[Update] Gmail에서 Google Meet 섹션을 감추거나 보이게 하는 세팅

내용 : https://gsuiteupdates.googleblog.com/2020/05/new-user-setting-to-hide-or-show-meet.html

▶ Google G Suite Gmail 매뉴얼 : https://goo.gl/jCNzKR
▶ Google G Suite Gmail 업데이트

Gmail에서 Meet를 사용할 수 있는 기능을 제공한 후에 개인별로 Meet 섹션을 추가할 지 세팅할 수 있는 메뉴가 추가되었습니다. 

Gmail > 설정 메뉴 > 설정 > 채팅 및 Meet > 숨기기 여부 세팅

적용 : 모든 G Suite 버전과 개인계정

[YouTube] https://youtu.be/Q2W_1WWMvlY

[Update] 지메일에서 RSVP(초대응답) 빠르게 응답하기

RSVP는 초대를 받은 1명 이상의 사람으로부터 응답을 받는 과정을 말합니다. 프랑스어의 구절 Répondez s'il vous plaît 에서 유래가 되었습니다.

▶ Google 캘린더 매뉴얼 : https://goo.gl/MXe424
▶ Google G Suite 캘린더 매뉴얼(CSC-M05) 업데이트

캘린더에서 이밴트를 생성하면서 참석자를 초대하고 초대받은 참석자는 참석여부를 알려서 자신의 일정을 알려줍니다. 참석하지 못한다고 하면 일정을 변경하거나 다른 사람들과 회의를 할 수 있습니다.

구글 캘린더에서 초대받은 사람이 다른 사람을 초대하기 위해서는 이밴트를 생성한 사람이 다음 권한을 부여해야 합니다.

Google 문서의 댓글에 대한 지메일(Gmail)에서 빠른 응답방법

Google 문서는 브라우저에서 별도의 SW없이 바로 사용할 수 있는 문서 편집기입니ㅏ. 또한, 협업작업을 하기에 최적화되어 있어 다른 사람과 함께 문서를 작성하고 편집할 수 있습니다.

▶ Google 문서를 사용해야 하는 20가지 이유

Google 문서에서는 특정 부분을 블럭으로 만든 후에 댓글을 입력할 수 있습니다. 신입사원일때 사수한테 보고서 보여주면 전반적으로 마음에 안든다는 말이 가장 답답했죠. 고쳐야 할 부분으 딱 알려주면 시간도 절약되고 좋을 텐데 말이죠.

Google 문서의 댓글 기능을 이용하면 원하는 부분을 지정해서 글을 남길 수 있고, 담당자를 지정해서 댓글에 응답을 요청할 수 있습니다.

응답자를 지정해서 댓글을 작성하면 응답자에게 메일이 발송이 됩니다. 링크 주소를 이용하여 응답하면 해당 내용을 확인하면서 바로 작성할 수 있습니다.

또한, 이메일에서 "회신"으로 바로 답변할 수도 있습니다.

이메일로 답변한 내용도 댓글 답변에 표시가 됩니다.

[Update] Gmail 예약발송 기능

Gmail에 시간을 정해서 발송할 수 있는 기능이 추가되었습니다. 밤 늦게 작업하고 아침에 발송을 예약할 수 있고, 특정 시간에 맞춰서 보낼 수도 있습니다.

▶ Gmail 매뉴얼 : https://goo.gl/jCNzKR

예약이 되면 임시보관함에 저장이 됩니다.

[Gmail] 이메일에 대한 응답 또는 후속조치 알림기능 추가

받은편지함에 이메일이 넘치는 경우 일부 메일을 확인하지 못하는 경우가 발생할 수 있습니다. 새로운 Gmail에 이와 같이 사용자가 놓치거나 응답을 받지 못한 이메일에 대해 후속조치를 취할 수 있도록  유도해주는 기능이 추가될 예정입니다.

이 기능은 새로운 Gmail 사용 설정이 되어 있는 사용자의 경우 기본적으로 사용하도록 설정되어 있지만 사용을 원하지 않는 경우 설정 메뉴에서 비활성화 할 수 있습니다.

이 AI 기능을 사용하면 이메일 및 작업의 우선 순위를 정하는 데 도움이 될 것입니다.

Gmail 비밀 모드 메시지 처리를 위한 규칙 정의

앞서 소개한 Gmail 새로운 기능 중 비밀 모드 (Confidential Mode)기능은 메시지에 만료일을 설정하거나 문자메시지로 메일에 대한 비밀번호를 수신하도록 하여 중요한 콘텐츠를 보호할 수 있도록 합니다. 이 기능은 현재 일반 Gmail 사용자에게만 제공되고 있으며 추후 G Suite 사용자들에게도 제공될 예정입니다.

G Suite 관리자는 일반 Gmail 사용자가 G Suite 사용 도메인으로 발송한 비밀 모드 메시지를 처리하는 규정을 정의할 수 있습니다.

수신 메시지 차단 등 규정 준수 규칙 생성

Gmail 비밀 모드는 ‘메타데이터 일치’아래에 속성으로 표시됩니다.

Google I/O 2018에서 소개된 Gmail Smart Compose

Google I/O 2018에서 AI를 활용한 다양한 기술들이 공개되었습니다.

Gmail에서는 인공지능으로 구동되는 새로운 기능인 Smart Compose가 발표되었습니다. Smart Compose는 이메일을 작성할 때 사용자가 입력하는 문장의 일부를 분석하여 다양한 문장을 제안합니다. 사용자가 Smart Compose가 제안한 문장을 사용하기 원하는 경우 탭(tab) 버튼을 누르면 선택한 문장이 자동으로 입력됩니다.

Smart Compose는 반복적인 글쓰기를 줄여주고 맞춤법 또는 문법 오류 가능성을 줄여 시간을 절약해줍니다. 또한 문맥과 관련있는 어구를 제시할 수도 있습니다. 예를 들어 이메일을 작성하는 시점이 금요일인 경우 “좋은 주말 보내세요!”라는 맺음말을 제시합니다.

이 기능은 향후 일반 Gmail 사용자 및 G Suite 사용자에게 제공될 예정입니다.

[원문] Write emails faster with Smart Compose in Gmail

오프라인에서 Gmail 사용하기

이동중에 메일을 검색해야 할 때 데이터 통신이나 Wi-Fi가 지원되지 않는 상황에서는 작업을 할 수 없는 경우가 발생합니다. 새로운 Gmail의 오프라인 기능을 사용하면 인터넷에 연결되지 않아도 어디서나 중단 없이 작업을 할 수 있습니다. 크롬 브라우저(버전 61 이상)에서 새 Gmail을 사용하는 사용자는 오프라인인 경우에도 최대 90일동안 메일을 사용할 수 있습니다.

도메인에 Gmail 오프라인 활성화(관리자)

오프라인 기능을 조직에 적용하려면 관리콘솔에서 Gmail 오프라인을 사용하도록 설정해야 합니다.(기본적으로 비활성화 되어있음)

사용자가 로그아웃 하는 경우 로컬에 저장된 오프라인 콘텐츠를 삭제하도록 설정하려면 'Google 계정에서 로그아웃시 오프라인 데이터 삭제' 옵션을 선택합니다. 이렇게하면 사용자가 로그아웃할 때 로컬 장치에 콘텐츠를 보관할 수 없게됩니다.

오프라인 메일 사용 설정(사용자)

관리자가 도메인에 Gmail 오프라인을 활성화 한 경우 새로운 Gmail을 사용하는 개별 사용자는 환경설정의 오프라인 탭에서 기능을 사용하도록 설정할 수 있습니다.

사용자가 구글 계정에서 로그아웃 하는 경우 컴퓨터에 오프라인 데이터를 보관하거나 삭제하도록 설정할 수 있습니다.

지메일 접속 정보를 수시로 확인하세요

구글계정이 있으면 이메일, 자료보관, 자동 로그인 등 다양한 기능을 할 수 있기 때문에 daum이나 naver 보다도 유출이 될 경우에는 피해가 클 수 있습니다. 그러기 때문에 계정정보나 비밀번호를 잘 관리해야 하고 유출여부를 수시로 확인해야 합니다.

구글의 지메일에서는 지메일 접속 정보를 확인할 수 있고 의심되는 접속에 대해서는 사용자에게 경고를 안내해 주고 있습니다.

지메일 우측 하단에는 '세부정보'를 제공하고 있습니다. 여기를 눌러서 세부적인 접속내용을 확인할 수 있습니다.

활동정보에 보면 로그인 한 내용을 볼 수 있습니다. 만약에 다른 나라나 다른 IP가 나타난다면 의심을 해야 합니다. 만약에 의심이 된다면 바로 '다른 모든 웹 세션 로그아웃'을 눌러 세션을 끊고 바로 비밀번호를 변경해야 합니다.

'세부정보 표시'를 누르면 더 자세한 내용을 볼 수 있습니다.

개인도 비밀번호가 노출이 되면 발생하는 피해가 점점 커지고 있습니다. 비밀번호 공동 사용방지, 주기적변경, 타인에게 노출 금지 등 기본적인 관리규칙을 지켜야합니다.