Google Drive 폴더 공유를 통한 간단한 문서 공유방법

회사나 학교에서 파일을 공유할 일이 많고 종류도 많습니다. 대부분은 홈페이지에 파일을 하나씩 등록해서 "알아서 이용하세요~" 라고 알리지만 이용하는 사람 입장에서는 아주 불편합니다.

1. 해당 홈페이지에 접속
2. 로그인
3. 해당 게시판으로 이동
4. 찾을려고 하는 문서 게시물을 발견
5. 문서 다운로드(특히 아래한글)
6. 아래한글이 없음
7. 아래한글 뷰어 설치
8. 문서 조회
9. 이 문서 아니면 또 검색(4번~8번 반복)

이렇게하는 것은 사용자 입장에서는 불편합니다. 특히 통합검색을 제공하면 좋지만, 대부분의 통합검색은 내가 원하는 문서를 찾아주지 못합니다. 그러다 보니 검색도 안하고 전화나 이메일을 합니다. 정보를 제공하는 사람은 전화를 계속 받아야 하고 이메일에 일일이 답변해야 하니 또 문서를 잘 만들 수 있는 시간이 줄어드는 악순환의 연속입니다. 이런 방법보다는 해당 문서들의 폴더를 제공해서 알아서 보는 방법은 어떨까요? 문서가 필요하면 해당 폴더에 등록하고 사용자는 그 폴더에서 조회하고요. 등록하는 사람도 편하고 사용하는 사람도 편합니다.

1. 내 드라이브에 공유 폴더 생성
2. 문서 등록
3. 공유 메뉴에서 외부에 공개 선택
4. 링크 복사 및 전달

[제공자 : 등록하기]

[이용자 : 문서조회

※ 사용자는 권한을 제거하기 위해서 시크릿 창으로 접근함

이렇게 공유되는 문서는 중요한 문서가 아닙니다. 기업이나 학교에서 공개한 문서들이죠. 어렵게 볼 필요가 없습니다. 필요하면 스마트폰에서도 쉽게 조회할 수 있고, 검색도 가능합니다. 문서 공유는 목적이 정보를 전달하기 위함이라는 것을 꼭 기억하세요.

문서 공유 주소가 길면 단축 URL을 이용하면 됩니다. 짧은 주소는 카톡이나 밴드에 공유하고 단체방에 공지로 등록하면 해당 카톡방에 있는 사람은 언제든지 해당 폴더에 접속할 수 있습니다.
▶ 단축 URL 만들기 : http://cloudservicecody.blogspot.com/2018/03/url.html

문서에 오류가 있으면 문서 작성자는 조용히 문서를 수정해서 다시 업로드하면 아무도 모릅니다. 참 좋죠~  (같은 문서로 문서 버전이 등록됩니다.)
아는 지식 및 기술을 활용하면 세상이 스마트해집니다. 오늘 한번 시도해보세요.

▶ Google 드라이브의 버전관리

끝.