2018년 4월 17일 화요일

구글 Workspace(구 G Suite) 매뉴얼(사용설명서)입니다.(공개용)

구글의 Workspace(구 G Suite)는 여러사람이 함께 일할 수 있는 협업툴입니다. 클라우드환경에서 서비스가 제공되기 때문에 PC나 스마트폰에서 이용할 수 있고, 별도의 SW 설치없이 바로 사용할 수 있습니다. 구글에서도 도움말을 제공하고 있으나 기능위주의 설명이라 처음 접하는 초보자는 어려움이 있습니다. 처음 구글 Workspace(구 G Suite)을 접하는 분들을 위하여 매뉴얼을 공개합니다. 기업이나 학교에서 내부에 개시 및 이용하는 영리목적이 아닌 개인적으로 비영리목적으로 개인의 정보관리에 이용하세요. 영리 목적의 기업에서는 사용을 위해서는 별도의 사용 계약이 필요합니다. 궁금하신 점이나 틀린내용이 있으면 댓글기능으로 알려주시면 수정하고 업데이트 하도록 하겠습니다.

1. 개인이 사용하는 개용용 버전(id@gmail.com)과는 기능상 약간의 차이가 있습니다.
2. 댓글기능으로 질의하면 의사전달이 빠릅니다.

※ 2020.05.06 행아웃이 Googl Meet, Chat으로 대체되었습니다.

구글 G Suite 매뉴얼 시리즈(공개용)


문서번호
문서제목
접속 URL
CSC-M01
G Suite 간략 소개서
CSC-M02
Gmail 매뉴얼
CSC-M03
Google 주소록 매뉴얼
CSC-M04
Google 드라이브 매뉴얼
CSC-M05
Google 캘린더 매뉴얼
CSC-M06
Google 문서 매뉴얼
CSC-M07
Google 스프레드시트 매뉴얼
CSC-M08
Google 프레젠테이션 매뉴얼
CSC-M09
Google 사이트 도구 매뉴얼
CSC-M10
Google 설문지 매뉴얼
CSC-M11
Google 행아웃 매뉴얼(개인계정)
CSC-M12
Google Keep 매뉴얼
CSC-M13
Google 그룹스 매뉴얼
CSC-M14
Google 기타 신기능 소개
CSC-M15
내 Google 계정 관리하기
CSC-M16
Google G Suite 관리자 매뉴얼
CSC-M17
Google Meet 매뉴얼
CSC-M18
Google Chat 매뉴얼
CSC-O01 
Google Classroom 사용설명서(교사용)
CSC-O03
Classroom 사용방법 데모

구글 문서 템플릿으로 이용하기와 템플릿 등록하기

구글 문서 작성시 템플릿을 이용하면 해당 내용을 빠르고 정확하게 입력할 수 있고, 학교나 기업에서 사용하면 공통된 양식을 이용하여 식별력이 좋아집니다.

문서 템플릿을 이용하는 방법은 간단합니다.


구글 사용 언어(Language)를 'English'로 변경하면 한글보다 더 많은 템플릿을 제공합니다.

https://myaccount.google.com/language



템플릿을 선택하고 문서 이름만 변경하면 새로운 문서가 생성이 됩니다.


템플릿 등록은 다음과 같은 방법으로 진행합니다.


2018년 4월 4일 수요일

구글 캘린더를 이용한 회의실 관리방법

회의실이나 공용자동차, 또는 공동으로 사용하는 물건들을 관리하기 위해서 시스템을 만들면 배보다 배꼽이 더 클 수 있습니다. 권한도 관리해야 하고 업데이트 및 히스토리 관리에다가 승인 프로세스까지 넣으면 정말 하나의 큰 시스템이 됩니다. 그만큼 관리가 필요한것보다는 관리하고 싶은 욕망이 더 클거 같다는 생각입니다.



구글 캘린더에서 회의실을 생성하면 회의실의 고유 주소가 만들어집니다. 이 주소를 이용해서 2D QR code를 만들어서 회의실에 붙여놓으면 별도의 시스템없이도 회의실이 예약되어 있는지 확인할 수 있습니다. 물론 자신의 구글 캘린더에 추가하면 캘린더에서 볼 수 있고, 회사 인트라넷이나 포탈에 포틀릿으로 만들어서 확인할 수도 있습니다.


2018년 3월 29일 목요일

단축 URL을 이용하면 문자나 카톡으로 보내기 좋습니다.

URL : http://bit.ly/단축URL

클라우드에 저장된 모든 콘텐츠, 문서, 사진, 앨범, 그룹, 사용자, 파일, 일정 등등 모두 고유한 주소가 있습니다. URL이라고 하고 아래처럼 복잡하게 구성됩니다. 콘텐츠가 많으니 서로 중복되면 안되겟죠. 그리고 다른 사람이 예상해서 URL을 만든다면 더욱 큰 문제가 발생할 수 있으니 URL을 복잡하게 만듭니다.


이용하는 사람은 받은 주소 클릭을 하면 접속할 수 있으니 큰 문제는 없는데 메일로 받는 것은 괜찮은데 카톡이나 문자로 받으면 약간 기분이 이상합니다. 모르는 사람은 이상한 바이러스 같아서 누르지 않기도 하고, 여러사람이 사용하는 카톡일 경우에는 URL 주소가 너무 길어서 방해가 됩니다.


이런 이유로 단축 URL 이라는 서비스를 사용합니다.  구글에서 검색하면 많은 단축 URL 서비스가 나옵니다. 대표적인 것언 구글에서 제공하는 goo.glBit.ly, 네이버 me2.do 등이 있습니다. 선호하는 서비스를 이용하면 됩니다. 구글 크롬 브라우저의 확장 앱스토어를 이용하면 평소에도 빠르게 이용할 수 있습니다.


등록후 크롬 브라우저 탭에서 쉽게 이용하세요.
Bit.ly에는 추가적으로 URL을 사용자가 직접 정의할 수 있는 기능이 있습니다. 의미없는 영문자대신에 사람이 이해할 수 있는 의미있는 주소로 만들면 계속 사용할 수 있습니다.


단축 URL의 장점중에 하나는 접속 통계를 볼 수 있다는 겁니다. 시간, 일, 주간, 월단위로 통계를 확인할 수 있고, 접속한 지역이나 디바이스 종류도 알 수 있습니다. 고객에게 전달한 자료의 경우에는 몇번이나 봤는지도 확인할 수 있겠죠. 클릭 했는지 언제 했는지도 알 수 있을 겁니다.

마지막으로 이렇게 단축 URL을 받았을때 원래 URL을 확인하는방법은 다음과 같습니다.

2018년 3월 28일 수요일

구글 포토를 이용하여 행사사진 업로드하고 사진 공유하기

▶ 구글 포토 관련자료 : https://cloudservicecody.blogspot.com/2019/08/blog-post.html

최근에는 스마트폰 카메라 성능이 좋아져서 찍은 사진들 크기도 크고 사진량도 많습니다. 학교 행사사진을 배포할 때 카톡이나 이메일을 사용하면 보내는 사람도 불편하지만 받는 사람도 정리하기가 불편하고 저장하기도 쉽지 않습니다.

구글 포토는 사진을 고압축 형태로 저장하고 AI 기술을 이용하여 찾기 기능을 제공합니다. 스마트폰에 동기화를 하면 자동으로 서버에 저장이 되어 별도로 사진을 관리할 필요가 없고, 스마트폰 분실시에도 사진을 안전하게 관리할 수 있습니다.

학교 관련 사진은 학교 계정에서, 개인 사진은 개인 계정으로 정리하면 좋습니다. MS 파워포인트도 동일한 방법이 있습니다. 맨 하단 참조. 구글 슬라이드를 이용하면 찍은 사진을 구글 포토와 연결하기 때문에 간편합니다.

1. 구글 포토에 접속

크롬브라우저를 이용하여 URL을 직접 입력하던지 https://photo.google.com, 우측 상단에 바둑판 모양의 메뉴를 눌러서 구글 포토를 선택합니다.


2. 사진 업로드

탐색기에 찍은 사진들을 구글 포토 브라우저에 드래그 앤 드롭합니다. 앨범을 만들면 사진을 묶을 수 있기 때문에 앨범으로 묶을 사진을 등록합니다. 예) 2018 졸업식 사진, 통영 봄 여행, 일요일 나들이 사진, ㅇㅇ행사사진


사진 및 동영상 모두 가능합니다.

3.  앨범 만들기

사진이 업로드가 완료되면 관리를 위하여 앨범을 만듭니다. 사진이 많지 않으면 앨범을 만들지 않아도 됩니다. PC폴더로 관리를 했다면 폴더를 통채로 업로드하고 앨범을 만들면 좋습니다. 'ㅇㅇ여름휴가 사진', '첫째 돌사진', 'ㅇㅇ체육대회 사진'


4. 사진, 앨범 공유하기 

클라우드에 저장한 파일, 문서, 사진 등 모든 것은 인터넷 상에서 유일한 주소가 있습니다. 이 주소를 친구나 타인에게 전달하면 사진을 압축해서 보내지 않아도 전달 할 수 있고, 댓글 등을 통하여 소통할 수 있습니다.


5. 다른 사람들과 앨범에 사진 등록 방법

여러사람이 행사나 여행을 갔을 때 사진을 카톡방에 올리면 정신이 없습니다. 이럴 경우에는 앨범을 만들때 다음과 같이 '다른 사람이 사진을 추가하도록 허용'을 선택하면 다른 사람들도 해당 앨범에 사진을 등록해서 함께 관리할 수 있습니다. 사진 보내줘 이런 이야기 하지 않아서 좋고 다른 사람 사진도 실시간으로 구경할 수 있습니다.

6. 앨범 옵션

앨범에 다음과 같은 옵션을 이용할 수 있습니다.

  • 슬라이드쇼 : 사진을 한장씩 보기
  • 모두 다운로드 : ZIP형식으로 압축해서 앨범이름 파일로 다운로드(원본과 파일 사이즈가 달라짐)
  • 앨범 수정 : 앨범 이름 변경
  • 앨범 표지 설정 : 앨범단위로 볼 경우 표지 설정
  • 공유 옵션 : 공유여부, 링크, 공동작성, 댓글, 사용자 등을 지정
  • 앨범에서 숨기기 : 앨범 리스트에서 안보이기
  • 앨범삭제 : 앨범 전체를 삭제. 사진은 삭제하지 않고 앨범묶음만 삭제 --> 아래 그림 참고



7. 기타 콘텐츠

앨범 상단의 메뉴를 통하여 앨범, 영화, 애니메이션, 콜라주 등 다양한 콘텐츠를 만들 수 있습니다.


8. 검색

구글 포토에는 AI 기술이 포함되어 인물, 장소, 사물 등 다양한 검색이 가능합니다.
[사진] 구글 AI가 등록한 사진에서 인물을 추출하여 이름 등록 화면

사진과 이름을 매핑하면 해당 이름의 인물이 나오는 모든 사진을 검색해줍니다.

이 밖에도 스마트폰으로 찍은 사진은 위치와 함께 장소 검색이 가능하며, 다양한 사물(책상, 의자, 건물, 빨간색, 노란색 등) 에 대한 검색도 제공하며, 동영상에 있는 내용도 검색합니다.

9. 추가사항

가. 설명추가 : 사진에 설명을 추가하면 특정 키워드로 검색할 수 있습니다.
나. 댓글달기 : 사진에 댓글을 달면 여러사람이 사진을 보면서 재미있는 소통이 가능합니다.
다. 활동보기 : 앨범에 작업한 내역이 나타납니다. 등록, 삭제 등
라. 어시스턴트 : 여행을 다녀오면 구글 포토에서 재미있는 동영상을 만들고 비슷한 사진들은 애니메이션을 만들고, 잘 안나온 사진은 보정 작업을 통해서 예술 작품으로 만들어줍니다.
마. 파트너 계정 추가 : 학교나 회사에서 관리하는 사진은 여러사람이 함께 해당 계정을 관리할 수 있습니다.

10. 기타사항

가. 원본크기로 저장은 출력 목적이 아닌 경우에는 불필요합니다.
나. 휴지통에 넣은 파일(지운 사진)은 60일 동안만 보관됩니다.
다. 백업 및 동기화 (https://photos.google.com/apps) 프로그램을 이용하면 대용량의 사진을 업로드할 수 있고, SD 카드를 넣으면 자동으로 동기화 할 수도 있습니다.
라. 휴대기기에는 앱을 설치하면 자동으로 업로드됩니다.(Wifi 사용여부 선택)


2018년 3월 27일 화요일

[세팅] 크롬 브라우저에 로그인하기

단축 URL : http://bit.ly/브라우저로그인

★ 2018.11.07 브라우저 로그인 방법 변경 --> 움직이는 GIF 참고



웹서비스를 이용하기 위해서는 Id와 pw를 입력해서 본인임을 증명하고 서비스를 이용합니다. 보통 웹페이지에 로그인이라는 메뉴가 있고, 이 로그인을 눌러서 사용자가 직접 계정정보를 입력하게 됩니다. 구글 서비스도 로그인이 안되어 있을 경우에는 로그인을 누르면 아래와 같은 화면이 나타납니다.


크롬 브라우져에서는 로그인 방식을 하나더 제공합니다. "크롬에 로그인" 이라는 방식입니다. 즉, 크롬 브라우저에 본인의 계정 정보를 저장하고 사용자를 전환하면 바로 이용할 수 있는 방법입니다. 이렇게 웹사잍트에 로그인이 아니고 크롬 브라우져로 로그인을 하면 장점이 많습니다.

  • Google 계정과 사용 중인 브라우저가 연결되어 한층 더 맞춤설정 이용
  • 북마크, 방문 기록, 비밀번호, 기타 설정이 동기화되어 다른 기기에서도 이용
  • Gmail, YouTube, Google 검색 및 기타 Google 서비스에 자동으로 로그인

이 기능을 이용하면 여러대의 노트북과 스마트기기에서 구글을 이용시 북마크나 비밀번호 등이 동기화되어 어디에서나 동일하게 사용할 수 있습니다. 노트북에서 북마크한 내용이 스마트폰 크롬에도 동기화되어 나타나고, 방문정보도 기기에 상관없이 통합해서 관리할 수 있습니다. 구글 앱스토어에서 브라우저에 설치한 3rd party 앱도 그대로 사용할 수 있습니다. 그리고 크롬에 로그인하기 때문에 구글에서 제공하는 서비스들에 별도의 로그인없이 바로 사용할 수 있습니다.

FAQ

몇가지 공통적인 질문에 대한 대답입니다.
질문) 크롬에 로그인되어 있으면 별도의 로그인이 필요없는데 보안에 취약하지 않나요?
    --> 이미 컴퓨터는 허가된 사용자가 이용한다고 가정하기 때문에 개인인증이 되었다고 판단하고 데이타는 모두 암호화 동기화되므로 안전합니다.

질문) 계정이 여러개인데 여러개를 등록할 수 있나요?
   --> 사용자 전환에서 계정추가를 할 수가 있습니다. 

질문) 브라우저에 로그인 사용시 문제점은 무엇인가요?
   --> 컴퓨터에 로그인한 사용자는 해당 계정을 사용할 수 있습니다. 항상 화면 보호기를 활성화 해서 자리를 비울때는 화면을 잠그세요.

계정 등록

크롬 브라우저에 로그인하는 방법입니다. 대부분은 다음과 같이 웹페이지에 '사용자전환' 방식으로 로그인해서 사용합니다. (하나의 브라우저 세션 이용)

이렇게 여러개의 계정을 번갈아 사용하다 보면 가끔씩 지금 브라우저 탭(Tab)이 어떤 계정인지 헛갈리는 경우가 있습니다. 이렇게 되면 메일을 잘못보내는 실수를 할 수도 있고, 엉뚱한 곳에 파일을 저장하는 일도 발생합니다.


이런 일을 방지하기 위해서는 해당 브라우저에서는 하나의 계정만 사용하는 것을 권장드립니다. 추가 모니터를 사용한다면 다음과 같이 좌측에는 개인용 구글 계정, 우측에는 학교 계정 이렇게 사용하시면 혼란을 피할 수 있어 편리합니다.




브라우저 상단 우측의 점세개(Ξ) 버튼 옆에 동그란 계정정보를 'Chrome에 로그인' 하거나 여러개 계정을 사용할 경우에는 사용자 관리에서 계정을 추가(생성)합니다.




이 방식으로 로그인 화면 브라우저 우측 상단에 해당 이름이 나타납니다.


다른 계정으로 전환시에는 사용자 중에서 원하는 계정을 선택하면 해당 계정으로 로그인한 브라우저가 생성됩니다.


새롭게 변경된 화면(69버전 이후)

브라우저 크롬 버전 확인하기

계정 삭제

등록된 게정을 해당 PC의 브라우저에서 삭제는 다음과 같이 진행합니다.


☞ 관련 포스팅

구글 캘린더 공유하기 및 등록방법

일정을 공유한다는 것은 모임이나 회사에서 함께 목표를 만들고 같은 방향으로 진행하기 위한 가장 기본적인 작업입니다. 구글 캘린더에는 초대, 회의실 등록, 행아웃 연결(화상회의), 문서 등록 등 다양한 기능이 있고, 이 기능을 이용하면 모임이나 회사의 정보를 일정 중심으로 체계적으로 정리할 수 있습니다. 일정 중심으로 같이 일을 하는 비중이 큰 경우에는 캘린더 중심의 협업이 효과가 좋습니다.

1. 새로 캘린더를 만들고 공유

계정별로 기본 캘린더가 있고, 이 캘린더 외에도 추가로 캘린더를 만들 수 있습니다.


만든 캘린더에서 캘린더 주소를 복사합니다. 캘린더 주소는 기본 캘린더는 id@gmail.com 또는 id@domain.name 으로 설정이 되지만, 추가로 설정하는 캘린더는 bg9t9r3pje722dupjs3f8b5kk@group.calendar.google.com 와 같은 형태로 구성됩니다. 캘린더 공유시 다른 사람에게 캘린더 주소를 알려줍니다. 


2. 공유 캘린더 설정하기

공유시에는 '공유'설정이 되어 있어야 하고 민감한 내용일 경우에는 세부내용보다는 '한가함/바쁨' 정보만 표시해서 세부정보는 숨길 수 있습니다.



또는 웹주소를 공유할 경우에는 하단의 '공유 가능한 링크 열기'를 선택하여 웹주소를 알려줄 수 있습니다. 해당 링크를 입력하면 화면에서 구글 캘린더 앱이 없이도 해당 캘린더를 볼 수 있습니다. (PC, 스마트폰)

3. 공유된 캘린더 등록

공유된 캘린더 주소를 받은 사람은 아래와 같이 캘린더 주소를 등록할 수 있습니다.


또한 해당 캘린더 앞에 체크박스를 선택하면 보고 싶은 캘린더만 표시할 수 있습니다.

4. 캘린더 공동작성

캘린더를 한사람이 아닌 여러사람이 관리를 해야 할 경우에는 해당 캘린더에 '특정사용자와 공유'를 통해 공동으로 작성할 수 있습니다.

  • 한가함/바쁨 정보만 보기(세부정보는 숨김)
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