Google 문서의 댓글에 대한 지메일(Gmail)에서 빠른 응답방법

Google 문서는 브라우저에서 별도의 SW없이 바로 사용할 수 있는 문서 편집기입니ㅏ. 또한, 협업작업을 하기에 최적화되어 있어 다른 사람과 함께 문서를 작성하고 편집할 수 있습니다.

▶ Google 문서를 사용해야 하는 20가지 이유

Google 문서에서는 특정 부분을 블럭으로 만든 후에 댓글을 입력할 수 있습니다. 신입사원일때 사수한테 보고서 보여주면 전반적으로 마음에 안든다는 말이 가장 답답했죠. 고쳐야 할 부분으 딱 알려주면 시간도 절약되고 좋을 텐데 말이죠.

Google 문서의 댓글 기능을 이용하면 원하는 부분을 지정해서 글을 남길 수 있고, 담당자를 지정해서 댓글에 응답을 요청할 수 있습니다.

응답자를 지정해서 댓글을 작성하면 응답자에게 메일이 발송이 됩니다. 링크 주소를 이용하여 응답하면 해당 내용을 확인하면서 바로 작성할 수 있습니다.

또한, 이메일에서 "회신"으로 바로 답변할 수도 있습니다.

이메일로 답변한 내용도 댓글 답변에 표시가 됩니다.

Google 문서를 사용해야 하는 20가지 이유

https://youtu.be/Cmtj885Miw0

Google에서 제공하는 문서 작성도구인 구글문서는 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 설문지로 구성되어 있습니다.

• 문서 : https://docs.google.com
• 스프레드시트 : https://spreadsheets.google.com
• 프리젠테이션 : https://slides.google.com
• 설문지 : https://forms.google.com

각각 MS의 word, excel, powerpoint와 기능이 유사하고 설문지는 설문응답에 사용하는 도구입니다. 최근에는 학교 교실에서는 시험 볼때도 사용합니다

구글 문서는 다음과 같은 특징이 있어서 클라우드환경에서 사용하기 좋은 문서도구입니다.

1. 별도의 SW 설치 불필요. 라이선스

개인버전(id@gmail.com)을 포함하여 모두 공짜로 사용할 수 있고, 크롬브라우저에서 별도의 SW 설치없이 바로 사용할 수 있습니다.

2. 스마트폰, PC에서 함께 이용

최근에 생산되는 문서는 대부분 스마트폰에서 소비되는데 복잡하고 조판형태로 만들어야 할까요? 5, 6인치 스마트폰에서 최적의 문서를 유통하는 것이 가장 효율적입니다. 만든 문서는 PC 및 스마트폰에서 동일하게 조회가 됩니다.

3. 각종 멀티미디어 포함이 쉬움

그림, 움직이는 그림(gif), 동영상, Youtube 등 다양한 멀티미디어 콘텐츠를 쉽게 삽이할 수 있습니다.

4. 권한으로 사용자, 그룹 관리

문서를 만든사람이 소유권한을 갖고 조회가 필요한 사람에게 권한을 부여해서 유통(전달)합니다. 유통을 취소하려면 권한만 회수하면 바로 볼 수 없는 상태로 전환됩니다.

5. 출력 및 다운로드 제어 등의 보안기능

개인적인 출력이나 다른 문서로의 다운로드도 제어를 해서 안전한 관리가 가능합니다. 회사에서는 다운로드하는 내역도 모두 확인이 가능하면 문서내의 특정 정보에 대해서도 바로 탐지할 수 있는 DLP 기능도 제공합니다. 무서울 정도로 통제를 할 수 있습니다.

6. 댓글을 통한 문서 의견 교환이 용이

특정 부분에 대한 궁금증이나 의견이 있다면 해당 부분에 의견을 바로 게시할 수 있고, 특정인을 지목해서 해당 부분에 대한 답변을 요구할 수 있습니다. 사원때 부장님이 전반적으로 문서가 마음에 들지 않는다고 할 때가 제일 힘들었어요. ㅠㅠ 꼭 찝어서 이야기해 주었으면 참 좋았을텐데요.

7. 협업을 통한 문서 공동 생성 및 수정

인간이 AI와 경쟁해서 이기기 위해서는 인간끼리 협업해야 합니다. 지금까지 문서를 협업하는 것은 내가 작성하고 이메일로 전달해서 다시 회신받는 방법밖에 없었지만 하나의 문서에서 50명이 함께 문서를 작성할 수 있고, 작성하는 내용을 바로 실시간으로 확인도 할 수 있습니다.

8. 페이지 링크 등 다양한 링크 방법 제공

파일 링크가 이닌 특정 페이지에 대한 링크가 가능합니다. 구글 프리젠테이션 13페이지로 바로 갈 수 있는 링크 정말 신나지 않을까요? 단축 URL을 만들어서 카톡으로 보내면 받는 사람이 즐겁습니다. 링크를 클릭하면 바로 열리거든요.

9. 다양한 AI 기능의 제공 및 업데이트(음성인식, 자동 그래프, 자리배치, 스펠링 등)

알파고가 바둑만 잘 하는 것이 아니고 동생 베타고는 구글 문서에서 다양한 AI 기능을 제공합니다. 음성을 인식해서 대신 글을 작성하고 숫자를 보면 필요한 그래프를 자동으로 그리고 응답한 내용에 대해서 자동으로 분석해 주고 프리젠테이션 그림을 이쁘게 배치도 해줍니다. 

10. 클라우드에 저장 이용

개인 PC보다 클라우드가 더 안전합니다. 쉽게 비유하면 개인 금고보다 은행 금고가 더 안전한 것과 동일합니다.

11. App Script와의 연계를 통한 생산성 향상 및 자동화 지원

Javascript와 비슷한 Google App Script로 다양한 프로그램이 가능합니다. 문서를 자동으로 만들고 스프레드시트에 데이타를 넣고 참조할 수도 있습니다.

12. 다양한 클라우드 서비스와 연동

Google에서 제공하는 다양한 서비스와 연동을 하면 화상회의를 하면서 문서를 함께 조회할 수도 있고, 구글 사이트 도구로 웹페이지를 만들어서 만든 구글 문서를 등록해서 인터넷에 공개할 수도 있습니다. 문서가 수정되면 자동으로 내용이 변경됩니다.

13. 사용자 중심의 인터페이스

Material Design 적용 및 사용하기 좋은 기능 및 인터페이스가 사용자의 요구에 맞게 계속 업데이트 되고 있습니다. 또한, 스마트폰도 사용환경이 계속 진화하고 있습니다. 또한, HWP이나 MS Word는 너무 많은 기능때문에 오히려 초보자가 사용하기 어렵습니다. 그 많은 기능 모두 사용하는 기능 있을까요? 핵심적인 기능만 제공해서 오히려 사용을 쉽게 하는 것도 요즘에 추세입니다. 

14. 다양한 Add-on 제품 사용

문서, 프리젠테이션에서 사용하면 좋은 기능을 개발업체에서 Add-on 기능으로 제공합니다. 사용하다가 이런 기능 있으면 좋겠다 싶은 내용을 찾아보세요. 대부분 앱 스토어에서 찾을 수 있습니다.

15. 다양한 디바이스에서 사용가능

이제는 컴퓨터의 범위가 다양해지고 있습니다. 폴더폰이 나오고 스마트폰에 모니터를 연결하면 컴퓨터가 됩니다. 다양한 디바이스에서 사용할 수 있는 환경을 제공합니다.

16. 인터넷 환경에서 사용하기 편리

우리는 하루의 대부분의 시간을 인터넷 환경에서 사용합니다. 업무를 수행하고 Youtube를 시청하고 인터넷 브라우저에서 정보를 습득합니다. 인터넷 환경에서 가장 사용하기 편리한 구조로 되어 있습니다. 물론 네트웍이 안되면 작동을 안하지만 우리나라에서 인터넷이 안되는 곳은 내린천 아침가리골 정도...

17. 문서 작성 생산성 높음

구글 문서를 왜 사용하냐고 물어보면 한마디로 말합니다. 더 빨리 문서를 만들 수 있고, 수정할 수 있습니다. 고객이 문서가 필요하면 바로 링크를 보낼 수도 있습니다. 언제 어디서나 말이죠.

18. 자동화된 버전관리

혼자 문서를 작성할 때도 버번관리가 어렵습니다. 여러명이서 협업으로 문서를 작성한다면 하루만 작업해도 수십가지의 버전이 나옵니다. 최종, 진짜, 정말 진짜, 최종보고 진짜. 이런 버전 붙이지 않아도 한달까지는 언제든지 같은 문서에서 버전내용을 확인할 수 있습니다.

19. 회사, 학교 템플릿 공동 사용

공동으로 사용하는 학교나 회사의 템플릿을 등록하고 쉽게 사용하세요. 전화해서 템플릿이 어디에 있는지 물어보지 않아도 되고 작성했더니 옛날 템플릿이라는 슬픈 소식을 듣지 않아도 됩니다.

20. 사용환경의 통일로 SW 버전이 동일

동일한 SW에서도 문서가 열리지 않거나 이상하게 작동되지 않습니다. 전세계 15억명의 사람들이 같은 SW를 동일하게 사용하고 있습니다.

[Tips] 구글 문서 들여쓰기/내어쓰기

들여쓰기/내어쓰기

들여쓰기는 일반적으로 문장을 쓸 때 문자열을 오른쪽으로 당겨 주변의 문장과 구분하는 것을 말하며, 내어쓰기는 이와 반대로 같은 문단에 있는 다른 줄보다 왼쪽으로 더 내어 작성하는 것을 말합니다.
들여쓰기와 내어쓰기는 문서를 작성하는데 있어 가독성을 개선하거나 문장을 구분하는 데 꼭 필요한 요소로 일반적인 워드프로세서와 같이 구글 문서에서도 지원하고 있습니다.

문단 전체 들여쓰기

1. 서식을 지정하고자 하는 문단의 시작점에 커서를 위치하거나 문단을 선택합니다.
2. 메뉴에서 [서식 > 정렬 및 들여쓰기] 로 이동하여 ‘들여쓰기’ 또는 ‘내어쓰기’를 선택합니다.
3. 또는 도구모음에서 ‘들여쓰기’ 또는 ‘내어쓰기’를 클릭합니다.

• 들여쓰기 단축기: Ctrl + ]
• 내어쓰기 단축키: Ctrl + [

Tab 키를 이용한 들여쓰기

1. 들여쓰기를 원하는 문단의 시작 부분에 마우스 커서를 이동하세요
2. 키보드의 Tab 키를 누르면 들여쓰기가 적용되며 엔터를 입력하면 다음 문장도 자동으로 들여쓰기가 적용됩니다.
3. 들여쓰기를 중지하고자 하는 경우 들여쓰기가 적용된 문단의 시작부분에서 백스페이스 키를 누르면 이후부터 들여쓰기가 해제됩니다.

서식 메뉴에서 첫줄 들여쓰기 지정

1. 서식을 지정하고자 하는 문단의 시작점에 커서를 위치하거나 문단을 선택합니다.
2. 메뉴에서 [서식 > 정렬 및 들여쓰기 > 들여쓰기 옵션]을 클릭합니다.
3. ‘특수’ 옵션에서 첫줄을 선택하고 들여쓰기 값을 설정한 후 적용을 클릭하면 들여쓰기가 적용됩니다. 이후부터는 엔터를  클릭할 때마다 지정된 들여쓰기가 자동으로 적용됩니다.
4. 들여쓰기를 중단하려면 들여쓰기가 자동으로 적용된 지점에서 백스페이스 키를 누르면 이후부터 들여쓰기가 해제됩니다.

들여쓰기 표시(Indent Marker) 사용

눈금자의 들여쓰기 표시(Indent Marker)를 이용하면 좀더 디테일한 설정이 가능하며 단락 전체 들여쓰기와 첫 줄 들여쓰기를 구분해서 적용할 수 있습니다. 눈금자에 있는 3종류의 들여쓰기 표시를 마우스로 드래그하여 들여쓰기 하고 싶은 만큼 이동을 합니다.

구글 문서로 이미지, PDF 파일의 글자 이용하기

자료를 JPG 사진이나 PDF로 받으면 자료를 재이용하는데 제약이 많습니다. 일단 내용복사가 어려워서 내용을 다시 입력해야 하고, 폴더에 저장하더라도 파일이 많아지면 검색이 어려워집니다. 또한, PDF문서는 스마트폰으로 조회하기도 제약사항이 많습니다.

이런 경우에는 사진이나 PDF문서를 구글 드라이브(https://drive.google.com)에 올리고 구글 문서로 변환을 하면 사진과 PDF의 글자가 추출이 되어 재활용할 수 있습니다.

스캐너나 스마트폰으로 다음과 같은 신문기사를 받았습니다.

위의 사진은 이미지이기 때문에 글자를 재이용할 수 없고, 직접 입력을 해야 합니다. 이럴 경우에 일단 이 파일을 구글 드라이브에 올립니다. 크롬 브라우져의 경우에는 클릭&드래그로 바로 등록할 수 있습니다.

이렇게 등록된 문서는 사진파일이고 이 파일을 구글 문서로 변환을 해줍니다. 구글 문서는 아래한글이나 MS 워드에 비해서 다음과 같은 장점이 있습니다.

1. 설치없이 모든 장비, 컴퓨터에서 이용가능
2. 서버에 안전하게 저장 관리
3. 작성한 문서를 다양한 곳에 이용가능
4. 다른 사람과 같이 작업하는 협업환경에 최적화
5. 사람별로 권한부여하여 전달

등록한 사진 오른쪽 메뉴에서 '연결앱 > Google 문서' 를 선택합니다.

사진은 구글문서로 변환이 되어서 다음과 같이 나타납니다. 일단 구글문서에는 사진이 나타나고 하단으로 내려가면 내용중에 글자가 입력이 되어 있습니다.

이렇게 구글 문서로 변환결과를 보면 약간은 잘못된 부분이 있지만, 사진의 글자를 인식해서 편집할 수 있는 글자로 만들어줍니다.

이와 같은 방법으로 PDF 파일을 구글문서로 변환하면 결과는 다음과 같습니다.

많은 문서를 구글 드라이브를 이용하여 구글 문서로 만들어서 효과적으로 관리 및 이용하세요.