가장 흔하게 하는 이메일 실수를 알아봅시다.

이메일은 다양한 SNS가 개발되고 많이 사용해도 매년 10% 증가하는 가장 중요하고 기본적인 커뮤니케이션 수단입니다. 이메일에는 회사의 중요정보가 들어있고, 개인의 역사가 들어있기 때문에 소중히 사용하고 아카이빙(보존)해야 하는 중요한 자료입니다. 예전에는 PST 파일로 개개인이 보관했지만, 이제는 클라우드라는 거대한 공간에 안전하고 보관하고 필요할 때 검색해서 바로 이용해야 합니다.

1. 수신인 지정

    - 받는사람 : 이메일 수취인(개인이나 복수의 사람, 그룹 가능)
    - 참조 : 이메일의 내용을 알아야 하는 사람
    - 숨은참조 : 이메일의 내용을 알아야 하는 사람중에 받는사람이 알지 않았으면 하는 사람

     이메일도 하나의 문서이고 이 문서를 누구에게 보내는 건지 받는사람 리스트에 넣어야 합니다. 그리고 메일 본문에도 맨 앞에 누구에게 보내는 건지 밝혀야 합니다. 참조인은 이메일을 받는 사람이 아니고 알아야 하는 사람을 넣어야하죠. 업무에 관련없는 사람까지 넣는 것은 예절에 벗어나는 행동입니다. 숨은참조에 있는 사람은 받는사람이나 참조인이 볼 수 없습니다. 필요한 경우만 잘 사용해야 합니다.

2. 회신하기
   메일을 받으면 간단하게라도 회신을 합니다. 만약에 자신이 받는사람이라서 회신을 할 경우에 참조인이 있으면 '전체회신'을 눌러야 합니다. 그렇지 않으면 보낸사람에게만 가기 때문에 참조인이나 다른 받는사람에게는 메일 회신이 가지 않아 업무에 혼선이 생깁니다. 지메일에는 세팅에서 지정해 줄 수 있습니다.

3. 대화는 채팅으로
  받은 사람과 참조자가 많을 경우에는 중요내용이 아닌 단순한 내용 및 대화는 개별적으로 채팅으로 해야 합니다. 전헤회신으로 질문하고 답변하면 나중에는 메일 내용을 찾을수가 없어집니다. 채팅을 hangout으로 하면 나중에 대화내용을 검색할 수 있습니다. 내가 카톡으로 보냈나? 문자로 보냈었나? 혼란스러워할 필요가 없어집니다.

4. 답변하기
  회신이 필요없는 메일에 대해서도 수신확인차  '잘 받았습니다', '알겠습니다' 라고 메일을 보내야합니다.


말로 다른 사람에게 이야기하는 것보다 더 힘든것은 글로 전달하는 것입니다. 사회생활이나 학교생활에서 불필요한 오해는 없앨 수 있도록 이메일 사용에 신중을 기해야 하겠습니다.