[어드바이져] 보험설계사의 클라우드 서비스 활용을 위한 업무분석(초기미팅)

우리 주위의 직업중에서 데이타(정형, 비정형)가 많은 직군 중에 하나는 보험설계사입니다. 고객정보, 컨택했던 정보, 보험상품, 보험증서, 실적관리 등 대부분의 설계사가 많은 정보를 관리하면서 영업을 하고 있습니다. 하지만 이번에 글로벌 금융판매 임신우보험설계사의 업무를 분석하면서 느낀 점은 크게 3가지입니다.

1. 위험에 대한 대비책 부족
   - 코디 : 데이타를 어떻게 보관하세요?
   - 설계사 : 네 데이타들은 제 영업활동에 가장 중요한 것들입니다. 데이타가 없어지면 저는 더 이상 영업을 할 수가 없죠. 그래서 안전하게 보관하고 있습니다.
   - 코디 : 어떻게 관리하시는데요?
   - 설계사 : 네 외장디스크에 안전하게 보관하고 있습니다.
   - 코디 : 그 외장디스크가 분실되거나 망가지면 어떻게 하죠?
   - 설계사 : 그럴리가 있겠습니까?
   - 코디 : @_@

  외장디스크도 일종의 소모성 장비라서 년수가 다하면 망가질 수 있고, 분실등에 대해서도 취약합니다.

2. 플래폼이 없다
  고객이 천명이 넘고 각종 기념일, 안내 등의 연락이 많다 보니 보험설계사 분들은 대부분 유료비용을 내고 CRM 프로그램을 사용하고 있습니다. 여기에서는 고객정보 관리, 고객 컨택정보 관리, 각종 문자보내기 등이 가능하나, 외부에 나가거나 다른 시스템에서 사용시에는 데이타를 같이 공유할 수 없는 문제점이 있었습니다. 가장 큰 문제는 데이타를 이중으로 관리를 해야 하고 필요한 시점에서 정보를 이용할 수 없다는 것입니다. 통합된 플랫폼에서 사용한다면 언제 어디에서든지 사용할 수 있고, 한번의 등록으로 다양하게 이용할 수도 있습니다.

3. 모든 문서는 엑셀로
정보도 많고 데이타도 많다 보니 기록하는 내용이 많은데 대부분의 자료관리를 엑셀로 하고 있습니다. 업무내용도 다 틀리고 데이타 성격도 다른데 엑셀을 너무 잘 쓰고 있더군요. 데이타 성격에 따라 다양하게 이용하면 생산성이 더 좋아질 거라 생각했습니다.

일단 초기 미팅에서 업무파악과 문제점을 확인하는 선에서 진행을 했고, 앞으로 1주 동안 업무를 보다 생산적으로 변경할 수 있도록 노력해 보겠습니다.

[구글드라이브] 영수증 많은 영업부 김대리의 구글 드라이브 캡쳐 활용기

위의 사진은 우리의 지갑 사진인가요? 참고로 지갑에 영수증이 많으면 돈의 흐름을 막아서 안 좋다고 합니다. 그렇다고 매버 영수증을 정리하는 것도 쉽지 않습니다. 월말에 회사에 청구를 해야 하는데 영수증이 없어져서 곤란한 경험은 누구에게나 있을 겁니다.

그렇다면 우리의 영업부 김대리는 어떻게 클라우드 서비스를 활용할 수 있을까요? 스마트폰 앱중에서 이런 고민때문에 다양한 App 들이 출시가 되었습니다.

[그림] 영수증 스캔용 다양한 Adnroid App

하지만, 여러군데로 데이타를 분산하면 나중에 관리하거나 작업할때 생산성이 낮아지기 때문에 김대리는 구글 드라이브를 이용하기로 했습니다. 우리가 가지고 다니는 스마트폰을 이용하여 영수증을 스캔하고 이 영수증을 구글 드라이브의 '영수증' 폴더에 차곡차곡 저장해보도록 하겠습니다.

일단, 구글 드라이브 App을 설치합니다.https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs

가장 먼저 구글드라이브(http://drive.google.com)에서 영수증을 등록할 '영수증'폴더를 만들어줍니다.

그 다음에 바로 스캔할 수 있도록 바탕화면에 드라이브 위젯을 하나 만듭니다. 앱,위젯 바로가기 만들기를 이용하여 구글 드라이브가 설치되면 만들어지는 '드라이브 위젯'을 추가합니다. 추가할 때 폴더를 선택하라고 하면 방금 만든 영수증 폴더를 선택합니다.

이제 화면에 만들어진 영수증 스캔 아이콘을 선택합니다.

스캔하려는 영수증을 놓고 확인버튼을 누르면 영수증이 스캔됩니다.

영수증이 정확하게 스캔되지 않았으면 다시 스캔합니다.

우측 확인을 누르면 자동으로 구글 드라이브에 스캔된 PDF가 등록이 됩니다.

해당 PDF는 PDF뷰어로 다시 확인할 수 있습니다.

이렇게 등록된 영수증은 월말에 간편하게 이메일에 첨부하거나 문서로 출력하여 제출하면 되겠습니다. 환불이나 취소할때도 이용할 수 있겠죠. 이렇게 김대리의 지갑은 영수증에서 해당이 되었습니다.

[Syncplicity] 사진 스튜디오에서 고객과의 Collaboration Workplace 활용하기

아무리 이쁜 모델이나 멋진 자동차도 사진 스튜디오에서 사진을 멋있게 찍어야 우리가 볼 수 있는 컨텐츠로 생성이 됩니다. 이렇게 만들어진 사진은 출력이 되어 브로셔가 되고, 웹페이지에 게시가 되고 우리의 스마트폰에 나타나게 됩니다. 그러다 보니 작업량도 많고 또한 고해상도를 위해서 파일크기도 커지게 됩니다. 가장 큰 문제는 사진작가는 대부분의 작업을 맥 컴퓨터에서 작업을 하지만 제작을 의뢰한 회사는 대부분 일반 PC를 사용한다는 것이지요. 포맷을 다르게 해서 전달을 해야 합니다. 오늘같이 최첨단 통신과 속도가 발전을 하였지만, 아직도 웹하드에 파일을 복사하여 퀵으로 보낸다는 점에 많이 놀랐네요.

이런 업무에는 외부 작업자와 함께 공유할 수 있는 Collaboration Workplace를 구성하는 것이 좋습니다. 기업에서는 대부분 내부에서만 작업을 하고 공유를 하기 때문에 EDMS, CMS, WCMS, 문서중앙화, 포탈 등의 이름으로 컨텐츠를 구축하여 이용하지만, 외부에 있는 협력사나 외부직원, 고객과는 시스템 구성이 어렵습니다. 보통 이런경우에는 별도의 시스템을 하나 구성하고 여기에 회원으로 가입시켜서 다시 WCMS나 그룹웨어 같은 시스템으로 구성하는 경우가 많지만 이렇게 하다보니 시스템 투자도 많고 관리도 어려운 점이 있습니다. 특히, 스튜디오와 같이 사진을 빈번하게 공유해야 하는 경우에는 로그인해서 해당 파일 다운로드 받고 하는 일 자체가 번거로울 수 있습니다.

이런경우에는 EFSS(Enterprsie File Sync & Share) 솔루션을 이용하여 권한을 부여하고 외부 협력자와 함께 작업하는 환경구성이 가장 쉽고 효율적입니다. 외국에서는 EFSS를 이용한 Collaboration Portal구축사례가 많습니다. 국내에서는 보안 이슈로 구축하는 경우가 좀 드물죠.

일단, 스튜디오에서는 사진 의뢰를 받으면 담당자가 폴더를 하나 생성하고 그 폴더를 작업자와 고객사와 함께 공유를 합니다. 필요시에는 읽기나 편집권한을 같이 지정하면 됩니다. 이렇게 공유가 되면 자동적으로 등록된 참여자 PC에는 작업폴더가 생성이 되고, 작업한 내용들은 자동으로 Sync되어 굳이 메일을 보내거나 퀵으로 보낼 필요가 없어지겠죠.

최초 촬영 후 원본 이미지를 보내는 것이 아니고 저해상도 사진을 보낼때 해당 폴더 밑에 저해상도 폴더라고 하나 만들면 같이 함꺼번에 공유할 수 있습니다. 제작을 의뢰한 고객도 해당 사진을 내부에 보고할때는 사진을 첨부하지 말고 해당 링크만을 메일에 보내도 대용량 메일에 대해서 확인이 가능하며, 가장 매력적인 것은 스마트폰이나 스마트패드에서 별도의 다운로드 없이 바로 조회할 수 있다는 겁니다.