클라우드 서비스는 오픈 후에도 변화관리가 지속적으로 필요합니다.

최근에 많은 기업들이 사용하는 클라우드 서비스는 On-premise 방식의 SW직접 회사내에 시스템에 도입해서 설치한 후에 사용하는 방식에 비교해서 장점이 많습니다.

On-Premise 방식보다 좋은 점은 다음과 같습니다. 1. 신속성/적시성, 2. 적은비용, 3. 최신 트랜드 반영,  4. 사전 테스트, 5. 외부환경 적은 영향 그리고 6. SLA 보장 입니다.

오늘 여기서 이야기할 내용은 클라우드 서비스의 가장 좋은 이유이기도 한 신속성/적시성입니다. On-premise 방식의 경우에는 기획에서 배포까지 빠르게 추진을 해도 6개월이 걸립니다. 여기에 데이타 마이그레이션 및 교육 등 환경변화까지 고려한다면 그 기간은 상당한 기간이 걸립니다. 기간이 많이 필요하다는 것은 최근과 같은 초스피드사회에서 경쟁회사가 새로운 서비스나 시스템을 시작했을 경우에는 차이가 더 벌어질 수가 있습니다. 반면에 클라우드 서비스의 경우에는 우를 결정하면 내일부터 바로 서비스를 사용할 수가 있어서 속도적인 측면에서 신속함을 느낄 수가 있습니다.

이러한 이유로 필요할 때 필요한 양만큼만 사용하는 클라우드 컴퓨팅처럼 클라우드 서비스를 사용하는 경향이 있습니다. 하지만 클라우드 서비스를 조직에 적용시 특정 기능만 이용할 경우에는 사용하는 목적이나 이유가 명확해서 변화에 쉽게 적용할 수 있지만, 최근에 사용하는 플랫폼의 경우에는 다목적성이 있기 때문에 업무에 다양하게 적용할 수 있고, 하나의 제품군에 여러 SW 들이 들어있는 Enterprise급의 서비스일 경우에는 쉽게 적용하기가 어렵습니다.

어려운 이유로 구글 G-Suite(구글 앱스)나 오피스 365 들의 서비스를 도입하더라도 특정 기능만을 사용하거나 이메일위주로만 사용하게 되고, 전체적인 서비스 관리에 대한 마인드가 부족해서 효과적으로 사용하는 것도 힘들지만 잘 사용하지 못하는 경우가 대부분입니다.

클라우드 서비스도 SW이기 때문에 제품 라이프사이클에 따른 다양한 변화가 있지만, 이 변화를 잘 파악하지 않으면 기업에서 사용하는 것이 오히려 안 좋은 경우도 많은 경우가 있습니다.

클라우드 서비스에 대해서 관리하고 조직별로 사용방법 및 레퍼런스 모델에 맞춰서 서비스를 재구성하고 서비스의 변경에 따른 교육 및 내부 변화관리를 통해서 On-premise 방식의 SW 사용보다 효과적인 사용이 필요합니다.

어떤 한 가지만 고수하면 혁신은 일어나지 않습니다. - 석진영교수

석지영교수는 2006년 한국계 최초로 하버드 법대 교수로 임용되었고, 2010년에는 하버드 법대 종신 교수로 선출됐었는데 아이아 여성으로는 처음이었고, 나이도 40살이 되지 않았을때입니다.

몇년전에 인터뷰한 내용에서 혁신에 대한 좋은 Insight 내용이 있어서 소개해드립니다.

출처 : https://www.youtube.com/watch?v=t3wei2GKhfg

이메일 서비스는 가장 안정적이며 믿을 수 있어야 합니다.

이메일 서비스가 성숙되지 못했을 때에는 회사내에 On Premise 로 이메일 시스템을 구축하고 해당 이메일을 회사 전산실 스토리지에 보관하는 것이 가장 안전하다고 생각을 했습니다. 하지만 이제는 사회의 복잡성과 시스템의 다양성, 이메일의 지속적인 증가때문에 회사내 이메일 시스템은 안전하지도 효율적이지도 않습니다. 클라우드 서비스를 이용한 이메일은 외부의 환경에 신속하게 대응하고 보안에 가장 안전하며 스마트폰 등 최신 트랜드를 모두 반영하고 있습니다.

실제로 Addressing Email Loss with SureMail: Measurement, Design, and Evaluation 보고서에 의하면 평균적으로 1%의 메일은 조용히 사라진다고 합니다. 1% 메일에 중요한 비지니스 메일이 포함되어 있으면 어떻게 할까요? 안심하고 이메일 서비스를 이용하는 것이 중요합니다.

성공적인 시스템 사용을 위한 클라우드 서비스 변화관리

클라우드 서비스를 회사에 적용하는 것은 아주 간단합니다. 사용료를 지불하면 그 때부터 바로 사용할 수 있습니다. 솔루션 완성도도 높고 많은 사용자가 사용해도 지장이 없으며 높은 보안도 제공합니다. 또한 다양한 클라우드 디바이스를 지원하기 때문에 회사가 아닌 곳에서 스마트폰과 같은 다른 디바이스에서도 업무를 볼 수 있는 장점이 있습니다.

하지만, 대부분의 회사에서 간과하고 있는 사실은 클라우드 서비스가 사실은 복잡한 시스템이라는 겁니다. 그리고 한두 사람이 사용하는 것이 아닌 회사 전체가 사용해서 목적을 달성해야 한다는 것이지요. 이러한 이유때문에 시스템 전환은 계획하에 전개가 되어야 합니다.

일부 사용자가 아닌 회사 전체를 대상으로한 클라우드 서비스의 경우에는 좀더 체계적인 전환계획이 필요합니다. 특히, 회사 인원이 많을 경우에는 사람마다 이해도도 다르고 업무도 다르기때문에 전체를 대상으로한 변화관리보다는 목적에 맞는 대상을 선별해서 계층별로 변화관리 전략이 중요합니다.

아래 그림에서처럼 전체 인원을 핵심 IT, 얼리어답터, 전체 즉 3개 파트로 나눠서 변환을 진행해야 합니다. 핵심 IT 부서는 전환에 따른 문제점을 파악하고 대응방안을 수립하는 역할을 하게되며, 얼리어답터는 부서에서 클라우드 서비스에 관심이 있는 직원을 대상으로 진행하며  얼리어답터는 교육후에 해당 팀으로 돌아가서 다른 직원에게 전파 교육 및 클라우드 서비스 전문가 역할을 수행합니다.

많은 직원이 근문하는 회사에 IT 시스템을 도입하는 것은 항상 큰 도전입니다. 우리 주위에는 많은 비용을 투자한 IT 시스템이 실패한 사례를 많이 볼 수 있듯이 사용이 편리한 클라우드도 체계적인 변화관리를 도입해야 회사 전체가 원하는 기능을 사용하고 목적에 도달할 수 있습니다.

클라우드서비스를 이용한 IT 시스템 퇴역(Retiremen)

스마트캠퍼스를 위하여 대학교에서 클라우드 서비스를 도입해야 하는 5가지 이유

스마트캠퍼스를 위해서는 다양한 정보통신기술을 이용한 학사관리업무 등의 인프라 환경에 대한 개선을 통한 시간절약과 함께 실제 학습에 이용할 수 있는 클라우드 서비스를 통하여 생산성 향상 및 비용절감의 효과를 기대할 수 있습니다.

설문지 파일 첨부기능 업데이트

G Suite 설문지에서 파일을 업로드 할 수 있는 기능이 업데이트 되었습니다. 이를 잘 활용하면 여러 사람들에게서 자료를 취합해야 할 때 매우 유용하게 사용할 수 있습니다. 메일로 자료를 취합하는 경우 제출자와 미제출자를 파악하는데 많은 시간과 노력이 필요한 반면 G Suite 설문지는 실시간으로 응답 확인 및 집계가 가능하고 바로 스프레드시트로 리스트를 생성할 수 있기 때문에 관리가 매우 용이합니다.

아래와 같이 설문 문항의 형식을 설정하는 메뉴에서 ‘파일 업로드’를 선택하면 해당 문항에서는 파일을 업로드 할 수 있게 됩니다.

업로드 가능한 파일의 수는 최대 10개까지이며 최대 파일 크기는 무려 10GB까지 지원하므로 대용량 파일도 간단히 제출할 수 있습니다.

아래와 같이 업로드할 수 있는 파일의 형식도 제한할 수 있습니다.

※ 설문지 파일 업로드는 회사 도메인 사용자만 사용 가능하므로 외부 사용자에게는 사용할 수 없습니다.  

설문 대상자가 응답한 내용은 실시간으로 확인 가능하며 ‘스프레드시트에서 응답 보기’를 클릭하면 자동으로 응답 내용에 대한 시트를 생성합니다.

사용자가 첨부한 파일은 시트의 주소를 클릭하여 열거나 내 드라이브에서 저장된 파일을 선택하여 열람할 수 있습니다.