회사에서 대부분 다음과 같이 일을 합니다. 아마 회사가 아닌 다른 곳에서도 비슷한 업무 방식일겁니다.
1. 팀장이 팀원에게 요청내용을 대충설명하고 업무(보고서 작성) 지시
2. 작업량 산정후에 일정 세우기
3. 자료조사 -> 벤치마킹 -> 보고서 작성
4. 1~2일 밤세워서 자료 작성 후 보고
5. 팀장이 이런 방향이 아니라고 함
6. 실망 후 다시 작성
위의 업무진행 상황에서 문제가 무엇일까요? 가장 큰 문제는 커뮤니케이션입니다. 하지만, 신입직원이 50대 팀장한테 가서 업무내용을 다시 확인하는 것은 그리 쉽지 않습니다. 그럴때는 초안(First Draft)이 아닌 초초안(Zero Draft)를 작성하는 방법을 추천합니다. 물론 이 초초안도 그냥 문서로 작성하는 것보다는 아이디어 형태로 작성하는게 좋겠죠. 예를 들어 A4지에 그냥 중요 요소에 대해서 끄적거리며 아이디어를 작성하는 것입니다.
팀장입장에서는 약간 당황스러울 수도 있지만, 능력있는 팀장이라면 이런 행동에 칭찬을 할 수 있습니다. 오히려 팀장입장에서는 이야기해도 말을 알아듣지 못하고 자기 맘대로 하는 팀원들이 더 관리하기 어려울 것 입니다.
이럴때 가장 좋은 툴은 구글 문서입니다. 물론 자유롭게 그림을 그릴 수 있는 Jamboard와 함께 엮으면 좋겠죠. 이렇게 작성하고 바로 팀장에게 문서 공유를 합니다. 문서공유를 하면 팀장의 스마트폰에 알람이 가고 팀장은 그 내용을 바로 확인할 수 있습니다. 우리나라 대기업에 문서중앙화 시스템이 이런 구조입니다. 팀원이 보고서를 작성하면 바로 팀장과 공유가 되고 팀원은 당황해서 자신의 업무를 진행하기 어렵습니다. 하지만 업무를 빠르게 하고 불필요한 일을 줄이기 위해서는 지시자의 의도가 정확하게 전달이 되고 틀린내용은 바로 수정사면 하루전에 방향이 다르다는 사실을 알았을때의 당혹감보다는 덜 피곤하겠죠.
이런 조직문화를 위해서는 수평적인 커뮤니케이션이 평소에 진행되어야 하겠습니다. 권위적인 형태의 문화보다는 수평적인 형태의 대화 형태가 업무 생산성이 높습니다.
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