새로운 지능형 Google 드라이브 검색 화면

구글 드라이브를 회사/학교의 문서 레포지토리(저장소)로 사용하면 편리성과 기능 우수성 때문에 많은 협업이 촉진되고 과거보다 더 많은 문서가 저장이 됩니다. PC 드라이브 폴더에 저장할 때에는 계층형으로 저장을 하기 때문에 꼼꼼한 성격을 가지고 있는 사람은 깊이가 10단계까지도 내려갑니다.

▶ 파일관리 참 쉽죠~ by 슬로워크

[그림] 복잡한 파일 폴더 구조(출처 : 스마트한 직장인 가이드)

PC나 네트워크 드라이브에는 소유권이라는 개념이 없지만, 클라우드에는 소유권이라는 개념이 있습니다. 내가 볼 수 있어도 그것은 내 문서가 아닐 수도 있습니다. 또한, 지원하는 다양한 콘텐츠 타입(구글 문서, 아래한글, 워드, PDF 등)까지 있기 때문에 내용 기반의 Full-Text 검색이 되어도 원하는 형태가 필요한 경우도 생깁니다.

새로운 Google 드라이브의 검색에서는 소유자, 콘텐츠 타입, 수정일, 파일위치 등 다양한 세부사항을 지정해서 검색할 수 있습니다.

이제는 탐색적(루트부터 서브 폴덜로 한단계씩 찾아가는 방법)으로 원하는 파일을 찾을 수 없고, 시간도 많이 걸립니다. Google의 강력한 검색기능을 이용해서 문서를 찾아야 시간을 단축할 수 있습니다. 그러기 위해서는 문서를 만들때부터 어떤 검색어로 찾을 것인가를 고민해야 합니다. 회사/학교의 예약어라든가 이 문서를 찾을 때 어떤 단어로 찾고 싶은지 등에 대한 고민을 하고 그 단어를 문서에 포함시켜야 합니다. 아니면 문서 설명에 등록하는 것도 좋습니다. 또한, 해쉬태그(#)를 이용하여 프로젝트명이나 코드를 함께 등록해도 향후에 검색할 수 있습니다. 문서관리가 중요하고 보편화된 분야는 제약분야입니다. 제약분야에서는 하나의 문서에 30개 정도의 태그가 달립니다. 그만큼 문서 검색을 쉽게 하기 위해서이고 10년, 20년후에도 문서를 찾아야 하기 때문이지요.