[디지털 트랜스포메이션] 여러 사람이 문서를 효율적으로 작성하는 방법

우리는 하루 8시간이상을 회사에서 업무를 합니다. 일주일이면 40시간이고 하루에 1/3 으로 짧지 않은 시간입니다. 최근에는 52시간 근무시간이 제한이 되기 때문에 일을 효율적으로 할 수 있는 방법들을 찾아야 합니다.

하루 8시간에 무슨 일을 하시나요? 하루종일 생산적인 업무에 시간을 사용하나요? 회사에서 월급주면서 하라고 하는 자신의 진짜 업무에 어느정도 시간을 사용하나요? 많은 직장인들이 항상 바쁘다고 시간이 없다고 이야기 하지만 가만히 하는 업무를 분석해보면 불필요하게 낭비되는 시간이 많습니다. 새로운 보고서를 작성하기 위해서 기존의 문서를 찾는데 여기저기 전화고 메일 보내고 회사 서버에서 문서를 찾는데 오전 시간을 모두 소비하고, 받은 문서의 작성할 데이타나 의견을 구하기 위해서 동료나 담당자에게 이메일로 문서를 첨부해서 보내고, 다시 회신 받은 이메일의 첨부문서를 열어서 내용을 확인하고 추가적으로 필요하면 다시 보내고.... 메일 안보내주면 확인 전화하고.... 바쁜 사람들 모아놓고 또 의견 조정하기 위해서 회의하고... 또 결과를 정리해서 메일 보내고... 답신 온 내용 다시 정리해서 문서에 반영하고... 다시 메일보내고..... 보통 이런 과정이 업무의 대부분이리라 생각합니다. 바쁘게 일하는 거 같은데 막상 결과물은 빠르게  작성되지 않고 또한, 많은 사람의 의견이 반영되었는지 확인하기도 어렵습니다.

스마트워크라 함은 불필요한 시간의 낭비를 줄여서 본연의 업무에 집중하고 시간을 투자하는 생산적인 업무방법을 지칭합니다. 구글의 강력한 검색기능으로 중앙문서 레파지토리에서 문서를 바로 찾고 그 문서를 바탕으로 초안을 만들어서 해당 관련자나 협력자에게 의견을 모으고 그 사람들이 문서를 직접 수정하거나 작성한다면 이런 번잡한 일들이 줄어들겠죠. 예전처럼 커뮤니케이션에 많은 이메일을 작성할 필요도 없고, 잓성을 원하는 사람에게 바로 메시지와 문서를 공유해서 작업을 요청하면 됩니다. 또한, 작성한 문서가 있다면 불필요하게 콘텐츠를 재생산하는 것이 아니고 재활용해서 작업시간을 줄이고 사본 생산에 따른 정보 불일치도 줄일 수 있습니다.

회사에서는 시스템적으로 문제를 해결하고 스마트워크를 도입하려 하지만, 정말로 중요하고 핵심적인 것은 문화입니다. 회사 문화가 성숙되지 않은 상태에서 시스템적으로 강요를 한다고 해서 업무가 생산적으로 변하지 않습니다. 모두가 함께 한다는 마음으로 스마트워크를 통하여 업무 생산성을 높혀야 합니다.