Google 문서를 사용해야 하는 20가지 이유

https://youtu.be/Cmtj885Miw0

Google에서 제공하는 문서 작성도구인 구글문서는 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 설문지로 구성되어 있습니다.

• 문서 : https://docs.google.com
• 스프레드시트 : https://spreadsheets.google.com
• 프리젠테이션 : https://slides.google.com
• 설문지 : https://forms.google.com

각각 MS의 word, excel, powerpoint와 기능이 유사하고 설문지는 설문응답에 사용하는 도구입니다. 최근에는 학교 교실에서는 시험 볼때도 사용합니다

구글 문서는 다음과 같은 특징이 있어서 클라우드환경에서 사용하기 좋은 문서도구입니다.

1. 별도의 SW 설치 불필요. 라이선스

개인버전(id@gmail.com)을 포함하여 모두 공짜로 사용할 수 있고, 크롬브라우저에서 별도의 SW 설치없이 바로 사용할 수 있습니다.

2. 스마트폰, PC에서 함께 이용

최근에 생산되는 문서는 대부분 스마트폰에서 소비되는데 복잡하고 조판형태로 만들어야 할까요? 5, 6인치 스마트폰에서 최적의 문서를 유통하는 것이 가장 효율적입니다. 만든 문서는 PC 및 스마트폰에서 동일하게 조회가 됩니다.

3. 각종 멀티미디어 포함이 쉬움

그림, 움직이는 그림(gif), 동영상, Youtube 등 다양한 멀티미디어 콘텐츠를 쉽게 삽이할 수 있습니다.

4. 권한으로 사용자, 그룹 관리

문서를 만든사람이 소유권한을 갖고 조회가 필요한 사람에게 권한을 부여해서 유통(전달)합니다. 유통을 취소하려면 권한만 회수하면 바로 볼 수 없는 상태로 전환됩니다.

5. 출력 및 다운로드 제어 등의 보안기능

개인적인 출력이나 다른 문서로의 다운로드도 제어를 해서 안전한 관리가 가능합니다. 회사에서는 다운로드하는 내역도 모두 확인이 가능하면 문서내의 특정 정보에 대해서도 바로 탐지할 수 있는 DLP 기능도 제공합니다. 무서울 정도로 통제를 할 수 있습니다.

6. 댓글을 통한 문서 의견 교환이 용이

특정 부분에 대한 궁금증이나 의견이 있다면 해당 부분에 의견을 바로 게시할 수 있고, 특정인을 지목해서 해당 부분에 대한 답변을 요구할 수 있습니다. 사원때 부장님이 전반적으로 문서가 마음에 들지 않는다고 할 때가 제일 힘들었어요. ㅠㅠ 꼭 찝어서 이야기해 주었으면 참 좋았을텐데요.

7. 협업을 통한 문서 공동 생성 및 수정

인간이 AI와 경쟁해서 이기기 위해서는 인간끼리 협업해야 합니다. 지금까지 문서를 협업하는 것은 내가 작성하고 이메일로 전달해서 다시 회신받는 방법밖에 없었지만 하나의 문서에서 50명이 함께 문서를 작성할 수 있고, 작성하는 내용을 바로 실시간으로 확인도 할 수 있습니다.

8. 페이지 링크 등 다양한 링크 방법 제공

파일 링크가 이닌 특정 페이지에 대한 링크가 가능합니다. 구글 프리젠테이션 13페이지로 바로 갈 수 있는 링크 정말 신나지 않을까요? 단축 URL을 만들어서 카톡으로 보내면 받는 사람이 즐겁습니다. 링크를 클릭하면 바로 열리거든요.

9. 다양한 AI 기능의 제공 및 업데이트(음성인식, 자동 그래프, 자리배치, 스펠링 등)

알파고가 바둑만 잘 하는 것이 아니고 동생 베타고는 구글 문서에서 다양한 AI 기능을 제공합니다. 음성을 인식해서 대신 글을 작성하고 숫자를 보면 필요한 그래프를 자동으로 그리고 응답한 내용에 대해서 자동으로 분석해 주고 프리젠테이션 그림을 이쁘게 배치도 해줍니다. 

10. 클라우드에 저장 이용

개인 PC보다 클라우드가 더 안전합니다. 쉽게 비유하면 개인 금고보다 은행 금고가 더 안전한 것과 동일합니다.

11. App Script와의 연계를 통한 생산성 향상 및 자동화 지원

Javascript와 비슷한 Google App Script로 다양한 프로그램이 가능합니다. 문서를 자동으로 만들고 스프레드시트에 데이타를 넣고 참조할 수도 있습니다.

12. 다양한 클라우드 서비스와 연동

Google에서 제공하는 다양한 서비스와 연동을 하면 화상회의를 하면서 문서를 함께 조회할 수도 있고, 구글 사이트 도구로 웹페이지를 만들어서 만든 구글 문서를 등록해서 인터넷에 공개할 수도 있습니다. 문서가 수정되면 자동으로 내용이 변경됩니다.

13. 사용자 중심의 인터페이스

Material Design 적용 및 사용하기 좋은 기능 및 인터페이스가 사용자의 요구에 맞게 계속 업데이트 되고 있습니다. 또한, 스마트폰도 사용환경이 계속 진화하고 있습니다. 또한, HWP이나 MS Word는 너무 많은 기능때문에 오히려 초보자가 사용하기 어렵습니다. 그 많은 기능 모두 사용하는 기능 있을까요? 핵심적인 기능만 제공해서 오히려 사용을 쉽게 하는 것도 요즘에 추세입니다. 

14. 다양한 Add-on 제품 사용

문서, 프리젠테이션에서 사용하면 좋은 기능을 개발업체에서 Add-on 기능으로 제공합니다. 사용하다가 이런 기능 있으면 좋겠다 싶은 내용을 찾아보세요. 대부분 앱 스토어에서 찾을 수 있습니다.

15. 다양한 디바이스에서 사용가능

이제는 컴퓨터의 범위가 다양해지고 있습니다. 폴더폰이 나오고 스마트폰에 모니터를 연결하면 컴퓨터가 됩니다. 다양한 디바이스에서 사용할 수 있는 환경을 제공합니다.

16. 인터넷 환경에서 사용하기 편리

우리는 하루의 대부분의 시간을 인터넷 환경에서 사용합니다. 업무를 수행하고 Youtube를 시청하고 인터넷 브라우저에서 정보를 습득합니다. 인터넷 환경에서 가장 사용하기 편리한 구조로 되어 있습니다. 물론 네트웍이 안되면 작동을 안하지만 우리나라에서 인터넷이 안되는 곳은 내린천 아침가리골 정도...

17. 문서 작성 생산성 높음

구글 문서를 왜 사용하냐고 물어보면 한마디로 말합니다. 더 빨리 문서를 만들 수 있고, 수정할 수 있습니다. 고객이 문서가 필요하면 바로 링크를 보낼 수도 있습니다. 언제 어디서나 말이죠.

18. 자동화된 버전관리

혼자 문서를 작성할 때도 버번관리가 어렵습니다. 여러명이서 협업으로 문서를 작성한다면 하루만 작업해도 수십가지의 버전이 나옵니다. 최종, 진짜, 정말 진짜, 최종보고 진짜. 이런 버전 붙이지 않아도 한달까지는 언제든지 같은 문서에서 버전내용을 확인할 수 있습니다.

19. 회사, 학교 템플릿 공동 사용

공동으로 사용하는 학교나 회사의 템플릿을 등록하고 쉽게 사용하세요. 전화해서 템플릿이 어디에 있는지 물어보지 않아도 되고 작성했더니 옛날 템플릿이라는 슬픈 소식을 듣지 않아도 됩니다.

20. 사용환경의 통일로 SW 버전이 동일

동일한 SW에서도 문서가 열리지 않거나 이상하게 작동되지 않습니다. 전세계 15억명의 사람들이 같은 SW를 동일하게 사용하고 있습니다.

[활용] Google 스프레드시트의 다중선택기능

스프레드시트로 입력폼을 만들때 리스트형태로 선택할 수 있도록 구성합니다. 예제는 학교별 선생님 명단을 데이타로 입력하고  이 명단에서 쉽게 선생님을 선택하는 시나리오입니다. 이 방법을 응용하면 사용자의 입력 오류를 줄이고, 간단한 프로그래밍 방법을 적용하여 업무에 도움이 될 수 있습니다.

우선 선생님의 명단은 다음과 같습니다.

1. 학교 선택 리스트 만들기

학교를 제일 먼저 선택하는 화면입니다. 학교에 따라서 학년과 선생님이름을 선택할 수 있도록 리스트를 제공합니다. 리스트는 앞의 선생님 명단에서 '범위에서 목록'기능을 이용하고 사용자가 입력을 할 수 없도록 '입력 거부' 를 입력합니다.

2. 학교별 학년 리스트 만들기

쉬트를 하나 만들어서 임시로 학교가 선택되었을때 학년을 가져오는 방법입니다.
=filter('선생님정보'!A2:C, '선생님정보'!A2:A='선택'!A2)

3. 학년 리스트 만들기

선택할 수 있는 리스트를 2번 쉬트에서 찾아서 리스트하는 내용입니다.

4. 선생님 리스트 보이기

2번, 3번을 반복하여 학교, 학년을 선택하면 선생님 리스트를 보이는 절차입니다.

=filter('선생님정보'!A2:C, '선생님정보'!A2:A='선택'!A2, '선생님정보'!B2:B='선택'!B2)

5. 처리과정 시트 숨기기

배포할 때에는 해당 중간처리 시트를 숨겨서 배포합니다.

숨겨진시트 보이는 방법은 다음과 같습니다.

▶ 참고자료 : https://www.youtube.com/watch?v=j_0z4FReN5A

Google 스프레드시트로 만드는 피봇(Pivot) 테이블

MS 엑셀을 이용하는 이유중에 피벗테이블을 빼놓을 수 없습니다. 피벗테이블은 복잡한 다중 파일 스프레드시트 데이터에서 더 나은 보고서를 만들 수 있도록 사용하는 툴이다. 사용자는 스프레드시트 데이터베이스를 필터링, 정렬, 재편성, 계산, 요약한 후 특정 정보를 보고서로 추출할 수 있습니다. 피벗 테이블을 어느정도 사용하느냐에 따라 직장생활의 편함과 연결되는 걸을 잘하는 직장인들은 알고 있습니다. SAS, SPSS와 같은 전문 통계패키지 없이도 데이타를 분류해서 원하는 형태로 만들기 쉽고, 데이타 베이스와 연결하면 전문 Query 문장을 모르더라도 원하는 형태로 데이타를 분석할 수 있습니다.

Google의 스프레트시트에도 피벗 기능이 있고 쉽게 사용할 수 있습니다. Google의 경우에는 피벗테이블이외에도 '탐색'기능을 이용하며 더 쉽게 데이타를 분석할 수 있습니다.
▶ Google 쉬트의 AI 기능으로 데이타 분석하고 그래프 자동으로 그리기

이런 기능은 사용하면 사용할수록 전문가가 됩니다. 오늘 한번 학생 데이타를 가지고 분석해보세요.

피벗테이블을 만든 이후에는 당연히 그래프도 만들어야겠죠. 데이타 범위를 지정하고 우측 하단의 '탐색'을 클릭하면 AI가 자동으로 그래프를 만들어줍니다.

▶ Google 스프레드시트로 만든 그래프는 활용방법이 다양합니다.

성적 조작한 학생 발견한 시나리오입니다 - Notification

회사나 학교에 보면 기준데이타(정보)라는 자료가 있습니다. 모든 직원과 시스템이 이 데이타를 참고해서 계산을 하거나 리포트를 만듭니다. 물론 이 데이타가 수정이 되면 관련된 엑셀자료나 시스템에도 자동으로 또는 반자동으로 영향을 주기 때문에 많은 영향이 있습니다. 예를 들어서 회사 자산이라든가 재고수, 가격 등이 있고, 학교에서는 학교 교사/학생수, 교실수 등 많은 문서에서 공통적으로 참고하는 정보입니다. 이 정보가 변경이 되면 많은 문서나 시스템에 오류가 발생하고 문제가 생기게 되죠.

Google 스프레드시트는 공유개념이 있기 때문에 간편하게 웹 상에서 쉽게 공유해서 유통할 수가 있습니다. 또한, Google에서 제공되는 프로그램밍(API)을 응용하면 다른 시스템에서 자동으로 해당 정보를 참고할 수 있도록 구성도 할 수가 있습니다. 이렇게 구성했을때 해당 스프레드시트는 회사나 학교의 중요한 정보가 되는 것은 두말할 필요가 없습니다.

그런데 만약에 관리의 문제나 관리자의 실수로 해당 데이타의 미세한 부분이 변경되는 사고가 일어나면 어떨까요? 변경되었을 때 바로 알지 못하고 또한 시간이 많이 지나면 큰 혼란이 일어날 것입니다. 회계 계산이 안 맞고 구매수량이 맞지 않고 재고수량과 실제 수량이 맞지 않는 등 마마 맨붕에 빠질 수도 있습니다. 편할려고 사용했다고 오히려 담당자는 상사한테 꾸지람을 받을 수도 있습니다.

이런 기능에 대해서 스프레드시트의 Notification 이라는 기능이 추가되었습니다(2018.08 기준 영문에만 적용됨) 이 기능을 활성화 시키면 누가 해당 스프레드시트를 변경하게 되면 바로 이메일로 알람 메시지를 보내주는 기능입니다. 스마트폰에 해당 계정을 등록해 놓으면 당연히 스마트폰에서 확인이 가능할 것이고 누가 변경했는지도 알 수 있습니다.

간단한 예제로 설명해보겠습니다. 교사가 공시한 성적자료를 간 큰(?) 학생이 변경한 내용입니다. 내용이 좀 무섭네요. ^^ 여러분의 빠른 이해를 위해서...

성적공시한 자료에 교사가 알람기능을 추가합니다. 수정 권한이 있는 누군가가 변경을 하면 바로 이메일로 알려달라는 내용입니다.

다음날 갑자기 메일이 와서 확인을 해보니 누가 변경을 했다고 알람 메시지가 왔습니다.

스프레드시트를 보니 어떤 내용이 변경되었는지 확인하기가 어렵습니다.

File > Version History > See Version History 를 통해서 누가 어떤 내용을 변경했는지 확인합니다. 아하 장난꾸러기 student1이 A+ 인원을 한명 추가했네요. 이 자료는 다른 성적 데이타의 내용을 요약한 정보이기 때문에 성적데이타는 변경되지 않습니다. 단순히 내부 게시용이라서 장난으로 변경한 거 같습니다.

하지만, 이런 사건이 회사나 학교에서 벌어지지 않을까요? 이런 사고들이 심심치 않게 최근에는 회사 정보 유출사고로 나오고 있습니다. 항상 문서를 만들어서 공유할 때에는 공유권한에 대해서 신경을 써야 합니다. 그렇지 않으면 이렇게 장난꾸러기드의 장난을 넘어서는 심각한 사고도 발생할 수 있습니다. 디지털 리터러시가 기업에도 중요합니다.