 컨퍼런스에서 발표한 성공 사례중에 하나로 닐슨 기업이 소개되었습니다.

닐슨은 애널리틱 컨설팅을 제공하는 세계적인 통합 정보분석 기업니다. 본사는 미국에 있고, 100개국 이상의 나라에 약 4만5천명의 직원을 두고 있는 글로벌 컴퍼니입니다.

이 기업은 G Suite 서비스로 이전한 이후에 구글 행아웃 Meet로 (화상회의 시스템) 한달에 50만번 이상의 화상 회의를 하였다고 합니다. 원격지의 동료들과 행아웃 Meet를  잉용하여 아이디어 공유하고 토론하고 공동작업을 쉽게 할 수 있었다고 합니다. 이로인하여 회의를 위해서 출장 빈도수가 줄어 들었고 여행 경비도 상당부분 절감할 수 있었다고 합니다.



HR부서는 App Maker를 사용하여 신규 채용을 위한 사용자 설문 조사 앱을 개발하여 사용하고, 또한 HR팀에서는 데이터 분석을 위해서 Google Data Studio를 활용하여 보고서를 만들고 있다고 합니다.



닐슨은 인트라넷을 위해서  Google  사이트 도구를 채택하였다고 합니다. 즉, 유지 관리가 쉬운 구글 사이트를 원했고, 직원들에게 닐슨에 대한 정보 액세스 하는 방법에 대한 새로운 디지털 경험을 제공하고자 하였다고 합니다.

출처 : SBCTech.net
자세한 성공 스토리는 - https://www.nojitter.com/post/240173756/nielsen-pins-realtime-collaboration-on-google-cloud 참고

[App Script] App Script를 이용한 메일 보내기

학생들에게 숙제 확인을 하거나 많은 사람을 상대할 때 반복적인 이메일 작업을 할 때가 있습니다 이럴 때 간단하게 사용할 수 있는 App Script를 소개합니다. 이내용은 Google의 아래 샘플 코드를 수정한 내용입니다.

https://developers.google.com/apps-script/articles/sending_emails

// This constant is written in column C for rows for which an email
// has been sent successfully.
var EMAIL_SENT = 'EMAIL_SENT';
/**
 * Sends non-duplicate emails with data from the current spreadsheet.
 */
function sendEmails2() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var startRow = 2; // First row of data to process
  var numRows = 2; // Number of rows to process
  // Fetch the range of cells A2:B3
  var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3);
  // Fetch values for each row in the Range.
  var data = dataRange.getValues();
  for (var i = 0; i < data.length; ++i) {
    var row = data[i];
    var emailAddress = row[0]; // First column
    var message = row[1]; // Second column
    var emailSent = row[2]; // Third column
    if (emailSent != EMAIL_SENT) { // Prevents sending duplicates
      var subject = 'Sending emails from a Spreadsheet';
      MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
      sheet.getRange(startRow + i, 3).setValue(EMAIL_SENT);
      // Make sure the cell is updated right away in case the script is interrupted
      SpreadsheetApp.flush();
    }
  }
}

제목을 추가하기 위해서 다음과 같이 수정했습니다. MailApp class를 이용하여 간단하게 수신자 이메일, 제목, 내용만으로 구성했습니다.

-----------
// This constant is written in column C for rows for which an email
// has been sent successfully.
var EMAIL_SENT = 'EMAIL_SENT';

/**
 * Sends non-duplicate emails with data from the current spreadsheet.
 */
function sendEmails2() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var startRow = 2; // First row of data to process
  var numRows = 2; // Number of rows to process
  // Fetch the range of cells A2:B3
  var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 4);
  // Fetch values for each row in the Range.
  var data = dataRange.getValues();
  for (var i = 0; i < data.length; ++i) {
    var row = data[i];
    var emailAddress = row[0]; // First column
    var subject = row[1];
    var message = row[2];
    var emailSent = row[3];
    if (emailSent != EMAIL_SENT) { // Prevents sending duplicates
      MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
      sheet.getRange(startRow + i, 4).setValue(EMAIL_SENT);
      // Make sure the cell is updated right away in case the script is interrupted
      SpreadsheetApp.flush();
    }
  }
}
----------------------

끝

Google 학습 센터 사용방법

Google G Suite에서는 온라인으로 처음 이용하는 고객들을 대상으로 올라인 학습센터를 운영하고 있습니다. https://gsuite.google.co.kr/learning-center/

학습센터에서는 다음과 같은 콘텐츠를 이용할 수 있습니다.

• 7단계로 시작하기
• 제품별 학습
• 도움말 모음
• 업무에 활용
• G Suite 관리자용
• 다양한 동영상 제공

7단계로 시작하기

처음 사용자는 G Suite의 핵심적인 기능을 업무중심으로 학습할 수 있습니다.

제품별 학습

G Suite의 다양한 제품에 대해서 제품별로 설명과 학습을 진행할 수 있습니다.

도움말 모음

학습센터에서는 다음과 같은 콘텐츠를 이용할 수 있습니다.

업무에 활용

업무별로 필요한 기능에 대한 고객 스토리와 설명을 제공합니다.

G Suite 관리자용

관리자용을 위한 도움말 및 매뉴얼을 제공합니다.

다양한 동영상 제공

Youtube 동영상을 이용하여 재미있는 학습내용을 제공합니다.

Google G Suite 2단계 인증 설정하기

이메일 계정은 외부에 노출이 되어 있고, 타 서비스와 동일한 패스워드를 사용하는 것은 위험합니다. 특히, 외국에서 자동화 툴을 이용한 로그인 시도가 많아서 계정이 노출될 위험성이 있습니다. 계정이 유출되면 드라이브나 지메일의 수많은 정보가 그대로 유출되는 영향력이 있기 때문에 중요한 자료를 보관하는 사용자는 필수적으로 보안을 강화하고 지속적인 관심을 가져야 합니다.

일반인이 보안을 강화하기 가장 쉬운 방법은 2단계 인증입니다. 2단계 인증에서 스마트폰 SMS를 이용하면 별도의 장비를 구입할 필요없이 가지고 있는 스마트폰으로 인증을 하는 방식입니다. 약간은 불편할 수 있지만, 내 정보는 중요아니 꼭 2단계인증을 설정하시기 바랍니다.

2단계 인증을 설정하면 평소 사용하던 PC가 아니거나 비밀번호 확인이 필요하거나, 의심스러운 요구를 하는 등 이상징후에 대해서 6자리 문자번호로 확인합니다. 외국에서 오는 문자이기 때문에 스마트폰 설정을 확인하세요. 6자리 번호만 입력하면 인증이 완료됩니다.

▶ 기타 2단계 인증 방법

[YouTube] https://youtu.be/_heZIxh5DGI

☞ 관련 포스팅

  ▶ 디지털 리터러시 - 인터넷 서비스 id와 pw 관리

공유되거나 이메일에 첨부된 파일 조회시 권한이 필요함이라 나오는 경우

클라우드에 저장된 콘텐츠는 3가지 특성을 갖습니다. 소유자, 유일한 주소, 권한입니다. PC에서 사용할 때에는 내 PC에 저장된 파일이나 그림은 모두 내 것이지만 클라우드에서는 소유자와 권한으로 콘텐츠를 공유합니다. 계정을 여러개 사용할 경우에는 어떤 계정으로 생성, 권한 부여를 했는지도 중요해집니다. 개인적으로 id1@gmail.com, id2@gmail.com, id3@gmail.com 을 이용할 때 id1@gmail.com 으로 만든 구글 문서는 id2@gmail.com, id3@gmail.com에서는 이용할 수 없습니다. 모두 나의 계정이지만 권한은 id1@gmail.com에만 부여가 되어 있기 때문입니다. 따라서 id1@gmail.com 으로 온 메일을 나의 다른 메일인 id2@gmail.com 에서 보내서 읽으려고 하면 다음과 같은 메세지가 나타나는 겁니다.

이런 경우에는 현재 사용하는 계정이 어떤 계정인지 확인을 한 후에 이용해야 합니다. 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

회사에서 사용할 때 동료에게 공유가 필요하면 동료의 개인계정(@gmail.com)이 아닌 회사계정(id@company.com)으로 공유해야 정보 유출을 방지하고 허가된 사용이 가능합니다. 계정이 여러개라 복잡할 경우에는 브라우저에 로그인 하는 방식을 추천합니다.

▶ 크롬 브라우저에 로그인 하기

새로운 지능형 Google 드라이브 검색 화면

구글 드라이브를 회사/학교의 문서 레포지토리(저장소)로 사용하면 편리성과 기능 우수성 때문에 많은 협업이 촉진되고 과거보다 더 많은 문서가 저장이 됩니다. PC 드라이브 폴더에 저장할 때에는 계층형으로 저장을 하기 때문에 꼼꼼한 성격을 가지고 있는 사람은 깊이가 10단계까지도 내려갑니다.

▶ 파일관리 참 쉽죠~ by 슬로워크

[그림] 복잡한 파일 폴더 구조(출처 : 스마트한 직장인 가이드)

PC나 네트워크 드라이브에는 소유권이라는 개념이 없지만, 클라우드에는 소유권이라는 개념이 있습니다. 내가 볼 수 있어도 그것은 내 문서가 아닐 수도 있습니다. 또한, 지원하는 다양한 콘텐츠 타입(구글 문서, 아래한글, 워드, PDF 등)까지 있기 때문에 내용 기반의 Full-Text 검색이 되어도 원하는 형태가 필요한 경우도 생깁니다.

새로운 Google 드라이브의 검색에서는 소유자, 콘텐츠 타입, 수정일, 파일위치 등 다양한 세부사항을 지정해서 검색할 수 있습니다.

이제는 탐색적(루트부터 서브 폴덜로 한단계씩 찾아가는 방법)으로 원하는 파일을 찾을 수 없고, 시간도 많이 걸립니다. Google의 강력한 검색기능을 이용해서 문서를 찾아야 시간을 단축할 수 있습니다. 그러기 위해서는 문서를 만들때부터 어떤 검색어로 찾을 것인가를 고민해야 합니다. 회사/학교의 예약어라든가 이 문서를 찾을 때 어떤 단어로 찾고 싶은지 등에 대한 고민을 하고 그 단어를 문서에 포함시켜야 합니다. 아니면 문서 설명에 등록하는 것도 좋습니다. 또한, 해쉬태그(#)를 이용하여 프로젝트명이나 코드를 함께 등록해도 향후에 검색할 수 있습니다. 문서관리가 중요하고 보편화된 분야는 제약분야입니다. 제약분야에서는 하나의 문서에 30개 정도의 태그가 달립니다. 그만큼 문서 검색을 쉽게 하기 위해서이고 10년, 20년후에도 문서를 찾아야 하기 때문이지요.