Google 문서를 사용해야 하는 20가지 이유

https://youtu.be/Cmtj885Miw0

Google에서 제공하는 문서 작성도구인 구글문서는 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 설문지로 구성되어 있습니다.

• 문서 : https://docs.google.com
• 스프레드시트 : https://spreadsheets.google.com
• 프리젠테이션 : https://slides.google.com
• 설문지 : https://forms.google.com

각각 MS의 word, excel, powerpoint와 기능이 유사하고 설문지는 설문응답에 사용하는 도구입니다. 최근에는 학교 교실에서는 시험 볼때도 사용합니다

구글 문서는 다음과 같은 특징이 있어서 클라우드환경에서 사용하기 좋은 문서도구입니다.

1. 별도의 SW 설치 불필요. 라이선스

개인버전(id@gmail.com)을 포함하여 모두 공짜로 사용할 수 있고, 크롬브라우저에서 별도의 SW 설치없이 바로 사용할 수 있습니다.

2. 스마트폰, PC에서 함께 이용

최근에 생산되는 문서는 대부분 스마트폰에서 소비되는데 복잡하고 조판형태로 만들어야 할까요? 5, 6인치 스마트폰에서 최적의 문서를 유통하는 것이 가장 효율적입니다. 만든 문서는 PC 및 스마트폰에서 동일하게 조회가 됩니다.

3. 각종 멀티미디어 포함이 쉬움

그림, 움직이는 그림(gif), 동영상, Youtube 등 다양한 멀티미디어 콘텐츠를 쉽게 삽이할 수 있습니다.

4. 권한으로 사용자, 그룹 관리

문서를 만든사람이 소유권한을 갖고 조회가 필요한 사람에게 권한을 부여해서 유통(전달)합니다. 유통을 취소하려면 권한만 회수하면 바로 볼 수 없는 상태로 전환됩니다.

5. 출력 및 다운로드 제어 등의 보안기능

개인적인 출력이나 다른 문서로의 다운로드도 제어를 해서 안전한 관리가 가능합니다. 회사에서는 다운로드하는 내역도 모두 확인이 가능하면 문서내의 특정 정보에 대해서도 바로 탐지할 수 있는 DLP 기능도 제공합니다. 무서울 정도로 통제를 할 수 있습니다.

6. 댓글을 통한 문서 의견 교환이 용이

특정 부분에 대한 궁금증이나 의견이 있다면 해당 부분에 의견을 바로 게시할 수 있고, 특정인을 지목해서 해당 부분에 대한 답변을 요구할 수 있습니다. 사원때 부장님이 전반적으로 문서가 마음에 들지 않는다고 할 때가 제일 힘들었어요. ㅠㅠ 꼭 찝어서 이야기해 주었으면 참 좋았을텐데요.

7. 협업을 통한 문서 공동 생성 및 수정

인간이 AI와 경쟁해서 이기기 위해서는 인간끼리 협업해야 합니다. 지금까지 문서를 협업하는 것은 내가 작성하고 이메일로 전달해서 다시 회신받는 방법밖에 없었지만 하나의 문서에서 50명이 함께 문서를 작성할 수 있고, 작성하는 내용을 바로 실시간으로 확인도 할 수 있습니다.

8. 페이지 링크 등 다양한 링크 방법 제공

파일 링크가 이닌 특정 페이지에 대한 링크가 가능합니다. 구글 프리젠테이션 13페이지로 바로 갈 수 있는 링크 정말 신나지 않을까요? 단축 URL을 만들어서 카톡으로 보내면 받는 사람이 즐겁습니다. 링크를 클릭하면 바로 열리거든요.

9. 다양한 AI 기능의 제공 및 업데이트(음성인식, 자동 그래프, 자리배치, 스펠링 등)

알파고가 바둑만 잘 하는 것이 아니고 동생 베타고는 구글 문서에서 다양한 AI 기능을 제공합니다. 음성을 인식해서 대신 글을 작성하고 숫자를 보면 필요한 그래프를 자동으로 그리고 응답한 내용에 대해서 자동으로 분석해 주고 프리젠테이션 그림을 이쁘게 배치도 해줍니다. 

10. 클라우드에 저장 이용

개인 PC보다 클라우드가 더 안전합니다. 쉽게 비유하면 개인 금고보다 은행 금고가 더 안전한 것과 동일합니다.

11. App Script와의 연계를 통한 생산성 향상 및 자동화 지원

Javascript와 비슷한 Google App Script로 다양한 프로그램이 가능합니다. 문서를 자동으로 만들고 스프레드시트에 데이타를 넣고 참조할 수도 있습니다.

12. 다양한 클라우드 서비스와 연동

Google에서 제공하는 다양한 서비스와 연동을 하면 화상회의를 하면서 문서를 함께 조회할 수도 있고, 구글 사이트 도구로 웹페이지를 만들어서 만든 구글 문서를 등록해서 인터넷에 공개할 수도 있습니다. 문서가 수정되면 자동으로 내용이 변경됩니다.

13. 사용자 중심의 인터페이스

Material Design 적용 및 사용하기 좋은 기능 및 인터페이스가 사용자의 요구에 맞게 계속 업데이트 되고 있습니다. 또한, 스마트폰도 사용환경이 계속 진화하고 있습니다. 또한, HWP이나 MS Word는 너무 많은 기능때문에 오히려 초보자가 사용하기 어렵습니다. 그 많은 기능 모두 사용하는 기능 있을까요? 핵심적인 기능만 제공해서 오히려 사용을 쉽게 하는 것도 요즘에 추세입니다. 

14. 다양한 Add-on 제품 사용

문서, 프리젠테이션에서 사용하면 좋은 기능을 개발업체에서 Add-on 기능으로 제공합니다. 사용하다가 이런 기능 있으면 좋겠다 싶은 내용을 찾아보세요. 대부분 앱 스토어에서 찾을 수 있습니다.

15. 다양한 디바이스에서 사용가능

이제는 컴퓨터의 범위가 다양해지고 있습니다. 폴더폰이 나오고 스마트폰에 모니터를 연결하면 컴퓨터가 됩니다. 다양한 디바이스에서 사용할 수 있는 환경을 제공합니다.

16. 인터넷 환경에서 사용하기 편리

우리는 하루의 대부분의 시간을 인터넷 환경에서 사용합니다. 업무를 수행하고 Youtube를 시청하고 인터넷 브라우저에서 정보를 습득합니다. 인터넷 환경에서 가장 사용하기 편리한 구조로 되어 있습니다. 물론 네트웍이 안되면 작동을 안하지만 우리나라에서 인터넷이 안되는 곳은 내린천 아침가리골 정도...

17. 문서 작성 생산성 높음

구글 문서를 왜 사용하냐고 물어보면 한마디로 말합니다. 더 빨리 문서를 만들 수 있고, 수정할 수 있습니다. 고객이 문서가 필요하면 바로 링크를 보낼 수도 있습니다. 언제 어디서나 말이죠.

18. 자동화된 버전관리

혼자 문서를 작성할 때도 버번관리가 어렵습니다. 여러명이서 협업으로 문서를 작성한다면 하루만 작업해도 수십가지의 버전이 나옵니다. 최종, 진짜, 정말 진짜, 최종보고 진짜. 이런 버전 붙이지 않아도 한달까지는 언제든지 같은 문서에서 버전내용을 확인할 수 있습니다.

19. 회사, 학교 템플릿 공동 사용

공동으로 사용하는 학교나 회사의 템플릿을 등록하고 쉽게 사용하세요. 전화해서 템플릿이 어디에 있는지 물어보지 않아도 되고 작성했더니 옛날 템플릿이라는 슬픈 소식을 듣지 않아도 됩니다.

20. 사용환경의 통일로 SW 버전이 동일

동일한 SW에서도 문서가 열리지 않거나 이상하게 작동되지 않습니다. 전세계 15억명의 사람들이 같은 SW를 동일하게 사용하고 있습니다.

Google G Suite for Education 소개

초중고 및 대학교에서 무료로 사용할 수 있는 구글의 지위트 포 에쥬케이션 버젼을 소개합니다. 현재 100여군데 초중고에서 사용하고 있으며 대학교도 50군대에서 사용하고 있습니다. G Suite for Education은 학교 학생 이메일 서비스에 대표적으로 사용되고 있고 다양한 학생 협업활동을 지원하며 직원들의 업무 생산성을 높힐 수도 있습니다.
무료로 평생 사용할 수 있기 때문에 현재 디지털 교육을 하려는 초중고학교나 이메일 전환을 하려는 대학교에서는 안 사용할 이유가 없는 글로벌 서비스입니다.

[동영상] https://youtu.be/qL_858JxJrE

구글 행아웃 소통수단입니다. 절차에 맞게 채팅 및 화상통화 사용하세요

카톡도 새로운 사람끼리 이야기를 하기 위해서는 승인을 거쳐야 합니다. 같은 회사 같은 학교에 있는 사람들도 이메일이나 소통을 안 했던 사람이라면 처음에는 커넥션(Connection)을 맺고 상호간에 승인이 된 상태에서 채팅이나 화상회의를 하게 됩니다. 이런 절차를 간단하게 하기 위해서는 구글 캘린더에서서 사람들을 초대하고 회의방에서 회의를 할 수 있는 방법도 있습니다.

그래서 대부분은 행아웃(미트 포함) 우선은 1. 커넥션을 하고 대화에 초대를 한 이후에 2. 영상회의 동의하에 3. 화상회의를 진행합니다.

화상회의를 한다고 하면 대부분 얼굴이 공개되는 것에 대해서 부담을 많이 갖습니다. 화상회의를 문서를 함께 보고 이야기를 하기 위한 도구이지 얼굴을 보기 위한 도구가 아닙니다. 부담스러우면 아래와 같이 영상, 음성 모두 꺼도 좋을 거 같습니다.

행아웃에 대해서 더 자세한 내용은 수정된 공개 행아웃 매뉴얼을 참고하세요

[Tips] 번호 매기기와 글머리 기호 넣기

번호 매기기/글머리 기호 넣기

번호 매기기와 글머리 기호 넣기는 문서를 보다 체계적으로 구성하는데 반드시 필요한 요소입니다.

구글 문서에서는 기본적으로 각각 6가지 형식을 기본으로 지원하며 최대 2 depth의 하위 목록을 지원합니다.

기본 형식과 일치하게 최상위 번호/기호를 입력하면 자동으로 형식이 지정되어 편리하게 하위 목록을 입력할 수 있습니다.

기본 형식 선택

1. 메뉴에서 [서식 > 글머리 기호 및 번호 매기기] 로 이동하여 ‘번호 매기기 목록’ 또는 ‘글머리 기호 목록’ 항목에 마우스 커서를 올리면 선택 가능한 목록창이 팝업됩니다.
2. 도구 모음에서 ‘번호 매기기 목록’ 또는 ‘글머리 기호 목록’ 을 클릭하면 목록 선택창이 팝업됩니다.
3. 원하는 형식을 선택하면 최상위 번호/기호가 자동으로 입력되며 이후부터

• 번호 매기기 단축키: Ctrl + Shift + 7
• 글머리 기호 넣기 단축키: Ctrl + Shift + 8

자동 번호 매기기 – Enter 키 사용

1. 기본 제공하는 번호 형식과 일치하는 경우 자동으로 형식이 적용됩니다.
2. Enter 키를 한번 누르면 다음 번호가 자동으로 입력됩니다.
3. 자동 번호 매기기를 중지하려면 Enter 키를 두번 입력합니다.

자동 번호 매기기 – Tab 키 사용

1. 기본 제공하는 번호 형식과 일치하는 경우 자동으로 형식이 적용됩니다.
2. Enter 키를 한번 누르면 다음 번호가 자동으로 입력됩니다.
3. 다음 번호가 자동 입력된 상태에서 Tab 키를 누르면 하위 번호가 자동으로 입력됩니다. 내용을 입력하고 Enter 키를 입력하면 다음 하위번호가 자동으로 입력됩니다.
4. 상위 번호로 돌아가려면 하위 번호가 자동 입력된 상태에서 Enter 키를 입력합니다.

이어서 번호 매기기

1. 번호 매김을 다시 시작하려는 곳에 새로 번호 매기기를 시작합니다.
2. 번호가 입력되면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 팝업된 메뉴에서 ‘번호 매김 다시시작’ 을 선택합니다.
3. 다시 시작할 번호를 입력하면 입력한 번호로 변경되며 이후부터 이어지는 번호가 자동으로 적용됩니다.

형식 일괄 변경

1. 형식을 변경하고자 하는 부분을 마우스로 드래그합니다.
2. [서식 > 글머리 기호 및 번호 매기기] 메뉴에서 원하는 형식을 선택합니다.
3. 또는 도구 모음에서  ‘번호 매기기’  또는 ‘글머리 기호 넣기’를 클릭하여 원하는 형식을 선택하면 일괄 변경됩니다. 

구글 Workspace(구 G Suite) 매뉴얼(사용설명서)입니다.(공개용)

단축URL : bit.ly/google매뉴얼

구글의 Workspace(구 G Suite)는 여러사람이 함께 일할 수 있는 협업툴입니다. 클라우드환경에서 서비스가 제공되기 때문에 PC나 스마트폰에서 이용할 수 있고, 별도의 SW 설치없이 바로 사용할 수 있습니다. 구글에서도 도움말을 제공하고 있으나 기능위주의 설명이라 처음 접하는 초보자는 어려움이 있습니다. 처음 구글 Workspace(구 G Suite)을 접하는 분들을 위하여 매뉴얼을 공개합니다. 기업이나 학교에서 내부에 개시 및 이용하는 영리목적이 아닌 개인적으로 비영리목적으로 개인의 정보관리에 이용하세요. 영리 목적의 기업에서는 사용을 위해서는 별도의 사용 계약이 필요합니다. 궁금하신 점이나 틀린내용이 있으면 댓글기능으로 알려주시면 수정하고 업데이트 하도록 하겠습니다.

1. 개인이 사용하는 개용용 버전(id@gmail.com)과는 기능상 약간의 차이가 있습니다.
2. 댓글기능으로 질의하면 의사전달이 빠릅니다.

※ 2020.05.06 행아웃이 Googl Meet, Chat으로 대체되었습니다.

구글 G Suite 매뉴얼 시리즈(공개용)

문서번호	문서제목	접속 URL
CSC-M01	G Suite 간략 소개서	https://goo.gl/zYzjqe
CSC-M02	Gmail 매뉴얼	https://goo.gl/jCNzKR
CSC-M03	Google 주소록 매뉴얼	https://goo.gl/ENVeZE
CSC-M04	Google 드라이브 매뉴얼	https://goo.gl/eYBX47
CSC-M05	Google 캘린더 매뉴얼	https://goo.gl/MXe424
CSC-M06	Google 문서 매뉴얼	https://goo.gl/LmsM5a
CSC-M07	Google 스프레드시트 매뉴얼	https://goo.gl/41sHhC
CSC-M08	Google 프레젠테이션 매뉴얼	ttps://goo.gl/27sgTU
CSC-M09	Google 사이트 도구 매뉴얼	https://goo.gl/zi8UYr
CSC-M10	Google 설문지 매뉴얼	https://goo.gl/2YstL2
CSC-M11	Google 행아웃 매뉴얼(개인계정)	https://goo.gl/j46nQK
CSC-M12	Google Keep 매뉴얼	https://goo.gl/CdMPLF
CSC-M13	Google 그룹스 매뉴얼	https://goo.gl/Rd9KxW
CSC-M14	Google 기타 신기능 소개	https://goo.gl/ncR6jV
CSC-M15	내 Google 계정 관리하기	https://goo.gl/wTGe6w
CSC-M16	Google G Suite 관리자 매뉴얼	https://goo.gl/zsNdTX
CSC-M17	Google Meet 매뉴얼	https://bit.ly/3eeGAmv
CSC-M18	Google Chat 매뉴얼	https://bit.ly/2JYo5EK
CSC-O01	Google Classroom 사용설명서(교사용)	https://goo.gl/6nuALa
CSC-O03	Classroom 사용방법 데모	https://goo.gl/49GpfU

기업용 문서관리의 종결자 구글 Cloud Search

기업에서 문서관리를 위하여 솔루션을 사용할 경우에 문서 보관 및 관리 기능은 EDMS를 사용하고 검색기능은 3rd Party 검색엔진을 사용합니다. 자체 검색엔진을 제공하기는 하나 커스터마이징이 불편하고 성능면에서도 불편한 점이 있기 때문입니다.

기업에서 사용하는 문서는 지속적으로 증가하고 있고 많은 문서를 EDMS에 저장하다보면 실제로 검색이 되지 않는 경우가 발생을 하고 지속적인 검색엔진 튜닝 작업이 필요합니다. 속담에 '구술이 서말이더라도 꿰어야 보배'라는 말이 있듯이 아무리 기업의 지식이 담겨있는 문서가 많더라도 찾을 수 없다면 무슨 소용이 있겠습니까? 우리 회사에는 지식문서가 3TB가 있다고 자랑해도 찾는데 시간이 많이 걸리고 찾지 못한다면 그 문서는 죽은 문서와 다름이 없습니다.

문서가 많은 기업보다 문서를 잘 활용할 수 있는 기업이 클라우드 환경에서 경쟁력이 있는 회사입니다. 더욱이 안전한 클라우드 저장공간과 구글의 검색 파워를 이용할 수 있다면 가장 효과적인 시스템이 될 수 있습니다.

구글 클라우드 서치 : https://gsuite.google.co.kr/intl/ko/products/cloud-search/

최근에 구글문서나 구글 슬라이드에서도 쉽게 사용할 수 있는 '탐색' 기능이 추가되었습니다. 문서를 작성하면서 필요할 때 쉽게 원하는 문서를 찾을 수 있습니다. goo.gl/Emn3Aw