PC가 업무환경에 보급된지 20년이 흘렀습니다. 과거에 회사 선배들은 개인용 PC가 없어서 책으로만 프로그램 공부를 하던 때도 있었습니다. PC 성능이 좋아지고 점점 노트북으로 점점 가벼워졌지만, 우리의 업무의 생산성은 그만큼 향상이 되었을까요?
우리나라에는 안타깝게도 기존의 업무환경이 그대로 IT 환경으로 변경이 된 경우가 많습니다. 대표적인 경우가 바로 결재시스템이죠. 기존의 결재환경을 그대도 IT 시스템으로 옮기다 보니 시스템은 복잡하고 생산성은 변하지 않았습니다. 오히려 더 많은 과정과 시스템에 대한 투자로 생산성만 떨어지는 경우도 발생했습니다.
이제는 디지털 세상인데 또 한번의 변화가 있어야 합니다. 즉, 기존의 업무환경을 이제는 디지털 개념으로 업무전환(Digital Transformation)의 시도를 해야 합니다. 기존처럼 아래한글로 문서를 작성하여 결재시스템을 이용하여 업무를 한다는 것은 다른 회사의 생산성을 따라갈 수가 없습니다. 스마트워크센터만 있다고 해서 스마트워크가 되지 않습니다. 현재의 업무방식을 전환하여 디지털에 맞는 업무환경으로 변화해야 합니다.
디지털업무환경의 전환을 위해서 가장 먼저 그리고 가장 효과가 좋은 분야는 회사회의입니다. 일주일에 평균 3.7회 진행이 되고 그중 1.8회는 불필요한 회의입니다. 50분씩만 잡아도 일주일에 1시간 반은 불필요한 시간을 낭비하고 있습니다. 그리고 이제는 통신환경도 좋고 노트북만다 카메라도 있는데 멀리서 회의를 참석하기 위해서 이동을 해야 할까요? 또한, 단순히 의견 청취는 조율을 위해서는 재미있고 효과적인 디지털 앱 등이 많습니다.
회사 분위기에 따라서 젊은 층이 많은데 과거 방식으로 일하는 회사도 있고, 상대적으로 나이가 많은데 디지털 문화를 도입한 회사도 있습니다. 최근에 스타트업들은 모두 이런 방식으로 회의를 하고 있습니다. 한 회사에서는 회의를 하자라는 용어로 '인바이트(Invite)' 즉 회의 일정을 잡고 자신을 초대해 달라는 의미로 사용합니다.
두번째로 개별적인 문서작성입니다. 로컬 PC에 문서를 저장하면 본인만 사용할 수 있습니다. 다른 사람에게 전달하기 위해서는 이메일에 첨부하고 이메일을 받은 사람은 다시 수정해서 이메일에 첨부해서 회신하고... 이러다 보면 하나의 문서는 여러개의 버전으로 변신하고 파일 관리의 많은 시간이 소모됩니다.
회사에서 공통 레포지토리(저장소)에 문서를 저장하고 같이 문서를 수정하고 조회한다면 회사의 자산을 활용할 수 있고, 버전 충돌의 문제도 없앨 수 있을 겁니다. 회사의 콘텐츠 저장소에는 문서뿐만 아니라 다양한 콘텐츠, 동영상, 정보, 데이타 등을 함께 저장한다면 사용자는 분실의 위험도 줄어들고 검색을 통하여 업무에 필요한 콘텐츠를 바로 찾을수 있으며, 수정된 콘텐츠는 여러군데에 사용하기 때문에 오류도 예방할 수 있습니다.
컨설팅 업체의 조사 결과를 보면 일주일에 7시간은 이렇게 불필요하게 낭비되고 있다고 합니다. 개인에게도 큰 시간이지만 회사나 조직에서도 결코 무시할 수 없는 시간입니다. 스마트워크를 통하여 불필요한 시간을 줄일 수 있고, 또한 줄인 시간을 잔신의 본연의 업무에 투자하면 업무 성과도 더 높아질 수 있습니다.
스마트워크를 하기위해서는 장비나 솔루션이 중요한 것이 아니라 일하는 조직문화를 먼저 변경하고 조직 구성원이 모두가 같이 노력하는 것이 선행되어야 효과가 생길 것입니다.
ASMR은 Autonomous Sentory meridian Response로 자율감각 쾌락 반응에 대한 영상입니다. 바스락 거리는 소리, 여성의 마치 귀에 대고 속삭이는 소리, 헤어브러시를 손가락으로 문지르는 소리 등 우리는 들으면 기분좋은 소리들이 있습니다. IT 기기의 발전으로 왼쪽, 오른쪽 구분을 할 수 있고, 다양한 효과음이 성능좋은 해드폰 덕분에 속삭이는 말도 마치 옆에서 하는 이야기처럼 들릴 수도 있습니다. 잘못 사용하면 야하게 느껴질 수 있지만, 어디까지나 긴장을 풀고 릴렉스하기 위한 용도이니 오해는 하지 마세요.
이런 속삭임의 영상을 보면서 안정을 취할 수 있다면 다음 Slow TV도 안정을 줄 수 있습니다. 대표적인 방송은 노르웨이의 시시각각 후티그루덴입니다. 134시간 연속 방송인데 크루즈 여행의 화면을 보여줍니다. 우리나라 같으면 광고때문에 난리가 났을텐데 선진국인 노르웨이는 이런 방송이 통하나 봅니다. 2011년 방송내용입니다.
보통 id@gmail.com 으로 만들어지는 개인 지메일 계정은 본인이 의도하던 의도하지 않건 하나씩은 가지고 있습니다. 개인 Gmail 게정은 개인사용을 위한 것이고, 회사나 집단에서 사용할 때는 id@company.com 처럼 도메인에서 사용할 수 있는 클라우드 서비스 제품을 Google 에서 판매하고 있는데 이것이 G Suite입니다. 요즘 Office365처럼 구독개념이라 1인당 5$, 10$/월을 지불하면서 사용하고 있습니다. 대부분 회사는 이메일을 대체하기 위해서 많이 사용합니다. 하지만, 이메일이외에도 회사에서 업무시스템 대체용으로 사용할 수 있는 기능이 많다는 사실 알고 계시나요? 오늘은 간단하게 이것만은 꼭 사용했으면 하는 좋은 기능들에 대해서 알려드리겠습니다. 참고로 G Suite의 제품 리스트를 참고하세요. https://gsuite.google.com/features/
1. 드라이브의 팀드라이브
고가의 ECM(Enterprise Contents Management) 제품을 구입하더라도 대부분 회사에서는 이 고가 제품의 일부기능을 사용합니다. 또한, 회사 내부 시스템에 빠른 성능을 보장하는 고가의 대용량 스토리지를 구축해야 하기 때문에 구매 비용 뿐만 아니라 유지보수 비용이 천문학적입니다. 구글의 드라이브의 팀 드라이브는 회사에서 함께 사용할 때 Windows의 네트웍 드라이브 이상의 기능을 제공하고 Business 버전 이상에서는 저장용량이 무제한으로 더 이상의 스토리지 제약이 의미없어집니다. 또한, 구글의 강력한 검색엔진으로 제목 및 내용까지 모두 검색을 해줍니다. 빠르게...
▶ 관련 내용 : https://gsuite.google.com/products/drive/
DFS(Dive File Stream)과 함께 사용하면 탐색기를 바로 클라우드로 연결해서 사용할 수 있습니다. 물론 PC에는 아무것도 저장되지 않습니다.
회사의 시스템에서 제공하는 검색엔진은 구조적 한계로 일정량 이상이면 급속하게 검색이 안되는 현상이 있습니다. Cloud Search는 이메일, 드라이브, 메시지 등 회사에서 사용하는 모든 문서, 자료에 대해서 검색하는 기능입니다. 결과도 마치 google 검색하듯이 나타내주죠. 이 버전은 아쉽게도 Business 버전에서만 제공합니다. 하지만, 대부분의 직장인들이 일중일에 3~4시간은 검색에 소비하고 있다고 하고 이 시간을 줄일 수 있다면 회사에서는 큰 효과가 있습니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/cloud-search/
영상회의 하면 대부분 얼굴을 공개해야 하는 것에 대해서 부담을 느낍니다. 하지만, 외국 엔지니어랑 행아웃 하면 대부분 얼굴 카메라는 끕니다. 영상회의는 얼굴을 보기 위한 것이 아니고 발표자의 자료를 공유하기 위해서 사용합니다. 또한, Slack과 같은 대화도 할 수 있습니다. 물론 스마트폰에서도 가능하고 모든 대화는 검색이 됩니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/meet/
회사에서 직원의 이메일을 관리한다는 것은 큰 의미를 지닙니다. 당연히 회사 자산으로 업무한 내용에 대해서는 아카이빙이 되어야 하겠지요. 설치형으로 구축시에 장비, 솔루션, 스토리지 정말 큰 비용이 들어갑니다. 하지만, Google Vault는 이 모든 것을 한방에 해결하죠. 설치형 제품의 경우에는 한계가 금방 나타납니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/vault/
7. 크롬북과 크롬 매니지먼트
회사 업무에서 크롬 브라우저만으로 모두 해결할 수 있다면 크롬북을 고민해보세요. 일단 가격도 저렴하고 유지관리가 간편합니다. MS OS, Office 라이선스도 필요하지 않고, 백신 라이선스도 필요없습니다. 문제가 있으면 초기화로 해결이 되기 때문에 전담 직원도 필요없겠죠. 회사에서 사용할 때에는 크롬 매니지먼트로 100여가지 이상의 기능을 제어할 수 있습니다. 직원분들한테는 좋지 않겠죠. 허가된 사이트만 들어가야 하고 파일 복사나 사용도 제약이 있을 겁니다. 만약에 Windows는 가끔은 꼭 사용해야 한다면 VDI로 몇개의 계정을 만들어서 Windows도 사용할 수 있습니다.
▶ 관련내용 : https://enterprise.google.com/intl/ko/chrome/
신입사원 교육은 필요한데, 자체적으로 시스템 구성하기 어렵습니다. 간단하게 Google Classroom으로 해결이 가능합니다. 공부가 재미있어집니다. 외국에서는 활발하게 사용하고 있고, 국내에서도 초,중,고,대에서 사용합니다. 최근에는 Flipped Learning(꺼꾸로 교육)으로 많이 사용합니다. Youtube로 학습이 가능한 것처럼 온라인상에서 교육은 효과적입니다.
▶ 사용방법 데모 : https://goo.gl/49GpfU
이외에도 구글 포토도 업무용으로 사용하면 좋고, 구글 문서로 협업환경이나 지식관리해도 좋습니다. 스마프톤 기기 관리를 통하여 데이타 삭제나 허가되지 않은 사용도 통제할 수 있습니다. G Suite을 비롯한 클라우드 서비스 제품들이 설치형 제품의 기능보다 이제는 좋습니다. 꼭 회사내부에 설치하고 Data가 있어야 안전하지 않습니다. 오히려 클라우드에 저장하고 컴플라이언스로 투명하게 관리하는 것이 오히려 안전합니다.
디지털 전환 이야기는 많지만 설치형 제품으로 디지털 전환을 할 수가 없습니다. 자기 회사에 맞는 클라우드 서비스 제품들을 확인하고 업무에 적극적으로 도입한다면 IT 부서는 스트레스 안 받아서 좋고, 현업부서는 필요할 때 바로 사용할 수 있어 비지니스 신속성에 좋고, 경영자 입장에서는 비용이 절약되어서 좋고 모두가 웃을 수 있을 겁니다.
단, 클라우드 서비스는 넓은 이해와 충분한 테스트를 통한 다음에 적용해야 진정한 효과를 볼 수 있고, 구성원들의 변화관리가 꼭 수반되어야 합니다.
참고로, 저는 변화관리를 하고 있습니다. ^^
