[Update] Google Drive의 확장된 바로가기를 이용한 고아파일을 예방할 수 있습니다.

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2020/08/expanding-shortcuts-google-drive.html

▶ Google G Suite 드라이브 매뉴얼 : https://goo.gl/eYBX47

▶ Google G Suite 드라이브 업데이트

올해 Google에서는 바로가기 기능을 제공하여 복수의 장소에 복사해서 사용하는 대신에 파일이나 폴더의 포인터 방식으로 이용할 수 있도록 제공하고 있습니다. 

▶ 구글 드라이브 여기저기 사용하는 문서, 폴더 바로가기 만들기

파일 바로 가기를 많이 사용하면 파일의 일관성이 향상되고 사용자가 자신의 드라이브가 어떻게 구성되었는지 쉽게 이해할 수 있습니다. 이런한 바로가기 사용은 파일 소유권, 관리, 업데이트 등에 대한 다른 사용자들의 혼란을 줄여 문서 사용을 쉽게 도와줍니다. 바로 가기 및 파일 위치 계획에 대한 세 가지 업데이트를 통하여 여러가지 문제점을 해결할 수 있습니다.

• 바로가기 사용 확대 : 파일을 여러군데에 복사해서 사용하는 작업 방식 지향
• 기존 내 드라이브 추가했던 정보 업데이트: 기존 다중 위치에 위치했던 파일을 바로 가기로 변경내용
• 파일 관리 향상 및 고아 파일 감소: 이제 마지막 위치가 제거된 파일을 소유자의 내 드라이브 폴더에 넣도록 보장.

바로가기 기능을 제공한 이후에도 여러곳에 파일들을 추가하는 몇가지 방법들이 있었으나,  드라이브 사용 방법과 플랫폼에 걸쳐 보다 일관된 환경을 만들기 위해 다음의 일부를 사용하지 못하게 했습니다

• 웹상에서 공유된 파일을 선택하고 Shift+Z 단축키를 사용하면 다중의 폴더에서 사용할 수 있었으나 이제는 Shift+Z가 대신 단축키를 만듭니다. 하지만 하나의 폴더에서도 Shift+Z를 누르면 오프라인에서 Backup과 Sync 사용을 위하여 여전히 다른 위치에서 이용할 수 있습니다.
• 웹상에서 드라이브를 이용시 다른 사람을 파일의 여러 위치를 만드는 데 사용되는 파일의 소유자로 만들고, 새 소유자가 파일의 기존 위치를 볼 수 있다며 파일을 이동하지 않아도 됩니다. 새 소유자가 기존 위치를 볼 수 없는 경우에는 현재 위치에서 새 소유자의 내 드라이브로 이동하면 그 위치에 바로 가기가 생성됩니다.

파일 정보를 보여주는 방식은 공유받은 파일을 다른 사용자가 엉뚱한 위치로 변경해서 원래 위치에서 찾지 못하는 '고아'파일의 문제도 해결됩니다.

기존에 공유된 파일을 '내 드라이로 추가하기'를 했던 사용자는 마이그레이션을 통하여 정보가 단축키로 변경될 예정입니다. 

https://youtu.be/ur-6uXva8Jw

Google Drive 폴더 공유를 통한 간단한 문서 공유방법

회사나 학교에서 파일을 공유할 일이 많고 종류도 많습니다. 대부분은 홈페이지에 파일을 하나씩 등록해서 "알아서 이용하세요~" 라고 알리지만 이용하는 사람 입장에서는 아주 불편합니다.

1. 해당 홈페이지에 접속
2. 로그인
3. 해당 게시판으로 이동
4. 찾을려고 하는 문서 게시물을 발견
5. 문서 다운로드(특히 아래한글)
6. 아래한글이 없음
7. 아래한글 뷰어 설치
8. 문서 조회
9. 이 문서 아니면 또 검색(4번~8번 반복)

이렇게하는 것은 사용자 입장에서는 불편합니다. 특히 통합검색을 제공하면 좋지만, 대부분의 통합검색은 내가 원하는 문서를 찾아주지 못합니다. 그러다 보니 검색도 안하고 전화나 이메일을 합니다. 정보를 제공하는 사람은 전화를 계속 받아야 하고 이메일에 일일이 답변해야 하니 또 문서를 잘 만들 수 있는 시간이 줄어드는 악순환의 연속입니다. 이런 방법보다는 해당 문서들의 폴더를 제공해서 알아서 보는 방법은 어떨까요? 문서가 필요하면 해당 폴더에 등록하고 사용자는 그 폴더에서 조회하고요. 등록하는 사람도 편하고 사용하는 사람도 편합니다.

1. 내 드라이브에 공유 폴더 생성
2. 문서 등록
3. 공유 메뉴에서 외부에 공개 선택
4. 링크 복사 및 전달

[제공자 : 등록하기]

[이용자 : 문서조회

※ 사용자는 권한을 제거하기 위해서 시크릿 창으로 접근함

이렇게 공유되는 문서는 중요한 문서가 아닙니다. 기업이나 학교에서 공개한 문서들이죠. 어렵게 볼 필요가 없습니다. 필요하면 스마트폰에서도 쉽게 조회할 수 있고, 검색도 가능합니다. 문서 공유는 목적이 정보를 전달하기 위함이라는 것을 꼭 기억하세요.

문서 공유 주소가 길면 단축 URL을 이용하면 됩니다. 짧은 주소는 카톡이나 밴드에 공유하고 단체방에 공지로 등록하면 해당 카톡방에 있는 사람은 언제든지 해당 폴더에 접속할 수 있습니다.
▶ 단축 URL 만들기 : http://cloudservicecody.blogspot.com/2018/03/url.html

문서에 오류가 있으면 문서 작성자는 조용히 문서를 수정해서 다시 업로드하면 아무도 모릅니다. 참 좋죠~  (같은 문서로 문서 버전이 등록됩니다.)
아는 지식 및 기술을 활용하면 세상이 스마트해집니다. 오늘 한번 시도해보세요.

▶ Google 드라이브의 버전관리

끝.

[Syncplicity] 사진 스튜디오에서 고객과의 Collaboration Workplace 활용하기

아무리 이쁜 모델이나 멋진 자동차도 사진 스튜디오에서 사진을 멋있게 찍어야 우리가 볼 수 있는 컨텐츠로 생성이 됩니다. 이렇게 만들어진 사진은 출력이 되어 브로셔가 되고, 웹페이지에 게시가 되고 우리의 스마트폰에 나타나게 됩니다. 그러다 보니 작업량도 많고 또한 고해상도를 위해서 파일크기도 커지게 됩니다. 가장 큰 문제는 사진작가는 대부분의 작업을 맥 컴퓨터에서 작업을 하지만 제작을 의뢰한 회사는 대부분 일반 PC를 사용한다는 것이지요. 포맷을 다르게 해서 전달을 해야 합니다. 오늘같이 최첨단 통신과 속도가 발전을 하였지만, 아직도 웹하드에 파일을 복사하여 퀵으로 보낸다는 점에 많이 놀랐네요.

이런 업무에는 외부 작업자와 함께 공유할 수 있는 Collaboration Workplace를 구성하는 것이 좋습니다. 기업에서는 대부분 내부에서만 작업을 하고 공유를 하기 때문에 EDMS, CMS, WCMS, 문서중앙화, 포탈 등의 이름으로 컨텐츠를 구축하여 이용하지만, 외부에 있는 협력사나 외부직원, 고객과는 시스템 구성이 어렵습니다. 보통 이런경우에는 별도의 시스템을 하나 구성하고 여기에 회원으로 가입시켜서 다시 WCMS나 그룹웨어 같은 시스템으로 구성하는 경우가 많지만 이렇게 하다보니 시스템 투자도 많고 관리도 어려운 점이 있습니다. 특히, 스튜디오와 같이 사진을 빈번하게 공유해야 하는 경우에는 로그인해서 해당 파일 다운로드 받고 하는 일 자체가 번거로울 수 있습니다.

이런경우에는 EFSS(Enterprsie File Sync & Share) 솔루션을 이용하여 권한을 부여하고 외부 협력자와 함께 작업하는 환경구성이 가장 쉽고 효율적입니다. 외국에서는 EFSS를 이용한 Collaboration Portal구축사례가 많습니다. 국내에서는 보안 이슈로 구축하는 경우가 좀 드물죠.

일단, 스튜디오에서는 사진 의뢰를 받으면 담당자가 폴더를 하나 생성하고 그 폴더를 작업자와 고객사와 함께 공유를 합니다. 필요시에는 읽기나 편집권한을 같이 지정하면 됩니다. 이렇게 공유가 되면 자동적으로 등록된 참여자 PC에는 작업폴더가 생성이 되고, 작업한 내용들은 자동으로 Sync되어 굳이 메일을 보내거나 퀵으로 보낼 필요가 없어지겠죠.

최초 촬영 후 원본 이미지를 보내는 것이 아니고 저해상도 사진을 보낼때 해당 폴더 밑에 저해상도 폴더라고 하나 만들면 같이 함꺼번에 공유할 수 있습니다. 제작을 의뢰한 고객도 해당 사진을 내부에 보고할때는 사진을 첨부하지 말고 해당 링크만을 메일에 보내도 대용량 메일에 대해서 확인이 가능하며, 가장 매력적인 것은 스마트폰이나 스마트패드에서 별도의 다운로드 없이 바로 조회할 수 있다는 겁니다.

[Syncplicity] Share Folder를 이용한 외부업체와의 자료 공유 방법

EFSS(Enterprise File Share & Sync) 제품의 가장 기본적인 기능인 Sync 기능을 이용한 외부 협력사와의 공유방법입니다. Syncplicity는 타 EFSS 제품들과 비교해서 권한에 대한 세부 긴능이 섬세합니다. 따라서 협력사별 개인별로 권한을 차별하여 부여할 수 있고, 전체 정책설정(Policy)을 통해서도 관리할 수 있습니다.

팀리더 이과장은 여러개의 폴더를 만들어서 협력사별 역할에 따라서 폴더를 공유합니다. 여기에서 필요한 파일을 입력하게되면 협력사에서는 동일한 폴더가 만들어지고 수정된 파일들은 실시간으로 Sync(동기화)가 진행됩니다. 굳이 메일을 작성할 필요도 없고, CMS 시스템처럼 찾아서 다운받을 필요도 없습니다. 또한, 협력사에서도 문서를 편집할 수 있어서 문서작성시 협력도 할 수가 있습니다. 변경된 문서는 개정내역관리를 통하여 관리되어집니다.

폴더 공유방식이외에도 링크를 이용하여 협력사에 대용량 파일을 전달할 수 있고, 다운 받은지 여부도 확인할 수 있습니다. Secure Shared File 기능을 이용하면 수신자만 이메일첨부문서를 확인하게도 보안을 강화할 수 있습니다.

[Syncplicity] Secure Shared File 기능을 이용한 이메일 첨부문서 안전하게 보내기EFSS, Syncplicity, 보안, 이메일