구글 드라이브 폴더내 검색 지원

기업내 문서가 많아지면 원하는 문서에 대한 검색이 생각만큼 쉽지 않습니다. 여러가지 키워드와 작성자 및 수정일을 이용한 검색보다 폴더를 지정해서 검색하는 것이 효과적입니다. 이런 편리한 기능은 기존의 검색엔진에서 구현하기는 어렵습니다.

이번에 구글 드라이브에 추가된 폴더내 검색기능은 원하는 폴더를 지정한 후 해당 폴더에서만 검색을 할 수 있습니다. 강력한 구글 검색파워를 이용하기 때문에 빠르고 정확하게 검색할 수 있고, 대용량 검색을 지원합니다. 기존 설치형 검색엔진 처럼 데이타가 많아지면 검색이 느려지거나 지속적인 검색 인덱스 튜닝의 필요성이 없습니다.

기업내에서 많은 컨텐츠를 쉽게 찾기 위해서 그동안 솔루션을 포함해서 많은 노력을 했었습니다. 문서가 가장 많았던 의약품관련 산업 및 회사에서는 몇십개의 태그를 이용하여 관리를 했었습니다. 하지만 문서가 많아지고 담당자가 몇번 바뀌면 어디에 문서가 있는지 찾기가 어렵습니다.

[그림] 해당 폴더 선택후 메뉴에서 폴더내 검색 선택

[그림] 폴더내에서 키워드 검색

[그림] 사용방법 시연

관련내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2018/01/search-within-folder-in-google-drive.html?m=1&_utm_source=1-2-2

기업용 문서관리의 종결자 구글 Cloud Search

기업에서 문서관리를 위하여 솔루션을 사용할 경우에 문서 보관 및 관리 기능은 EDMS를 사용하고 검색기능은 3rd Party 검색엔진을 사용합니다. 자체 검색엔진을 제공하기는 하나 커스터마이징이 불편하고 성능면에서도 불편한 점이 있기 때문입니다.

기업에서 사용하는 문서는 지속적으로 증가하고 있고 많은 문서를 EDMS에 저장하다보면 실제로 검색이 되지 않는 경우가 발생을 하고 지속적인 검색엔진 튜닝 작업이 필요합니다. 속담에 '구술이 서말이더라도 꿰어야 보배'라는 말이 있듯이 아무리 기업의 지식이 담겨있는 문서가 많더라도 찾을 수 없다면 무슨 소용이 있겠습니까? 우리 회사에는 지식문서가 3TB가 있다고 자랑해도 찾는데 시간이 많이 걸리고 찾지 못한다면 그 문서는 죽은 문서와 다름이 없습니다.

문서가 많은 기업보다 문서를 잘 활용할 수 있는 기업이 클라우드 환경에서 경쟁력이 있는 회사입니다. 더욱이 안전한 클라우드 저장공간과 구글의 검색 파워를 이용할 수 있다면 가장 효과적인 시스템이 될 수 있습니다.

구글 클라우드 서치 : https://gsuite.google.co.kr/intl/ko/products/cloud-search/

최근에 구글문서나 구글 슬라이드에서도 쉽게 사용할 수 있는 '탐색' 기능이 추가되었습니다. 문서를 작성하면서 필요할 때 쉽게 원하는 문서를 찾을 수 있습니다. goo.gl/Emn3Aw

구글 백업앤씽크(Backup&Sync) 데모

PC에 있는 자료를 구글 드라이브에 백업 및 동기화를 하면 학교, 집에서 동일하게 작업할 수 있고, 랜섬웨어 등의 위협에서도 자유롭습니다. 출장갈때는 스마트 패드만 가지고 가면 자신의 PC 자료도 모두 볼 수 있어서, 사무실이나 학교에 전화해서 내 PC 패스워드를 친절하게 알려주면서 문서를 확인해 달라고 하지 않아도 됩니다.
화면설명 : 구글 드라이브 익스텐션 이용 파워포인트 자료 수정 -> PC에서 변경내용 확인 --> PC에서 다시 내용 수정 --> 구글 드라이브에서 수정된 내용 확인

https://www.youtube.com/watch?v=ILu9ENhsM6U

▶ Google 드라이브의 버전관리

▶ Google Drive에서 파일/폴더 업로드 하기

식신, ‘서울 맛집 베스트 50’ 공개

구글 지도 : https://goo.gl/aWVNs2

관련기사 : https://goo.gl/nChFUD

간단하게 메모하고 다양하게 이용할 수 있는 구글 킵(keep) 이용한 시험준비

구글 서비스 중에 에버노트나 원노트처럼 노트, 메모하는 기능은 구글 킵 서비스(keep.google.com)입니다.

구글 킵은 생활의 간단한 메모나 일정을 등록해서 사용하기 좋습니다. 구글 킵의 특징은 다음과 같습니다.

1) 다양한 메모 작성 방법 - 입력, 음성인식, 카메라/사진, 동영상, 그림, 웹캡쳐
2) 리스트 만들기
3) 노트 분류하기(라벨)
4) 검색하기
5) 알람 설정하기
6) 구글 서비스와 연계하기
7) 공유하기

더욱 좋은 기능은 이 모든 기능을 스마트폰에서도 동일하게 사용할 수 있다는 것입니다. 그렇다면 이 좋은 기능을 어디에 사용할 수 있을까요? 적용할 수 있는 분야는 이런 곳 아닐까요? 

1) 주말 장보러갈 때 살 품목 가족과 공유하기
2) 출장 전 체크사항 확인하기
3) 시험 준비 - 요약정리 및 암기하기
4) 많이 쓰는 이메일 주소록 보관하기
5) 등등등

오늘은 3) 시험준비에 대해서 알려드리겠습니다.  중간고사가 다가오기 때문이죠. 평소에 정리를 잘하면 시험기간에 공부해야 하는 양이 줄어들 수 있고, 스마트폰에서도 동일하게 이용할 수 있어서 이동중이나 회사에서도 쉽게 학습할 수 있는 장점이 있습니다.

실제로 다음과 같이 다양하게 사용할 수 있습니다. PDF나 문서를 캡쳐해서 keep에 복사하면 캡쳐한 내용이 들어갑니다. 이렇게 정리한 내용은 스마트폰에서도 쉽게 조회할 수 있어 이동할 때 사용하면 좋습니다.

또한, 카메라로 촬영해서 구글 포토와 연동해도 찍은 사진을 간편하게 구글 킵에 등록할 수 있습니다.

박정철교수님 강의랑 함께 보시면 이해가 빠릅니다.https://www.youtube.com/watch?v=poV1KwUAYMk

스마트폰으로 촬영한 사진 구글 프레젠테이션으로 간편하게 만들기

최근에 인공지능이나 4차산업혁명에 관련하여 세미나가 많습니다. 새로운 내용들이라 나중에 다시 확인을 해야 하는데 세미나에 따라 발표내용을 전자파일이나 심지허 프린트물로도 전달하지 않는 경우가 많습니다. 이럴경우에는 불편하지만 스마트폰으로 찍어서 내용을 정리하는데 이것도 손이 많이 가서 시간이 많이 걸립니다.

스마트폰으로 촬영한 내용을 구글 포토에 저장하고 구글 프리젠테이션으로 만드는 방법을 사용하면 손쉽게 정보를 정리해서 나중에 재사용하기 편하고 필요하면 공유해서 다른 사람과 함께 이용할 수 있어 편리합니다.

1. 스마트폰 촬영내용을 구글 포토에 저장하기

구글 포토를 설치하고 동기화 폴더를 지정하면 촬영한 내용은 구글 포토에 자동 동기화되어 구글포토(https://photos.google.com/)에서 확인할 수 있습니다.

2. 촬영한 내용을 구글 앨범으로 만들기

여기서 한장 한잔 삽입하는 것이 아니고 여러장을 한꺼번에 삽입하기 위해서는 구글 앨범으로 만들어 줍니다. 구글 포토에서 원하는 사진을 여러장 선택하고 오른쪽 상단에 '+' 버튼을 눌러서 앨범명을 넣어주고 앨범을 만듭니다.

3. 구글 프리젠테이션 부가기능 

구글 프리젠테이션 메뉴의 부가기능 > 부가기능 열기 를 선택해서 구글 포토에서 사진을 가져올 수 있는 'Photo Slideshow'를 추가합니다.

4. 표지를 만들어 줍니다.

이것은 맨 나중에 해야 합니다. 개념적으로 필요한 내용이죠. 해보시면 압니다. 오른쪽에 구글 테마를 이용하면 쉽게 멋있는 프리젠테이션 테마를 선택할 수 있습니다.

5. 구글 앨범에서 사진을 가지고 옵니다.

부가기능 > Photo Slideshow 메뉴에서 구글 포토 앨범의 사진을 가지고 옵니다. 앨범단위로 가져올 수 있어서 전에 만들었던 포토 앨범을 선택합니다.

 [그림] photo Slideshow에서 구글 포토 사진 가져오기

6. 결과 확인

구글 포토에서 가져온 사진이 한장씩 구글 프리젠테이션 스라이드로 만들어 졌습니다.

7. 활용방법

자~ 이 기능을 어디에 활용하면 좋을까요? 사진 슬라이드쇼 만들어서 사이트에 올려도 좋겠고, 빨리 빨리 사진 전달할때도 좋겠습니다. 마이크로소프트 파워포인트에도 비슷한 기능이 있지만, 클라우드에서 모두 활용하기에는 구글 프리젠테이션을 이용하는 방법이 좋은 거 같습니다.

Google Drive Forrester EFSS 리더 등극

구글 교육용 버젼이 공짜라고 제품이 안 좋을 거라는 생각은 버리세요~

시장조사업체인 Forrester는 매 분기마다 제품들을 평가하는 작업을 하고 있습니다. EFSS(Enterprise File Sync and Share) 부분에서 구글의 Drive가 Leader 로 올라왔습니다. 아마 지난 분기에 처음으로 구글 드라이브 평가를 시작한걸로 기억합니다. EFSS는 기업에서 사용하는 파일 씽크와 공유 기능에 해당되는 제품군이고 유명한 제품으로는 Box, DropBox 등이 있습니다.
기업에서 외부와 협업을 하기 위해서는 파일을 전달하고 같이 작업하는 환경이 필요합니다. 예를 들어 ㅇㅇ자동차에서 남미지역 대리점에 브로셔를 보내기 위해서 이메일로 보낸다면 어렵고 잘 전달이 되지도 않습니다. 이럴때는 협업 공간을 만들어 놓고 인터넷에서 권한이 있는 사용자가 다운받게 하면 되고, 또 회사에서 100여개의 협력업체와의 파일을 공유해야 할 경우에도 사용하면 좋습니다.
공유파일 시스템으로 관리하던 파일을 옮겨서 이용하면 1. 권한에 따른 보안강화 2. 외부에서 스마트폰이용 3. 속도 보장 4. 비용 절감 5. 검색기능 제공 6. 버젼기능 제공 7. 미리보기 8. 랜섬웨어 예방 9. 다른 앱에서 공유해서 사용 등등 장점이 있습니다.
다른 제품들은 계약하는 용량에 따라 비용이 발생하는데 구글 G Suite for Education은 무료로 사용할 수 있으니 학교에서는 큰 비용을 줄일 수 있습니다.
https://reprints.forrester.com/…
#안쓰면손해