Google 학습 센터 사용방법

Google G Suite에서는 온라인으로 처음 이용하는 고객들을 대상으로 올라인 학습센터를 운영하고 있습니다. https://gsuite.google.co.kr/learning-center/

학습센터에서는 다음과 같은 콘텐츠를 이용할 수 있습니다.

• 7단계로 시작하기
• 제품별 학습
• 도움말 모음
• 업무에 활용
• G Suite 관리자용
• 다양한 동영상 제공

7단계로 시작하기

처음 사용자는 G Suite의 핵심적인 기능을 업무중심으로 학습할 수 있습니다.

제품별 학습

G Suite의 다양한 제품에 대해서 제품별로 설명과 학습을 진행할 수 있습니다.

도움말 모음

학습센터에서는 다음과 같은 콘텐츠를 이용할 수 있습니다.

업무에 활용

업무별로 필요한 기능에 대한 고객 스토리와 설명을 제공합니다.

G Suite 관리자용

관리자용을 위한 도움말 및 매뉴얼을 제공합니다.

다양한 동영상 제공

Youtube 동영상을 이용하여 재미있는 학습내용을 제공합니다.

Google G Suite 2단계 인증 설정하기

이메일 계정은 외부에 노출이 되어 있고, 타 서비스와 동일한 패스워드를 사용하는 것은 위험합니다. 특히, 외국에서 자동화 툴을 이용한 로그인 시도가 많아서 계정이 노출될 위험성이 있습니다. 계정이 유출되면 드라이브나 지메일의 수많은 정보가 그대로 유출되는 영향력이 있기 때문에 중요한 자료를 보관하는 사용자는 필수적으로 보안을 강화하고 지속적인 관심을 가져야 합니다.

일반인이 보안을 강화하기 가장 쉬운 방법은 2단계 인증입니다. 2단계 인증에서 스마트폰 SMS를 이용하면 별도의 장비를 구입할 필요없이 가지고 있는 스마트폰으로 인증을 하는 방식입니다. 약간은 불편할 수 있지만, 내 정보는 중요아니 꼭 2단계인증을 설정하시기 바랍니다.

2단계 인증을 설정하면 평소 사용하던 PC가 아니거나 비밀번호 확인이 필요하거나, 의심스러운 요구를 하는 등 이상징후에 대해서 6자리 문자번호로 확인합니다. 외국에서 오는 문자이기 때문에 스마트폰 설정을 확인하세요. 6자리 번호만 입력하면 인증이 완료됩니다.

▶ 기타 2단계 인증 방법

[YouTube] https://youtu.be/_heZIxh5DGI

☞ 관련 포스팅

  ▶ 디지털 리터러시 - 인터넷 서비스 id와 pw 관리

공유되거나 이메일에 첨부된 파일 조회시 권한이 필요함이라 나오는 경우

클라우드에 저장된 콘텐츠는 3가지 특성을 갖습니다. 소유자, 유일한 주소, 권한입니다. PC에서 사용할 때에는 내 PC에 저장된 파일이나 그림은 모두 내 것이지만 클라우드에서는 소유자와 권한으로 콘텐츠를 공유합니다. 계정을 여러개 사용할 경우에는 어떤 계정으로 생성, 권한 부여를 했는지도 중요해집니다. 개인적으로 id1@gmail.com, id2@gmail.com, id3@gmail.com 을 이용할 때 id1@gmail.com 으로 만든 구글 문서는 id2@gmail.com, id3@gmail.com에서는 이용할 수 없습니다. 모두 나의 계정이지만 권한은 id1@gmail.com에만 부여가 되어 있기 때문입니다. 따라서 id1@gmail.com 으로 온 메일을 나의 다른 메일인 id2@gmail.com 에서 보내서 읽으려고 하면 다음과 같은 메세지가 나타나는 겁니다.

이런 경우에는 현재 사용하는 계정이 어떤 계정인지 확인을 한 후에 이용해야 합니다. 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

회사에서 사용할 때 동료에게 공유가 필요하면 동료의 개인계정(@gmail.com)이 아닌 회사계정(id@company.com)으로 공유해야 정보 유출을 방지하고 허가된 사용이 가능합니다. 계정이 여러개라 복잡할 경우에는 브라우저에 로그인 하는 방식을 추천합니다.

▶ 크롬 브라우저에 로그인 하기

새로운 지능형 Google 드라이브 검색 화면

구글 드라이브를 회사/학교의 문서 레포지토리(저장소)로 사용하면 편리성과 기능 우수성 때문에 많은 협업이 촉진되고 과거보다 더 많은 문서가 저장이 됩니다. PC 드라이브 폴더에 저장할 때에는 계층형으로 저장을 하기 때문에 꼼꼼한 성격을 가지고 있는 사람은 깊이가 10단계까지도 내려갑니다.

▶ 파일관리 참 쉽죠~ by 슬로워크

[그림] 복잡한 파일 폴더 구조(출처 : 스마트한 직장인 가이드)

PC나 네트워크 드라이브에는 소유권이라는 개념이 없지만, 클라우드에는 소유권이라는 개념이 있습니다. 내가 볼 수 있어도 그것은 내 문서가 아닐 수도 있습니다. 또한, 지원하는 다양한 콘텐츠 타입(구글 문서, 아래한글, 워드, PDF 등)까지 있기 때문에 내용 기반의 Full-Text 검색이 되어도 원하는 형태가 필요한 경우도 생깁니다.

새로운 Google 드라이브의 검색에서는 소유자, 콘텐츠 타입, 수정일, 파일위치 등 다양한 세부사항을 지정해서 검색할 수 있습니다.

이제는 탐색적(루트부터 서브 폴덜로 한단계씩 찾아가는 방법)으로 원하는 파일을 찾을 수 없고, 시간도 많이 걸립니다. Google의 강력한 검색기능을 이용해서 문서를 찾아야 시간을 단축할 수 있습니다. 그러기 위해서는 문서를 만들때부터 어떤 검색어로 찾을 것인가를 고민해야 합니다. 회사/학교의 예약어라든가 이 문서를 찾을 때 어떤 단어로 찾고 싶은지 등에 대한 고민을 하고 그 단어를 문서에 포함시켜야 합니다. 아니면 문서 설명에 등록하는 것도 좋습니다. 또한, 해쉬태그(#)를 이용하여 프로젝트명이나 코드를 함께 등록해도 향후에 검색할 수 있습니다. 문서관리가 중요하고 보편화된 분야는 제약분야입니다. 제약분야에서는 하나의 문서에 30개 정도의 태그가 달립니다. 그만큼 문서 검색을 쉽게 하기 위해서이고 10년, 20년후에도 문서를 찾아야 하기 때문이지요.

[디지털 트랜스포메이션] 여러 사람이 문서를 효율적으로 작성하는 방법

우리는 하루 8시간이상을 회사에서 업무를 합니다. 일주일이면 40시간이고 하루에 1/3 으로 짧지 않은 시간입니다. 최근에는 52시간 근무시간이 제한이 되기 때문에 일을 효율적으로 할 수 있는 방법들을 찾아야 합니다.

하루 8시간에 무슨 일을 하시나요? 하루종일 생산적인 업무에 시간을 사용하나요? 회사에서 월급주면서 하라고 하는 자신의 진짜 업무에 어느정도 시간을 사용하나요? 많은 직장인들이 항상 바쁘다고 시간이 없다고 이야기 하지만 가만히 하는 업무를 분석해보면 불필요하게 낭비되는 시간이 많습니다. 새로운 보고서를 작성하기 위해서 기존의 문서를 찾는데 여기저기 전화고 메일 보내고 회사 서버에서 문서를 찾는데 오전 시간을 모두 소비하고, 받은 문서의 작성할 데이타나 의견을 구하기 위해서 동료나 담당자에게 이메일로 문서를 첨부해서 보내고, 다시 회신 받은 이메일의 첨부문서를 열어서 내용을 확인하고 추가적으로 필요하면 다시 보내고.... 메일 안보내주면 확인 전화하고.... 바쁜 사람들 모아놓고 또 의견 조정하기 위해서 회의하고... 또 결과를 정리해서 메일 보내고... 답신 온 내용 다시 정리해서 문서에 반영하고... 다시 메일보내고..... 보통 이런 과정이 업무의 대부분이리라 생각합니다. 바쁘게 일하는 거 같은데 막상 결과물은 빠르게  작성되지 않고 또한, 많은 사람의 의견이 반영되었는지 확인하기도 어렵습니다.

스마트워크라 함은 불필요한 시간의 낭비를 줄여서 본연의 업무에 집중하고 시간을 투자하는 생산적인 업무방법을 지칭합니다. 구글의 강력한 검색기능으로 중앙문서 레파지토리에서 문서를 바로 찾고 그 문서를 바탕으로 초안을 만들어서 해당 관련자나 협력자에게 의견을 모으고 그 사람들이 문서를 직접 수정하거나 작성한다면 이런 번잡한 일들이 줄어들겠죠. 예전처럼 커뮤니케이션에 많은 이메일을 작성할 필요도 없고, 잓성을 원하는 사람에게 바로 메시지와 문서를 공유해서 작업을 요청하면 됩니다. 또한, 작성한 문서가 있다면 불필요하게 콘텐츠를 재생산하는 것이 아니고 재활용해서 작업시간을 줄이고 사본 생산에 따른 정보 불일치도 줄일 수 있습니다.

회사에서는 시스템적으로 문제를 해결하고 스마트워크를 도입하려 하지만, 정말로 중요하고 핵심적인 것은 문화입니다. 회사 문화가 성숙되지 않은 상태에서 시스템적으로 강요를 한다고 해서 업무가 생산적으로 변하지 않습니다. 모두가 함께 한다는 마음으로 스마트워크를 통하여 업무 생산성을 높혀야 합니다.

[뉴스] 텐센트클라우드, 실수로 기업고객 정보 다 날려

클라우드 관련 기술이 결코 쉽지 않습니다.  내 데이타가 중요하다면 안정적인 업체를 선택해야 합니다.
출처 : [전자신문] http://www.etnews.com/20180809000336

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텐센트클라우드의 실수로 클라우드에 저장된 기업고객 정보가 모두 사라졌다고 사우스차이나모닝포스트가 9일 보도했다. 

베이징 칭보 데이터 콘트롤 테크놀로지는 8달간 텐센트클라우드에 저장된 기업 정보가 모두 없어졌다고 밝혔다. 백업 파일까지 삭제됐으며 정보를 복구할 수 없다고 덧붙였다.

양사는 보상금 문제로 갈등 중이다. 텐센트클라우드는 보상금으로 2만달러(약 2234만원)를 제안했다. 베이징 칭보 데이터 콘트롤 테크놀로지측은 "기업 정보가 사라져 몇천만 위안에 달하는 손실을 입었는데 텐센트는 터무니없이 적은 금액을 제시했다"며 비판했다.

텐센트클라우드는 "베이징 칭보 테크놀로지가 주장하는 보상금 18억원을 받아들일 수 없다"며 "2만달러는 베이징 칭보가 지불했던 클라우드 서비스 비용의 37배에 달하는 금액"이라고 반박했다. 

텐센트클라우드는 "이 문제를 해결하기 위해 최선을 다할 것이며, 동시에 향후 재발을 방지하기 위해 관련 메커니즘을 최적화할 것"이라고 밝혔다. 

2013년에 설립된 텐센트클라우드는 텐세트의 자회사로 기업 클라우드 서버, 클라우드 스토리지, 데이터베이스 등을 제공한다. 구글은 중국시장 재진입을 위해 텐센트 클라우드와 논의 중인 것으로 알려졌다. 

전지연기자 now21@etnews.com 

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