공유되거나 이메일에 첨부된 파일 조회시 권한이 필요함이라 나오는 경우

클라우드에 저장된 콘텐츠는 3가지 특성을 갖습니다. 소유자, 유일한 주소, 권한입니다. PC에서 사용할 때에는 내 PC에 저장된 파일이나 그림은 모두 내 것이지만 클라우드에서는 소유자와 권한으로 콘텐츠를 공유합니다. 계정을 여러개 사용할 경우에는 어떤 계정으로 생성, 권한 부여를 했는지도 중요해집니다. 개인적으로 id1@gmail.com, id2@gmail.com, id3@gmail.com 을 이용할 때 id1@gmail.com 으로 만든 구글 문서는 id2@gmail.com, id3@gmail.com에서는 이용할 수 없습니다. 모두 나의 계정이지만 권한은 id1@gmail.com에만 부여가 되어 있기 때문입니다. 따라서 id1@gmail.com 으로 온 메일을 나의 다른 메일인 id2@gmail.com 에서 보내서 읽으려고 하면 다음과 같은 메세지가 나타나는 겁니다.

이런 경우에는 현재 사용하는 계정이 어떤 계정인지 확인을 한 후에 이용해야 합니다. 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

회사에서 사용할 때 동료에게 공유가 필요하면 동료의 개인계정(@gmail.com)이 아닌 회사계정(id@company.com)으로 공유해야 정보 유출을 방지하고 허가된 사용이 가능합니다. 계정이 여러개라 복잡할 경우에는 브라우저에 로그인 하는 방식을 추천합니다.

▶ 크롬 브라우저에 로그인 하기

새로운 지능형 Google 드라이브 검색 화면

구글 드라이브를 회사/학교의 문서 레포지토리(저장소)로 사용하면 편리성과 기능 우수성 때문에 많은 협업이 촉진되고 과거보다 더 많은 문서가 저장이 됩니다. PC 드라이브 폴더에 저장할 때에는 계층형으로 저장을 하기 때문에 꼼꼼한 성격을 가지고 있는 사람은 깊이가 10단계까지도 내려갑니다.

▶ 파일관리 참 쉽죠~ by 슬로워크

[그림] 복잡한 파일 폴더 구조(출처 : 스마트한 직장인 가이드)

PC나 네트워크 드라이브에는 소유권이라는 개념이 없지만, 클라우드에는 소유권이라는 개념이 있습니다. 내가 볼 수 있어도 그것은 내 문서가 아닐 수도 있습니다. 또한, 지원하는 다양한 콘텐츠 타입(구글 문서, 아래한글, 워드, PDF 등)까지 있기 때문에 내용 기반의 Full-Text 검색이 되어도 원하는 형태가 필요한 경우도 생깁니다.

새로운 Google 드라이브의 검색에서는 소유자, 콘텐츠 타입, 수정일, 파일위치 등 다양한 세부사항을 지정해서 검색할 수 있습니다.

이제는 탐색적(루트부터 서브 폴덜로 한단계씩 찾아가는 방법)으로 원하는 파일을 찾을 수 없고, 시간도 많이 걸립니다. Google의 강력한 검색기능을 이용해서 문서를 찾아야 시간을 단축할 수 있습니다. 그러기 위해서는 문서를 만들때부터 어떤 검색어로 찾을 것인가를 고민해야 합니다. 회사/학교의 예약어라든가 이 문서를 찾을 때 어떤 단어로 찾고 싶은지 등에 대한 고민을 하고 그 단어를 문서에 포함시켜야 합니다. 아니면 문서 설명에 등록하는 것도 좋습니다. 또한, 해쉬태그(#)를 이용하여 프로젝트명이나 코드를 함께 등록해도 향후에 검색할 수 있습니다. 문서관리가 중요하고 보편화된 분야는 제약분야입니다. 제약분야에서는 하나의 문서에 30개 정도의 태그가 달립니다. 그만큼 문서 검색을 쉽게 하기 위해서이고 10년, 20년후에도 문서를 찾아야 하기 때문이지요.

[디지털 트랜스포메이션] 여러 사람이 문서를 효율적으로 작성하는 방법

우리는 하루 8시간이상을 회사에서 업무를 합니다. 일주일이면 40시간이고 하루에 1/3 으로 짧지 않은 시간입니다. 최근에는 52시간 근무시간이 제한이 되기 때문에 일을 효율적으로 할 수 있는 방법들을 찾아야 합니다.

하루 8시간에 무슨 일을 하시나요? 하루종일 생산적인 업무에 시간을 사용하나요? 회사에서 월급주면서 하라고 하는 자신의 진짜 업무에 어느정도 시간을 사용하나요? 많은 직장인들이 항상 바쁘다고 시간이 없다고 이야기 하지만 가만히 하는 업무를 분석해보면 불필요하게 낭비되는 시간이 많습니다. 새로운 보고서를 작성하기 위해서 기존의 문서를 찾는데 여기저기 전화고 메일 보내고 회사 서버에서 문서를 찾는데 오전 시간을 모두 소비하고, 받은 문서의 작성할 데이타나 의견을 구하기 위해서 동료나 담당자에게 이메일로 문서를 첨부해서 보내고, 다시 회신 받은 이메일의 첨부문서를 열어서 내용을 확인하고 추가적으로 필요하면 다시 보내고.... 메일 안보내주면 확인 전화하고.... 바쁜 사람들 모아놓고 또 의견 조정하기 위해서 회의하고... 또 결과를 정리해서 메일 보내고... 답신 온 내용 다시 정리해서 문서에 반영하고... 다시 메일보내고..... 보통 이런 과정이 업무의 대부분이리라 생각합니다. 바쁘게 일하는 거 같은데 막상 결과물은 빠르게  작성되지 않고 또한, 많은 사람의 의견이 반영되었는지 확인하기도 어렵습니다.

스마트워크라 함은 불필요한 시간의 낭비를 줄여서 본연의 업무에 집중하고 시간을 투자하는 생산적인 업무방법을 지칭합니다. 구글의 강력한 검색기능으로 중앙문서 레파지토리에서 문서를 바로 찾고 그 문서를 바탕으로 초안을 만들어서 해당 관련자나 협력자에게 의견을 모으고 그 사람들이 문서를 직접 수정하거나 작성한다면 이런 번잡한 일들이 줄어들겠죠. 예전처럼 커뮤니케이션에 많은 이메일을 작성할 필요도 없고, 잓성을 원하는 사람에게 바로 메시지와 문서를 공유해서 작업을 요청하면 됩니다. 또한, 작성한 문서가 있다면 불필요하게 콘텐츠를 재생산하는 것이 아니고 재활용해서 작업시간을 줄이고 사본 생산에 따른 정보 불일치도 줄일 수 있습니다.

회사에서는 시스템적으로 문제를 해결하고 스마트워크를 도입하려 하지만, 정말로 중요하고 핵심적인 것은 문화입니다. 회사 문화가 성숙되지 않은 상태에서 시스템적으로 강요를 한다고 해서 업무가 생산적으로 변하지 않습니다. 모두가 함께 한다는 마음으로 스마트워크를 통하여 업무 생산성을 높혀야 합니다.

[뉴스] 텐센트클라우드, 실수로 기업고객 정보 다 날려

클라우드 관련 기술이 결코 쉽지 않습니다.  내 데이타가 중요하다면 안정적인 업체를 선택해야 합니다.
출처 : [전자신문] http://www.etnews.com/20180809000336

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텐센트클라우드의 실수로 클라우드에 저장된 기업고객 정보가 모두 사라졌다고 사우스차이나모닝포스트가 9일 보도했다. 

베이징 칭보 데이터 콘트롤 테크놀로지는 8달간 텐센트클라우드에 저장된 기업 정보가 모두 없어졌다고 밝혔다. 백업 파일까지 삭제됐으며 정보를 복구할 수 없다고 덧붙였다.

양사는 보상금 문제로 갈등 중이다. 텐센트클라우드는 보상금으로 2만달러(약 2234만원)를 제안했다. 베이징 칭보 데이터 콘트롤 테크놀로지측은 "기업 정보가 사라져 몇천만 위안에 달하는 손실을 입었는데 텐센트는 터무니없이 적은 금액을 제시했다"며 비판했다.

텐센트클라우드는 "베이징 칭보 테크놀로지가 주장하는 보상금 18억원을 받아들일 수 없다"며 "2만달러는 베이징 칭보가 지불했던 클라우드 서비스 비용의 37배에 달하는 금액"이라고 반박했다. 

텐센트클라우드는 "이 문제를 해결하기 위해 최선을 다할 것이며, 동시에 향후 재발을 방지하기 위해 관련 메커니즘을 최적화할 것"이라고 밝혔다. 

2013년에 설립된 텐센트클라우드는 텐세트의 자회사로 기업 클라우드 서버, 클라우드 스토리지, 데이터베이스 등을 제공한다. 구글은 중국시장 재진입을 위해 텐센트 클라우드와 논의 중인 것으로 알려졌다. 

전지연기자 now21@etnews.com 

Google Hangout Meet hardware kit

대학교가 G Suite을 이용하여 YouTue 콘텐츠를 제공해야 하는 이유

오늘 서울대 다양성위원회의 자료를 보고 대학의 변화와 함께 서비스 및 프로세스의 글로벌화가 필요하다는 생각입니다.

특히, 한국에서만 사용하는 IT 관련 서비스 및 제품이 있습니다. 결재시스템, 아래한글, 조직도 그리고 게시판입니다. 카톡도 문제죠. ^^ 한국에서의 게시판에 대한 사랑은 외국의 엔지니어들이 이해하지 못할 정도로 뜨겁습니다. 한국 대학교의 대부분 정보도 이런 게시판에 저장이 되어 있고, 멀티미디어 지원 및 권한 관리 기능 등 오랜시간동안 게시판 시스템은 점점 커지고 중요해졌습니다. 하지만, 외국에서 이런 게시판은 대부분 Wordpress와 같은 CMS를 이용하는 등 표준적인 방법으로 진화를 했습니다. 젊은 사용자들은 페이스북이나 SNS 또는 블로그 등을 사용하면서 '포스팅(Postiong)'이라는 개념을 이해하지만 40, 50대 이상의 대학교의 팀장, 경영진들은 학생들보다 디지털에 대한 이해력이 떨어지고 경험도 부족합니다.  20대 초반의 학생이 사용하는 포털 시스템을 50대 IT 팀장이 결정하는 아이러니한 의사결정이 지금도 진행이 되고 있습니다. 당연히 외국학생들은 이런 한국시스템에 적응하기 어렵고 글로벌 대학을 비전에 내세우면서 내부 프로세스나 IT 시스템은 폐쇄적인 구조로 운영되고 있습니다.

최근 몇년 사이에 콘텐츠의 가장 큰 변화는 YouTube의 대중화입니다. YouTube 대중화에 따라서 다음과 같은 현상을 발견합니다.

1. 지하철에서 모두 Youtube 시청
2. 판매회사에서 제품설명 사이트나 PDF 설명서대신 Youtube 영상 제공
3. 스마트폰을 이용한 콘텐츠 소비의 증가
4. 같은 종류의 콘텐츠 제공시 YouTube 채널 선호도 증가
5. 중고등학생은 검색하려고 YouTube 접속

저도 개인적으로 PDF 문서를 받으면 좋지 않습니다. 재미있는 영상이 제공되는 Youtube 영상에 길들여져 있는 영향인데 이 변화는 1~2년 사이에 급격하게 변화가 진행이 되었습니다.

   ▶ Youtube의 커져만 가는 시장 영향력

10대 후반의 대학생 1,2학년 학생들은 부모의 스마트폰으로 뽀로로를 보면서 유아시절을 보냈고, 초등학교때에는 게임 방송을 보면서 게임을 배웠고, 중고등학교때는 검색하기 위해서 네이버 대신에 YouTube를 방문하고 대학교 시험 준비도 방송을 보면서 공부했습니다. 학교 등학교에는 당연히 재미있는 YouTube 먹방 채널을 보고 스포츠도 YouTube를 통해서 봅니다. 영화관 대신에 YouTube에서 결제를 하고 영화를 보고 늘 자신의 분신처럼 스마트폰을 끼고 살고 있습니다.
그런데 대학교에 입학하니 학교 시스템은 스마트폰으로 이용할 수 없고, 학교자료는 출력도 할 필요가 없는데 아래한글로 되어 있어 스마트폰에서 보기 불편하고 게시판이 도배가 되어 있어 검색도 되지 않고 손가락으로 클릭하기도 어렵습니다. 어렵게 해당 게시물을 찾아서 링크를 클릭하면 보고 싶은 내용은 나타나지 않고 딱하니 아래한글 파일을 만나게 됩니다.

한국한생도 어려운데 외국인 학생은 이런 과정을 통해서 학교 자료를 이용하는 것은 불가능에 가깝습니다. 이런 폐쇄적인 환경에서 신입생이 4년을 공부하면 폐쇄적인 환경에 길들여집니다. 아~ IT 시스템은 원래 이렇구나. 외부에서 사용하는 환경이랑 학교에서 사용하는 환경은 다르구나. 경쟁환경이니 그냥 나혼자 공부해야 겠구나.

외국 학생은 hangout을 통해서 소통하고 스터디하고 협업하는데 우리 학생들은 아직도 팀플하려고 학교앞 커피집에 모여야 하겠죠. 각자 PPT만들어서 발표자한테 메일로 보내면 끝입니다. 협업하는 환경이 아니죠. 교수님은 좋은 자료보다는 오래된 교과서 중심으로 강의하고, edX, 코세라 등의 강의에는 관심도 없습니다. 글로벌환경에 익숙하지 않고 10년전이나 20년 전과 같은 방식으로 수업하고 혼자서 과제를 만드고 출력해서 제출합니다.

여러분이 Youtube가 재미있으면 10대 후반의 학생들도 YouTube를 좋아합니다. 여러분 블로그를 좋아하면 학생들도 아래한글 첨부파일이 등록된 게시판보다 그림도 있고 스마트폰으로 보기 좋은 형태의 콘텐츠를 선호하겠죠. 학생은 디지털인데 학교는 아직도 아날로그입니다. 학교는 기존의 콘텐츠를 소비하는 학생들을 위해서 학생들이 보고 싶어하는 형태로 콘텐츠를 만들어서 유통해야 합니다. 소비자지향 콘텐츠 생산이 되어야 합니다. 공급하는 사람이 나는 이 제품을 판매할거야 하고 만들어도 판매가 되면 소용이 없듯이 소비자가 필요로 하는 콘텐츠를 제공해야 소비가 됩니다. 콘텐츠가 소비가 된다는 의미는 학교와 학생이 소통이되고, 모르는 문제를 전화해서 질문하는 것이 아니고 '학생은 이런 내용 잘 모를거니 동영상으로 쉽게 미리 설명해서 공급하는' 것에 해당이 됩니다. 수강신청 기간에 학생과로 질문하는 내용을 분석해보면 비슷한 내용이 많을 것입니다. 똑같은 내용을 반복적으로 답변할려고 교직원이 된게 아닌데 학교 입장에서도 보면 낭비요소가 많습니다. 학생들이 필요한 콘텐츠는 구글이나 검색엔진에서 쉽게 검색하고 스마트폰으로 해당 내용을 볼 수 있어야 합니다. 학교안에 정보가 얼마나 보안이 중요하겠습니까? 수강신청하는 프로세스가 이 학교 다르고 저 학교 다르지는 않겠죠.

정말 중요한 것은 다른 학교에 공개하지 않는 학교 업무 프로세스가 아니라 이제는 콘텐츠입니다. 학생들이 보고 싶은 콘텐츠를 얼마나 빠르게 생산하고 편리하게 유통할 수 있느냐가 대학교의 경쟁력이고 지식입니다.

▶ [기사] 아빠는 아는 카메라·메일·전화기 모양 이모티콘..요즘 아이들은 왜 그 모양인지 몰라요

Youtube의 시장 장악력 - 통계로 본 수치

WiseApp에서 발표한 연령층 앱별 사용시간을 보면 YouTube가 모든 연령대에서 가장 막강한 App으로 나타났습니다. 사실 요즘에 지하철에 가면 모두가 Youtube를 보고 있습니다. 그만큼 네트워크 사정도 좋아졌고, 스마트폰도 좋아졌지만, 가장 큰 변화는 재미있는 콘텐츠가 많아졌다는 사실입니다. 

개인적으로도 자료를 PDF로 받으면 약간은 짜증이 납니다. 그리고는 묻습니다. "Youtube 영상으로 만든 설명은 없나요?" 동영상은 글로 설명하는 것보다 재미있고 다양하며 쉽습니다. 같은 문장도 Youtube로 설명하면 간단한데 그것을 사진과 글로 설명하려 하면 어렵겠죠.

그리고 연령에서 큰 변화는 50대 이상의 고연령대로 Youtube를 많이 보고 있습니다. 가끔씩 택시를 타면 애국채널이라는 youtube 채널을 계속 보고 있는 할아버지 택시운전사를 가끔씩 볼 수가 있는데 이런 콘텐츠 유통이 Youtube를 통해서 이뤄지고 있습니다.

  ▶ 신문,방송보다 유튜브 가짜 뉴스에 빠른 노인들

  ▶ “아들아 뉴스 말고 XX채널 좀 봐라”…세대갈등 온상지 된 유튜브

10대들은 어릴때부터 YouTube를 보면서 자란 세대이고 20대, 30대들도 좋은 콘텐츠를 따라 YouTube로 몰리고 이에 다시 좋은 크리에이터들이 기존의 아프리카TV나 네이버TV에서 이동을 하고 있어 선순환관계가 진행이되고 있습니다.

▶ 참고링크 : 대학교가 G Suite을 이용하여 YouTube 콘텐츠를 제공해야 하는 이유
▶ 10대는 Youtube로 세상을 읽늗다.
▶ 당신은 왜 유튜브에 익숙하지 않을까