회사나 학교에서 스마트하지 않은 업무 문화는?

PC가 업무환경에 보급된지 20년이 흘렀습니다. 과거에 회사 선배들은 개인용 PC가 없어서 책으로만 프로그램 공부를 하던 때도 있었습니다. PC 성능이 좋아지고 점점 노트북으로 점점 가벼워졌지만, 우리의 업무의 생산성은 그만큼 향상이 되었을까요?

우리나라에는 안타깝게도 기존의 업무환경이 그대로 IT 환경으로 변경이 된 경우가 많습니다. 대표적인 경우가 바로 결재시스템이죠. 기존의 결재환경을 그대도 IT 시스템으로 옮기다 보니 시스템은 복잡하고 생산성은 변하지 않았습니다. 오히려 더 많은 과정과 시스템에 대한 투자로 생산성만 떨어지는 경우도 발생했습니다.

이제는 디지털 세상인데 또 한번의 변화가 있어야 합니다. 즉, 기존의 업무환경을 이제는 디지털 개념으로 업무전환(Digital Transformation)의 시도를 해야 합니다. 기존처럼 아래한글로 문서를 작성하여 결재시스템을 이용하여 업무를 한다는 것은 다른 회사의 생산성을 따라갈 수가 없습니다. 스마트워크센터만 있다고 해서 스마트워크가 되지 않습니다. 현재의 업무방식을 전환하여 디지털에 맞는 업무환경으로 변화해야 합니다.

디지털업무환경의 전환을 위해서 가장 먼저 그리고 가장 효과가 좋은 분야는 회사회의입니다. 일주일에 평균 3.7회 진행이 되고 그중 1.8회는 불필요한 회의입니다. 50분씩만 잡아도 일주일에 1시간 반은 불필요한 시간을 낭비하고 있습니다. 그리고 이제는 통신환경도 좋고 노트북만다 카메라도 있는데 멀리서 회의를 참석하기 위해서 이동을 해야 할까요? 또한, 단순히 의견 청취는 조율을 위해서는 재미있고 효과적인 디지털 앱 등이 많습니다.

회사 분위기에 따라서 젊은 층이 많은데 과거 방식으로 일하는 회사도 있고, 상대적으로 나이가 많은데 디지털 문화를 도입한 회사도 있습니다. 최근에 스타트업들은 모두 이런 방식으로 회의를 하고 있습니다. 한 회사에서는 회의를 하자라는 용어로 '인바이트(Invite)' 즉 회의 일정을 잡고 자신을 초대해 달라는 의미로 사용합니다.

두번째로 개별적인 문서작성입니다. 로컬 PC에 문서를 저장하면 본인만 사용할 수 있습니다. 다른 사람에게 전달하기 위해서는 이메일에 첨부하고 이메일을 받은 사람은 다시 수정해서 이메일에 첨부해서 회신하고... 이러다 보면 하나의 문서는 여러개의 버전으로 변신하고 파일 관리의 많은 시간이 소모됩니다.

회사에서 공통 레포지토리(저장소)에 문서를 저장하고 같이 문서를 수정하고 조회한다면 회사의 자산을 활용할 수 있고, 버전 충돌의 문제도 없앨 수 있을 겁니다. 회사의 콘텐츠 저장소에는 문서뿐만 아니라 다양한 콘텐츠, 동영상, 정보, 데이타 등을 함께 저장한다면 사용자는 분실의 위험도 줄어들고 검색을 통하여 업무에 필요한 콘텐츠를 바로 찾을수 있으며, 수정된 콘텐츠는 여러군데에 사용하기 때문에 오류도 예방할 수 있습니다.

컨설팅 업체의 조사 결과를 보면 일주일에 7시간은 이렇게 불필요하게 낭비되고 있다고 합니다. 개인에게도 큰 시간이지만 회사나 조직에서도 결코 무시할 수 없는 시간입니다. 스마트워크를 통하여 불필요한 시간을 줄일 수 있고, 또한 줄인 시간을 잔신의 본연의 업무에 투자하면 업무 성과도 더 높아질 수 있습니다.

스마트워크를 하기위해서는 장비나 솔루션이 중요한 것이 아니라 일하는 조직문화를 먼저 변경하고 조직 구성원이 모두가 같이 노력하는 것이 선행되어야 효과가 생길 것입니다.