회사나 학교에 보면 기준데이타(정보)라는 자료가 있습니다. 모든 직원과 시스템이 이 데이타를 참고해서 계산을 하거나 리포트를 만듭니다. 물론 이 데이타가 수정이 되면 관련된 엑셀자료나 시스템에도 자동으로 또는 반자동으로 영향을 주기 때문에 많은 영향이 있습니다. 예를 들어서 회사 자산이라든가 재고수, 가격 등이 있고, 학교에서는 학교 교사/학생수, 교실수 등 많은 문서에서 공통적으로 참고하는 정보입니다. 이 정보가 변경이 되면 많은 문서나 시스템에 오류가 발생하고 문제가 생기게 되죠.
Google 스프레드시트는 공유개념이 있기 때문에 간편하게 웹 상에서 쉽게 공유해서 유통할 수가 있습니다. 또한, Google에서 제공되는 프로그램밍(API)을 응용하면 다른 시스템에서 자동으로 해당 정보를 참고할 수 있도록 구성도 할 수가 있습니다. 이렇게 구성했을때 해당 스프레드시트는 회사나 학교의 중요한 정보가 되는 것은 두말할 필요가 없습니다.
그런데 만약에 관리의 문제나 관리자의 실수로 해당 데이타의 미세한 부분이 변경되는 사고가 일어나면 어떨까요? 변경되었을 때 바로 알지 못하고 또한 시간이 많이 지나면 큰 혼란이 일어날 것입니다. 회계 계산이 안 맞고 구매수량이 맞지 않고 재고수량과 실제 수량이 맞지 않는 등 마마 맨붕에 빠질 수도 있습니다. 편할려고 사용했다고 오히려 담당자는 상사한테 꾸지람을 받을 수도 있습니다.
이런 기능에 대해서 스프레드시트의 Notification 이라는 기능이 추가되었습니다(2018.08 기준 영문에만 적용됨) 이 기능을 활성화 시키면 누가 해당 스프레드시트를 변경하게 되면 바로 이메일로 알람 메시지를 보내주는 기능입니다. 스마트폰에 해당 계정을 등록해 놓으면 당연히 스마트폰에서 확인이 가능할 것이고 누가 변경했는지도 알 수 있습니다.
간단한 예제로 설명해보겠습니다. 교사가 공시한 성적자료를 간 큰(?) 학생이 변경한 내용입니다. 내용이 좀 무섭네요. ^^ 여러분의 빠른 이해를 위해서...
성적공시한 자료에 교사가 알람기능을 추가합니다. 수정 권한이 있는 누군가가 변경을 하면 바로 이메일로 알려달라는 내용입니다.
다음날 갑자기 메일이 와서 확인을 해보니 누가 변경을 했다고 알람 메시지가 왔습니다.
스프레드시트를 보니 어떤 내용이 변경되었는지 확인하기가 어렵습니다.
File > Version History > See Version History 를 통해서 누가 어떤 내용을 변경했는지 확인합니다. 아하 장난꾸러기 student1이 A+ 인원을 한명 추가했네요. 이 자료는 다른 성적 데이타의 내용을 요약한 정보이기 때문에 성적데이타는 변경되지 않습니다. 단순히 내부 게시용이라서 장난으로 변경한 거 같습니다.
하지만, 이런 사건이 회사나 학교에서 벌어지지 않을까요? 이런 사고들이 심심치 않게 최근에는 회사 정보 유출사고로 나오고 있습니다. 항상 문서를 만들어서 공유할 때에는 공유권한에 대해서 신경을 써야 합니다. 그렇지 않으면 이렇게 장난꾸러기드의 장난을 넘어서는 심각한 사고도 발생할 수 있습니다. 디지털 리터러시가 기업에도 중요합니다.
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