G Suite에서 문서 공유 하기 - 개인, 회사에서 권한 부여의 차이점

클라우드에 콘텐츠를 저장하면 모두 식별자를 부여받고 이 이야기는 모두 URL을 통해서 이용할 수 있다는 의미이기도 합니다. 과거에는 유출이 물리적인 방법으로 진행이 되었지만, 점점 클라우드에 많은 데이타가 저장이 되면서 실수로 또는 고의로 유출되는 사건들이 발생하고 있습니다. 외부에 공유하는 자료는 항상 관리체계를 가지고 공유해야 합니다.

Google G Suite Drive에 저장된 데이타는 쉽게 공유할 수 있습니다. 해당 콘텐츠의 공유 기능을 이용하여 특정인 또는 그룹과 공유할 수 있습니다. 개인버전(@gmail.com)은 도메인이 없기 때문에 특정인이나 웹에 공유하는 기능만 있지만 도메인버전(학교, 회사 계정)은 한단계가 더 있습니다. 즉, 조직의 특정인이나 조직 모두 이용할 수 있도록 공유하는 것입니다. 프로젝트 중요문서는 조직에서 프로젝트에 관련있는 사람하고만 공유해야겠지만, 서식문서나 규정은 규정내의 모든 사람들과 공유할 수 있습니다.

개인버전은 아래 그림에서 보면 특정인과 공유하는 옵션밖에 없습니다. 예를 들어서 홍길동한테 문서를 공유하거나 공동작성을 할 경우에는 내 문서에 홍길동의 @gmail.com 계정을 입력하면 홍길동한테 전달이 됩니다. 같은 조직이 없기 때문이죠. 하지만, 같은 회사나 같은 학교에 소속되었다고 하면 옵션이 더 많아집니다. 즉, 내부에 공유를 편리하게 하기 위해서  옵션이 추가되었습니다.

유출사고는 대부분 공유폴더에 민감한 문서를 등록하거나 불필요한 공유옵션을 주기 때문에 일어납니다. 다수의 사용자가 사용하기 때문에 문서의 관리체계를 지키지 않으면 클라우드상의 유출은 순식간에 발생을 할 수가 있고, 유출사고 또한 인지하기 어렵습니다.
항상 관심을 가지고 사용해야겠습니다.

Youtube 설명 : https://youtu.be/ofylJxq-vGQ