디지털 업무 전문가 조코디

2019년 3월 29일 금요일

[팁] Gmail에서 응답하지 않은 메일 표시기능

지메일 사용시 응답을 안하면 자동적으로 메일에 표시를 해주는 기능입니다. PC 및 스마트폰 모두 표시가 됩니다. 메일을 회신해야 하는데 잊어버리지 않도록 표시해주는 기능입니다.

우리나라는 메일 회신시 답변할 내용이 없으면 회신을 안하는 경우가 많습니다. 반면에 외국 친구들은 항상 짧은 답변을 하는 경우가 많더군요. 이메일이 많아지면 못보고 지나가는 경우도 있기 때문에 유용한 기능입니다.

▶ Gmail 매뉴얼 : https://goo.gl/jCNzKR

[그림] 크롬 브라우저에서 Gmail 이용시 회신 안한 메일 날짜 표시

[그림] 스마트폰 Gmail 앱에서 날짜 표시

2019년 3월 27일 수요일

[Update] Google classroom 2019년 3월 업데이트 내용

▶ 2019년 3월 Classroom 업데이트 내용 : https://support.google.com/edu/classroom/answer/6149237?hl=en

▶ 구글 Classroom 사용설명서 (교사 및 관리자용) - (링크) Google Classroom Tutorials
▶ Classroom 사용방법 데모(교사용) : https://goo.gl/49GpfU

Classroom별 알림 개별 설정 기능

Classroom에 대한 전체 알림기능은 다음과 같이 설정합니다.

각 Classroom별 알림은 각각의 Classroom에서 세팅할 수 있습니다.

Classroom의 기능은 미국의 많은 교사와 학생의 Feedback을 기준으로 하고 있는데 이런 기능이 추가된 것은 Classroom의 중요도에 따라 알림을 차별화하려는 시도인거 같습니다. 우리도 중요한 카톡만 알림을 켜 놓는 거랑 비슷하겠네요.

2019년 3월 26일 화요일

[Update] Google 스프레드시트 셀내 이미지 삽입기능

▶ Google 스프레드시트 매뉴얼 : https://goo.gl/41sHhC
▶ 구글 문서를 사용해야 하는 20가지 이유 : https://cloudservicecody.blogspot.com/2019/03/google-20.html

스트레트시트 그림 삽입 기능중에서 셀내 삽입하는 기능이 추가되었습니다. 학생명부, 회원리스트, 상품리스트 등 다양하게 이용할 수 있습니다.

실제로 아래 문서를 만들어보니 이미지 크기가 동일하면 더 보기가 좋을 거 같습니다. 픽픽(https://picpick.app/ko/) 등으로 고정된 사각영역을 캡쳐해서 이미지 크기를 동일하게 만드는 클린징 작업이 필요합니다.

[그림] 픽픽에서 고정된 사각영역으로 캡쳐하기

스프레드시트의 그림 삽입기능을 이용하면 제한적으로 그림에 대해서 협업기능을 이용하면 그림에서 협업기능이 가능합니다. 즉, 그림을 수정하고 서로 의견을 교환할때 스트레드시트에서 표시를 하면 편리합니다.

구글 프리젠테이션 다른 포맷문서로 다운받기

구글문서는 많은 장점이 있고 스마트폰에서도 쉽게 조회할 수 있습니다. 더 많은 장점은 아래 링크를 눌러서 확인하세요

▶ Google 문서를 사용해야 하는 20가지 이유

구글 문서는 모든 브라우저(스마트폰 포함)에서 별도의 SW 없이도 조회할 수 있습니다. 하지만, 별도의 파일로 보관을 원할 때는 다운로드해서 보관할 수 있습니다.

2019년 3월 24일 일요일

갠드크랩 랜섬웨어 샘플

항상 조심해야 합니다. 중요한 파일은 클라우드에 저장해서 안전하게 관리해야 합니다. 한사람의 실수가 회사전체를 위험에 처하게 할 수도 있습니다.

예방방법

1. 의심스러운 메일은 모바일이나 크롬북을 이용하여 조회
2. 중요파일은 클라우드에 저장하고 버전관리
3. 주기적인 예방 교육 실시

클라우드 서비스를 이용한 업무 전환(Digital Transformation) 기본 개념들

요즘에는 Youtube가 대세인거 같습니다. 동일한 콘텐츠를 만들어서 전달해도 Youtube 영상 시청을 많이하고 PDF로 전달을 하면 오히려 Youtube 영상은 없냐고 묻는 분도 있습니다. 그러다 보니 시간이 많이 걸려도 동영상으로 만들게 됩니다.

다음의 동영상은 최근에 G Suite을 이용해서 협업하려고 하는 분들을 위해서 만든 영상들입니다. 클라우드 서비스가 기존의 설치형 SW와 개념이 다르기 때문에 기본적인 개념에 대해서 이해를 하고 사용해야 하는데 이 과정을 생략하고 사용하다 보니 제대로 사용도 못하고 오히려 많은 오해가 생겨서 좋은 기능을 사용 못하는 일들이 발생하는 것을 목격합니다.

기존 설치형 제품을 사용하는 것과 클라우드 제품은 같은 웹방식이라 하더라도 특성이 다르고 사용방법도 다릅니다. 또한, 기존 대형 SW 회사들이 이제는 설치형 제품보다 클라우드 제품에 투자를 더 많이 하기때문에 점점 기술, 기능의 격차가 발생할 것입니다. 마지막으로 우리가 그동안 이상적으로 생각하던 협업을 실현할 수 있고, 업무 생산성을 높힐 수 있기 때문에 클라우드 서비스를 사용해야 하고 정확한 이해가 선행되어야 합니다.

1. 클라우드의 개념

클라우드 ID는 이메일과 똑같이 생겼지만 클라우드에 저장되고 이용하는 ID입니다. 한사람이 여러개의 이메일을 가질 수 있는 것처럼 클라우드 ID 도 용도에 따라서 사용해야 하고, 같은 사람이더라도 사용하는 클라우드 ID에 따라서 권한이 다르기 때문에 이용에 제약이 생깁니다. 오히려 같은 사람이라고 문서의 조회 권한을 주는 방식이 위험합니다.
[Youtube] 클라우드 이용 개넘

2. 팀 프로젝트 협업하기위한 준비사항

회사에서 협업솔루션인 G Suite을 사용하더라고 방법을 모르면 기존방식처럼 이메일 중심으로 사용하게 됩니다. 사람이 증가하면 오히려 커뮤니케이셔 수만 증가해서 중요한 메시지를 놓치기 쉽습니다. 학교에서 협업이라는 것을 배우지 못했지 때문에 모두가 동일하고 가장 기본적인 그룹스부터 접근하면 보다 쉽게 접근할 수 있습니다. 다른 클라우드 서비스도 개념은 동일합니다.
[Youtube] G Suite으로 여러사람이 협업해서 프로젝트하기

3. 소통방법

행아웃은 카톡과 같은 채팅기반의 커뮤니케이션 툴이지만 더 많은 기능이 있습니다. 카톡으로 문서 전달하는 것은 쉽지 않고 공과 사를 구분하기 어렵기 때문에 회사의 공식적인 행아웃을 사용하는 것이 좋고, 요즘에는 AI 기능도 계속 포함되기 때문에 비서 하나 잘 키운다고 생각해도 좋을 거 같습니다. 영상회의는 얼굴 보는 회의가 아니라는 거는 꼭 기억하세요.
[Youtube] 구글 행아웃 이용방법

4. 자료 공유

클라우드는 가장 기본적으로 자료를 저장할 수 있는 기능을 제공합니다. 모든 콘텐츠는 고유의 URL을 가지면서 쉽게 접근할 수 있는 구조이지만 권한으로 통제를 하기 때문에 더 안전합니다. 유출문제가 있었다면 클라우드 회사들이 장사 못하고 모두 철수 했겟죠. 자료를 공유하는 것도 기존 회사내 공유 드라이브랑 다르기 때문에 사용하는 방식을 이해해야 합니다. Drop Box, 원드라이브, 네이버 드라이브 모두 같은 개념으로 접근해야 합니다.우리의 자료는 소중하니깐요.
[Youtube] 구글 드라이브 사용법

5. 일정 공유는 협업의 기본

언제까지 무슨일을 완료하자. 라는 기준을 잡았다면 중간에 작은 Task 들의 일정관리는 모두가 투명하게 볼 수 있으면 좋습니다. 물론 다른 WBS 관리도구를 사용해도 좋지만 하나의 통합 플랫폼을 사용하면 서비스 연관성이 높아서 편리합니다. 기억해야 하는 점은 일정 제품만 쓰지 말고 관련내용을 꼭 작성해야 합니다.
[Youtube] 구글 캘린더를 이용한 지식관리

6. 대형규모의 팀 프로젝트를 위한 인트라넷 페이지

선생님들 요청으로 만든 인터넷 교무실 자료를 이해하면 좋을 거 같아서 추가로 알려드립니다. 20명 이상의 프로젝트라면 엄청난 양의 정보들이 생성이 되고 관리가 됩니다. 다른 홈페이지나 카페나 JSP/HTML 페이지보다 구글의 사이트 도구를 추천합니다. 공지사항, 방법론, 일정, 산출물, 양식 등등 프로젝트 수행시 필요한 내용을 모두 담을 수 있고 업데이트 또한 편리합니다. 기억하기 좋은 도메인 저렴하게 하나 구입해서 붙이면 접근성이 더욱 좋아지겠죠.
[Youtube] 구글 사이트로 온라인 교무실 만들기
혹시 업무전환을 하고 싶거나 잘 안되는 내용 있는 분은 댓글로 알려주시면 틈틈히 자료 정리해서 만들어보겠습니다. G Suite 중심으로 설명했지만, 대부분의 클라우드 서비스도 비슷한 방식이라 하나만 잘 이해하면 다른 서비스 이용에도 도움이 됩니다. 클라우드 서비스는 한 사람만 잘 한다고 절대로 도움이 되지 않습니다. 참여하는 모든 구성원이 사용하는 방법에 대해서 공감하고 같은 방법으로 사용해야 실질적인 도움이 되고, 이런 방식은 기존의 PC 중심으로 사용하는 방식보다 업무 생산성의 높은 효과가 있습니다.

2019년 3월 22일 금요일

Google 문서를 사용해야 하는 20가지 이유

https://youtu.be/Cmtj885Miw0

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Google에서 제공하는 문서 작성도구인 구글문서는 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 설문지로 구성되어 있습니다.

문서 : https://docs.google.com
스프레드시트 : https://spreadsheets.google.com
프리젠테이션 : https://slides.google.com
설문지 : https://forms.google.com

각각 MS의 word, excel, powerpoint와 기능이 유사하고 설문지는 설문응답에 사용하는 도구입니다. 최근에는 학교 교실에서는 시험 볼때도 사용합니다

구글 문서는 다음과 같은 특징이 있어서 클라우드환경에서 사용하기 좋은 문서도구입니다.

1. 별도의 SW 설치 불필요. 라이선스

개인버전(id@gmail.com)을 포함하여 모두 공짜로 사용할 수 있고, 크롬브라우저에서 별도의 SW 설치없이 바로 사용할 수 있습니다.

2. 스마트폰, PC에서 함께 이용

최근에 생산되는 문서는 대부분 스마트폰에서 소비되는데 복잡하고 조판형태로 만들어야 할까요? 5, 6인치 스마트폰에서 최적의 문서를 유통하는 것이 가장 효율적입니다. 만든 문서는 PC 및 스마트폰에서 동일하게 조회가 됩니다.

3. 각종 멀티미디어 포함이 쉬움

그림, 움직이는 그림(gif), 동영상, Youtube 등 다양한 멀티미디어 콘텐츠를 쉽게 삽이할 수 있습니다.

4. 권한으로 사용자, 그룹 관리

문서를 만든사람이 소유권한을 갖고 조회가 필요한 사람에게 권한을 부여해서 유통(전달)합니다. 유통을 취소하려면 권한만 회수하면 바로 볼 수 없는 상태로 전환됩니다.

5. 출력 및 다운로드 제어 등의 보안기능

개인적인 출력이나 다른 문서로의 다운로드도 제어를 해서 안전한 관리가 가능합니다. 회사에서는 다운로드하는 내역도 모두 확인이 가능하면 문서내의 특정 정보에 대해서도 바로 탐지할 수 있는 DLP 기능도 제공합니다. 무서울 정도로 통제를 할 수 있습니다.

6. 댓글을 통한 문서 의견 교환이 용이

특정 부분에 대한 궁금증이나 의견이 있다면 해당 부분에 의견을 바로 게시할 수 있고, 특정인을 지목해서 해당 부분에 대한 답변을 요구할 수 있습니다. 사원때 부장님이 전반적으로 문서가 마음에 들지 않는다고 할 때가 제일 힘들었어요. ㅠㅠ 꼭 찝어서 이야기해 주었으면 참 좋았을텐데요.

7. 협업을 통한 문서 공동 생성 및 수정

인간이 AI와 경쟁해서 이기기 위해서는 인간끼리 협업해야 합니다. 지금까지 문서를 협업하는 것은 내가 작성하고 이메일로 전달해서 다시 회신받는 방법밖에 없었지만 하나의 문서에서 50명이 함께 문서를 작성할 수 있고, 작성하는 내용을 바로 실시간으로 확인도 할 수 있습니다.

8. 페이지 링크 등 다양한 링크 방법 제공

파일 링크가 이닌 특정 페이지에 대한 링크가 가능합니다. 구글 프리젠테이션 13페이지로 바로 갈 수 있는 링크 정말 신나지 않을까요? 단축 URL을 만들어서 카톡으로 보내면 받는 사람이 즐겁습니다. 링크를 클릭하면 바로 열리거든요.

9. 다양한 AI 기능의 제공 및 업데이트(음성인식, 자동 그래프, 자리배치, 스펠링 등)

알파고가 바둑만 잘 하는 것이 아니고 동생 베타고는 구글 문서에서 다양한 AI 기능을 제공합니다. 음성을 인식해서 대신 글을 작성하고 숫자를 보면 필요한 그래프를 자동으로 그리고 응답한 내용에 대해서 자동으로 분석해 주고 프리젠테이션 그림을 이쁘게 배치도 해줍니다.

10. 클라우드에 저장 이용

개인 PC보다 클라우드가 더 안전합니다. 쉽게 비유하면 개인 금고보다 은행 금고가 더 안전한 것과 동일합니다.

11. App Script와의 연계를 통한 생산성 향상 및 자동화 지원

Javascript와 비슷한 Google App Script로 다양한 프로그램이 가능합니다. 문서를 자동으로 만들고 스프레드시트에 데이타를 넣고 참조할 수도 있습니다.

12. 다양한 클라우드 서비스와 연동

Google에서 제공하는 다양한 서비스와 연동을 하면 화상회의를 하면서 문서를 함께 조회할 수도 있고, 구글 사이트 도구로 웹페이지를 만들어서 만든 구글 문서를 등록해서 인터넷에 공개할 수도 있습니다. 문서가 수정되면 자동으로 내용이 변경됩니다.

13. 사용자 중심의 인터페이스

Material Design 적용 및 사용하기 좋은 기능 및 인터페이스가 사용자의 요구에 맞게 계속 업데이트 되고 있습니다. 또한, 스마트폰도 사용환경이 계속 진화하고 있습니다. 또한, HWP이나 MS Word는 너무 많은 기능때문에 오히려 초보자가 사용하기 어렵습니다. 그 많은 기능 모두 사용하는 기능 있을까요? 핵심적인 기능만 제공해서 오히려 사용을 쉽게 하는 것도 요즘에 추세입니다.

14. 다양한 Add-on 제품 사용

문서, 프리젠테이션에서 사용하면 좋은 기능을 개발업체에서 Add-on 기능으로 제공합니다. 사용하다가 이런 기능 있으면 좋겠다 싶은 내용을 찾아보세요. 대부분 앱 스토어에서 찾을 수 있습니다.

15. 다양한 디바이스에서 사용가능

이제는 컴퓨터의 범위가 다양해지고 있습니다. 폴더폰이 나오고 스마트폰에 모니터를 연결하면 컴퓨터가 됩니다. 다양한 디바이스에서 사용할 수 있는 환경을 제공합니다.

16. 인터넷 환경에서 사용하기 편리

우리는 하루의 대부분의 시간을 인터넷 환경에서 사용합니다. 업무를 수행하고 Youtube를 시청하고 인터넷 브라우저에서 정보를 습득합니다. 인터넷 환경에서 가장 사용하기 편리한 구조로 되어 있습니다. 물론 네트웍이 안되면 작동을 안하지만 우리나라에서 인터넷이 안되는 곳은 내린천 아침가리골 정도...