구글 드라이브 추가 저장 요금 체계 변경 - Google One

Google의 지메일과 드라이브 기능의 매력에 빠져서 몇년 사용하면 무료로 제공하는 15G를 모두 사용하게 됩니다. 용량이 차면 메일 수신도 되지 않고 새로운 파일을 업로드할 수 없습니다. 난감하죠. 그래서 개인적으로 비용을 내고 추가적인 용량을 사용합니다.

▶ Google Blog에 소개된 Google One
기존에는 100GB가 월 1.99달러, 1TB가 월 9.99달러입니다. 이 요금제가 '구글 원(Google One)’이란 통합 브랜드로 변경되면서 다른 사람과 스토리지 공유로 나눠 줄 수 있는 기능도 추가가 되었습니다. 또한, 200GB라는 새로운 요금제도 제공합니다. 사용자의 용량이 또 늘었다는 증거겠지요. 참고로 Google의 모든 정책은 데이타에 기반해서 분석하에 만들어집니다. 이미 100GB를 넘어서는 사용자가 많아졌다는 것을 의미하겠죠.

정리하면

모든 사용자에게 15GB 무료 이후
100GB, 월 1.99달러
200GB, 월 2.99달러
2TB, 월 9.99달러

요금제  정책은 점진적으로 정용되며, 스토리지가 남는다면 최대 5명까지 용량을 공유할 수 있습니다. 다른 사람보다는 자신의 다른 계정에서 사용하는 형태나 회사에서 내부적으로 사용하는 형태가 되겠습니다.

▶ https://blog.google/products/google-one/one-simple-way-get-more-out-google/


끝.

Google 드라이브의 버전관리

Google 드라이브의 Business와 Education 버전은 용량이 무제한입니다. 만약에 회사에서 이런 비슷한 문서관리시스템을 만든다면 상상할 수 없을 정도의 고가의 스토리지를 구입해야 하고 구입이후에도 유지관리에 고민이 많을 것입니다. 하지만 Google에서는 IT 부서에서 아껴쓰라는 잔소리도 없고 원하는 만큼 사용할 수 있습니다.

구글 문서의 경우에는 버전관리가 자동으로 관리가 됩니다. MS Office 문서의 경우에는 같은 이름의 문서를 등록하면 관리가 됩니다.

[그림] 같은 이름의 문서 등록시 버전관리

물론 계속 보관되는 것은 아니고 30일간만 보관됩니다. 계속 보관해야 한다면 이름을 변경해서 보관하면 됩니다.

회사나 학교에서 같은 문서를 등록하면 버전이 달라질 뿐 사용자는 동일한 주소로 사용할 수 있습니다. 문서 URL을 보내고 다시 문서를 등록하더라도 문서의 주소가 변경되지 않습니다. 즉, 메일도 다시 보낼 필요가 없다는 의미입니다.

버전관리가 간단해보이지만 문서가 많아지면 좋은 기능입니다. 꼭 사용해보세요.

▶ Google Drive 폴더 공유를 통한 간단한 문서 공유방법

또한 작업하는 문서의 버전을 기록하여 문서의 비교나 관리를 위하여도 사용할 수 있습니다.

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Google Drive 폴더 공유를 통한 간단한 문서 공유방법

회사나 학교에서 파일을 공유할 일이 많고 종류도 많습니다. 대부분은 홈페이지에 파일을 하나씩 등록해서 "알아서 이용하세요~" 라고 알리지만 이용하는 사람 입장에서는 아주 불편합니다.

1. 해당 홈페이지에 접속
2. 로그인
3. 해당 게시판으로 이동
4. 찾을려고 하는 문서 게시물을 발견
5. 문서 다운로드(특히 아래한글)
6. 아래한글이 없음
7. 아래한글 뷰어 설치
8. 문서 조회
9. 이 문서 아니면 또 검색(4번~8번 반복)

이렇게하는 것은 사용자 입장에서는 불편합니다. 특히 통합검색을 제공하면 좋지만, 대부분의 통합검색은 내가 원하는 문서를 찾아주지 못합니다. 그러다 보니 검색도 안하고 전화나 이메일을 합니다. 정보를 제공하는 사람은 전화를 계속 받아야 하고 이메일에 일일이 답변해야 하니 또 문서를 잘 만들 수 있는 시간이 줄어드는 악순환의 연속입니다. 이런 방법보다는 해당 문서들의 폴더를 제공해서 알아서 보는 방법은 어떨까요? 문서가 필요하면 해당 폴더에 등록하고 사용자는 그 폴더에서 조회하고요. 등록하는 사람도 편하고 사용하는 사람도 편합니다.

1. 내 드라이브에 공유 폴더 생성
2. 문서 등록
3. 공유 메뉴에서 외부에 공개 선택
4. 링크 복사 및 전달

[제공자 : 등록하기]

[이용자 : 문서조회

※ 사용자는 권한을 제거하기 위해서 시크릿 창으로 접근함

이렇게 공유되는 문서는 중요한 문서가 아닙니다. 기업이나 학교에서 공개한 문서들이죠. 어렵게 볼 필요가 없습니다. 필요하면 스마트폰에서도 쉽게 조회할 수 있고, 검색도 가능합니다. 문서 공유는 목적이 정보를 전달하기 위함이라는 것을 꼭 기억하세요.

문서 공유 주소가 길면 단축 URL을 이용하면 됩니다. 짧은 주소는 카톡이나 밴드에 공유하고 단체방에 공지로 등록하면 해당 카톡방에 있는 사람은 언제든지 해당 폴더에 접속할 수 있습니다.
▶ 단축 URL 만들기 : http://cloudservicecody.blogspot.com/2018/03/url.html

문서에 오류가 있으면 문서 작성자는 조용히 문서를 수정해서 다시 업로드하면 아무도 모릅니다. 참 좋죠~  (같은 문서로 문서 버전이 등록됩니다.)
아는 지식 및 기술을 활용하면 세상이 스마트해집니다. 오늘 한번 시도해보세요.

▶ Google 드라이브의 버전관리

끝.

새로운 지능형 Google 드라이브 검색 화면

구글 드라이브를 회사/학교의 문서 레포지토리(저장소)로 사용하면 편리성과 기능 우수성 때문에 많은 협업이 촉진되고 과거보다 더 많은 문서가 저장이 됩니다. PC 드라이브 폴더에 저장할 때에는 계층형으로 저장을 하기 때문에 꼼꼼한 성격을 가지고 있는 사람은 깊이가 10단계까지도 내려갑니다.

▶ 파일관리 참 쉽죠~ by 슬로워크

[그림] 복잡한 파일 폴더 구조(출처 : 스마트한 직장인 가이드)

PC나 네트워크 드라이브에는 소유권이라는 개념이 없지만, 클라우드에는 소유권이라는 개념이 있습니다. 내가 볼 수 있어도 그것은 내 문서가 아닐 수도 있습니다. 또한, 지원하는 다양한 콘텐츠 타입(구글 문서, 아래한글, 워드, PDF 등)까지 있기 때문에 내용 기반의 Full-Text 검색이 되어도 원하는 형태가 필요한 경우도 생깁니다.

새로운 Google 드라이브의 검색에서는 소유자, 콘텐츠 타입, 수정일, 파일위치 등 다양한 세부사항을 지정해서 검색할 수 있습니다.

이제는 탐색적(루트부터 서브 폴덜로 한단계씩 찾아가는 방법)으로 원하는 파일을 찾을 수 없고, 시간도 많이 걸립니다. Google의 강력한 검색기능을 이용해서 문서를 찾아야 시간을 단축할 수 있습니다. 그러기 위해서는 문서를 만들때부터 어떤 검색어로 찾을 것인가를 고민해야 합니다. 회사/학교의 예약어라든가 이 문서를 찾을 때 어떤 단어로 찾고 싶은지 등에 대한 고민을 하고 그 단어를 문서에 포함시켜야 합니다. 아니면 문서 설명에 등록하는 것도 좋습니다. 또한, 해쉬태그(#)를 이용하여 프로젝트명이나 코드를 함께 등록해도 향후에 검색할 수 있습니다. 문서관리가 중요하고 보편화된 분야는 제약분야입니다. 제약분야에서는 하나의 문서에 30개 정도의 태그가 달립니다. 그만큼 문서 검색을 쉽게 하기 위해서이고 10년, 20년후에도 문서를 찾아야 하기 때문이지요.